Getting Things Done là phương pháp quản lý thời gian vô cùng khoa học và hiệu quả giúp bạn giải quyết trăm công nghìn việc, vậy chúng ta hiểu theo nghĩa tiếng việt phương pháp này như thế nào cũng như các bước thực hiện nó. Hãy cùng PMS tìm hiểu chi tiết hơn thông qua bài viết sau.
1. Getting Things Done là gì?
Getting Things Done (Có thể được viết tắt là GTD) tạm dịch sang tiếng Việt là hoàn thành mọi thứ hiệu quả, là phương pháp quản lý thời gian và lập kế hoạch được tạo ra bởi chuyên gia tư vấn năng suất David Allen.
Theo phương pháp này thay vì bạn cứ nhồi nhét quá nhiều những việc phải làm trong đầu trong khi khả năng ghi nhớ não bộ con người có giới hạn, thì chúng ta nên chuyển hóa chúng thành danh sách những việc cần làm được ghi chép ra giấy hoặc các công cụ quản lý thời gian, để việc lưu trữ thông tin trở nên hiệu quả hơn.

2. 5 bước thực hiện Getting Things Done
2.1 Ghi lại (Capture)
Để bắt đầu GTD bạn sẽ thu thập, trình bày từng công việc mà bạn sẽ làm trong ngày, tuần ra sổ tay hoặc một phần mềm, ứng dụng quản lý thời gian. Lúc này bạn chỉ cần liệt kê chứ chưa cần phải sắp xếp chúng theo một khuôn khổ nào cả.
Tuy nhiên điều quan trọng nhất ở bước này là bạn phải thống nhất được nơi mình sẽ lựa chọn để lưu lại danh sách công việc, tránh tình trạng việc thì lưu trong sổ tay, việc thì lưu trong ghi chú điện thoại, như vậy sẽ khiến GTD bị phản tác dụng.
Ví dụ bạn chọn lưu vào sổ tay thì hãy mang chúng đến mọi nơi bạn di chuyển để đến khi có việc mới hay cần xem lại danh sách bạn chỉ cần một công cụ để ghi chép bổ sung và xem lại là đủ.
2.2 Phân tích (Clarify)
Bây giờ khi các danh sách đã có sẵn ở nơi bạn có thể nhìn thấy, bạn sẽ bắt đầu xử lý chúng. Hãy đặt ra những câu hỏi sau cho bản thân để bạn lựa chọn hướng giải quyết cho mỗi nhiệm vụ:
- Công việc này có cần thiết để làm không? Nếu có chuyển đến danh sách việc sẽ làm. Nếu không bạn có hai phương án: Nếu có tiềm năng phải làm trong tương lai, sắp xếp chúng vào nơi thích hợp đến lúc cần bạn sẽ dễ dàng xem chi tiết đó là việc gì nếu quên, còn nếu cảm thấy nó không đem lại ý nghĩa gì hãy xóa nó đi.
- Công việc có thể áp dụng quy tắc 2 phút để làm không? Với những nhóm công việc đã được phân loại cần thiết nếu bạn có thể làm trong 2 phút, hãy làm ngay hoặc gom lại các việc 2 phút vào 1 thời điểm để làm, còn nếu là việc cần nhiều thời gian, bạn sẽ đến bước sắp xếp, phân loại, lựa chọn thời gian để làm.
2.3 Sắp xếp (Organize)
Đây sẽ là bước dành cho những công việc không thể giải quyết trong 2 phút, bạn có thể dựa vào quỹ thời gian của cá nhân, sức khỏe và khả năng sáng tạo của bản thân để đặt công việc vào thời điểm nào thích hợp nhất để làm.
Chẳng hạn như đối với buổi sáng nếu như tối hôm trước bạn ngủ đủ giấc thì đó sẽ là thời điểm bạn có nhiều năng lượng trong công việc nhất, có thể sử dụng buổi sáng để làm những công việc đòi hỏi sự suy nghĩ, nghiên cứu sâu để làm.
