ÁP DỤNG 5S TRONG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

5S văn phòng

1.Sơ đồ vị trí khu vực làm việc của nhân viên, sếp, khu vực lối đi chung

Lập sơ đồ phân bổ vị trí làm việc cho các thành viên trong tổ Đào tạoPhân bổ vị trí của một số nơi lưu trữ hồ sơ, tài liệu, VPP phục vụ cho công tác đào tạo…

2.Qui định sắp xếp dữ liệu trên máy tính

Qui định loại dữ liệu nào lưu trữ trên ổ cá nhân (ổ H) và loại dữ liệu nào lưu trữ trên ổ chung

3. Qui định sắp xếp hồ sơ tài liệu : đang giải quyết, chưa giải quyết, đã giải quyết, lưu trữ

Sắp xếp theo dạng cây thư mục, tên các folder thể hiện được nội dung bên trong.

Bàn làm việc cá nhân phải sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng.Vật dụng sử dụng hàng ngày trên bàn làm việc  phải để đúng nơi qui định sau mỗi chiều tan ca.

1.Đang giải quyết:
Sắp xếp thứ tự dựa theo tính chất quan trọng của công việc hoặc thời gian
Có dán nhãn trên hồ sơ “Đang giái quyết”
Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm.

2. Chưa qiải quyết:
Sắp xếp trình tự  dựa theo tính chất quan trọng của công việc hoặc thời gian
Có dán nhãn trên hồ sơ “Chưa giái quyết”
Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm.

3. Đã giải quyết:
Lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo thứ tự thời gian.
Phân loại rõ ràng dễ nhận biết: theo từng khóa học, theo thời gian và theo từng đơn vị hợp tác

4. Qui định sắp xếp hồ sơ tài liệu : lưu trữ dài hạn, băng dĩa, hình ảnh dự liệu và tài liệu tham khảo

- Sử dụng chung một dạng biểu mẫu dán ngoài hồ sơ do P.Nhân Sự thíêt kế
- Sắp xếp rõ ràng theo đúng tên tài liệu ,hồ sơ, có dán nhãn nhận biết bên ngoài và mục lục bên trong từng File để dễ tìm
- Các loại dự liệu, tài liệu tham khảo cùa các Trường, Trung tâm  được sắp xếp và  phân loại rõ ràng theo từng đơn vị.

5. Qui định sắp xếp lưu giữ và sử dụng VPP

Các loại văn phòng phẩm sử dụng trên bàn làm việc phải: cần thiết cho công việc, để ngăn nắp, thận tiện, dễ lấy

6. Lưu hồ sơ, giấy tờ

Qui định thời gian lưu: theo S1
Vị trí lưu: phân bổ 1 số tủ lưu trữ theo từng nhóm chức năng
Sơ đồ lưu trữ/Dán nhãn nhận biết: Theo một dạng biểu mẫu của phòng( theo nhóm, theo màu )

Nhận ngay ưu đãi 20% học phí

Các Tin tức Khác

QUẢN LÝ KHO HIỆU QUẢ VỚI PHƯƠNG PHÁP 5S (P1)

Chắc hẳn bạn đã từng bạn ngợp thở, lắc đầu khi chuẩn bị tâm thế vào kho bãi; ngán ngẩm nhìn vào hàng hóa chất

Mục tiêu của phương pháp 5S-Kaizen

5S-Kaizen là công cụ cơ bản của mọi công cụ quản lý. Nó giúp doanh nghiệp phát triển tốt hơn, chuyên nghiệp hơn. Các nhà

TRIẾT LÝ KAIZEN – CẢI TIẾN KHÔNG NGỪNG

Trong quá trình sản xuất, có rất nhiều nguyên nhân gây ra sự lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp. Việc giảm thiểu, hạn chế

Phong cách làm việc của người Nhật

Nhật Bản là một quốc gia mà hằng năm phải hứng chịu đến hơn 1000 trận động đất, tài nguyên thiên nhiên khan hiếm, nhìn

1 2 3 45