6 bước giao tiếp hiệu quả dành cho nhà quản lý sản xuất chuyên nghiệp

Nhân viên là bộ phận cốt lõi của các Doanh nghiệp sản xuất. Họ có vai trò trực tiếp ảnh hưởng đến chiến lược và kết quả, các nhân viên nhà máy phải đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ, các sản phẩm có chất lượng được tạo ra theo đúng thông số kỹ thuật chính xác, và đến tay khách hàng đúng hạn.

Tuy vai trò của các nhân viên sản xuất quan trọng nhưng phần lớn lại ít được quan tâm. Theo một nghiên cứu gần đây do Gallup công bố, chỉ 25% số nhân viên sản xuất được Doanh nghiệp quan tâm kết nối, thấp hơn mức trung bình trong nước của nhân viên Hoa Kỳ đến 8 điểm phần trăm.

Apa yang Dimaksud dengan Kesamaan Harga Faktor Produksi (Factor Price Equalization)? - Ilmu Ekonomi - Dictio Community

Việc sao nhãn, ít quan tâm này gây ảnh hưởng xấu khiến các kết quả của các Doanh nghiệp trở nên kém hiệu quả. Để theo kịp các bước phát triển nhanh toàn cầu, ngành sản xuất đang tìm cách tiêu chuẩn hóa và liên tục cải tiến các hoạt động, nỗ lực tích cực này hiển nhiên sẽ cần đến sự quan tâm và phát triển chính vào các nhân tố cốt lõi chính là nhân viên.

Về cơ bản, cải thiện kỹ năng giao tiếp là chìa khóa để truyền động lực và gắn kết nhân viên. Tuy nhiên, việc tiếp cận các nhân viên trong Doanh nghiệp thì không dễ dàng  vì những thách thức tự nhiên trong công việc. Những nhân viên này thường ít tiếp xúc với các thông tin truyền thông xã hội như email hoặc điện thoại thông minh và việc phải làm việc nhiều ca cả ngày và môi trường nhà máy ồn ào, khiến việc trò chuyện trực tiếp với họ trở nên khó hơn.

Khi các nhân viên phải gánh vác mọi áp lực của công việc, họ sẽ có thể đâm ra lo lắng với những suy nghĩ như: Công việc có phải của tôi không? Nếu có, cụ thể nó là gì? Và có ai thực sự quan tâm đến cách tôi làm việc hằng ngày không?

Trong khi đó, những nhà quản lý thường cảm thấy phân vân. Với những yêu cầu to lớn của thời gian và áp lực về hiệu quả công việc và tiết kiệm chi phí, các nhà lãnh đạo công ty có thể gặp khó khăn trong việc kết nối đúng lúc với nhân viên.

NHỮNG NGUYÊN NHÂN LÀM GIẢM HIỆU QUẢ GIAO TIẾP

Sự thiếu liên kết với doanh nghiệp của nhân viên thường là kết quả từ việc giao tiếp kém hiệu quả. Dưới đây chỉ là một tóm tắt của những vấn đề hàng đầu xảy ra trong giao tiếp khiến nhân viên rời bỏ doanh nghiệp:

  • Truyền đạt thông tin quá tải gây khó phân biệt điều quan trọng nhất.
  • Cung cấp thông tin về mục tiêu và ưu tiên kinh doanh không rõ ràng.
  • Những nhà lãnh đạo chỉ nói suông và không chứng minh được ý nghĩa thực sự của việc làm nhóm.
  • Sử dụng giao tiếp như một công cụ để kiểm tra và không mang lợi ích hoặc không giúp việc truy cập nhiều nền tảng dễ dàng hơn.
  • Bản thân các nhà lãnh đạo rõ ràng không nhận ra giá trị của giao tiếp và không lập kế hoạch để làm việc này.
  • Đưa ra phát biểu mang tính đối phó, chung chung và không liên quan đến câu hỏi hoặc nhu cầu của nhân viên.
  • Thường xuyên che giấu nhân viên các thông tin có giá trị.
  • Quyền tiếp cận các quản lý và cấp lãnh đạo của nhân viên bị hạn chế.
  • Giao cho nhân viên những chỉ thị không có ngữ cảnh hoặc không rõ nguồn gốc.
  • Phát tán thông tin trên phương tiện truyền thông hoặc cộng đồng trước khi chia sẻ với nhân viên.

