Các kỹ năng đàm phán và thương lượng trong kinh doanh

Đàm phán và thương lượng là một trong những kỹ năng mềm vô cùng quan trọng trong các cuộc hợp tác kinh doanh. Sở hữu được bộ kỹ năng này sẽ khiến bạn gặp nhiều thành công và thuận lợi trong công việc.

Các kỹ năng đàm phán và thương lượng trong kinh doanh

Đàm phán và thương lượng là những yếu tố quyết định hiệu quả của một cuộc giao dịch. Người có kỹ năng này sẽ nhận được sự tin tưởng và đánh giá cao từ người khác. Vậy làm sao để trở thành một nhà đàm phán chuyên nghiệp?

1. Kỹ năng đàm phán và thương lượng là gì?

Đàm phán và thương lượng là phương tiện cơ bản để hai hay nhiều bên đạt được sự thỏa hiệp. Đó là quá trình giao tiếp nhằm mang lại quyền và nghĩa vụ cho các bên. Một người được xem là đàm phán giỏi phải là người nhanh nhạy, biết lắng nghe và thái độ khiến người khác dễ chịu. Đồng thời, họ cũng là người biết tranh luận, thông minh và kiên quyết để không mắc bẫy hay nhún nhường đối phương.

Kỹ năng đàm phán trong kinh doanh
Kỹ năng đàm phán trong kinh doanh

2. Tầm quan trọng của kỹ năng đàm phán và thương lượng

Ngày nay, không một ai có thể phủ nhận được sự cần thiết của kỹ năng đàm phán và thương lượng trong kinh doanh. Đàm phán tốt giúp bạn:

  • Đạt được mục tiêu cụ thể và tạo sự khác biệt trong chiến thắng – đó là chiến thắng trong đàm phán.
  • Ký kết được hợp đồng, mua bán với giá phù hợp.
  • Giải quyết các mâu thuẫn trong kinh doanh.
  • Kết nối doanh nghiệp và người dùng, hiểu rõ bản chất vấn đề.
Đàm phán giỏi giúp ký kết hợp đồng nhanh chóng
Đàm phán giỏi giúp ký kết hợp đồng nhanh chóng

3. 9 Nguyên tắc trong các cuộc đàm phán

Trong đàm phán, bạn cần thuộc nằm lòng 9 nguyên tắc sau đây để làm chủ cuộc đàm phán:

214159 112551 Tich Đàm phán là một hoạt động tự nguyện.

214159 112551 Tich Một bên muốn thay đổi tình hình hiện tại và tin rằng có thể đạt được.

214159 112551 Tich Mục đích của đàm phán là thỏa thuận.

214159 112551 Tich Không phải mọi cuộc đàm phán đều kết thúc bằng thỏa thuận.

214159 112551 Tich Không đạt được thỏa thuận có khi là kết quả tốt.

214159 112551 Tich Thời gian là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiến trình và kết quả đàm phán.

214159 112551 Tich Không để cuộc đàm phán bị phá vỡ hoàn toàn

214159 112551 Tich Kết quả mỹ mãn là cải thiện được tình hình hiện tại của cả 2 bên.

214159 112551 Tich Tiến trình bị ảnh hưởng bởi những người đàm phán của các bên.

Nguyên tắc quan trọng trong đàm phán thương lượng
Nguyên tắc quan trọng trong đàm phán thương lượng

4. Các hình thức đàm phán và thương lượng

4.1. Bằng văn bản

Các phương pháp đàm phán bằng văn bản trong kinh doanh thường gặp là:

  • Hỏi giá: Do người mua đưa ra và không ràng buộc người hỏi phải mua.
  • Chào hàng gồm chào hàng cố định và chào hàng tự do. Đối với chào hàng cố định, người chào hàng bị ràng buộc với chào hàng của mình trong thời gian hiệu lực của chào hàng. Còn chào hàng tự do thì không.
  • Đổi giá: Xảy ra khi một bên từ chối đề nghị của bên kia và đưa ra đề nghị mới. Khi đó đề nghị mới trở thành chào hàng và làm cho chào hàng cũ hết hiệu lực.
  • Chấp nhận: Một chấp nhận có hiệu lực phải là chấp nhận hoàn toàn và vô điều kiện. Bên cạnh đó, lời chấp nhận phải truyền tới tận người chào hàng trong điều kiện chào hàng còn hiệu lực và được chấp nhận.
  • Xác nhận: Khẳng định lại những thỏa thuận cuối cùng giữa các bên để tăng thêm tính chắc chắn.
Các hình thức đàm phán trong kinh doanh
Các hình thức đàm phán trong kinh doanh

4.2. Gặp mặt

Các cách đàm phán thương lượng khi gặp mặt gồm:

