Chuyên ngành quản lý - kỹ năng mềm, Kiến thức

7 Bước Huấn Luyện Đào Tạo Nhân Viên Hiệu Quả

Bài viết được đăng ngày bới Nguyen Thi Doan Trang
Huấn luyện đào tạo để nâng cao năng lực nhân viên, giúp hoàn thành mục tiêu công việc là điều mọi quản lý đều phải lên kế hoạch thực hiện. Tuy nhiên vấn đề đặt ra là huấn luyện thế nào cho đúng và mang kết quả tốt nhất?
Huan Luyen Dao Tao
Huấn luyện đào tạo giảng viên nội bộ
Nhiều nhà tuyển dụng chỉ đánh giá nhân viên qua báo cáo năng lực hàng năm. Tuy nhiên, việc đánh giá nhân viên mỗi năm một lần không đủ để theo dõi chất lượng làm việc cũng như cải thiện năng lực làm việc và kịp thời nâng cao kỹ năng cho nhân viên. Bên cạnh đó, việc đánh giá năng lực nhân viên nếu không đi kèm với đào tạo, huấn luyện đi kèm với đào tạo, huấn luyện thì cũng không có ý nghĩa đối với việc cải thiện năng suất làm việc chung.

Sau đây là 7 bước giúp nhà quản lý huấn luyện đào tạo tích cực cho nhân viên.

Bước 1: Xây dựng mối quan hệ dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau

Bước đầu tiên quyết định thành công cho quá trình đào tạo là xây dựng sự tôn trọng, tin tưởng giữa cấp trên và nhân viên. Đây không phải là các khóa học ngắn ngày với giảng viên thuê ngoài mà là quá trình điều chỉnh, học hỏi lâu dài lẫn nhau giữa cả hai phía. Nếu không xây dựng được mối quan hệ này, việc đào tạo khó đạt được kết quả như ý.

 

huấn luyện đào tạo
Huấn luyện đào tạo

Bước 2: Xác định mục tiêu và lý do huấn luyện đào tạo

Trước khi tổ chức các buổi huấn luyện đào tạo, điều quan trọng mà một nhà quản lý cần làm là đưa ra mục tiêu cũng như lý do tích cực của khóa huấn luyện đào tạo. Không nên đưa ra những lý do như: gần đây doanh số bán hàng quá kém, kỷ luật làm việc lỏng lẻo, năng suất làm việc thấp (dù đây là tình trạng thực tế).
Một lý do quá nặng nề sẽ khiến nhân viên cảm thấy áp lực khi học tập, từ đó làm giảm khả năng tiếp thu và ứng dụng của họ. Những buổi chỉ nên diễn ra một cách dễ chịu, nơi mà nhân viên và sếp có thể thoải mái trao đổi với nhau.

Bước 3: Thỏa thuận về những hành vi thích hợp, không thích hợp, hậu quả và mục tiêu

Có lẽ bước quan trọng nhất trong quá trình huấn luyện là thuyết phục được nhân viên chấp nhận rằng đang có những vấn đề nhất định tồn tại trong công việc.Tránh đề cập thẳng đến các vấn đề trong công việc vì cho rằng nhân viên có thể tự nhận ra là sai lầm điển hình của người quản lý.
Lưu ý là đề cập thẳng vào vấn đề không phải là chỉ trích. Vai trò chính của nhà quản lý là hướng dẫn nhân viên và cải thiện năng suất làm việc, không phải là bắt lỗi và xử phạt. Để giúp nhân viên nắm được các vấn đề này, nhà quản lý phải xác định hành động và làm rõ các hậu quả.
Huan Luyen Dao Tao 1
Huấn luyện đào tạo – thỏa thuận

Làm rõ các hành động:

  1. Trích dẫn các ví dụ cụ thể liên quan đến vấn đề đang tồn tại.
  2. Làm rõ yêu cầu, mục tiêu mà nhà quản lý muốn nhân viên đạt được trong tình huống đó.
  3. Yêu cầu nhân viên đưa ra thỏa thuận về vấn đề này.

Làm rõ hậu quả:

  1. Yêu cầu nhân viên đưa ra ý kiến riêng về các hậu quả các vấn đề tồn tại gây nên.
  2. Yêu cầu nhân viên đưa ra thỏa thuận về vấn đề này.

Bước 4: Đưa ra các phương án thay thế

Sau khi đã xác định được vấn đề cũng như đạt được sự đồng thuận về mục tiêu, bước tiếp theo là khuyến khích nhân viên tự đưa ra các giải pháp khác nhau để giải quyết vấn đề. Hãy để nhân viên chủ động sáng tạo và có ý kiến góp ý sau cùng. Hướng nhân viên đưa ra các giáp pháp cụ thể cho từng vấn đề, không đưa ra giải pháp chung chung.

Mục tiêu cuối cùng của bước này không phải là để chọn ra một phương án cụ thể mà là tối đa hóa số lượng sự lựa chọn, cho phép nhân viên được đưa ra ý kiến của mình, đưa ra những lợi ích hoặc hạn chế mà lựa chọn đó có thể gặp phải.

>>> Xem: Kỹ năng trao quyền và động viên nhân viên 

Bước 5: Cam kết hành động

Đây mới là lúc nhà quản lý hỗ trợ nhân viên chọn ra một phương án thay thế. Để thực hiện bước này, người quản lý phải có cam kết với nhân viên về những việc cần làm khi nào nó sẽ được thực hiện cũng như hoàn thành. Đừng lựa chọn thay nhận viên mà thay vào đó là thúc đẩy và hỗ trợ và khen ngợi.

Bước 6: Kiểm soát các lời bào chữa

Trong quá trình thảo luận cũng như huấn luyện đào tạo, nhân viên sẽ đưa ra lời bào chữa, biện minh cho các hành động của mình. Để tránh cho tình hình trở nên căng thẳng, hãy luôn đảm bảo rằng, buổi thảo luận chỉ mang tính chất công việc và không mang tính công kích cá nhân. Luôn thể hiện sự tôn trọng nhất định cũng là một cách kiểm soát thái độ nhân viên một cách hiệu quả.

Bước 7: Phản hồi thường xuyên

Huan Luyen Dao Tao 2
Huấn Luyện đào tạo – phản hồi thường xuyên
Phản hồi là một bước vô cùng quan trọng thể hiện tính hai chiều giữa nhân viên và cấp trên. Khi đưa ra phản hồi cần lưu ý thông tin phản hồi nên:
– Kịp thời: Nhà quản lý cần phản hồi ngay sau khi nhân viên hoàn thành nhiệm vụ và ngay khi nhà quản lý nhận ra một hành động đáng khen hay không thích hợp từ nhân viên.
– Cụ thể: Những câu như “Anh/Chị đã làm rất tốt” hay “Ý tưởng này cũng hay đó” là quá mơ hồ và không cung cấp cho đủ cái nhìn sâu sắc về những hành động mà nhà quản lý cần nhân viên phát huy hay hạn chế
– Tập trung vào những gì đang diễn ra, không phải tại sao. Tránh đưa ra những ý kiến phản hồi có vẻ như là một phán quyết. Hãy dùng những câu “tôi nghĩ là”, “tôi thấy” và sau đó đề cập đến hành vi. Tập trung điều chỉnh hành vi chứ không phải con người. Mô tả chứ không áp đặt.
– Có thái độ điềm tĩnh, chân thành, sử dụng một giọng điệu rõ ràng. Tránh thái độ giận dữ, thất vọng, cao giọng hay nó với giọng điệu mỉa mai.
Thông tin phản hồi tích cực tăng cường năng suất làm việc. Mọi người sẽ cố gắng một cách hoàn toàn tự nhiên khi họ cảm thấy được công nhận và đánh giá cao trong công việc. Khi thông tin phản hồi mang tính sửa lỗi bị xử lý kém, nó sẽ là nguồn gốc của xung đột. Khi nó được xử lý tốt, nhân viên của bạn sẽ có cơ hội trải nghiệm những ảnh hưởng tích cực và năng suất được tăng cường.
Học viện PMS
—————————————————————————————————————–
Để tìm hiểu thêm các khóa học khác tại Học viện PMS, các Anh/Chị vui lòng liên hệ:
Trụ sở: Tầng 9, Tòa nhà Thủy Lợi 4, 102 Nguyễn Xí, P 26, Quận Bình Thạnh, TP HCM
CN Bình Dương: Đại học Quốc Tế Miền Đông, Đường Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Hòa Phú, Thành phố mới Bình Dương, Tỉnh Bình Dương
Điện thoại: 028 7300 6069
0965 845 468

Dịch vụ thiết kế website Chuyên nghiệp Chuẩn SEO