Quản lý thời gian là gì? Thế nào là kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả?

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn đạt được nhiều thành công trong công việc và cuộc sống. Đó là lý do vì sao cùng một quỹ thời gian như nhau, nhưng có người rất thành công, có người lại không làm được gì.

Quản lý thời gian là gì? Thế nào là kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả?

Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng sống không thể thiếu tạo nên những con người thành công. Đặc biệt, đối với những con người bận rộn thì kỹ năng này lại càng quan trọng. Nó giúp bạn biết sắp xếp thời gian cho từng công việc và không có công việc nào được bỏ qua hay sót lại.

1. Khái niệm kỹ năng quản lý thời gian

Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và tổ chức thời gian cho từng hoạt động cụ thể, chi tiết cho các mục tiêu đề ra. Kỹ năng quản lý thời gian càng tốt, quỹ thời gian bạn sử dụng càng hiệu quả. Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá dựa trên kết quả hoàn thành, không dựa trên thời gian làm nhanh hay chậm.

Kỹ năng quản lý thời gian là gì? Đó là kỹ năng lên kế hoạch và tổ chức thời gian cho các hoạt động cụ thể
Kỹ năng quản lý thời gian là gì? Đó là kỹ năng lên kế hoạch và tổ chức thời gian cho các hoạt động cụ thể

2. Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian trong công việc

Tại sao cần phải quản lý thời gian? Một ngày chỉ có 24 tiếng, một năm chỉ có 365 ngày. Vậy làm sao để bạn có thể hoàn thành hết các mục tiêu và dự định đã đặt ra? Tất cả là nhờ vào việc quản lý thời gian hiệu quả. Dưới đây là 3 ý nghĩa quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian:

2.1. Giúp tăng năng suất làm việc

Biết cách quản lý thời gian sẽ giúp bạn sắp xếp các kế hoạch và nhiệm vụ hàng ngày theo thứ tự ưu tiên, việc quan trọng làm trước, việc ít quan trọng hơn làm sau. Với danh sách này, chắc chắn năng suất làm việc của bạn sẽ tăng lên một cách đáng ngờ.

Ý nghĩa của việc quản lý thời gian hiệu quả
Ý nghĩa của việc quản lý thời gian hiệu quả

Kỹ năng quản lý thời gian càng tốt, việc ngăn ngừa lãng ngừa lãng phí thời gian càng hiệu quả. Từ đó, bạn sẽ có thời gian nâng cao việc sáng tạo cho bản thân nhờ vào những khoảng thời gian được sắp xếp hiệu quả.

2.2. Rèn luyện khả năng quyết định, giảm bớt áp lực

Thiếu kỹ năng quản lý thời gian sẽ dẫn đến nhiều áp lực trong công việc, dẫn đến những quyết định sai lầm vì không đủ thời gian cho phép. Ngược lại, nếu bạn biết cách quản lý thời gian, bạn không những đáp ứng được deadline mà còn có thời gian suy nghĩ và đưa ra những quyết định sáng suốt cho bản thân.

Tại sao cần phải quản lý thời gian hiệu quả? Đó là phương pháp để giảm bớt áp lực công việc.
Tại sao cần phải quản lý thời gian hiệu quả? Đó là phương pháp để giảm bớt áp lực công việc.

2.3. Hạn chế thói quen xấu, tạo động lực hành động

Những thói quen xấu như trì hoãn công việc, không biết nói không, tổ chức kém sẽ gây ra tác hại khôn lường cho cá nhân, tập thể. Do đó, quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn loại bỏ những thói quen đó. Đồng thời, tạo động lực để thực hiện những kế hoạch đã được lên mục tiêu và thời gian biểu chính xác.

Thói quen xấu là yếu tố ảnh hưởng đến việc quản lý thời gian
Thói quen xấu là yếu tố ảnh hưởng đến việc quản lý thời gian

3. Lợi ích của kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

214159 112551 Tich Có thời gian phát triển bản thân khi dành thời gian cho việc tập thể dục, ngồi thiền, yoga,…vào mỗi buổi sáng.

214159 112551 Tich Có tinh thần sẵn sàng cho các kế hoạch lớn.

214159 112551 Tich Làm việc thật hiệu quả nhờ vào việc sắp xếp thời gian cụ thể cho từng công việc.

