Các bước lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả

Thực hiện đúng các bước lập kế hoạch đã đề ra là một trong những cách giữ cho công việc của bạn luôn được hoàn thành đúng tiến độ. Bởi trong công việc lẫn cuộc sống, ở bất kì vai trò, vị trí, hay công việc nào thì chắc hẳn bạn có cả khối những thứ cần phải lập kế hoạch mà cần phải thực hiện đúng theo thời hạn của nó.

Tuy nhiên, thời gian là hữu hạn, thế nên nếu bạn không có sự hoạch định và kiểm soát tốt, thì rất có thể hiệu quả thực hiện sẽ không cao, có khi lại mang đến những kết quả không hài lòng.

Giáo sư, tiến sĩ Davis J.Schwartz, từng chia sẻ rằng: “Nếu chúng ta xây dựng kế hoạch cho tương lai tức là cuộc sống của chúng ta là có mục đích. Cuộc đời bạn sẽ là cuộc đời của kẻ hành khất, nếu trong tay bạn chẳng có một kế hoạch gì”. Chính vì thế, việc bạn lập kế hoạch cho công việc là điều rất cần.

>>> Xem: Kỹ năng lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả 

Các bước cần thực hiện để lập kế hoạch hiệu quả

Bước 1: Lập danh sách các công việc cần làm trong ngày, tuần hoặc tháng, năm

Đây là bước đầu tiên quyết định sự thành công hay thất bại của một bản kế hoạch. Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng quát về trình tự thực hiện công việc. Hãy ghi lại chi tiết các công việc sẽ phải làm trong ngày, tuần hoặc tháng, năm. Các công việc càng ghi rõ ràng bao nhiêu thì sự chủ động càng dễ dàng bấy nhiêu.

Bước 2: Đưa ra các mục tiêu tương ứng

Sau khi lập kế hoạch và lên danh sách các công việc, hãy thiết lập các mục tiêu phù hợp với các công việc. Mục tiêu này có thể là thời gian hay kết quả mong muốn đạt được. Để mục tiêu phù hợp, thì cần phải bám sát với khả năng của chính bản thân bạn. Nếu đặt mục tiêu quá cao khi bạn chẳng thể đạt được, ít nhiều sẽ làm giảm ý chí thực hiện các công việc khác.

Bước 3: Ưu tiên sắp xếp thứ tự các công việc 

Với bước này, bạn nên cân nhắc, sắp xếp những công việc đã được lập kế hoạch và liệt kê ở trên theo thứ tự cấp bách, quan trọng hoặc theo trình tự thời gian, đối tượng tiến hành. Việc sắp xếp này sẽ làm cho bạn loại bỏ những công việc không phù hợp; tiết kiệm thời gian để đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Bước 4: Tập trung thực hiện kế hoạch

Sự tập trung sẽ giúp bạn làm việc có hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn. Nói như vậy không có nghĩa là khi làm việc, bạn chỉ biết mỗi một việc đang làm. Mà bạn còn phải để quan tâm tới các việc khác nữa, nếu có thể thì kết hợp làm nhiều việc trong cùng một thời gian.

Bước 5: Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch

Thực tế luôn khác hẳn với lý thuyết và lập kế hoạch cũng vậy. Sẽ luôn có những điểm không trùng với quá trình thực hiện và bạn cũng không thể nào biết trước được những việc phát sinh. Vì vậy, hãy luôn dành một khoảng thời gian hợp lý cho những sự cố phát sinh. Khi lên kế hoạch, hãy nên cố gắng dự trù 1 số khó khăn có thể gặp phải. Từ đó đưa ra một số phương án dự phòng.

Bước 6: Kiểm tra việc thực hiện các bước lập kế hoạch

Xem lại bản thân đã làm được đến đâu và được bao nhiêu phần trăm của mục tiêu? Tính toán liệu có hoàn thành được mục tiêu của mình đúng hạn hay không? Bạn cần phải liên tục theo dõi, kiểm tra và chiếu giữa mục tiêu và thành quả của mình.

>>> Xem: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Khi hoàn thành xong mục tiêu, hãy tự khích lệ tinh thần và khen thưởng cho bản thân mình để tiếp tục có động lực thực hiện tiếp những kế hoạch tiếp theo. Tuy nhiên chỉ nên tự khen thưởng khi bạn thực sự vất vả mới hoàn thành xong mục tiêu ấy.

PMS chúc bạn lập kế hoạch công việc thành công và khoa học nhé.