Làm báo cáo thế nào để đầy đủ và hiệu quả trong xưởng sản xuất?

Báo cáo tình trạng vấn đề là công cụ đơn giản nhưng hết sức quan trọng, vấn đề phải mô tả tóm tắt nhưng cụ thể vấn đề xảy ra trong Doanh nghiệp. Bạn phải giải thích một cách rõ ràng vấn đề là gì, nó có thường xuyên xảy ra hay không và những ảnh hưởng khi nó là gì? Làm báo cáo thế nào để đầy đủ và hiệu quả trong xưởng sản xuất?

>>> Xem: Kỹ năng báo cáo công việc

1. Cách làm báo cáo tình trạng khi có vấn đề xảy ra

• Trình bày tóm tắt: tóm tắt các ý chính của vấn đề và đi thẳng vào vấn đề cốt lõi. Cố gắng trình bày ngắn gọn trong vòng 5-6 câu.
• Tránh sử dụng từ ngữ kỹ thuật: sử dụng thuật ngữ đơn giản hoặc từ ngữ kỹ thuật dễ hiểu để giải thích nhằm giúp Sếp của bạn dễ hình dung (đối với trường hợp Sếp không phải dân chuyên kỹ thuật).
• Định lượng vấn đề: làm báo cáo vấn đề khi đã nắm rõ toàn bộ thông tin và dữ liệu cụ thể.
• Giải thích chi phí: bất cứ chi phí phát sinh nào cũng cần được liệt kê đầy đủ, chi tiết và rõ ràng kèm với lời giải thích cụ thể.
• Xác định phạm vi: xác định phạm vi ảnh hưởng của vấn đề (không gian, vị trí cụ thể).
• Sử dụng lại checklist SMART để kiểm tra lại các báo cáo của mình. 

2. Hiểu và sử dụng checklist SMART quan trọng như thế nào khi làm báo cáo về các vấn đề?

Tuân thủ checklist  SMART giúp bạn dễ dàng kiểm tra lại các báo cáo của mình có điểm gì chưa đầy đủ hoặc sai xót từ đó bổ sung đầy đủ và hoàn thiện.

S.M.A.R.T là tên viết tắt những chữ cái đầu của 5 bước: 

• S – SPECIFIC : Cụ thể, dễ hiểu
• M – MEASURABLE: Đo lường được
• A – ATTAINABLE: Tính khả thi
• R – RELEVANT: Tính thực tế
• T – TIME BOUND: Cài đặt khung thời gian

3. Một vài ví dụ về báo cáo tình trạng vấn đề 

• Trong suốt năm 2016, 20% thanh toán của khách hàng ở nước ngoài mất nhiều thời gian hơn so với hóa đơn thanh toán. Điều này dẫn đến khoản nợ trung bình rất lớn chiếm khoảng 5% chi phí vốn.
• Từ tháng 10 năm 2016 tới tháng 3 năm 2017, 5% sản phẩm A trên dây truyền sản xuất 1 bị lỗi, không đạt kiểm tra cuối cùng. Điều này dẫn dến quá trình kiểm tra và làm lại và tỉ lệ lỗi là 2%.

Cả 2 vấn đề trên đều báo cáo tình trạng vấn đề tốt như: Cả 2 đều cung cấp thời gian và dữ liệu, là những cơ sở dữ liệu ban đầu của vấn đề. Phạm vi của vấn đề được xác định bởi những cụm từ như “ Sản phẩm A”, “nước ngoài”, “dây chuyền sản xuất 1”. Cả hai đều phân tích vấn đề ảnh hưởng như thế nào đến tổ chức và ước lượng chi phí. Chỉ báo cáo, chưa cần đưa ra giải pháp hay nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.