Các bước cân đối và kiểm soát ngân sách chi tiết chuyên nghiệp

Trong quá trình duy trì và nâng cấp Doanh nghiệp thì bộ phận kiểm soát đóng vai trò vô cùng quan trọng. Việc cân đối và kiểm soát ngân sách giúp Doanh nghiệp phán đoán được những hoạt động kinh doanh cũng như phân phối nguồn nhân lực hiệu quả, định hướng được mục tiêu ngắn và dài hạn. Từ đó đưa ra những chiến lược giúp cho Doanh nghiệp hoạt động tốt và phát triển vững mạnh. Cùng Học Viện PMS tìm hiểu chi tiết hơn những thông tin ngay tại bài viết dưới đây!

1. Cân đối và kiểm soát ngân sách là gì?

Ngân sách chính là hệ thống luồng chuyển dịch những giá trị, luồng chuyển hóa và vận động nguồn ngân sách. Trong quá trình phân phối nhằm tạo ra hoặc sử dụng nguồn tiền tệ để đạt được những mục tiêu kinh doanh trong khuôn khổ luật lệ của Nhà nước.

Cân đối ngân sách có nghĩa là đảm bảo rằng tổng số tiền chi không vượt quá tổng số tiền thu và dựa trên các ưu tiên và mục tiêu của doanh nghiệp. Quá trình này liên quan đến xác định và ưu tiên các mục tiêu chi tiêu cần thiết và cân nhắc các quyết định đầu tư và chi phí để đảm bảo sự cân đối và sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả.

cân đối và kiểm soát ngân sách

Kiểm soát ngân sách là việc theo dõi và giám sát việc thực hiện ngân sách theo kế hoạch đã đề ra. Điều này bao gồm việc so sánh các chi phí thực tế với dự kiến, phân tích sự khác biệt và đưa ra biện pháp điều chỉnh cần thiết để đảm bảo ngân sách được duy trì và kiểm soát các rủi ro tài chính.

Một doanh nghiệp không quản lý kỹ ngân sách sẽ rất dễ rơi vào tình trạng mất chỉ tiêu. Đặc biệt là khi mở rộng quy mô thì vấn đề gặp phải càng ngày càng khó khăn.

2. Những chức năng chính của việc cân đối và kiểm soát ngân sách

2.1 Chức năng hoạch định

Đây là chức năng nhằm định hướng mô hình tương lai cho các hoạt động của doanh nghiệp. Xác định mục tiêu cần thực hiện, đưa ra phương hướng giải quyết. Sau đó lên kế hoạch để phân bổ nguồn lực phù hợp và dự đoán được ngân sách sẽ thực hiện như các chi phí về chi phí sản xuất, nguyên vật liệu và sản xuất chung…

Nhờ đó, giúp Doanh nghiệp nhận ra những cơ hội cũng như rủi ro gặp phải để nắm bắt và né tránh. Hoạch định những hoạt động thực hiện để có thể đạt được mục tiêu đã đặt ra.

2.2 Chức năng tổ chức và điều hành

Phân bổ nguồn nhân lực hiệu quả, phân chia công việc cụ thể từng người, từng bộ phận để đạt được mục tiêu. Trong quá trình thực hiện, tiến hành đánh giá và điều phối lại nguồn nhân lực sao cho hiệu quả nhất. Trình bày thông qua các văn bản cụ thể để có thể truyền đạt mục tiêu, chiến lược kinh doanh đến các bộ phận phòng ban.

can-doi-va-kiem-soat-ngan-sach

2.3 Chức năng kiểm soát

Đây là một quá trình phân tích kết quả đã được thực hiện để đánh giá hoạt động triển khai dự án. Xem xét việc dự đoán, cân đối và kiểm soát ngân sách ban đầu với kết quả doanh nghiệp thực tế đạt được. Nhờ vào việc này có thể giúp doanh nghiệp xử lý những vấn đề xảy ra kịp thời.

Xem ngay: Khóa học quản trị rủi ro – Risk Management

3. Lợi ích mang lại khi cân đối và kiểm soát ngân sách hiệu quả

3.1 Nâng cao tinh thần hoạt động nhóm

Đây là một quá trình mà các quản lý ở mọi cấp bậc, bộ phận sẽ gặp gỡ và trao đổi những mục tiêu chung. Khi đó Doanh nghiệp sẽ có cơ hội phát triển mạnh mẽ và đạt nhiều thành công. Nhờ vào sự phối hợp của mọi nhân viên vì mục đích chung.

Giúp các trưởng quản lý bộ phận nắm rõ được vai trò hoạt động của phòng ban mình trong việc phát triển Doanh nghiệp.

3.2 Tăng cường trao đổi thông tin

Quá trình cân đối và kiểm soát ngân sách giúp mỗi quản lý bộ phận cần biết mình phải làm và không nên làm gì. Thúc đẩy sự trao đổi thông tin mạnh mẽ về mục tiêu và chính sách của doanh nghiệp. Củng cố tinh thần tập thể và một người vì mọi người, mọi người vì Doanh nghiệp.

