Làm việc nhóm là trái tim và linh hồn tại nơi làm việc. Ngay cả những người đảm nhận nhiều trách nhiệm một mình vẫn có thể hợp tác với nhau, khiến cho làm việc nhóm trở thành một kỹ năng quan trọng cần phát triển.
Làm việc nhóm thúc đẩy sự gắn kết và đoàn kết, nhưng chỉ khi bạn làm đúng. Và tại nơi làm việc, làm việc nhóm không phải lúc nào cũng dễ dàng. Xây dựng kỹ năng làm việc nhóm đòi hỏi nỗ lực và sự phát triển liên tục, đặc biệt là khi bạn có hàng chục người làm việc trong cùng một dự án.
Kỹ năng làm việc nhóm là gì?
Kỹ năng làm việc nhóm (Teamwork skills) đề cập đến một loạt các khả năng có liên quan giúp bạn hợp tác với người khác trong các tình huống, cuộc họp và dự án khác nhau theo cách có tổ chức.
Những cá nhân có kỹ năng giao tiếp thường có khả năng làm việc nhóm (teamwork) tốt, vì nó cho phép họ làm việc với các thành viên trong nhóm hiệu quả để đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Lấy ví dụ thực tế về kỹ năng làm việc nhóm trong công việc, một đội bóng không thể chiến thắng hoặc sẽ gặp nhiều khó khăn trong từng trận đấu nếu có một số thành viên thiếu sự nhiệt tình, hăng hái và chiến đấu hết mình so với những thành viên còn lại. Vì để một đội bóng có thể chiến thắng trong một trận đấu đều phụ thuộc vào quá trình tương tác và sự đóng góp của tất cả các thành viên.
Các kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả
Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp là cơ sở cho sự hợp tác khi làm việc nhóm. Cho dù bạn đang chuẩn bị một bài thuyết trình với các bạn cùng lớp hay đang dẫn dắt một dự án mới tại công ty, thì việc trình bày về kỳ vọng, thời hạn và trách nhiệm với các thành viên trong nhóm là rất quan trọng.
Việc giao tiếp cởi mở sẽ thúc đẩy sự tin tưởng và tạo ra một môi trường tích cực cho nhóm. Ngay cả khi những xung đột tiềm ẩn có thể xảy ra, việc minh bạch và tôn trọng trong quá trình giao tiếp với các thành viên khác trong nhóm sẽ giúp giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.
Kỹ năng lắng nghe
Khi làm việc nhóm, cần phải giữ một tâm trí cởi mở. Nhìn nhận mọi thứ theo một góc nhìn khác và lắng nghe những ý kiến mà các thành viên trong nhóm đưa ra. Việc lắng nghe quan điểm của người khác có thể giúp bạn nhìn thấy nhiều khía cạnh của một vấn đề, bao gồm cả những khía cạnh mà bạn chưa từng biết trước đây.
Lắng nghe tích cực không chỉ dừng lại ở việc tiếp nhận những ý kiến mà người khác truyền tải, mà còn giúp từng thành viên biết cách chọn lọc những thông tin quan trọng, phù hợp. Hãy thể hiện sự lắng nghe chân thành của mình qua cử chỉ, biểu cảm khuôn mặt để người nói có thể cảm thấy được sự quan tâm chú ý, từ đó khuyến khích các thành viên đưa ra nhiều ý kiến hơn.
Kỹ năng đặt câu hỏi
Khi thảo luận nhóm, cần thực hiện việc đặt câu hỏi để mọi người trong nhóm có thể nhận biết được mức độ tương tác và thảo luận giữa các thành viên ra sao, cũng như khai thác thêm nhiều góc nhìn mới. Nguyên tắc đặt câu hỏi phải dựa trên tinh thần xây dựng, hợp tác và nội dung đặt câu hỏi phải rõ ràng.
VIệc đặt câu hỏi thông minh sẽ nhận được những câu trả lời phù hợp, đúng với mục tiêu mà nhóm đang trao đổi. Ngược lại, câu hỏi đặt ra không phù hợp những gì nhóm đang thảo luận sẽ mất thời gian, công sức và có thể gây ra những hiểu lầm không đáng có.
Trong quá trình đặt câu hỏi, các bạn có thể áp dụng phương pháp 5W1H để hỏi các câu hỏi xoay quanh các vấn đề tìm hiểu thêm thông tin như Cái gì? Tại Sao? Ai? Khi nào? Ở đâu? Làm thế nào? Còn không hãy tìm hiểu bài viết chúng tôi gợi ý bên dưới.
