Các Hoạt Động Chính Trong Quản Trị Hàng Tồn Kho

Kho chiếm phần lớn chi phí trong hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp. Chính vì thế kỹ năng quản trị hàng tồn kho sẽ quyết định mạnh mẽ đến hiệu quả trong kinh doanh. Những mô hình quản trị hàng tồn kho dưới đây sẽ giúp bạn kiểm soát hàng tồn kho tốt hơn.

>>> Xem: Quản lý tồn kho và hoạch định nhu cầu vật tư

1. Quản trị hàng tồn kho là gì?

Quản trị hàng tồn kho là một công việc cực kỳ quan trọng. Theo đó công việc này đòi hỏi phải theo dõi sát sao hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như dự đoán được tình hình biến động giá trên thị trường để điều phối lượng hàng tồn kho, đưa ra chính sách lưu trữ phù hợp, giảm thiểu tối đa các rủi ro về hàng tồn kho. Từ đó giúp Doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí đầu vào, đảm bảo cung cấp đủ sản phẩm thành phẩm tại mọi thời điểm, tăng năng lực cạnh tranh. Giải pháp quản trị hàng tồn kho tốt phải giải quyết được các bài toán:

• Lượng hàng tồn kho như thé nào là tối ưu?
• Phải luôn đảm bảo hàng tồn kho nằm trong mức an toàn, không vượt quá ngưỡng tối thiểu và tối đa.
• Quyết định khi nào nên nhập thêm nguồn nguyên liệu.
• Quyết định khi nào nên cần tăng cường hoặc hạn chế sản xuất để điều chỉnh lượng hàng tồn kho thành phẩm.

2. Vai trò của quản trị hàng tồn kho

Có thể tóm gọn vai trò của quản trị hàng tồn kho như sau:

• Đảm bảo hàng hóa tồn kho luôn đủ để bán ra thị trường và không bị gián đoạn sản xuất là điều quan trọng nhất.
• Dự trữ cần phải loại trừ các rủi ro như hàng bị tồn đọng, lưu kho lâu giảm chất lượng, hết hạn sử dụng do tồn kho quá lâu.
• Cần có kế hoạch để cân đối lượng hàng tồn giữa các khâu Thu mua – Dự trữ – Sản xuất – Tiêu thụ.
• Tối ưu hóa lượng hàng lưu kho nhằm tăng hiệu quả kinh doanh và giảm chi phí đầu tư cho doanh nghiệp.

Bạn có thể hình dung công việc và vai trò của quản trị hàng tồn kho thông qua ví dụ cụ thể sau:

Tuy nhiên về góc độ quy trình quản trị hàng tồn kho trong Doanh nghiệp thì có nhiều vấn đề cần phải xem xét:

• Liệu kho hàng có đủ diện tích chứa hàng hóa nhiều như vậy?
• Cơ sở vật chất, máy móc sản xuất, trang thiết bị có đủ để đáp ứng lượng nguyên vật liệu/hàng hóa này?
• Quan hệ cung – cầu: Liệu nhu cầu thị trường trong thời gian tới có tiêu thụ hết lượng hàng hóa này trước khi chúng hết hạn/lỗi thời không?
• Nếu thời gian tồn kho hàng quá lâu, phải tính đến các thất thoát và rủi ro hàng tồn kho. Chi phí để quản lý, bảo quản hàng trong thời gian này là bao nhiêu?
• Doanh nghiệp cần một khoản tiền lớn để thanh toán chi phí mua vào nguyên vật liệu. Trong khi đó có thể dùng tiền này để đầu tư, chi trả cho các hoạt động khác, vậy đầu tư nào sẽ có lợi hơn?

Như vậy, thông qua hoạt động quản trị kho hàng, Doanh nghiệp sẽ có quyết định nhập lượng nguyên vật liệu thế nào hợp lý, vừa chớp lấy cơ hội giảm chi phí mua vào, nhưng vẫn phải đảm bảo quá trình lưu trữ, sản xuất, bán hàng diễn ra ổn định.

