Giao Tiếp Hiệu Quả Cho Nhà Quản Lý Sản Xuất

Giao tiếp hiệu quả chính là chìa khóa để truyền động lực và gia tăng sự gắn kết giữa các nhân viên. Tuy nhiên, việc tiếp cận các nhân viên trong Doanh nghiệp thì không dễ dàng vì những thách thức tự nhiên trong công việc. Những nhân viên này thường ít tiếp xúc với các thông tin truyền thông xã hội; thêm vào đó phải làm việc nhiều ca hàng ngày và môi trường nhà máy ồn ào, khiến việc trò chuyện trực tiếp với họ trở nên khó hơn.

Khi các nhân viên phải gánh vác mọi áp lực của công việc, họ sẽ có thể đâm ra lo lắng với những suy nghĩ như: Công việc có phải của tôi không? Nếu có, cụ thể nó là gì? Và có ai thực sự quan tâm đến cách tôi làm việc hằng ngày không?

Trong khi đó, những nhà quản lý thường cảm thấy phân vân. Với những yêu cầu to lớn của thời gian và áp lực về hiệu quả công việc và tiết kiệm chi phí; các nhà lãnh đạo công ty có thể gặp khó khăn trong việc kết nối đúng lúc với nhân viên.

>>> Xem: Kỹ năng giao tiếp, làm chủ cảm xúc hiệu quả

Những nguyên nhân làm giảm hiệu quả giao tiếp

Sự thiếu liên kết với Doanh nghiệp của nhân viên thường là kết quả từ việc giao tiếp kém hiệu quả. Dưới đây là một số vấn đề xảy ra trong quá trình giao tiếp:

• Truyền đạt thông tin quá tải gây khó phân biệt.
• Cung cấp thông tin về mục tiêu và ưu tiên kinh doanh không rõ ràng.
• Những nhà lãnh đạo chỉ nói suông và không chứng minh được ý nghĩa thực sự của việc làm nhóm.
• Sử dụng giao tiếp như một công cụ và không mang lợi ích rõ ràng.
• Bản thân các nhà lãnh đạo không nhận ra giá trị của giao tiếp.
• Đưa ra phát biểu mang tính đối phó không liên quan đến nhu cầu của nhân viên.
• Thường xuyên che giấu nhân viên các thông tin có giá trị.
• Quyền tiếp cận các quản lý và cấp lãnh đạo của nhân viên bị hạn chế.
• Giao cho nhân viên những chỉ thị không có ngữ cảnh hoặc không rõ nguồn gốc.
• Phát tán thông tin trên phương tiện truyền thông hoặc cộng đồng trước khi chia sẻ với nhân viên.

Giao tiếp hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích trực tiếp cho Doanh nghiệp. Cụ thể, những nhân viên tận tụy và tích cực gắn bó với Doanh nghiệp được chứng minh là có khả năng ở lại công ty cao hơn 87%.

6 bước để giao tiếp hiệu quả trong sản xuất

Việc cải thiện việc giao tiếp hiệu quả có thể giúp phát triển văn hóa chung; mức độ tương tác và sự thành công của Doanh nghiệp. Một nhà sản xuất ô tô hàng đầu thế giới như Tenneco đã thấy được kết quả đáng khích lệ khi cải tiến nỗ lực truyền thông trong những nhà máy có biểu hiện tương tác thấp nhất. Kinh nghiệm của Tenneco và nhiều công ty sản xuất khác chứng minh việc giao tiếp hiệu quả giúp cải thiện văn hóa tổng thể của Doanh nghiệp. Cùng PMS tìm hiểu thêm 6 bước giúp nhà quản lý cải thiện khả năng giao tiếp sau đây:

Bước 1: Xác định những nội dung cần trao đổi trước khi giao tiếp.

• Các tiêu chuẩn trao đổi thông tin rõ ràng trong xưởng sản xuất
• Truyền đạt nhất quán sứ mệnh; mục tiêu và chiến lược trong nhà máy để nhân viên liên tục ý thức được về những gì Doanh nghiệp mong đạt được
• Quy trình giao tiếp theo cấu trúc cũng cho phép tiếp cận phù hợp những mong muốn cụ thể.
• Thường xuyên đo lường sự truyền đạt thông tin trong nhà máy để hiểu rõ những gì đang hoạt động tốt; những gì cần phải cải thiện.

Bước 2: Xác lập mục tiêu rõ ràng trong công việc khi trao đổi với cấp dưới.

Xác lập mục tiêu rõ ràng khi trao đổi với nhân viên là một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhà quản lý. Bởi mục tiêu càng rõ ràng, chuyên nghiệp thì hiệu quả công việc đạt được càng cao hơn.

Thông thường, việc thiết lập mục tiêu cho nhân viên thường được nhà quản lý thảo luận và xây dựng theo một chu kỳ nhất định; sao cho phù hợp với mục tiêu đề ra. Những cơ sở để việc thiết lập mục tiêu đạt được kết quả tốt nhất:

• Phân tích tình hình thị trường hiện nay; xem xét nó ảnh hưởng như thế nào đến quá trình thiết lập mục tiêu.
• Phân tích điểm yếu; điểm mạnh bên trong bộ phận sản xuất của công ty/doanh nghiệp.
• Phân tích môi trường làm việc; bao gồm các yếu tố khác nhau như: pháp lý, kinh tế, xã hội, công nghệ…
• Tổng kết các mục tiêu chiến lược dài hạn và ngắn hạn…

Bước 3: Tổ chức truyền thông hiệu quả tại nơi làm việc.

Việc tổ chức truyền thông nội bộ giúp truyền tải thông điệp và tầm nhìn của lãnh đạo đến với các nhân viên. Thúc đẩy việc phát triển giao tiếp một cách hiệu quả giữa những con người trong cùng một tổ chức. Điều này có thể có thể là bất cứ điều gì từ việc thông báo một chính sách mới hoặc thông báo cho mọi người về một sự kiện; đến việc thực hiện một cuộc kiểm tra văn hóa hoặc cam kết trên toàn tổ chức. Nó liên quan đến việc sản xuất và đưa ra các thông điệp và chiến dịch.

Truyền thông nội bộ nếu không làm tốt sẽ làm cho tổ chức không vững mạnh; các thành viên không ý thức được sức mạnh đoàn kết của Doanh nghiệp; giá trị cộng hưởng và kết nối cũng không hiệu quả. Truyền thông nội bộ đạt hiệu quả cao nhất khi được sự đồng lòng xây dựng của các trưởng bộ phận và được giám sát bởi ban giám đốc.

Bước 4: Xuất bản các ấn phẩm về các phương pháp hay nhất, đưa ra hướng dẫn từng bước các công cụ, tiêu chuẩn thực hiện công việc.

Để cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả nhà quản lý sản xuất cần phải am hiểu rõ về vấn đề chuyên môn để có thể giúp đỡ nhân viên. Ngoài ra còn khẳng định được vị thế vai trò của một nhà quản lý đúng mực luôn quan tâm đến khó khăn của nhân viên và tích cực tìm giải pháp tốt nhất để đưa đến sự hài lòng nhất cho nhân viên. Từ đây bất kể khả năng nào cũng sẽ phát triển không riêng kỹ năng giao tiếp; đồng thời tạo nên một môi trường năng động; hòa đồng giúp cho nhân viên tích cực công hiến cho hiệu quả công việc.

Các hình thức giao tiếp bằng hình ảnh các thông điệp truyền động lực; châm ngôn cũng rất hiệu quả để giúp nhân viên phát triển và nỗ lực trong công việc.

Bước 5: Chia sẻ những khó khăn, hỗ trợ các công việc liên quan.

Một trong những vai trò của người quản lý là giúp đỡ nhân viên khi họ cần. Nếu nhân viên được chia sẻ những khó khăn, họ sẽ hạnh phúc hơn và làm việc hiệu quả hơn.

Hãy nhớ rằng khi cung cấp sự hỗ trợ cho nhân viên là một cách tuyệt vời để cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn với nhân viên ấy; bạn sẽ thu hẹp được khoảng cách của mình với nhân viên và cho phép họ thực hiện công việc; chứ không phải làm việc đó cho họ.

Bước 6: Thường xuyên cập nhật tiến độ các thay đổi trong công việc.

Theo dõi tiến độ, xây dựng và quản lý tiến độ là một trong những hoạt động khó khăn mà các nhà quản lý cần phải đối mặt và vượt qua. Để xây dựng tiến độ công việc hiệu quả; các nhà quản lý cần phải có chiến lược rõ ràng, cần thực hiện theo các bước; các cách nhằm quản lý đồng bộ dẫn đến thu được hiệu quả cao trong quản lý.

Đo lường kết quả giúp cải thiện khả năng giao tiếp; đặc biệt đối với các Doanh nghiệp sản xuất việc đo lường, đánh giá các thay đổi tạo ra cơ hội để nhân viên cho phản hồi về những gì đang được thực hiện tốt và những chỗ có thể nảy sinh vấn đề hoặc cần được quan tâm.