► Xem ngay: Kỹ năng đặt câu hỏi – Nguyên tắc và cách đặt câu hỏi
Kỹ năng thuyết phục
Với những ý kiến mà các thành viên đã trình bày ra, mỗi thành viên cần phải có nghĩa vụ bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tình với những ý kiến đó. Kỹ năng thuyết phục trong làm việc nhóm hiệu quả là bạn phải đưa ra được các dẫn chứng, dữ liệu và lập luận một cách logic, chặt chẽ để người khác có thể tin theo, thuyết phục được thực hiện dưới hình thức thuyết trình trước đám đông hoặc đàm thoại với vài người.
Kỹ năng lập kế hoạch và thực hiện công việc
Hoạt động nhóm phải hướng tới các mục tiêu cụ thể, rõ ràng, đo lường được và có thời hạn để có thể đánh giá được mức độ hiệu quả của nhóm. Lên kế hoạch công việc là giai đoạn mà nhóm cần phải chuẩn bị nguồn lực, điều kiện và phương pháp làm việc, vì kết quả tốt sẽ hoàn toàn phụ thuộc vào việc lập kế hoạch và triển khai công việc.
Trước giai đoạn triển khai, cần đưa ra các nguyên tắc làm việc nhóm để mọi người có thể tuân theo, đồng thuận và hiểu rõ vai trò trách nhiệm của mình trong team. Bên cạnh đó, nhóm cần lựa chọn một Team leader có đủ tố chất để có thể dẫn dắt và điều tiết các thành viên thực hiện công việc hiệu quả.
Kỹ năng giải quyết xung đột
Xung đột là điều không thể tránh khỏi trong bất kỳ nhóm nào, nhưng không có xung đột thì nhóm khó phát triển được. Thực chất, xung đột mang tính xây dựng là cách để các thành viên tương tác, trao đổi, thảo luận và tìm ra các ý tưởng mới.
Nhờ có xung đột, mâu thuẫn mà các thành viên trong nhóm tự biết phê bình và bị phê bình, từ đó kích thích sự sáng tạo và cầu tiến, thay vì nhóm làm việc trong môi trường không có sự cạnh tranh tích cực. Nghĩa là khi các ý kiến được đưa ra, mọi người đều chấp nhận và bằng lòng những ý kiến người khác đưa ra, mặc dù biết có những ý kiến sẽ không đem lại kết quả tốt.
Ví thế, không nên loại bỏ những xung đột khi làm việc nhóm, ma hãy nhìn nhận và xác định nguyên nhân dẫn đến xung đột, để từ đó kiểm soát và giải quyết xung đột theo hướng tích cực hơn, đảm bảo các thành viên đều hài lòng với sự lựa chọn của mình.
Tư duy phản biện
Có rất nhiều ý kiến khác nhau trong mỗi cuộc họp từ mọi người và hầu hết mọi người đều mong muốn được công nhận ý kiến đó. Bạn có thể bị cám dỗ làm theo bất kỳ quyết định nào của nhóm hoặc bất kỳ thành viên nào trong nhóm tin rằng đó là phương án hành động tốt nhất, nhưng đôi khi một cách tiếp cận khác hoặc một ý tưởng mới có thể giúp đạt được kết quả tốt. Vì thế tư duy phản biện cho phép bạn đưa ra những quyết định sáng suốt và tốt hơn.
Bằng cách suy nghĩ phản biện về tình huống, xem xét mọi khía cạnh của một vấn đề, suy ngẫm về những kinh nghiệm trong quá khứ và lắng nghe những gì các thành viên khác trong nhóm nói – bạn có thể đạt được bước đột phá giúp nhóm của bạn tiến lên theo những cách mới và thú vị.
► Xem thêm: Mô hình làm việc nhóm phổ biến
Tôn trọng, hỗ trợ, sẻ chia và phối hợp làm việc nhóm
Mỗi thành viên cần phải tôn trọng những ý kiến, quan điểm của các thành viên khác trong làm việc nhóm. Tôn trọng tạo ra môi trường làm việc thoải mái, cởi mở và hỗ trợ lẫn nhau để đạt được mục tiêu chung.