3. Các hoạt động chính trong quản trị hàng tồn kho

3.1 Quản trị hiện vật hàng tồn kho

Hoạt động này tập trung vào vấn đề bảo quản vật chất của hàng tồn kho. Theo đó, Doanh nghiệp sẽ lựa chọn hình thức lưu kho, diện tích lưu trữ nào phù hợp, an toàn và tiết kiệm nhất. Các phương tiện, thiết bị máy móc (xe nâng tay, xe nâng máy, xe tải vận chuyển,…) cần cho kho hàng cũng được cân nhắc mua để tăng cường hiệu quả sản xuất, lưu trữ, vận chuyển.

Hàng tồn kho được bảo quản về vật chất, chất lượng tốt sẽ là yếu tố giúp Doanh nghiệp nhận được thêm điểm cộng từ khách hàng, tăng tính cạnh tranh trên thị trường.

3.2 Quản trị kế toán của tồn kho

Kế toán kho áp dụng các phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, thẻ kho và biểu mẫu để tính toán lượng hàng tồn kho cũng như kiểm soát hàng tồn kho tốt hơn. Đồng thời cần kết hợp kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên hoặc định kỳ để nắm bắt kịp thời tình trạng hàng hóa trong kho, tìm hướng khắc phỤc.

3.3 Quản trị kinh tế của hàng tồn kho

Đảm bảo cân đối giữa hai mục tiêu:

• Mục tiêu an toàn: Cần có lượng dữ trữ đầy đủ để quy trình sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn.
• Mục tiêu tài chính: Cần giảm đến lức tối thiểu lượng hàng lưu trữ để giảm chi phí kho hàng, giảm số tiền tồn động trong hàng tồn kho.

>>> Xem: Quản trị kho bãi

4. Các mô hình quản trị hàng tồn kho thông dụng và hiệu quả

4.1 ABC analysis trong quản trị hàng tồn kho

Đây là một phương pháp phân loại sản phẩm và nguyên vật liệu trong hoạt động quản trị tồn kho. Cụ thể, ABC analysis có 3 nhóm hàng tồn kho cơ bản với mức độ quản lý khác nhau:

• Nhóm A: Các nguyên vật liệu, hàng hóa tồn kho cần kiểm soát chặt chữ, chính xác vì giá trị lớn, nên mua số lượng nhỏ. Chu kỳ kiểm toán nên thường xuyên, thông thường là 1 tháng/lần.
• Nhóm B: Các nguyên vật liệu, hàng hóa tồn kho cần kiểm soát ở mức tốt vì giá trị vừa phải, thường chiếm khoảng 30% tổng lượng hàng tồn kho. Thời gian kiểm toán được khuyến khích là hàng quý, từ 3 tháng/lần.
• Nhóm C: Các nguyên vật liệu, hàng hóa tồn kho chỉ cần kiểm soát ở mức độ tương đối đơn giản. Thông thường hàng nhóm C giá trị không lớn nhưng lại có tỉ trọng cao trong hàng tồn kho. 6 tháng nên kiểm toán 1 lần.

Nhờ ABC analysis, công tác quản trị hàng tồn kho tại Doanh nghiệp được chính xác và hiệu quả hơn nhờ cơ chế phân loại rõ, đánh giá trọng tâm để đầu tư nguồn lưc, mỗi loại hàng tồn kho sẽ có phương án quản lý phù hợp.

4.2 Mô hình EOQ đặt hàng kinh tế cơ bản – Economic Order Quantity

EOQ là một phương pháp dùng để tính lượng đặt hàng tối ưu nhất để mua vào lưu trữ. Làm sao để tiết kiệm chi phí nhất mà vẫn đáo ứng được nhu cầu bán hàng khi cần thiết. Có nghĩa với các loại nguyên liệu hàng hóa, không phải bạn muốn mua vào bao nhiêu cũng được mà cần áp dụng EOQ để tính toán và tìm ra số lượng hàng phù hợp nhất. Đây được xem là mô hình đơn giản, hiệu quả và thông dụng nhất hiện nay. Công thức cụ thể như sau:

• D là nhu cầu hàng tồn kho mỗi năm, bạ có thể lấy số liệu từ các năm trước (lấy hàng tồn kho đầu năm + (cộng) lượng hàng tồn kho nhập thêm trong nằm – (trừ) hàng tồn kho cuối năm).
• S là chi phí cần chi trả cho việc đặt hàng đối với mỗi đơn hàng (Phí vận chuyển, gọi điện, fax, giao nhận, kiểm tra hàng…)
• H là chi phí tiêu tốn cho việc lưu trữ hàng hóa (phí thuê kho)