Vào buổi tối, do đã trải qua ngày làm việc căng thẳng nên năng lượng bị giảm, bạn có thể sắp xếp những công việc nhẹ nhàng không cần phải suy nghĩ quá nhiều.
Đương nhiên đó chỉ là ví dụ dựa trên phần lớn những người làm việc giờ hành chính, tùy tính chất công việc và thời gian bạn có để có thể sắp xếp thời gian cho phù hợp nhất. Bạn cũng có thể tham khảo thêm ma trận quản lý thời gian Eisenhower để có thể tự đánh giá mức độ quan trọng của công việc để sắp xếp thời gian giải quyết công việc hợp lý.
2.4 Thực hiện (Engage)
Sau khi sắp xếp thời gian vào khung thời gian bạn mong muốn, bạn hãy làm ngay những công việc có thể làm khoảng 2 phút,các việc còn lại làm như đã lên kế hoạch thời gian ở bước sắp xếp.
Mẹo dành cho bạn ở bước này nếu bạn lỡ quên đó là hãy sử dụng đồng hồ báo thức, gắn vào mỗi khung giờ bạn đang chọn tránh trường hợp công việc bị nhỡ, gây rối loạn cả hệ thống GTD mà bạn đã phải dành thời gian để thiết lập ở các bước trước.
2.5 Đánh giá lại (Review)
Khi bạn mới bắt đầu thiết lập GTD trong thời gian đầu, sẽ rất khó tránh khỏi việc gặp trục trặc ở một trong số hoặc các bước kể trên, do đó sẽ cần đến bước thứ 5 để bạn có thể nhìn lại những vấn đề bạn đã gặp phải trong quá trình triển khai GTD và chỉnh sửa lại sao cho phù hợp nhất.
Ngày nay khi mà các phần mềm quản lý thời gian đang ngày càng phát triển Các công cụ phần mềm quản lý thời gian như Google Calendar, Todoist,… đều có mục thống kê hiệu suất công việc dưới dạng biểu đồ để bạn có thể dễ dàng đánh giá hiệu quả công việc bản thân.
3. Lợi ích của phương pháp Getting Things Done
3.1 Tăng khả năng sáng tạo trong giải quyết vấn đề
Thông qua việc ghi lại, phân tích, sắp xếp các công việc dưới dạng sơ đồ bạn sẽ biết được mình cần ưu tiên công việc nào trước.
Với việc các suy nghĩ ý tưởng không còn bị bó buộc trong não bộ nên từ công việc cho đến cách giải quyết bạn có thể tự lên kế hoạch, thiết lập các bước phân tích, sắp xếp theo cách khoa học nhất. Giúp công việc của bạn được giải quyết linh hoạt không nhất thiết phải tuân theo khuôn khổ cứng nhắc.
3.2 Nâng cao khả năng suy nghĩ giải quyết vấn đề
Với phân tích (Clarify), GTD sẽ tạo điều kiện để bạn đánh giá vấn đề, lựa chọn giải pháp khoa học thông qua việc chuyển hóa trí nhớ của bạn ra bộ nhớ ngoài, bằng sổ tay, công cụ lưu trữ,…
Nhờ GTD khi bộ nhớ công việc từ não của bạn được giải phóng ra nơi bạn có thể nhìn thấy, bạn sẽ dễ dàng có cái nhìn tổng quát về các nhiệm vụ mình sẽ thực hiện, dễ dàng suy nghĩ và tập trung giải quyết cho từng vấn đề.
3.3 Tránh tình trạng bỏ sót công việc
Với Getting Things Done, bạn sẽ sắp xếp được dữ liệu công việc và phân loại chúng theo tính chất của nó.
Chẳng hạn như khi bạn áp dụng phương pháp GTD bằng cách đặt tên thư mục trên máy tính, nếu thư mục cha của bạn tên là “công việc” các thư mục con của nó có thể bao gồm: Task Công ty A, Dự Án B, Việc nhà C,… Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng xem lại những danh mục công việc chỉ bằng vài cú nhấp chuột mà không cần phải cố gắng nhớ lại, triệt tiêu rủi ro bỏ sót công việc.
3.4 Giảm căng thẳng
Chính nhờ việc bạn giải phóng bộ nhớ bạn sẽ giảm tải được việc phải phân chia suy nghĩ của mình đến các công việc khác, với các công việc được phân nhánh riêng.
Với GTD bạn có thể lựa chọn công việc quan trọng cần ưu tiên giải quyết, mà vẫn không phải lo về tình trạng sau khi giải quyết xong việc này bạn phải suy nghĩ tiếp xem mình còn việc nào cần phải làm, vì giờ đây những công việc đều đã hiển thị rất rõ theo cấu trúc sơ đồ và chữ viết cho bạn rồi.
4. Hạn chế của Getting Things Done
4.1 Cần nhiều thời gian để thiết lập cũng như duy trì
Không có bất cứ một công thức chung nào cho việc thiết lập GTD, mọi sắp xếp, ghi chép sẽ phụ thuộc vào loại công việc, khối lượng và tính chất phức tạp của chúng.
Rất khó để lần đầu tiên thực hiện phương pháp GTD được hoàn toàn suôn sẻ, dẫn đến bạn phải thử nghiệm GTD khoảng ít nhất vài lần mới có thể tìm ra công thức quản lý thời gian lý tưởng nhất cho bản thân.
Đó là còn chưa kể để duy trì GTD cần phải dựa vào sự quyết tâm của bản thân, không ít người sẽ cảm thấy mệt mỏi khi phải dành ra ít nhất 25-30 phút trong ngày để thực hiện việc ghi chép công việc, rõ ràng đó là việc dễ tạo ra sự chán nản với những người làm việc theo cảm hứng.
4.2 Hệ thống của GTD tương đối phức tạp để nắm bắt
Với một hệ thống công việc dưới dạng sơ đồ thì nếu bạn không rành về công nghệ, không có các phần mềm hỗ trợ, khi trình bày dưới dạng sổ tay sẽ khó khăn để bạn tạo ra một sơ đồ 1 cách dễ nhìn, nhất là nếu bạn có quá nhiều công việc phải làm, khi mà trang giấy thì có hạn mà số công việc từ chính cho đến phụ đều quá nhiều.
5. Những ai nên áp dụng Getting Things Done?
Chính sự đa dạng, sáng tạo mà GTD mang lại nên nó sẽ phù hợp với những đối tượng đang gặp những khó khăn bao gồm:
- Đang rơi vào mất kiểm soát công việc: Công việc quá nhiều và đến một cách dồn dập khiến bạn không biết nên bắt đầu từ đâu.
- Suy nghĩ chậm: Công việc với tần suất liên tục khiến bạn không thể nhớ hết khối lượng công việc do bộ nhớ của não bộ có hạn.
- Bối rối khi tính chất công việc thay đổi liên tục: Khi một công việc hôm nay đang từ đơn giản nhưng rồi hôm sau vì lý do khách quan nào đó mà trở nên phức tạp hơn khi bạn bắt tay vào làm, khiến bạn không kịp điều chỉnh sắp xếp thời gian để cân bằng công việc.
- Có thói quen trì hoãn: bạn thiếu động lực, không biết cách phân tích tính chất công việc nên cứ đợi đến sát Deadline mới làm khiến công việc hoàn thành sơ sài.
Nếu bạn đang gặp những khó khăn như trên hãy đến với khóa học kỹ năng quản lý thời gian và khóa học kỹ năng lập kế hoạch công việc hiệu quả tại Học viện Tư vấn – Đào tạo PMS – đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn và đào tạo doanh nghiệp. Với các khóa học trên bạn sẽ được thực hành đầy đủ các bước thực hiện phương pháp GTD thông qua các hình thức hoạt động nhóm, nghiên cứu tính huống, mô phỏng thực tế,…
Bên cạnh đó bạn cũng sẽ được học các phương pháp lập kế hoạch quản lý thời gian, xây dựng kế hoạch hiệu quả khác như:
Đăng ký nhận bản tin
Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS