Xây dựng hệ thống đánh giá thành tích KPIs theo định dạng BSC

Xây dựng hệ thống KPI theo định dạng BSC là điều mà hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đang hướng đến bởi những ưu thế nổi trội của nó trong quản trị hệ thống và con người.

Nội dung bài viết

Xây dựng hệ thống đánh giá thành tích KPIs theo định dạng BSC

KPI ngày nay được nâng lên tầm cao mới gọi là xây dựng hệ thống KPI theo định dạng BSC. Mục đích của hệ thống này là nhằm đảm bảo nhân viên thực hiện đúng trách nhiệm của mình, mang lại hiệu quả công việc một cách tối ưu nhất.

1. KPI là gì?

KPI tiếng anh là Performance Indicator nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. KPI được xem là cơ sở để các nhà quản lý đánh giá thành tích của các phòng ban, nhân viên và đưa ra khuyến khích phù hợp cho phòng ban, nhân viên đó. Hiện nay, KPI được chia thành 2 loại cơ bản:

  • KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến lược: Các mục tiêu mang tính chiến lược thường là tiền, lợi nhuận, thị phần có tác động trực tiếp đến sự sống còn của công ty.
  • KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật: Các chiến thuật là các hoạt động nhỏ nhằm giúp công ty đến gần hơn với mục tiêu chiến lược.
KPI là chỉ số đánh giá thực hiện công việc
KPI là chỉ số đánh giá thực hiện công việc

2. Các chỉ số KPI cơ bản

Các chỉ số KPI có thể thuộc nhiều loại khác nhau. Do đó, việc áp dụng máy móc các chỉ số đánh giá KPI sẽ tạo ra những bất cập lớn. Có 3 chỉ số KPI cơ bản:

  • Hệ thống KPI tập trung vào đầu ra – Output: Hệ thống này cho phép thực hiện công tác đánh giá nhanh và hiệu quả. Tuy nhiên, nhược điểm của hệ thống này là không cân nhắc tốt tình hình thay đổi trên thị trường, không tạo điều kiện cho nhân viên tập trung vào các giải pháp ngắn hạn.
  • Hệ thống KPI hành vi – Behavior: Đây là hệ thống tương đối mới với các nhà nhân sự ở Việt Nam. Các KPI hành vi thích hợp với các vị trí mà đầu ra rất khó lưỡng hóa như hành vi tích cực làm việc, chăm chỉ, cẩn thận.
  • Hệ thống KPI năng lực – Compentencies: Các KPI về năng lực chú trọng vào khả năng của nhân viên. Hệ thống KPI này tập trung vào nguyên nhân thay vì kết quả đạt được.
Các chỉ số đánh giá KPI cơ bản
Các chỉ số đánh giá KPI cơ bản

3. Tầm quan trọng của xây dựng hệ thống KPI

Không ai có thể phủ nhận vai trò quan trọng của KPI trong quản trị hệ thống doanh nghiệp. Đây là công cụ không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn hoạt động hiệu quả và phát triển bền vững. Dưới đây là 5 vai trò của việc xây dựng hệ thống KPI đánh giá nhân viên:

3.1. Đo lường mục tiêu của bạn

KPI là phương pháp đo lường các mục tiêu và chỉ tiêu của cá nhân hay tập thể. Nó giúp bạn nhìn thấy bạn đang sai ở đâu và đưa ra biện pháp để đạt mục tiêu nhanh hơn. Tuy nhiên, bạn không nên nhầm lẫn giữa KPI và mục tiêu của công ty.

KPI đóng vai trò như một công cụ đo lường mục tiêu
KPI đóng vai trò như một công cụ đo lường mục tiêu

3.2. Tạo ra môi trường học hỏi

Tạo ra môi trường học hỏi lành mạnh, thân thiện là một trong những tác dụng của KPI. Tại sao? Khi phát hiện một điểm không thuận lợi trên KPI, người quản lý có cơ hội nói chuyện với các thành viên hoặc cá nhân liên quan tới vấn đề này. Đây là cơ hội để họ hướng dẫn nhân viên cách để thực hiện tốt các mục tiêu đề ra.

KPI có tác dụng tạo ra môi trường học hỏi để phát triển
KPI có tác dụng tạo ra môi trường học hỏi để phát triển

3.3. Tiếp nhận các thông tin quan trọng

KPI có vai trò như là một bức tranh tổng quan về hiệu suất của công ty. Khi bạn đang ở trong một môi trường cạnh tranh cao, thông tin đó có thể đóng vai trò quan trọng trong việc đánh bại đối thủ. Các dữ liệu thời gian thực mà KPI cung cấp cho phép bạn điều chỉnh hệ thống để đạt mục tiêu hiệu quả nhất.

Vai trò của xây dựng hệ thống KPI trong việc tiếp nhận các thông tin quan trọng để đánh bại đối thủ
Vai trò của xây dựng hệ thống KPI trong việc tiếp nhận các thông tin quan trọng để đánh bại đối thủ

3.4. Khuyến khích tinh thần trách nhiệm

Nếu không có số liệu thống kê từ hệ thống KPI, bạn có thể gặp nguy cơ từ việc đánh giá không chính xác nhân viên. Bạn có thể nhận thấy rằng nhân viên hoạt động kém vì họ có vấn đề về thời gian hoặc thiếu sự gắn bó với công ty. Tuy nhiên, bạn không có bằng chứng để chứng minh điều đó. Do đó, KPI khuyến khích tinh thần trách nhiệm cho cả người lao động và người sử dụng lao động.

Xây dựng KPI là một trong những cách nâng cao trách nhiệm của nhân viên
Xây dựng KPI là một trong những cách nâng cao trách nhiệm của nhân viên

3.5. Nâng cao nhuệ khí

Sự hài lòng của nhân viên chính là phương pháp để nâng cao hiệu suất và văn hóa công ty. Nhân viên sẽ cảm thấy có động lực khi nhận được các báo cáo tích cực, đáp ứng các tiêu chí nhất định của KPI theo từng thời điểm.

Tác dụng của KPI trong việc nâng cao tinh thần làm việc và xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Tác dụng của KPI trong việc nâng cao tinh thần làm việc và xây dựng văn hóa doanh nghiệp

4. Quy trình xây dựng hệ thống KPI

Mỗi doanh nghiệp hay cá nhân đều phụ thuộc vào những kế hoạch, mục tiêu riêng, vì thế, sẽ có những hệ thống KPI riêng biệt. Tuy nhiên, quy trình xây dựng hệ thống KPI đều tuân theo 6 bước sau:

4.1. Xác định chủ thể xây dựng KPI

Chủ thể xây dựng KPI là người có chuyên môn cao, nắm rõ mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức. Đồng thời, họ phải là người hiểu rõ về phương thức thiết lập KPI. Ngoài ra, để đảm bảo tính thống nhất, hiệu quả cần phải có sự góp ý từ các cá nhân, bộ phận liên quan.

4.2. Xác định rõ chức năng – nhiệm vụ của các bộ phận

Trước khi xây dựng KPI cho doanh nghiệp cần xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, cá nhân để đưa ra KPI hợp lý cho từng trường hợp cụ thể.

4.3. Xác định vị trí chức danh, nhiệm vụ của từng bộ phận

Bước này đòi hỏi cần phải mô tả rõ ràng, chi tiết từng công việc ứng với từng chức danh nhất định.

4.4. Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu KPI

  • Chỉ số của nhóm bộ phận: Xây dựng dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm, bộ phận.
  • Chỉ số cá nhân: Được xây dựng theo đúng yêu cầu về tiêu chí SMART.
  • Xây dựng kỳ đánh giá từng chỉ số cụ thể.

4.5. Xác định khung điểm cho kết quả

Mỗi chỉ số sẽ có mức độ điểm khác nhau phụ thuộc vào mức độ hoàn thành và tính hiệu quả công việc.

4.6. Đo lường – Tổng kết – Điều chỉnh

Dựa trên những khung điểm kể trên, nhà quản lý sẽ tổng kết lại tổng điểm cũng như đưa ra kết luận. Từ đó, đưa ra những điều chỉnh phù hợp hơn.

Quy trình xây dựng hệ thống KPI cho từng cá nhân, doanh nghiệp
Quy trình xây dựng hệ thống KPI cho từng cá nhân, doanh nghiệp

5. Khái niệm thẻ điểm cân bằng BSC là gì? Lợi ích của thẻ điểm cân bằng đối với doanh nghiệp

Thẻ điểm cân bằng BSC là một hệ thống quản lý giúp doanh nghiệp thiết lập, thực hiện, giám sát và đo lường để thực hiện các mục tiêu của mình. Nói cách khác, BSC là phương pháp chuyển đổi tầm nhìn và chiến lược thành mục tiêu, chỉ tiêu đánh giá và hoạt động cụ thể.

Thẻ điểm cân bằng BSC có 4 lợi ích chính:

  • BSC lập ra chiến lược hoàn chỉnh, chi tiết, có triển vọng: BSC là khung xương, nền tảng để tạo ra một chiến lược. Nó thể hiện được các mối gắn kết và quan hệ giữa các yếu tố với nhau: tài chính, khách hàng, quá trình nội bộ, học tập và phát triển. Đó là những yếu tố tạo nên một bản kế hoạch , chiến lược hoàn chỉnh.
  • BSC là sợi dây gắn kết các dự án với nhau: Đặt mục tiêu dựa vào BSC giúp các dự án dễ dàng liên kết và hỗ trơ nhau trong quá trình thực hiện, đảm bảo toàn bộ hệ thống đang đi đúng hướng.
  • BSC giúp truyền thông cho doanh nghiệp dễ dàng hơn: BSC làm cho nhân viên hiểu rõ kế hoạch. Từ đó, việc truyền thông nội bộ dễ dàng và thuận tiện hơn. BSC giúp đối tác nắm được các chiến lược cơ bản, giúp cho quá trình hợp tác thuận tiện hơn.
  • BSC cải thiện hiệu suất báo cáo: BSC là sự tổng hợp hài hòa các kế hoạch giúp doanh nghiệp nắm được tình hình, sự cố phát sinh, kết quả đạt được.
Thẻ điểm cân bằng BSC chuyển đổi tầm nhìn thành các mục tiêu cụ thể
Thẻ điểm cân bằng BSC chuyển đổi tầm nhìn thành các mục tiêu cụ thể

6. Quy trình xây dựng thẻ điểm cân bằng BSC

6.1. Xác định mục tiêu

Trước khi lên kế hoạch chi tiết và lập biểu đồ thời gian cho những dự định cần thực hiện, nhóm BSC cần phải rà soát lại sứ mệnh, tầm nhìn mà tổ chức mong muốn hướng tới. từ đó, thiết lập các mục tiêu phù hợp. Mục tiêu thường được thiết lập dựa trên các tiêu chí SMART. 

Xác định mục tiêu là bước đầu trong quy trình xây dựng mô hình thẻ điểm cân bằng BSC
Xác định mục tiêu là bước đầu trong quy trình xây dựng mô hình thẻ điểm cân bằng BSC

>>>Xem thêm: Ưu và nhược điểm khi xây dựng hệ thống KPI và BSC theo SMART

6.2. Xác định thước đo       

Điều khác biệt của BSC với các mô hình chiến lược chính là sự phản ánh mục tiêu thông qua các chỉ số đo lường KPI. Đây là công cụ đo lường mà các tổ chức thường sử dụng để đánh giá hiệu quả công việc. Thông qua các chỉ số này, các mục tiêu rõ ràng, cụ thể hơn.

Xác định thước đo thẻ điểm cân bằng
Xác định thước đo thẻ điểm cân bằng

6.3. Thiết lập các chỉ tiêu thực hiện

Thước đo được cụ thể hóa bằng các chỉ tiêu. Do đó, việc thiết lập các chỉ tiêu phải căn cứ vào định hướng phát triển của tổ chức trong từng giai đoạn. Khi thiết lập và lựa chọn các chỉ tiêu cần phải thu thập các kết quả đã thực hiện được trong quá khứ để thấy được xu thế ở tương lai.

Thiết lập các chỉ tiêu thực hiện
Thiết lập các chỉ tiêu thực hiện

7. 6 sai lầm khi ứng dụng BSC và chỉ số KPI trong doanh nghiệp

7.1. Thiếu chiến lược kinh doanh

BSC và KPI là công cụ quản trị mục tiêu xuyên suốt từ cao đến thấp trong doanh nghiệp. Do đó, để ứng dụng thành công công cụ này, doanh nghiệp phải có chiến lược kinh doanh dài lâu. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp thường đặt mục tiêu một cách mơ hồ và chung chung. Kết quả là BSC và KPI dù có hiện đại, khoa học đến mấy thì cũng không đem lại hiệu quả như mong muốn do hệ thống không có một thước đo cụ thể nào.

Thiếu chiến lược kinh doanh là một trong những sai lầm khi ứng dụng phương pháp thẻ điểm cân bằng BSC và KPI trong doanh nghiệp
Thiếu chiến lược kinh doanh là một trong những sai lầm khi ứng dụng phương pháp thẻ điểm cân bằng BSC và KPI trong doanh nghiệp

7.2. Nhầm lẫn giữa kế hoạch kinh doanh và các chỉ tiêu KPI

Nhiều doanh nghiệp hiện nay hiểu và sử dụng KPI như một bản kế hoạch kinh doanh tương ứng với bộ phận và cá nhân theo từng thời kỳ. Cách hiểu như vậy đã dẫn đến sai lầm nghiêm trọng. Các cá nhân cứ mải chạy theo các chỉ tiêu của cá nhân, bộ phận mà vô tình sao nhãng các chỉ tiêu cốt lõi của doanh nghiệp dẫn đến tình trạng rối loạn trong việc thực hiện các mục tiêu.

Nhầm lẫn giữa kế hoạch kinh doanh và các chỉ tiêu là sai lầm thường gặp khi ứng dụng BSC và KPI
Nhầm lẫn giữa kế hoạch kinh doanh và các chỉ tiêu là sai lầm thường gặp khi ứng dụng BSC và KPI

7.3. Ứng dụng phương pháp thẻ điểm cân bằng BSC và KPI nửa vời

BSC và KPI là công cụ gắn kết các mục tiêu trong tổ chức. Tuy nhiên, thực tế nhiều doanh nghiệp Việt Nam vẫn đang triển khai hệ thống này một cách nửa vời. Thông qua hệ thống KPI, các mục tiêu doanh nghiệp được truyền đạt đến đội ngũ quản lý cấp trung. Nhân viên vẫn tiếp tục sử dụng các chỉ tiêu chung chung, không liên quan đến mục tiêu doanh nghiệp. Tình trạng này dẫn đến sự thất bại trong việc áp dụng hệ thống BSC và KPI.

Ứng dụng mô hình thẻ điểm cân bằng BSC và KPI trong doanh nghiệp một cách nửa vời
Ứng dụng mô hình thẻ điểm cân bằng BSC và KPI trong doanh nghiệp một cách nửa vời

7.4. Thiếu quyết tâm và kiên trì khi ứng dụng BSC và KPI

Bất kỳ một hệ thống nào cũng phải có quá trình thử nghiệm và điều chỉnh cho phù hợp. Do đó, đừng vội vàng kết luận về tính hiệu quả của công cụ khi chưa phát huy hết năng lực của nó. Ngược lại, hãy tập trung triển khai, thử nghiệm và đánh giá kết quả khi áp dụng BSC và KPI để mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp.

Thiếu quyết tâm và kiên trì khi áp dụng BSC và KPI
Thiếu quyết tâm và kiên trì khi áp dụng BSC và KPI

7.5. Thiếu hệ thống thu thập thông tin

Khi nhìn vào các chỉ tiêu của hệ thống BSC và KPI, người ta chỉ thấy kết quả cuối cùng. Tuy nhiên, nếu nhìn nhận và triển như vậy sẽ không đem lại kết quả như mong muốn. Nhiều doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng BSC và KPI nhưng không chuẩn bị cho mình một hạ tầng thu thập thông tin đầy đủ để giám sát và đánh giá quá trình thực hiện. Việc đánh giá không chính xác sẽ khiến BSC và KPI mất đi nhiều tác dụng vốn có của nó.

Thiếu hệ thống thu thập thông tin trong quá trình ứng dụng BSC và KPI
Thiếu hệ thống thu thập thông tin trong quá trình ứng dụng BSC và KPI

7.6. Thiếu sự phân cấp trong hoạt động

Thói quen ôm đồn của người lãnh đạo sẽ gây ra khó khăn trong việc ứng dụng BSC và KPI. Sự thiếu phân cấp, phân quyền trong doanh nghiệp dẫn đến mọi kết quả đánh giá trở nên chủ quan, duy ý chí và phụ thuộc nhiều vào người lãnh đạo.

Thiếu sự phân cấp trong quá trình úng dụng mô hình BSC và KPI trong doanh nghiệp
Thiếu sự phân cấp trong quá trình úng dụng mô hình BSC và KPI trong doanh nghiệp

8. Khóa học xây dựng hệ thống KPI

KPI là một công cụ mang tính chiến lược trong quản trị hệ thống doanh nghiệp. Tuy nhiên, làm sao để thiết lập hệ thống KPI hoàn chỉnh, đem lại giá trị cho doanh nghiệp thì không phải là điều dễ dàng. Do đó, việc đào tạo KPI đang là một thách thức lớn hiện nay.

Khóa học “Xây dựng hệ thống đánh giá thành tích KPI” của PMS sẽ mang đến cho bạn lời giải đáp về cách xây dựng chỉ số KPI cho nhân viên. Đây là khóa học hướng đến các phương pháp, kỹ năng để xây dựng hệ thống KPI hoàn hảo theo công nghệ mới BSC (thẻ điểm cân bằng).

>>>Xem thêm: Khóa học Xây dựng hệ thống KPI theo định dạng BSC

 

Lịch khai giảng Liên hệ nhanh
0965 845 468