Nguyên tắc định biên nhân sự và điều kiện cần thiết

Mặc dù thường không có công thức nhất quán để tính nhưng nó được xác định dựa trên 3 nguyên tắc định biên nhân sự cơ bản đó là:

1. Nguyên tắc 1: Các nguyên tắc về tỷ lệ tương quan

Nguyên tắc: Tỉ lệ tăng / giảm so với năm trước tương ứng với tương quan tăng/ giảm của mức doanh thu

• Ví dụ: Doanh thu 2017 tăng 30% thì định biên tăng 20%
• Bối cảnh áp dụng: Công ty có quy mô rất lớn, thay đổi nhân sự có tính quy luật cao

Nguyên tắc: Tương quan giữa nhóm vị trí trực tiếp (kinh doanh và sản xuất) với vị trí gián tiếp

• Ví dụ: Trực tiếp vs gián tiếp là 65% và 35%, Quản lý vs nhân viên là 15% – 85%
• Bối cảnh áp dụng: Công ty đã có dữ liệu điều tra của nhiều năm

Nguyên tắc: Tương quan giữa ngân sách cho các nhóm quản lý và nhân viên, gián tiếp và trực tiếp

• Ví dụ: Chi phí / doanh thu = 78%. Quỹ lương quản lý và nhân viên = 22% – 78%

2. Nguyên tắc 2: Các nguyên tắc về định mức lao động

Nguyên tắc: Theo khối lượng

• Ví dụ:

– 30 sản phẩm / ca / người

– 100 sản phẩm /ca/ dây chuyền (nhóm)

– 15 khách hàng phục vụ / ngày

– Làm sạch 800 m2 sàn / ca

• Bối cảnh áp dụng: Công việc gắn với sản xuất hoặc dịch vụ, tăng lên theo mức độ thành thạo của người thực hiện

Nguyên tắc: Theo hệ chỉ tiêu hiệu suất

• Ví dụ: Tập hợp các chỉ tiêu doanh thu (100 tỉ) và số lượng khách hàng (200 khách) / năm
• Bối cảnh áp dụng: thường áp dụng cho khối kinh doanh

Nguyên tắc: Theo thông lệ thao tác nghề nghiệp

• Ví dụ: Số lượng chứng từ hoàn thành, số báo cáo X tần suất trong năm
•      Số lượng giao dịch thực hiện / ngày.
• Bối cảnh áp dụng: Áp dụng cho khối gián tiếp

Nguyên tắc: Theo đối tượng phục vụ

• Ví dụ: 1 nhân viên nhân sự tương ứng với 60 người trong công ty
• Bối cảnh áp dụng: Áp dụng cho khối gián tiếp

3. Nguyên tắc 3: Các nguyên tắc về tần suất và thời lượng

Nguyên tắc: Dựa vào cơ cấu chức danh, tần suất và thời lượng thực hiện nhiệm vụ

• Ví dụ:

– Vị trí Kế toán chi phí bao gồm nhiệm vụ là:

– Kiểm tra chứng từ, hạch toán, thanh toán – hàng ngày, 100 chứng từ / ngày.

– Lập báo cáo: cuối mỗi tháng, 1 ngày/ báo cáo.

– Làm việc với thanh tra thuế: cuối mỗi quý, 3 ngày.

– Hoàn thiện các chứng từ thanh toán (hóa đơn, nghiệm thu, v.v.): cuối mỗi năm, 20 ngày.

• Bối cảnh áp dụng:

– Thường áp dụng cho khối gián tiếp

– Có thông lệ tham khảo được giữa các doanh nghiệp

4. Điều kiện để định biên nhân sự

• Cần có định hướng chiến lược phát triển rõ ràng.
• Có kế hoạch kinh doanh cụ thể với ngân sách và các kịch bản thay đổi.

– Đối với cập bộ phận

• Xác định được hệ thống vị trí, nhiệm vụ và quyền hạn công việc.
• Xác định được tần suất các nhiệm vụ và quy trình thực hiện công việc một cách tương đối.
• Xác định được kỳ vọng về mức độ thành thạo và ước lượng được kết quả đầu ra của các vị trí.
• Nắm rõ về mức độ ứng dụng tự động hóa trong thực thi công việc và hệ thống dữ liệu quản lý.