ÁP DỤNG 5S TRONG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

1.Sơ đồ vị trí khu vực làm việc của nhân viên, sếp, khu vực lối đi chung

Văn phòng làm việc là yếu tố không thể thiếu trong việc quyết định nên sự thành công của một doanh nghiệp. Do đó, đối với doanh nghiệp thì Quản trị văn phòng trở nên thiết yếu hơn hết khi thiết lập nên 1 văn phòng làm việc. Tùy vào doanh nghiệp hoạt động bên mãng lĩnh vực nào mà cách bố trí văn phòng theo cho phù hợp với ngành nghề và tính chất công việc. Ví như lập sơ đồ phân bổ vị trí làm việc cho các thành viên trong tổ Đào tạo, phân bổ vị trí của một số nơi lưu trữ hồ sơ, tài liệu, VPP phục vụ cho công tác đào tạo…

2.Qui định sắp xếp dữ liệu trên máy tính

Qui định loại dữ liệu nào lưu trữ trên ổ cá nhân (ổ H) và loại dữ liệu nào lưu trữ trên ổ chung

3. Qui định sắp xếp hồ sơ tài liệu : đang giải quyết, chưa giải quyết, đã giải quyết, lưu trữ

Sắp xếp theo dạng cây thư mục, tên các folder thể hiện được nội dung bên trong.

Bàn làm việc cá nhân phải sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng.Vật dụng sử dụng hàng ngày trên bàn làm việc  phải để đúng nơi qui định sau mỗi chiều tan ca.

1.Đang giải quyết:
Sắp xếp thứ tự dựa theo tính chất quan trọng của công việc hoặc thời gian
Có dán nhãn trên hồ sơ “Đang giái quyết”
Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm.

2. Chưa qiải quyết:
   Sắp xếp trình tự  dựa theo tính chất quan trọng của công việc hoặc thời gian
   Có dán nhãn trên hồ sơ “Chưa giái quyết”
   Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm.
3. Đã giải quyết:
   Lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo thứ tự thời gian.
   Phân loại rõ ràng dễ nhận biết: theo từng khóa học, theo thời gian và theo từng đơn vị hợp tác
4. Qui định sắp xếp hồ sơ tài liệu : lưu trữ dài hạn, băng dĩa, hình ảnh dự liệu và tài liệu tham khảo

– Sử dụng chung một dạng biểu mẫu dán ngoài hồ sơ do P.Nhân Sự thíêt kế
– Sắp xếp rõ ràng theo đúng tên tài liệu ,hồ sơ, có dán nhãn nhận biết bên ngoài và mục lục bên trong từng File để dễ tìm
– Các loại dự liệu, tài liệu tham khảo cùa các Trường, Trung tâm  được sắp xếp và  phân loại rõ ràng theo từng đơn vị.

5. Qui định sắp xếp lưu giữ và sử dụng VPP

Các loại văn phòng phẩm sử dụng trên bàn làm việc phải: cần thiết cho công việc, để ngăn nắp, thận tiện, dễ lấy

6. Lưu hồ sơ, giấy tờ

Qui định thời gian lưu: theo S1
Vị trí lưu: phân bổ 1 số tủ lưu trữ theo từng nhóm chức năng
Sơ đồ lưu trữ/Dán nhãn nhận biết: Theo một dạng biểu mẫu của phòng( theo nhóm, theo màu )

KHÓA HỌC 5S,KAIZEN

Nhận ngay ưu đãi 20% học phí