4.2.1. Bắt tay

Bắt tay là một cử chỉ bày tỏ sự chúc mừng trong kinh doanh, là cử chỉ của sự hợp tác thành công. Do đó, bạn nên biết các quy tắc cơ bản để không phải lúng túng trong tình huống này:

  • Người chìa tay trước thường là phụ nữ, người lớn tuổi hoặc người có chức vụ cao hay chủ nhà.
  • Tránh đeo gang tay, bóp quá mạnh, cầm tay hờ hững hoặc lắc quá mạnh, giữ quá lâu.
  • Mắt nhìn thẳng, tập trung, mắt nhìn vui vẻ.
Nghệ thuật bắt tay trong đàm phán
Nghệ thuật bắt tay trong đàm phán

    

4.2.2. Trao và nhận danh thiếp

Khi trao danh thiếp cần chú ý:

  • Đưa mặt có chữ dễ đọc.
  • Không cầm cả hộp đựng danh thiếp để trao.
  • Đưa bằng hai tay.
  • Vừa trao vừa giới thiệu họ tên mình.
  • Trao cho tất cả những người có mặt.

Khi nhận danh thiếp cần chú ý:

  • Nhận bằng hai tay với thái độ trân trọng, tránh hờ hững, tránh vồ vập.
  • Cố gắng nhớ tên và chức vụ của người trao rồi mới cất đi.
  • Trao danh thiếp của mình. Nếu không có phải xin lỗi, hẹn lần sau.
Nghệ thuật trao và nhận danh thiếp trong đàm phán thương lượng
Nghệ thuật trao và nhận danh thiếp trong đàm phán thương lượng

4.2.3. Ứng xử với phụ nữ

  • Luôn tỏ ra quan tâm, săn sóc, tôn trọng và giúp đỡ phụ nữ.
  • Lối đi hẹp nhường phụ nữ đi trước.
  • Chỗ khó đi, phải đi trước mở đường.
  • Phải để phụ nữ chủ động khoác tay chỗ quãng đường khó đi.
  • Lên cầu thang, phụ nữ đi trước. Xuống cầu thang, phụ nữ đi sau.
  • Kéo ghế mời phụ nữ ngồi.
  • Muốn hút thuốc phải xin lỗi.
  • Không chạm vào người phụ nữ khi chưa được phép, nhưng phụ nữ được chạm vào nam giới mà không cần xin phép.

4.2.4. Thăm hỏi

Nếu muốn thăm hỏi, cần báo trước xin được thăm hỏi. Nếu tặng hoa thì tặng tận tay, nếu tặng quà thì chỉ để trên bàn. Đến và ra về đúng giờ đã hẹn.

4.2.5. Tiếp chuyện

Trong phòng khách xếp ghế nệm dài, chủ nhà bên trái, khách bên phải, những người khác lần lượt ngồi ghế tiếp theo, theo thứ tự trên dưới. Không rung đùi hay nhìn ngang liếc dọc, không lấy thứ gì ra xem khi chủ nhà không giới thiệu.

4.3. Qua điện thoại

Khi đàm phán qua điện thoại, bạn cần nhớ 6 nguyên tắc sau:

  • Người gọi tự giới thiệu mình là ai? Ở đâu? Lý do gọi?
  • Người nhận thể hiện sự sẵn lòng nghe.
  • Hãy mỉm cười khi nói chuyện điện thoại.
  • Khi cần giữ máy, hãy chứng tỏ mình đang cầm máy. Nếu cần giữ quá lâu thì hãy yêu cầu người gọi xem mình có thể gọi lại cho họ không.
  • Sẵn sàng ghi chép khi điện thoại.
  • Để người gọi kết thúc cuộc nói chuyện.
Phương pháp đàm phán qua điện thoại
Phương pháp đàm phán qua điện thoại

5. Quy trình đàm phán và thương lượng trong kinh doanh

5.1. Chuẩn bị

Chuẩn bị là bước quan trọng nhất trong bất kì cuộc đàm phán nào. Để chuẩn bị thật tốt cho một cuộc thương thảo, bạn cần xác định được 5 vấn đề sau:

  • Xác định lợi ích
  • Xác định các phương án thay thế phù hợp
  • Xác định rõ vấn đề
  • Xác định mục tiêu và điểm giới hạn
  • Tìm hiểu rõ đối tác

5.2. Xây dựng mối quan hệ với đối tác

Khi bắt đầu tham gia cuộc đàm phán, bạn cần dành thời gian và nỗ lực cho việc xây dựng mối quan hệ với đối tác. Việc xây dựng mối quan hệ này giúp bạn có được sự tin tưởng để chia sẻ các thông tin cho đối tác. Một nhà đàm phán giỏi phải cân bằng được lợi ích của doanh nghiệp và của đối tác.

Xây dựng mối quan hệ với đối tác là một bước quan trọng trong quy trình đàm phán
Xây dựng mối quan hệ với đối tác là một bước quan trọng trong quy trình đàm phán

5.3. Trao đổi thông tin 

Qua việc trao đổi thông tin, hai bên có thể cảm thấy thoải mái và hiểu nhau hơn. Một cuộc đàm phán thành công sẽ hướng về mục tiêu của các bên và không bên nào bị mất quyền lợi. Do đó, để đạt được thỏa thuận cao nhất, những nhà đàm phán phải thương lượng dựa trên cơ sở lịch sự, tôn trọng lẫn nhau.

5.4. Đề ra các lựa chọn

Để đạt được thỏa thuận tối đa trong đàm phán, các nhà đàm phán nên chia mục tiêu của mình thành các gói điều khoản khác nhau để đối tác có nhiều sự lựa chọn và cảm thấy thoải mái hơn.

Trao đổi thông tin và đề ra các đề nghị trong quá trình đàm phán thương lượng
Trao đổi thông tin và đề ra các đề nghị trong quá trình đàm phán thương lượng

5.5. Đạt được một thỏa thuận       

Các nhà đàm phán nên tiến hành đánh giá và đưa ra các phương án. Đánh giá phương án khả thi nên được thực hiện bằng cách sử dụng các tiêu chí khách quan mà hai bên đã thỏa thuận. Phương án đạt nhiều tiêu chí nhất sẽ là giải pháp tối ưu nhất cho đôi bên.

6. Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh

Bước vào một cuộc đàm phán cũng như bước vào một cuộc chiến, bạn phải xác định rõ mục tiêu và các chiến lược phù hợp để dành ưu thế trong cuộc đàm phán này. Dưới đây là 5 Bí quyết trong đàm phán thương lượng mà bạn nên nhớ và áp dụng trong bất cứ cuộc thương thảo nào:

6.1. Biết người biết ta trăm trận trăm thắng

Một trong những kỹ năng đàm phán quan trọng là sự nhạy bén để xác định được mục tiêu của đối phương. Qua đó, bạn tìm cho mình những phương pháp tác chiến thích hợp để dành kết quả cao nhất. Do đó, kỹ năng lắng nghe là kỹ năng quan trọng nhất trong bí quyết này. Hãy lắng nghe nhiều hơn và lắng nghe chủ động để hiểu rõ đối phương.

Kỹ năng lắng nghe là bí quyết đàm phán thương lượng hiệu quả nhất trong kinh doanh
Kỹ năng lắng nghe là bí quyết đàm phán thương lượng hiệu quả nhất trong kinh doanh

6.2. Kiểm soát cảm xúc

Kiểm soát cảm xúc là yếu tố cũng không kém phần quan trọng tạo nên một cuộc đàm phán thành công. Trong suốt quá trình thương lượng, sẽ có lúc bạn cảm thấy khó chịu và không hài lòng với lời đề nghị của đối phương. Tuy nhiên, bạn nên giữ bình tĩnh để không xảy ra kết quả tiêu cực.

Kiểm soát cảm xúc để không xảy ra các tác dụng tiêu cực trong cuộc đàm phán
Kiểm soát cảm xúc để không xảy ra các tác dụng tiêu cực trong cuộc đàm phán

6.3. Thương trường không phải chiến trường

Thực tế cho thấy khái niệm “win-win” ngày càng phổ biến trên thị trường và trở thành một xu hướng hiện đại trong kinh doanh. Một cuộc đàm phán kết thúc tốt đẹp không nhất thiết phải có người thắng kẻ thua. Việc hợp tác luôn luôn được xây dựng trên tinh thần đôi bên cùng có lợi, không nhất thiết phải xây dựng trên thất bại của người khác.

Giữ tư duy Win-Win để thương trường không phải là chiến trường
Giữ tư duy Win-Win để thương trường không phải là chiến trường

6.4. Hãy là người chèo thuyền

Trong một cuộc đàm phán, bạn hãy chủ động điều khiển con thuyền theo đúng ý mình, đừng là người chạy theo. Nói cách khác, bạn hãy dành thế chủ động, đừng để rơi vào thế bị động. Muốn được như vậy, bạn phải thật khéo léo và tinh tế để thuyết phục đối phương. Đây là kỹ năng không phải một sớm một chiều mà bạn có được. Nó là cả một quá trình rèn luyện, va chạm và đúc kết từ những kinh nghiệm sống.
Hãy là người chèo thuyền để nắm thế chủ động trong đàm phán
Hãy là người chèo thuyền để nắm thế chủ động trong đàm phán

6.5. Không thành công cũng phải thành bạn

Không phải bất cứ cuộc đàm phán nào cũng thành công. Sẽ có lúc cuộc đàm phán bị đổ vỡ do bất đồng quan niệm hoặc không dung hòa được lợi ích của các bên. Tuy nhiên, hãy luôn ghi nhớ “không thành công cũng phải là bạn”. Bởi biết đâu trong tương lai rất có thể bạn sẽ đàm phán và hợp tác với họ. “Thêm bạn bớt thù” luôn luôn đúng trong quản trị kinh doanh hiện đại.

Bí quyết đàm phán thương lượng "Không thành công cũng phải thành bạn"
Bí quyết đàm phán thương lượng “Không thành công cũng phải thành bạn”

7. 5 Sai lầm thường gặp trong đàm phán thương lượng

7.1. Thiếu tự tin

Một quan niệm sai lầm là đàm phán chỉ dành cho những người tự tin và dày dặn chuyên môn. Tuy nhiên, việc thiếu tự tin và thiếu sự chuẩn bị chính là sai lầm trong các cuộc đàm phán. Trước bất cứ một cuộc thương thảo nào, bạn cần nắm vững những điều kiện có lợi cho các bên, dự đoán những từ chối và biện pháp xử lý từ chối. Một thái độ tự tin, hòa nhã sẽ giúp bạn trở nên đắt giá trong mắt đối tác.

Thiếu tự tin là một trong những sai lầm thường mắc phải trong đàm phán
Thiếu tự tin là một trong những sai lầm thường mắc phải trong đàm phán

7.2. Tin vào khái niệm “không thể thương lượng được”

Có một điều mà không ai phủ nhận được đó là khi bạn nghĩ như thế nào thì mọi việc bạn làm sẽ diễn ra như thế đó. Do đó, là một nhà đàm phán, bạn tin vào khái niệm “không thể thương lượng được” thì cuộc đàm phán đó sẽ không thể thương lượng được. Nếu bạn có thái độ như vậy thì bước đầu bạn đã thất bại trong cuộc đàm phán đó rồi. Do đó, chuẩn bị một thái độ tích cực với những chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp bạn dễ dàng thành công hơn.

7.3. Không xây dựng mối quan hệ

Không xây dựng mối quan hệ với đối tác là một trong những sai lầm thường gặp trong đàm phán. Bởi bạn sẽ không thể hiểu được họ cần gì, điều gì thúc đẩy và cản trở họ để bạn đạt được cuộc đàm phán thành công. Do đó, một mối quan hệ tốt đẹp, một cái nhìn tổng quan là điều cần cho bất cứ cuộc đàm phán nào.

Không thể xây dựng mối quan hệ với đối tác trong quá trình đàm phán
Không thể xây dựng mối quan hệ với đối tác trong quá trình đàm phán

7.4. Ngại đưa ra đề nghị

Rất nhiều nhà đàm phán ngại đưa ra đề nghị bởi họ sợ bị từ chối. Tuy nhiên, từ chối là giai đoạn tất yếu của bất cứ cuộc thương thảo nào. Lý do từ chối không bao giờ mang tính cá nhân. Đó là nguyên nhân phản ánh đề nghị của bạn không đáp ứng đủ lợi ích của các bên hoặc chưa thỏa mãn yêu cầu của họ. Do đó, hãy thu thập các lý do bạn bị từ chối, khắc phục chúng cho đề nghị tiếp theo của bạn.

7.5. Nói quá nhiều

Với tâm lý mong muốn chiếm ưu thế, ai cũng muốn giới thiệu hoặc thắng bất cứ cuộc tranh luận nào. Tuy nhiên, nói đúng mực, dừng đúng điểm là kỹ năng quan trọng trong đàm phán. Nhận thức được điểm lặng trong đàm phán là mấu chốt cho những bước tiến lợi ích.

Hạn chế nói nhiều, lắng nghe nhiều hơn
Hạn chế nói nhiều, lắng nghe nhiều hơn

8. Khóa học Kỹ năng đàm phán và thương lượng

Trên thương trường, ngoài bản lĩnh, tài năng, sự nhạy cảm, kỹ năng đàm phán còn là yếu tố quyết định đến sự thành công của một người. Đàm phán là phương thức gắn kết nhằm thỏa mãn các vấn đề đặt ra trong một mối quan hệ, là sự thấu hiểu và thỏa thuận. Do đó, cho dù bạn là ai, làm bất cứ ngành nghề thuộc lĩnh vực nào thì nâng cao kỹ năng đàm phán là điều việc hết sức quan trọng.

Thấu hiểu được những nỗi lo của người làm kinh doanh trong đàm phán và thương lượng, trường PMS đã triển khai lớp Kỹ năng đàm phán thương lượng nhằm cung cấp cho các học viên các phương pháp và kỹ năng cần thiết để vượt qua nỗi sợ và trở thành nhà đàm phán chuyên nghiệp.

>>>Xem thêm: Khóa học Kỹ năng đàm phán thương lượng

Lịch khai giảng Liên hệ nhanh
0965 845 468