3.3 Kiểm soát việc thực hiện kế hoạch

Vì ngân sách sẽ ảnh hưởng ít nhiều đến việc triển khai những kế hoạch. Để phát huy được toàn bộ sức mạnh của ngân sách thì kết quả dự đoán phải khớp với kết quả đạt được. Nếu không có dự trùng khớp thì cần phải đưa ra các giải pháp xử lý hiệu quả.

cân đối kiểm soát ngân sách

Hệ thống cân đối và kiểm soát ngân sách giúp từng thành viên có trách nhiệm hơn trong việc quản lý chi tiêu ngân sách. Nhờ vậy mà mỗi người đều có ý thức trong việc sử dụng và chi tiêu cho doanh nghiệp.

3.4 Thống nhất mục tiêu

Điều này đòi hỏi các nhà quản lý phải đặt ra mục tiêu cho phòng ban của mình thực hiện dài lâu thay vì việc thay đổi theo từng ngày. Và các bộ phận khác nhau cũng phải cùng nghĩ đến một mục tiêu khi hoạch định ngân sách.

3.5 Động viên nguồn lực hoạt động trong doanh nghiệp

Khi mọi nhân viên ở các cấp độ khác nhau cùng tham gia vào việc kiểm soát ngân sách cho doanh nghiệp. Thì bản thân mỗi người tham gia đều hiểu rõ và cùng nhau xây dựng mục tiêu Doanh nghiệp đã đề ra. Đây cũng chính là một sự động viên vô cùng quan trọng với mọi người.

5. Các bước cân đối và kiểm soát ngân sách đơn giản cho doanh nghiệp nhỏ

5.1 Xác định ngân sách chi phí hoạt động

Đầu tiên, hãy xem xét tất cả các khoản chi phí cần thiết để hoạt động kinh doanh của bạn, bao gồm chi phí hàng hóa, chi phí vận chuyển, chi phí tiếp thị, chi phí nhân viên, chi phí thuê mặt bằng, và các khoản phí khác.

cân đối ngân sách

Dựa trên lịch sử hoạt động và các dự đoán trong tương lai, xác định số tiền cần dành cho mỗi khoản chi phí trong ngân sách tổng thể của bạn.

5.2 Lập ngân sách cho từng bộ phận

Chia ngân sách tổng thể thành các phần riêng biệt cho từng bộ phận của doanh nghiệp như bộ phận tiếp thị, bộ phận kế toán, bộ phận phát triển sản phẩm…

Đối với mỗi bộ phận, xác định nhu cầu tài chính và đặt mục tiêu ngân sách cụ thể dựa trên các hoạt động kế hoạch và mục tiêu của bộ phận đó.

5.3 Lập ngân sách triển khai hoạt động

Đây là bước quan trọng để đảm bảo rằng các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp được thực hiện theo ngân sách đã định.

Xác định các chi phí cụ thể cho mỗi hoạt động trong doanh nghiệp và theo dõi việc thực hiện ngân sách hàng ngày để đảm bảo tuân thủ.

5.4 Gắn kế hoạch phân chia ngân sách với chiến lược thực hiện của doanh nghiệp

Ngân sách của doanh nghiệp nên phản ánh chiến lược tổng thể và mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp.

Đảm bảo rằng việc phân bổ ngân sách cho từng bộ phận và hoạt động hỗ trợ chiến lược tổng thể, giúp đảm bảo hiệu quả và tăng cường khả năng cạnh tranh.

5.5 Sử dụng Power Query để lập ngân sách chi cho từng bộ phận

Power Query là một công cụ trong Microsoft Excel giúp bạn kết nối và xử lý dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.

lập ngân sách chi tiêu

Sử dụng Power Query để lập ngân sách chi cho từng bộ phận, bạn có thể tổ chức và xử lý dữ liệu ngân sách một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.

Lưu ý rằng quá trình cân đối và kiểm soát ngân sách là một quá trình liên tục. Bạn cần theo dõi và điều chỉnh ngân sách của mình theo thời gian để đáp ứng được các thay đổi và tình huống mới. Tất cả các nhân tố được đề cập ở trên vô cùng quan trọng nhưng mục đích chính của ngân sách chính là thống nhất và kiểm soát thực hiện mục tiêu đề ra.

Quá trình cân đối và kiểm soát ngân sách sẽ giúp cho việc lập kế hoạch dễ dàng hơn và thực hiện nó sẽ đạt thành công như mong đợi. Từ đó có thể giải quyết mọi vấn đề phát sinh nhanh chóng hơn và hiệu quả hơn.

Xem thêm các bài viết liên quan:

Đăng ký nhận bản tin

Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS

    Trả lời

    Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *