QUẢN LÝ KHO HIỆU QUẢ VỚI PHƯƠNG PHÁP 5S (P1)

Chắc hẳn bạn đã từng bạn ngợp thở, lắc đầu khi chuẩn bị tâm thế vào kho bãi; ngán ngẩm nhìn vào hàng hóa chất đống cao ngất ngưỡng; bạn đã bỏ ra hàng giờ đổ mồ hôi chỉ để kiếm một sản phẩm thất lạc;…Hàng loạt những thứ rối tung rối mù đang tồn tại âm thầm trong kho bãi. Vậy những sai lầm nào thường gặp phải hàng đầu trong quản lý kho và làm thế nào để có thể tránh được chúng?

quản lý kho với phương pháp 5S
Chúng ta ngán ngẩm khi nghĩ đến kho bãi

Vậy những sai lầm nào thường gặp trong việc quản lý kho?

1. Thiếu đo lường hiệu quả hoạt động

Chúng ta không thể quản lý nhà kho hiệu quả khi không biết số liệu cụ thể, chính xác về số lượng hàng hóa xuất - nhập – tồn ở kho.

Brian Harej, chuyên gia phân tích về quản lý kho của công ty giải trí TopGolf, cho biết “ Chúng tôi không thể biết đơn hàng đến và gặp không ít khó khăn để kiểm tra sản phẩm nào đang được gửi đi”. Điều này gây ra những rắc rối không nhỏ cho chính doanh nghiệp khi “Nếu một cơ sở sản xuất không đủ yêu cầu, đôi khi chúng tôi không hề biết thông tin gì cho đến tận 1 hay 2 ngày trước khi cần đến các sản phẩm đó. Sẽ là không thể để nhận đúng hẹn tất cả các sản phẩm yêu cầu từ cơ sở sản xuất.”

Để kiểm soát tình hình tốt hơn và tránh gặp phải những trường hợp đáng tiếc như trên, Brian Harej đã xây dựng phần mềm quản lý kho hàng. Và ông cũng như các nhà quản lý khác cũng không còn phải đau đầu đoán xem số lượng sản phẩm trong kho có đủ để đáp ứng các đơn hàng không.

quản lý kho với phương pháp 5S

2. Nhân viên chưa được đào tạo về quản lý sản phẩm

Không chỉ dễ mắc sai lầm vì thiếu hệ thống quản lý kho hàng hiệu quả, mà bạn có thể gặp phải những bài toán hóc búa liên quan đến vấn đề nhân lực nữa. Nhân viên quản lý kho hàng không chỉ là người hiểu rõ và sử dụng thành thạo các công cụ quản lý cũng như có cách sắp xếp khoa học. Vì vậy, hãy cộng tác và thuê nhân lực phù hợp: Nếu không có nhân lực quản lý phù hợp, doanh nghiệp, cửa hàng của bạn có thể tiêu tốn hàng chục triệu cho đến trăm triệu doanh thu do quản lý kho hàng không hiệu quả.

3. Không có hệ thống tự động

Nếu bạn đang sử dụng Excel hoặc các quy trình thủ công để quản lý sản phẩm, bạn đang tiêu tốn rất nhiều thời gian và tiền bạc để kiểm tra từng tờ giấy và sửa từng lỗi phát sinh. Đây chính là cơ hội để các sai lầm “xuất hiện”. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng với mỗi dữ liệu được điền vào có thể tạo ra một lỗi cho mỗi 300 ký tự mà nhà quản lý nhập vào. Và những sai lầm nho nhỏ này có thể gây nên cơn đau đầu dai dẳng nếu số liệu của bạn bao gồm hàng trăm, hàng nghìn sản phẩm.

Một hệ thống tự động có nhiều đặc điểm nổi trội hơn Excel như cho phép nhiều nhân viên đăng nhập và điền dữ liệu dù ở vị trí địa lý khác nhau. Trong khi đó, chỉ cần nhìn sơ qua các dữ liệu được cập nhập liên tục này bạn và các nhà quản lý sẽ có cái nhìn tổng quát về tình hình vận chuyển, đơn hàng cũng như yêu cầu sản xuất sản phẩm.

quản lý kho với phương pháp 5S

4. Kiểm kê kho hàng thiếu khoa học

Bạn có thường xuyên kiểm kê sản phẩm trong kho để xem các số liệu có khớp với nhau hay không? Mặc dù công việc này khá tốn thời gian nhưng là một việc rất cần thiết. Kiểm kê thực tế sẽ cho bạn biết tình hình kinh doanh của cửa hàng. Tuy nhiên, nếu bạn có hàng chục nghìn sản phẩm liệu việc kiểm kê truyền thống này có còn phù hợp? Sẽ mất vài ngày để kiểm hết chỗ hàng đấy và nếu có sai sót phát sinh bạn sẽ phải làm lại từ đầu.

Thay vào đó, bạn có thể kết hợp kiểm kê thủ công với hệ thống kiểm tra tự động. Được quản lý theo mã vạch và mã sản phẩm, hệ thống kiểm kê sẽ lưu trữ thông tin sản phẩm và bạn chỉ cần đối chiếu theo mã vạch để biết tình trạng của kho hàng.

5. Chuẩn bị kiểm kê không đầy đủ

quản lý kho với phương pháp 5S

Nếu nhân viên chịu trách nhiệm kiểm kê hàng tồn kho không được đào tạo một cách phù hợp về những gì họ có nghĩa vụ phải kiểm kê và họ có nghĩa vụ phải kiểm kê như thế nào, việc kiểm kê của bạn sẽ gần như là không chính xác.

Một sai lầm phổ biến là đôi khi người quản lý cùng kiểm kê với nhân viên nỗ lực để có ích và hoàn thành công việc. Tuy nhiên, người quản lý cửa hàng sẽ hữu ích và hiệu quả hơn khi họ cho phép nhân viên thực hiện việc kiểm kê ban đầu và thay vì giải quyết các lỗi, họ chỉ cần xác minh kiểm kê và giảm thiểu các vấn đề khác phát sinh trong quá trình kiểm kê.

6. Thiếu xác minh kiểm kê ban đầu

Hãy đảm bảo rằng bạn có quá trình kiểm tra nhân viên phù hợp ít nhất một tiếng đồng hồ trong quá trình kiểm kê để xem xét các lỗi, nghi vấn hoặc các vấn đề có thể ảnh hưởng đến việc kiểm kê. Biện pháp phòng ngừa đơn giản này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian kiểm kê lại và tiền bạc.

7. Không kiểm soát môi trường kiểm kê hàng tồn kho

Mặc dù hầu hết chúng ta muốn thực hiện kiểm kê hàng tồn kho khi cửa hàng đã thực sự đóng cửa, không phải lúc nào cũng luôn như vậy. Trong trường hợp phải thực hiện kiểm kê hàng tồn kho khi cửa hàng đang mở cửa, người quản lý nên tính toán cả những mặt hàng chưa được kiểm kê và đã được bán.

Vậy làm sao để giải quyết những sai lầm trên, mời bạn theo dõi bài viết Quản lý nhà kho hiệu quả với phương pháp 5S (p2).

Tham khảo thêm khóa học 5S

 

Các Tin tức Khác

Phong cách làm việc của người Nhật

Nhật Bản là một quốc gia mà hằng năm phải hứng chịu đến hơn 1000 trận động đất, tài nguyên thiên nhiên khan hiếm, nhìn

THỰC TRẠNG ÁP DỤNG 5S - KAIZEN

5S-kaizen là phương pháp quản lý (sản xuất) của Nhật Bản. Nguyên tắc 5S là một công cụ quan trọng, không thể thiếu trong bất

MÔ HÌNH 5S VÀ NHỮNG LỢI ÍCH CỦA NÓ

Mô hình 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm nếu làm

XÂY DỰNG HỆ THỐNG KPIs THEO ĐỊNH DẠNG BSC – CÔNG THỨC ĐỘC QUYỀN

KPIs là một trong những chỉ số quan trọng nhất đối với hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Chỉ số này không chỉ phản ánh

1 2 3 4 61