214159 112551 Tich Liệt kê được chính xác việc mình cần làm.

214159 112551 Tich Giúp bạn bỏ được thói quen xấu gây lãng phí thời gian.

214159 112551 Tich Tạo cho bạn tính kỷ luật với bản thân.

214159 112551 Tich Giúp não bộ tập trung.

Lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả
Lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả

4. Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Quản lý thời gian là vấn đề quan trọng cần được quan tâm trong việc lập kế hoạch hiện nay. Nó đòi hỏi phải cố gắng và làm chủ được thời gian để hoàn thành các mục tiêu đặt ra. Dưới đây là 6 Kỹ năng giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả:

4.1. Xác định mục tiêu

Đây là bước đầu trong phương pháp quản lý thời gian khoa học nhất. Khi có mục tiêu rõ ràng bạn sẽ biết mình cần làm gì để đạt được mục tiêu đó. Tuy nhiên, bạn cần lên kế hoạch cụ thể cho các công việc cần làm. Bởi khi bạn làm chủ được thời gian thì bạn sẽ không để thời gian trôi qua một cách lãng phí.

Xác định mục tiêu rõ ràng là bước đầu trong phương pháp quản lý thời gian hiệu quả
Xác định mục tiêu rõ ràng là bước đầu trong phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

4.2. Liệt kê các việc phải làm

Sau khi đã xác định được mục tiêu, bạn cần lên danh sách các công việc cần làm để hoàn thành mục tiêu đó. Việc này giúp bạn dễ dàng quản lý thời gian quý giá của mình. Công việc càng rõ ràng bao nhiêu thì mức độ hoàn thành càng cao bấy nhiêu.

Liệt kê các công việc cần làm bằng checklist
Liệt kê các công việc cần làm bằng checklist

4.3. Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên

Sau khi liệt kê các công việc cần làm, bạn hãy dành một chút thời gian xem lại công việc nào là quan trọng cần làm trước, công việc nào ít quan trọng để làm sau. Việc sắp xếp này giúp bạn không vội vàng hay căng thẳng vì bỏ lỡ những việc quan trọng. Ngược lại, nó còn giúp bạn có thời gian để giải quyết các công việc khác đúng hạn.

Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên để quản lý thời gian tốt nhất
Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên để quản lý thời gian tốt nhất

4.4. Từ bỏ thói quen xấu

Trong quá trình thực hiện mục tiêu, chắc chắn bạn sẽ gặp phải các thói quen xấu, làm gián đoạn việc thực hiện các công việc. Do đó, bạn nên lập danh sách các thói quen đó ra, loại bỏ chúng ra khỏi cuộc sống một cách logic. Cách tốt nhất để loại bỏ thói quen xấu là thay thế bằng những thói quen tốt.

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả nhất là thay đổi thói quen xấu
Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả nhất là thay đổi thói quen xấu

4.5. Tổng kết

Trước khi kết thúc ngày làm việc, bạn nên tổng kết lại để xem những công việc bạn đã làm được và chưa làm được? Thời gian bỏ ra là bao lâu? Có đúng như trong kế hoạch hay không? Lý do chưa làm được là gì? Từ đó, bạn có cái nhìn tổng thể về các công việc và hoạch định lại kế hoạch cho phù hợp với khả năng của bản thân.

Tổng kết lại những công việc đã lên kế hoạch
Tổng kết lại những công việc đã lên kế hoạch

4.6. Không ngừng học hỏi

Ngoài công việc và học tập chính hàng ngày, bạn đừng bỏ lỡ cơ hội tham gia các khóa học kỹ năng mềm, các buổi chia sẻ kinh nghiệm,… Đọc sách cũng là phương pháp bồi dưỡng kiến thức cho bản thân. Qua đó, bạn có khả năng tư duy và làm chủ các vấn đề, giúp bạn dễ dàng đi đến thành công hơn.

Không ngừng học hỏi bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng cho bản thân
Không ngừng học hỏi bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng cho bản thân

>>>Xem thêm: Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

5. Kỹ năng quản lý thời gian với quy tắc 80/20

Steven Covey, tác giả quyển sách nổi tiếng “7 thói quen người thành đạt” cho rằng “Thách thức của chúng ta không phải là quản lý thời gian, mà là làm sao quản lý được chính mình”. Do đó, để thành công trong công tác quản lý, bạn cần biết cách quản lý công việc thật hiệu quả trong 24 giờ quý báu của ngày. Hãy thử phương pháp quản lý thời gian với quy tắc 80/20 dưới đây:

5.1. Thử thách mình với lịch làm việc thật “dày”

Bạn dự định làm bao nhiêu việc trong 1 ngày? Nếu bạn đặt ra mục tiêu hoàn thành 1 việc trong 1 ngày, bạn sẽ chỉ hoàn thành được 1 công việc đó thôi. Tuy nhiên, nếu bạn đặt mục tiêu hoàn thành 2 việc mỗi ngày, bạn sẽ hoàn thành được cả 2 việc. Nếu bạn đặt mục tiêu hoàn thành 10 việc, bạn có làm hết không? Tất nhiên bạn sẽ bị quá tải và chỉ hoàn thành được 7-8 việc. Hãy thử thử thách bản thân với lịch làm việc thật dày, nó sẽ kích thích khả năng làm việc của bạn rất hiệu quả.

Thử thách bản thân với lịch làm việc dày theo quy tắc 80/20 trong quản lý thời gian
Thử thách bản thân với lịch làm việc dày theo quy tắc 80/20 trong quản lý thời gian

5.2. Tập trung cao để giải quyết dứt điểm công việc

Hãy áp dụng nguyên tắc “giải quyết dứt điểm từng công việc một” để bạn không rơi vào tình trạng ôm đồm quá nhiều việc, khiến cho công việc trở nên kém hiệu quả. Ngoài ra, câu nói “Đừng để việc hôm nay ngày mai mới làm” cũng phù hợp trong hoàn cảnh này.

Áp dụng nguyên tắc tập trung giải quyết dứt điểm từng công việc một
Áp dụng nguyên tắc tập trung giải quyết dứt điểm từng công việc một

5.3. Phát triển kỹ năng đọc nhanh

Những nhà quản lý thành công là những người có khả năng đọc nhanh siêu phàm. Hãy tưởng tượng mỗi ngày bạn nhận được hàng trăm email của nhân viên, của sếp trên và những email khác, bạn làm thế nào để đọc hết tất cả chúng trong 1 ngày? Bí kíp nằm ở đâu? Thay vì bạn đọc từng từ một, bạn nên đọc ý chính trong đoạn email đó. Nếu dành 15 phút mỗi ngày để luyện tập, chỉ sau một thời gian ngắn, tốc độ đọc của bạn sẽ tăng lên gấp đôi.

Rèn luyện phương pháp đọc nhanh trong quy tắc 80/20
Rèn luyện phương pháp đọc nhanh trong quy tắc 80/20

5.4. Dành 1 tiếng mỗi ngày cho riêng bạn

Dành 1 tiếng mỗi ngày cho riêng bạn để đọc 1 cuốn sách, học bơi, nấu ăn, nghiên cứu kế hoạch kinh doanh cho tương lai. Nếu một ngày bạn dùng 1 giờ, một năm bạn sẽ có 365 giờ để làm những việc mà bạn than phiền là không có thời gian. Dành 1 giờ để nghiên cứu lĩnh vực mình yêu thích, bạn sẽ trở thành chuyên gia trong 5 năm, bạn biết không?

Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả theo quy tắc 80/20
Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả theo quy tắc 80/20

>>>Xem thêm: Bí quyết quản lý thời gian hiệu quả của CEO

6. Khóa đào tạo kỹ năng quản lý thời gian

Quản lý thời gian là kỹ năng vô cùng quan trọng đối với mỗi người. Nó quyết định sự thành công hay thất bại của chúng ta. Do đó, tham gia các khóa học chia sẻ kinh nghiệm, kỹ năng sống, cách quản lý thời gian hiệu quả là rất cần thiết cho những ai không biết quản lý thời gian của bản thân.

Lớp học: “Kỹ năng quản lý thời gian” tại PMS sẽ giúp cho các bạn có phương pháp quản lý tốt thời gian của chính mình, không để thời gian trôi đi một cách lãng phí và vô ích. Ngoài ra, bạn còn có khả năng đặt mục tiêu, lên kế hoạch công việc cụ thể sau khi kết thúc khóa học.

>>>Xem thêm: Khóa học Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Lịch khai giảng Liên hệ nhanh
0965 845 468