Hướng dẫn cách lập bản phân tích mô tả công việc hiệu quả

Phân tích mô tả công việc là việc đầu tiên mà các nhà quản trị nhân sự phải làm nếu muốn doanh nghiệp tồn tại và phát triển lâu dài. Vậy làm sao để thiết kế mô tả công việc đúng người đúng việc?

Hướng dẫn cách lập bảng phân tích mô tả công việc hiệu quả

Doanh nghiệp hình thành nên bởi con người, vận hành bởi con người. Do đó, con người là yếu tố quyết định sự tồn tại và đi lên của doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn đạt được mục tiêu thì phải gầy dựng cho mình một đội ngũ phù hợp về cả số lượng và chất lượng. Phân tích mô tả công việc chính là yếu tố then chốt trong sự phát triển đội ngũ bền vững. 

1. Phân tích mô tả công việc là gì?

Phân tích công việc là việc đầu tiên mà mọi nhà quản trị nhân sự đều phải biết. Đây là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn và kỹ năng cần thiết của nhân viên để thực hiện công việc đó. Mục đích của thiết kế và phân tích công việc là để lập bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc

Thiết kế và phân tích công việc trong quản trị nhân sự
Thiết kế và phân tích công việc trong quản trị nhân sự

2. Ý nghĩa của công tác phân tích mô tả công việc

Phân tích công việc giúp các nhà quản trị nhân sự tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu doanh nghiệp và trả lương chính xác, xứng đáng cho từng nhân viên. Tóm lại, công tác phân tích công việc có những ý nghĩa sau:

  • Xác định trách nhiệm, quyển hạn khi thực hiện công việc. Đảm bảo công bằng, bình đẳng trong trả lương, thăng chức và khen thưởng.
  • Định hướng cho quá trình tuyển dụng và bố trí nhân viên. Xác định nhu cầu và kế hoạch đào tạo.
  • Qua mô tả công việc, các nhà quản trị có thể xác định được các yếu tố gây hại sức khỏe và an toàn lao động. Từ đó, để ra biện pháp khắc phục.
  • Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, tạo cơ sở để xác định hệ thống tiền lương và khen thưởng.
Ý nghĩa của công tác phân tích mô tả công việc
Ý nghĩa của công tác phân tích mô tả công việc

3. Bản mô tả công việc JD (Job Description) là gì? Ý nghĩa của phân tích và thiết kế bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan tới một công việc được giao và những điều kiện đối với người làm nhiệm vụ đó. Bản mô tả công việc giúp:

  • Nhà tuyển dụng giảm thiểu thời gian sàng lọc ứng viên, hướng đến những ứng viên phù hợp nhất cho công việc.
  • Nhà quản lý có cơ sở giao việc, theo dõi tiến độ, đào tạo và đánh giá hiệu quả công việc.
  • Ứng viên có thể đánh giá mức độ phù hợp trước khi ứng tuyển vào vị trí công việc.
  • Là cơ sở để nhân viên hiểu rõ mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu công việc và những quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc đó.
JD (Job Description) là gì?
JD (Job Description) là gì?

4. Cấu trúc cơ bản của một bản mô tả công việc

Nội dung của một bản mô tả công việc thường gồm các phần sau:

– Tiêu đề: Tên tiêu đề rõ ràng, khiến người đọc mường tượng về vị trí, vai trò công việc. Tên tiêu đề ngắn gọn nhất có thể và tối ưu cho công cụ tìm kiếm.

– Vai trò của vị trí: Giới thiệu về công ty, môi trường làm việc, mục tiêu và sự kì vọng của nhà tuyển dụng đối với vị trí đang tuyển.

– Mô tả các nhiệm vụ chính: Liệt kê các công việc mà nhân viên mới phải làm. Bên cạnh đó, nên đưa ra các nhiệm vụ theo từng tuần, tháng, năm để ứng viên có thể đo lường và cân nhắc.

– Yêu cầu về trình độ làm việc: Yêu cầu về số năm kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, giới tính, độ tuổi,…

– Quyền lợi: Các chế độ về lương, thưởng, đãi ngộ, bảo hiểm xã hội, cơ hội học tập, đào tạo, và các phúc lợi khác.

– Quy trình tuyển dụng: Nêu rõ từng bước, từng vòng đăng tuyển, hình thức phỏng vấn online hay offline, địa chỉ, thời gian và phương thức phỏng vấn,…

Các nội dung cần thiết khi phân tích công việc
Các nội dung cần thiết khi phân tích công việc

5. Hướng dẫn xây dựng bảng mô tả công việc

Bạn đang băn khoăn không biết cách lập một bảng mô tả công việc như thế nào để thu hút ứng viên? Đừng lo! Dưới đây là 4 bước hướng dẫn cách viết mô tả công việc chuẩn nhất hiện nay.

5.1. Lập kế hoạch

Bất cứ công việc gì sẽ đạt hiệu quả cao nhất nếu được lập kế hoạch bài bản. Phân tích, thiết kế công việc cũng vậy. Đây là bước xác định trách nhiệm chính và công tác kiểm tra đánh giá.

  • Công việc đó nhằm đạt được gì? (Nhiệm vụ)
  • Người đảm đương công việc đó cần phải nỗ lực như thế nào? (Trách nhiệm)
  • Kết quả công việc đó được đánh giá như thế nào? (Kiểm tra)
Lập kế hoạch phân tích mô tả công việc
Lập kế hoạch phân tích mô tả công việc

5.2. Thu thập thông tin

Thu thập thông tin đầy đủ để đặt công việc vào một hoàn cảnh có liên quan đến các công việc khác trong cơ cấu tổ chức và thông báo về các mối quan hệ liên quan. Vị trí công việc miêu tả rõ nhất bằng sơ đồ.

5.3. Phác thảo bản mô tả công việc

Đây là bước chuyển những thông tin đã thu thập thành bản mô tả công việc. Mục đích là giúp người quản lý có thể hình dung được bức tranh bao quát trong phạm vi công việc. Bản mô tả công việc có thể do người làm công việc đó hoặc người quản lý soạn, đôi khi người quản lý viết bản thảo sau khi đã thảo luận với người đảm đương công việc.

Phác thảo bản mô tả công việc
Phác thảo bản mô tả công việc

5.4. Phê chuẩn bản mô tả công việc

Người làm công việc đó và người quản lý phải cùng nhau thảo luận và nhất trí về mô tả công việc. Họ phải thống nhất cách giải quyết khi nhân viên gặp phải những vấn đề cần giải quyết. Người quản lý cần chỉ đạo cấp dưới sao cho cùng thống nhất về bản mô tả công việc tiến hành thuận lợi mà không có kẻ hở hoặc sự chồng chéo lên nhau.

6. Hướng dẫn viết nội dung của bản tiêu chuẩn công việc

  • Trình độ văn hoá, chuyên môn và các khoá đào tạo đã qua.
  • Các môn học chủ yếu của các khoá được đào tạo, kết quả thi các môn học chủ yếu và tốt nghiệp. Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ gì và mức độ về đọc, nghe và viết
  • Thâm niên công tác trong nghề và các thành tích đã đạt được
  • Tuổi đời, Sức khoẻ, Ngoại hình, Năng khiếu đặc biệt và các yêu cầu đặc biệt.
  • Hoàn cảnh gia đình; Tham vọng cầu tiến, sở thích, nguyện vọng cá nhân
  • Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu của công việc

7. Khóa học Phân tích, thiết kế mô tả công việc

Một bản mô tả công việc chi tiết, rõ ràng giúp các nhà quản trị bố trí lao động phù hợp, tránh công việc chồng chéo, trùng lặp. Ngoài ra, bản mô tả công việc cụ thể sẽ giúp các nhà tuyển dụng lựa chọn được ứng viên phù hợp nhất trong khoảng thời gian ngắn.

Nếu doanh nghiệp của bạn hay bản thân bạn muốn tìm một khóa học về phân tích mô tả công việc thì hãy liên hệ với trường PMS. Khóa học Phân tích, thiết kế mô tả công việc tại PMS sẽ cung cấp cho bạn những phương pháp, kỹ năng cần thiết để phân tích công việc, mang lại hiệu quả tuyển dụng và sử dụng nhân tài cao nhất.

>>>Xem thêm: Khóa học Phân tích, thiết kế và mô tả công việc

Lịch khai giảng Liên hệ nhanh
0965 845 468