5 Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian Mà Nhân Viên Cần Có

Làm thế nào để lên được một thời gian biểu vừa học tập và vừa làm việc hiệu quả? Đây là điều mà bất kỳ người học sinh, sinh viên, hay thậm chí cả nhân viên cũng đều quan tâm và chú ý đến. Nếu chưa có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, mọi người có thể sẽ bị stress, và khó khăn trong việc hoàn thành các nhiệm vụ. Điều có thể khiến bạn khó thành công vì không đảm bảo được chất lượng trong công việc. Cùng với PMS tìm hiểu về 5 kỹ năng quản lý thời gian mà nhân viên cần có nhé!

Có thể hiểu đơn giản là kỹ năng sắp xếp và phân chia công việc sao cho hợp lý và khoa học. Liệt kê những công việc hay nhiệm vụ cần làm trong tuần, nhằm thúc đẩy việc phân chia quỹ thời gian sử dụng cho mỗi nhiệm vụ.

Để nâng cao chất lượng công việc và đặc biệt là tạo thói quen lập thời gian biểu. Mọi nhân viên cần phải sắp xếp công việc cần làm tuân theo một hệ thống logic. Biết sắp xếp công việc, và phân chia chúng theo mức độ ưu tiên. Giúp bạn có thể linh hoạt làm việc mõi khi có công việc đột xuất. Và mọi công việc mà bạn làm đều bám theo bản kế hoạch, không bị thiếu hay dư thời gian dành cho những công việc nào khác.

Ở bước đầu tiên để đạt được kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, thì bạn cần phải biết được công việc mà bạn sẽ làm cho ngày tiếp theo. Những công việc mà bạn cần hoàn thành ngay trong một ngày, và thậm chí là trong một tuần. Do đó, lập kế hoạch làm việc chính là một hoạt động vô cùng quan trọng. Liệt kê hết mọi việc trong tuần ra. Dù trong tuần có Deadline cần hoàn thành thì cũng phải liệt kê hết chúng ra.

Đối với những công việc lớn cần ưu tiên thì phải hoàn thành trước. Với những việc nhỏ thì bạn cũng cần phải liệt kê hết chúng ra. Bản thực hiện kế hoạch công việc cần chi tiết ra càng tốt. Vì như vậy, sẽ giúp bạn quản lý thời gian một cách hiệu quả hơn.

Khi mà bạn đã list ra hết những công việc một cách chi tiết nhất, thì tiếp đến sẽ là sắp xếp chúng theo mức độ quan trọng và ưu tiên, bên cạnh đó, cũng cần phải bổ sung thêm deadline cho từng công việc. Bạn hãy sắp xếp chúng theo 4 nhóm dưới đây:

• Nhóm ưu tiên số 1: Công việc quan trọng và cần phải hoàn thành gấp
• Nhóm ưu tiên số 2: Công việc không quan trọng nhưng cần phải hoàn thành gấp
• Nhóm ưu tiên số 3: Công việc quan trọng nhưng không cần phải hoàn thành nhanh chóng
• Nhóm ưu tiên số 4: Công việc không quan trọng và cũng không cần phải hoàn thành nhanh chóng

Dựa vào 4 nhóm công việc này mà bạn hãy sắp xếp công việc khoa học. Nhằm hoàn thành mọi công việc và nhiệm vụ một cách hoàn hảo nhất và không chậm trễ.

Mỗi ngày có 24h, bạn nên dành khoảng 10 tiếng đồng hồ để làm việc và hoàn thành mọi công việc hoàn hảo. Bên cạnh đó, nếu còn dư thời gian hãy xem lại thời gian biểu và sắp xếp chúng sao cho nằm trong khả năng và sức khỏe của bản thân. Không nền vì quá “ham công tiếc việc” mà bỏ qua vấn đề sức khỏe. Điều này sẽ dẫn đến việc trì hoãn công việc và có thể phá hoại đi mọi công sức mà bạn đã làm. Vì thế, kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn luôn có thời gian để giải tỏa căng thẳng.

Nhưng cũng không nên để trống quá nhiều thời gian vì sẽ uổng phí khi không tận dụng hết chúng. Với những khoảng thời gian trống đó, bạn hãy dành thời gian học thêm một kỹ năng khác. Nhằm trau dồi bản thân, trang bị thêm cho bản thân những kỹ năng nhằm phát triển bản thân. Để đạt được những ước mơ hay kiếm thêm thu nhập.

Sau khi bạn đã lên một thời gian biểu khoa học và hợp lý thì bạn cần phải thực hiện mọi thứ theo đúng những gì đã lên kế hoạch. Giữ kỷ luật và tuân thủ theo quy định “giờ nào việc nấy”. Không được chen ngang công việc giờ này làm việc này thì lại làm sang việc khác.

Và trong quá trình làm việc, bạn cần phải tập trung cao độ. Không được để những thú vui bên ngoài làm ảnh hưởng. Như điện thoại, những câu chuyện thú vị, hay làm việc khác ngoài công việc đang làm. Khi mà bạn bị mất tập trung, thì sẽ tiêu tốn lượng lớn thời gian để hoàn thành công việc theo đúng lịch trình.

Trong tình trạng nếu có công việc đột xuất, cần phải làm việc nhanh chóng. Thì bạn cũng đừng nên lo lắng, hãy liệt kê công việc đột xuất đó vào bản kế hoạch và sẽ đến bước tiếp theo. Hãy đọc tiếp nội dung bài viết tiếp nhé.

Một kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả là bạn phải biết thay đổi lịch hay kế hoạch công việc linh hoạt. Biết sắp xếp thời gian linh động không cứng ngắc, biết đổi lịch làm việc khi cần thiết. Vì đôi lúc mọi chuyện xảy ra rất bất ngờ, và bạn phải thay đổi kế hoạch làm việc trước đó. Điều này rất khó khi mà mọi thứ đã được sắp xếp theo thứ tự.

Nhưng khi bạn gặp trường hợp đột xuất nhiều lần, thì quá trình sắp xếp bản kế hoạch lại sẽ dễ dàng hơn. Lịch làm việc có thể đổi ra sao cũng được nhưng phải đảm bảo không bị sót hay bỏ bất kỳ công việc nào.

Hy vọng, thông qua bài viết về bí quyết sở hữu kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả mà PMS mang đến. Mọi nhân viên cũng như sinh viên có thể học tập và rèn luyện kỹ năng này sao cho hiệu quả. Tạo những kết quả làm việc thật tốt. Chúc các bạn sở hữu được kỹ năng quản lý thời gian thật tốt và gặt hái được những thành công lớn trong mai sau.