Khi các Doanh nghiệp tập trung cải thiện sự trao đổi thông tin ở nhà máy ,họ thường đạt được bước tiến đáng kể trong việc gắn kết nhân viên. Và giao tiếp tốt sẽ mang lại nhiều lợi ích trực tiếp cho doanh nghiệp. Cụ thể, những nhân viên tận tụy và tích cực gắn bó với doanh nghiệp được chứng minh là có khả năng ở lại công ty cao hơn 87%.

6 Bước Chính để Giao Tiếp Hiệu Qủa Trong Sản Xuất

Việc bỏ ra nhiều công sức để cải thiện việc giao tiếp có thể giúp phát triển văn hóa chung, mức độ tương tác và sự thành công của doanh nghiệp. Một nhà sản xuất ô tô hàng đầu thế giới như Tenneco, đã thấy được kết quả đáng khích lệ khi cải tiến nỗ lực truyền thông trong những nhà máy có biểu hiện tương tác thấp nhất. Kinh nghiệm của Tenneco, và nhiều công ty sản xuất khác chứng minh việc giao tiếp hiệu quả giúp cải thiện văn hóa tổng thể của doanh nghiệp. Cùng PMS tìm hiểu thêm 6 bước giúp nhà quản lý cải thiện khả năng giao tiếp nhằm đạt những kết quả tốt.

6 Bước Giao Tiếp Hiệu Quả

 

Bước 1: Xác định những nội dung cần trao đổi trước khi giao tiếp.

Để nội dung bạn cần truyền đạt đến đúng người nghe mà không lan man dài dòng, bạn cần có một kế hoạch những nội dung cần trao đổi một cách khoa học, để tránh mất thời dưới đây là một vài nguyên tắc bạn cần chuẩn bị trước khi bắt đầu một cuộc trao đổi thông tin với cấp dưới:

  • Các tiêu chuẩn trao đổi thông tin rõ ràng trong xưởng sản xuất
  • Truyền đạt nhất quán sứ mệnh, mục tiêu và chiến lược trong nhà máy để nhân viên liên tục ý thức được về những gì doanh nghiệp mong đạt được
  • Quy trình giao tiếp theo cấu trúc cũng cho phép tiếp cận phù hợp những mong muốn cụ thể của địa phương.
  • Thường xuyên đo lường sự truyền đạt thông tin trong nhà máy để hiểu rõ những gì đang hoạt động tốt, và những gì cần phải cải thiện.

Bước 2: Xác lập mục tiêu rõ ràng trong công việc khi trao đổi với cấp dưới.

Xác lập mục tiêu rõ ràng khi trao đổi với nhân viên là một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhà quản lý nói chung và của nhà quản lý sản xuất nói riêng. Bởi mục tiêu càng rõ ràng, chuyên nghiệp thì hiệu quả công việc đạt được càng cao hơn.

Mục tiêu rõ ràng – FSB REVIEWS

Thông thường, việc thiết lập mục tiêu cho nhân viên thường được nhà quản lý thảo luận và xây dựng theo một chu kỳ nhất định, sao cho phù hợp với mục tiêu đề ra. Và để việc thiết lập mục tiêu đạt được kết quả tốt nhất, cần xây dựng dựa trên những cơ sở sau đây:

– Phân tích tình hình thị trường hiện nay, xem xét nó ảnh hưởng như thế nào đến quá trình thiết lập mục tiêu.

– Phân tích điểm yếu, điểm mạnh bên trong bộ phận sản xuất của công ty/doanh nghiệp.

– Phân tích môi trường làm việc, bao gồm các yếu tố khác nhau như: pháp lý, kinh tế, xã hội, công nghệ…

– Tổng kết các mục tiêu chiến lược dài hạn và ngắn hạn xem xét cái nào đã hoàn thành và cái nào chưa hoàn thành.

Bước 3: Tổ chức truyền thông hiệu quả tại nơi làm việc.

Việc tổ chức truyền thông nội bộ giúp truyền tải thông điệp và tầm nhìn của lãnh đạo đến với các nhân viên. Thúc đẩy việc phát triển giao tiếp một cách hiệu quả giữa những con người trong cùng một tổ chức. Điều này có thể có nghĩa là bất cứ điều gì từ việc thông báo một chính sách mới hoặc thông báo cho mọi người về một sự kiện, đến việc thực hiện một cuộc kiểm tra văn hóa hoặc cam kết trên toàn tổ chức. Nó liên quan đến việc sản xuất và đưa ra các thông điệp và chiến dịch.

Truyền thông nội bộ: Hướng dẫn doanh nghiệp xây dựng chiến lược từ A - Z - Base Resources

Truyền thông nội bộ nếu không làm tốt sẽ làm cho tổ chức không vững mạnh, các thành viên không ý thức được sức mạnh đoàn kết của doanh nghiệp, giá trị cộng hưởng và kết nối cũng không hiệu quả. Truyền thông nội bộ đạt hiệu quả cao nhất khi được sự đồng lòng xây dựng của các trưởng bộ phận và được giám sát bởi ban giám đốc.

Bước 4: Xuất bản các ấn phẩm về các phương pháp hay nhất và đưa ra hướng dẫn từng bước, bao gồm các công cụ, tiêu chuẩn thực hiện công việc.

Để cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả tại doanh nghiệp sản xuất, nhà quản lý sản xuất cần phải am hiểu rõ các thiết bị, công cụ tại nơi làm việc hay thậm chí là các tiêu chuẩn về sản xuất để từ đó có thể hướng dẫn, giúp đỡ cho nhân viên. Ngoài ra còn khẳng định được vị thế vai trò của một nhà quản lý đúng mực luôn quan tâm đến khó khăn của nhân viên và tích cực tìm giải pháp tốt nhất để đưa đến sự hài lòng nhất cho nhân viên. Từ đây bất kể khả năng nào cũng sẽ phát triển không riêng kỹ năng giao tiếp, đồng thời tạo nên một môi trường năng động, hòa đồng giúp cho nhân viên tích cực công hiến cho hiệu quả công việc. Các hình thức giao tiếp bằng hình ảnh các thông điệp truyền động lực, châm ngôn cũng vô cùng hiệu quả tạo động lực để nhân viên phát triển và nỗ lực trong công việc.

Bước 5: Chia sẻ những khó khăn, hỗ trợ các công việc liên quan.

Mặc dù chiến lược được coi là nguồn tài nguyên vô hạn tuyệt vời, nhưng đối với các Doanh nghiệp đang gặp khó khăn nghiêm trọng, không có gì thay thế được bằng việc huấn luyện và hỗ trợ ngay lập tức.

Một trong những vai trò quan trọng nhất với tư cách là người quản lý là đảm bảo rằng nhân viên được hỗ trợ giúp đỡ và chia sẻ khó khăn khi họ cần. Nếu nhân viên được chia sẻ những khó khăn, họ sẽ hạnh phúc hơn và làm việc hiệu quả hơn, và cũng sẽ bớt căng thẳng hơn.

Hãy nhớ rằng khi cung cấp sự hỗ trợ cho nhân viên là một cách tuyệt vời để cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn với nhân viên ấy, bạn sẽ thu hẹp được khoảng cách của mình với nhân viên và  cho phép họ thực hiện công việc; chứ không phải làm việc đó cho họ.

Bước 6: Thường xuyên cập nhật tiến độ các thay đổi trong công việc.

Theo dõi tiến độ, xây dựng và quản lý tiến độ là một trong những hoạt động khó khăn mà các nhà quản lý cần phải đối mặt và vượt qua. Để xây dựng tiến độ công việc hiệu quả, các nhà quản lý cần phải có chiến lược rõ ràng, cần thực hiện theo các bước, các cách nhằm quản lý đồng bộ dẫn đến thu được hiệu quả cao trong quản lý.

6 bước giao tiếp hiệu quả cho quản lý sản xuất

Liên tục đo lường kết quả là một phần quan trọng của bất kỳ nỗ lực cải thiện giao tiếp nào, nhưng là đặc biệt đối với các Doanh nghiệp sản xuất thực hiện việc đánh gía các thay đổi, tạo cơ hội để nhân viên cho phản hồi về những gì đang được thực hiện tốt và những chỗ có thể nảy sinh vấn đề hoặc cần được quan tâm.

Trường PMS

Lịch khai giảng Liên hệ nhanh
0965 845 468