Bên cạnh đó, sự sẻ chia cũng giúp các thành viên trong nhóm lắng nghe và hiểu được những suy nghĩ mà muốn truyền tải. Kết hợp với khả năng phối hợp khi làm việc nhóm, quá trình thực hiện công việc của các thành viên sẽ không bị rời rạc, nghĩa là mọi người đều hiểu công việc của mình và mối quan hệ công việc của mình liên quan như thế nào tới người khác trong nhóm.
Quản lý thời gian
Từng thành viên trong nhóm phải đảm bảo thời gian hoàn thành công việc đúng hạn, vì nếu một cá nhân không hoàn thành nhiệm vụ theo đúng thời hạn đặt ra sẽ ảnh hưởng tới mục tiêu chung cả tập thể. Quản lý thời gian hiệu quả là bạn phải biết sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên, mỗi công việc mất bao lâu để hoàn thành và cũng cần theo dõi tiến độ thực hiện công việc trong thời gian nhất định. Nhờ vậy mà các thành viên sẽ tránh được tình trạng căng thẳng, stress do công việc còn tồn đọng.
Kỹ năng ra quyết định
Kỹ năng ra quyết định rất quan trọng trong làm việc nhóm, nhất là đối với những người có vai trò trưởng nhóm. Sau khi thu thập được thông tin từ các thành viên trong nhóm, trưởng nhóm phải dựa trên mục tiêu chung, từ đó có góc nhìn và nhìn nhận vấn đề khách quan nhất để đưa ra lựa chọn cuối cùng phù hợp để mang lại kết quả tốt nhất khi thực thi công việc.
Kỹ năng lãnh đạo
Kỹ năng lãnh đạo thường dành cho các trưởng nhóm. Lãnh đạo ở đây là khả năng định hướng, trao quyền công việc, đưa ra giải pháp cho các thành viên. Bên cạnh đó, các trưởng nhóm cần phải khen thưởng, tạo động lực và động viên cho cả nhóm xây dựng mối quan hệ cùng hợp tác làm việc để mang lại hiệu suất cao trong công việc.
Còn trong công việc, mỗi cá nhân đều phải biết lãnh đạo bản thân xuất sắc, nghĩa là tự xác định được mục tiêu và những việc mình cần phải làm để tạo ra được giá trị cho bản thân nói riêng và sự đóng góp cho tập thể nói chung. Hơn nữa, điều này còn tạo ra cơ hội phát triển nghề nghiệp vì bạn có khả năng để trở thành một nhà lãnh đạo nhóm tài giỏi trong tương lai.
► Xem thêm: Các kỹ năng lãnh đạo đội nhóm
Lợi ích chung của kỹ năng làm việc nhóm
Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng làm việc theo nhóm mang lại hiệu quả cao trong việc giải quyết vấn đề, tăng sự đổi mới, phát triển cá nhân và giảm thiểu áp lực công việc. Cụ thể ra sao, cùng đi sâu hơn vào từng lợi ích của làm việc nhóm sau đây:
Cải thiện kỹ năng giao tiếp giữa các thành viên
Làm việc nhóm chính là lúc các thành viên phải giao tiếp với nhau. Đây là lúc mọi người đưa ra những ý tưởng mới lạ, ý kiến hay phục vụ cho công việc chung. Đây cũng là lúc các thành viên có cơ hội được giao tiếp với nhiều người, được trình bày ý kiến trước đám đông giúp cải thiện và rèn luyện kỹ năng giao tiếp.
Nếu thường xuyên tham gia làm việc nhóm bạn sẽ hình thành được kỹ năng phản biện khi các đồng nghiệp đưa ra ý kiến. Làm việc nhóm thường xuyên cũng là cách giúp bạn rèn luyện được nghiệp vụ và nâng cao kỹ năng giao tiếp mỗi ngày.
Giải quyết vấn đề hiệu quả và tăng năng suất công việc
Hoạt động nhóm tích cực sẽ tạo ra nguồn cảm hứng và các ý tưởng sáng tạo được tạo ra từ kết quả của việc thảo luận. Từ đó nhiều phương án được đưa ra, lúc này các thành viên trong nhóm cùng nhau góp ý, chỉnh sửa và cuối cùng đưa ra lựa chọn đúng để giải quyết được vấn đề đang gặp phải.
Đồng thời, làm việc nhóm giúp hiệu suất công việc được nâng cao dựa vào việc phân bổ công việc phù hợp, hỗ trợ và phối hợp hiệu quả với nhau. Do đó tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức hơn khi làm việc độc lập, vì điều này mà nhiều nhà HR khi tuyển dụng đều yêu cầu ứng viên có khả năng làm việc nhóm hiệu quả.
Kích thích sáng tạo và đưa ra quyết định đúng đắn
Làm việc nhóm là cùng nhau chia sẻ trách nhiệm, cùng nhau tạo ra nguồn cảm hứng và các ý tưởng sáng tạo hầu hết đều được tạo ra từ kết quả của các cuộc làm việc nhóm. Việc lên ý tưởng từ cá nhân chỉ là viên ngọc thô nhưng nếu có sự góp ý, mài giũa từ nhiều thành viên thì nó sẽ trở thành một viên ngọc sáng.
Với kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả sẽ giúp bạn đưa ra được các ý kiến rồi nhiều người cùng thảo luận sau đó sẽ đưa ra được kết quả cuối cùng. Làm việc nhóm cũng sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ được những quyết định sai lầm từ đó đúc kết ra được quyết định đúng đắn có sự đóng góp của nhiều người.
Rèn tính kỷ luật
Khi làm việc trong một tập thể, một nhóm bạn sẽ không thể làm theo ý mình mà phải tuân theo quy định chung của nhóm. Đây cũng chính là một trong những lợi ích tuyệt vời của làm việc nhóm.
Làm việc nhóm bạn sẽ phải hoạt động một cách có tổ chức, có kỷ luật và điều duy nhất bạn phải làm đó là tuân theo. Bạn sẽ phải chấp nhận sự khác biệt và tôn trọng các thành viên. Một nhóm hoạt động có tính kỷ luật thì công việc sẽ hoàn thành một cách hiệu quả hơn.
Thúc đẩy phát triển cá nhân
Với kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả, mỗi cá nhân đều cùng nhau đóng góp vào quá trình giải quyết vấn đề. Trong đó bao gồm việc tạo dựng và thúc đẩy tinh thần của mỗi thành viên. Việc tương tác với các thành viên trong nhóm thúc đẩy cá nhân cởi mở và tự do phát triển ý tưởng của riêng họ.
Tạo sự linh hoạt trong công việc
Sự hợp tác cũng tạo ra tính linh hoạt ở nơi làm việc. Các thành viên có thể hỗ trợ cho nhau khi ai đó có việc bận vì họ đã được đào tạo để đảm nhận các công việc chung trong nhóm. Do đó, mỗi cá nhân sẽ không gây ảnh hưởng lớn đến tiến độ công việc. Nhóm của họ vẫn đảm bảo có thể hoàn thành công việc trong thời hạn cho phép.
Làm việc nhóm hiệu quả sẽ tạo ra tính linh hoạt trong giải quyết các công việc, nâng cao năng suất và giúp nhân viên cân bằng được công việc và cuộc sống.
Gắn kết nhân viên với lãnh đạo
Làm việc theo nhóm giúp phá vỡ bức tường ngăn cách, tạo sự cởi mở và thân thiện giữa nhân viên với lãnh đạo. Nhờ vào việc chia sẻ những ý kiến, quan điểm theo những gì mình đã quan sát cho cấp trên của mình. Điều này giúp nhân viên và lãnh đạo hiểu nhau hơn, tạo ra một môi trường làm việc năng động và không có sự phân biệt cấp bậc.
► Đọc thêm: 9 yếu tố để xây dựng nhóm làm việc hiệu quả
9 yếu tố để xây dựng nhóm làm việc phát huy hết công suất
Đặt mục tiêu chung cho nhóm
Để phát huy hết năng lực của các thành viên, mỗi nhóm cần phải đặt ra một mục tiêu chung để hướng mọi thành viên cùng đạt được kết quả hoàn thiện nhất.
Vì mọi thành viên đều ghi nhớ và mọi hoạt động cần làm sẽ phải bám sát mục tiêu. Và thỉnh thoảng thành viên trong nhóm sẽ phải gác bỏ mục tiêu cá nhân để cùng hoàn thiện mục tiêu chung của cả nhóm. Nhằm đảm bảo được tiến độ hoàn thành công việc chung.
Luôn luôn lắng nghe ý kiến của mọi thành viên trong nhóm
Để xây dựng nhóm hiệu quả không thể thiếu sự có mặt của kỹ năng lắng nghe được. Đây cũng là kỹ năng hỗ trợ phát triển bản thân người nhân viên cực kỳ hiệu quả. Nhờ có kỹ năng này mà mọi công việc đều được hoàn thành hợp lý và thuận lợi nhất. Vì mọi thành viên đều lắng nghe những ý kiến đóng góp, và đưa ra những phân tích, sửa đổi sao cho hoàn thiện nhất.
Người nghe luôn luôn là người có khả năng suy xét và đánh giá những điểm tốt và chưa tốt về ý kiến. Hơn là để bản thân mình tự đánh giá. Do đó, đừng ngại nghe những lời đánh giá từ đồng đội để nâng cao khả năng của bản thân hơn.
Phân chia công việc thực hiện một cách hiệu quả và hợp lý
Người leader cần phải phân chia công việc phù hợp với khả năng và điểm mạnh của từng thành viên. Vì họ là người quan sát và nắm bắt được những điểm mạnh và yếu của mỗi thành viên. Do đó, khi leader chia ra công việc cụ thể cho từng cá nhân sẽ nhận được kết quả hoàn thành công việc hiệu quả. Nhờ vào khả năng của từng thành viên đã góp phần vào sự thành công của nhóm.
Đặt tinh thần gắn kết lên hàng đầu
Thông thường trong một nhóm, sẽ có những tính cách, cách làm việc, cách nói chuyện,… khác nhau. Nếu muốn làm việc trong một môi trường hòa đồng, vui vẻ, thì từng thành viên cần phải tôn trọng và thấu hiểu lẫn nhau. Không nên đặt nặng về vấn đề thành kiến trong đặc điểm riêng của họ.
Ngoài ra, các bạn hãy tin tưởng vào khả năng hoàn thành công việc của từng thành viên. Vì khi có được sự tin tưởng của thành viên trong nhóm, thì họ sẽ nỗ lực làm việc để không phụ lòng cũng như khẳng định được khả năng của bản thân.
Xử lý những xung đột đang dần nảy sinh
Trong quá trình làm nhiệm vụ hay trong cuộc họp, thì việc nảy sinh những mâu thuẫn, xung đột không có gì xa lạ cả. Nhưng các bạn cần phải “dập tắt” những xung đột đó đi. Vì tránh những xung đột lớn xảy ra vào một ngày không xa. Để giải quyết được những mâu thuẫn đó, mọi người hãy cùng nhau ngồi xuống, bình tĩnh và lắng nghe, đưa ra những phương pháp giải quyết chúng cho phù hợp.
Trách nhiệm với công việc
Đằng sau sự thành công của một tập thể, chính là sự đóng góp của toàn bộ thành viên trong nhóm. Nếu chỉ một thành viên không hoàn thành công việc được giao sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ nỗ lực của các bạn khác. Do đó, trách nhiệm chính là điều mà ai cũng cần phải có. Và hoàn thành công việc trong thời gian quy định mới đạt kết quả công việc tốt được.
Tạo điều kiện phát triển cho từng cá nhân
Từng cá nhân trong nhóm cần phải tạo cơ hội phát triển những khả năng tiềm ẩn. Với vai trò là một người trưởng nhóm, bạn phải quan sát và nhận định khả năng làm tốt công việc của từng thành viên. Nếu họ có thể hoàn thành tốt những công việc đó thì hãy giao cho họ. Như vậy là đang tạo điều kiện phát triển khả năng của họ trong tương lai.
Ghi nhận những thành tích đạt được và khen thưởng
Cách để nhóm hoạt động hiệu quả, thì leader phải tạo ra sự công nhận và khen thưởng công bằng. Đây chính là một động lực giúp thành viên trong nhóm nỗ lực làm việc và phát triển bản thân.
Dù cho những sự khen thưởng không phải bằng vật chất, nhưng chỉ cần là lời động viên cũng giúp mọi nhân viên của mình nâng cao được tinh thần làm việc và chăm chỉ cống hiến cho sự phát triển của nhóm.
Đóng góp ý kiến và nhận lại những phản hồi tích cực
Khi một thành viên trong nhóm nhận thấy những vấn đề cần sửa đổi thì hãy mạnh dạn đưa ra lời góp ý. Tuy nhiên, thay vì nói thẳng thì hãy chú ý đến cách sử dụng từ ngữ, lời nói lịch sự, nhẹ nhàng và tích cực. Để tránh xảy ra những xung đột về sau. Bên cạnh đó, người nhận sự phản hồi cũng cần phải vui vẻ đón nhận những góp ý đó để cùng nhau cố gắng hoàn thành công việc hiệu quả.
Đăng ký nhận bản tin
Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS