Làm việc nhóm là trái tim và linh hồn tại nơi làm việc. Ngay cả những người đảm nhận nhiều trách nhiệm một mình vẫn có thể hợp tác với nhau, khiến cho làm việc nhóm trở thành một kỹ năng quan trọng cần phát triển.
Làm việc nhóm thúc đẩy sự gắn kết và đoàn kết, nhưng chỉ khi bạn làm đúng. Và tại nơi làm việc, làm việc nhóm không phải lúc nào cũng dễ dàng. Xây dựng kỹ năng làm việc nhóm đòi hỏi nỗ lực và sự phát triển liên tục, đặc biệt là khi bạn có hàng chục người làm việc trong cùng một dự án.
Kỹ năng làm việc nhóm là gì?
Kỹ năng làm việc nhóm (Teamwork skills) đề cập đến một loạt các khả năng có liên quan giúp bạn hợp tác với người khác trong các tình huống, cuộc họp và dự án khác nhau theo cách có tổ chức.
Những cá nhân có kỹ năng giao tiếp thường có khả năng làm việc nhóm (teamwork) tốt, vì nó cho phép họ làm việc với các thành viên trong nhóm hiệu quả để đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Lấy ví dụ thực tế về kỹ năng làm việc nhóm trong công việc, một đội bóng không thể chiến thắng hoặc sẽ gặp nhiều khó khăn trong từng trận đấu nếu có một số thành viên thiếu sự nhiệt tình, hăng hái và chiến đấu hết mình so với những thành viên còn lại. Vì để một đội bóng có thể chiến thắng trong một trận đấu đều phụ thuộc vào quá trình tương tác và sự đóng góp của tất cả các thành viên.
Các kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả
Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp là cơ sở cho sự hợp tác khi làm việc nhóm. Cho dù bạn đang chuẩn bị một bài thuyết trình với các bạn cùng lớp hay đang dẫn dắt một dự án mới tại công ty, thì việc trình bày về kỳ vọng, thời hạn và trách nhiệm với các thành viên trong nhóm là rất quan trọng.
Việc giao tiếp cởi mở sẽ thúc đẩy sự tin tưởng và tạo ra một môi trường tích cực cho nhóm. Ngay cả khi những xung đột tiềm ẩn có thể xảy ra, việc minh bạch và tôn trọng trong quá trình giao tiếp với các thành viên khác trong nhóm sẽ giúp giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.
Kỹ năng lắng nghe
Khi làm việc nhóm, cần phải giữ một tâm trí cởi mở. Nhìn nhận mọi thứ theo một góc nhìn khác và lắng nghe những ý kiến mà các thành viên trong nhóm đưa ra. Việc lắng nghe quan điểm của người khác có thể giúp bạn nhìn thấy nhiều khía cạnh của một vấn đề, bao gồm cả những khía cạnh mà bạn chưa từng biết trước đây.
Lắng nghe tích cực không chỉ dừng lại ở việc tiếp nhận những ý kiến mà người khác truyền tải, mà còn giúp từng thành viên biết cách chọn lọc những thông tin quan trọng, phù hợp. Hãy thể hiện sự lắng nghe chân thành của mình qua cử chỉ, biểu cảm khuôn mặt để người nói có thể cảm thấy được sự quan tâm chú ý, từ đó khuyến khích các thành viên đưa ra nhiều ý kiến hơn.
Kỹ năng đặt câu hỏi
Khi thảo luận nhóm, cần thực hiện việc đặt câu hỏi để mọi người trong nhóm có thể nhận biết được mức độ tương tác và thảo luận giữa các thành viên ra sao, cũng như khai thác thêm nhiều góc nhìn mới. Nguyên tắc đặt câu hỏi phải dựa trên tinh thần xây dựng, hợp tác và nội dung đặt câu hỏi phải rõ ràng.
VIệc đặt câu hỏi thông minh sẽ nhận được những câu trả lời phù hợp, đúng với mục tiêu mà nhóm đang trao đổi. Ngược lại, câu hỏi đặt ra không phù hợp những gì nhóm đang thảo luận sẽ mất thời gian, công sức và có thể gây ra những hiểu lầm không đáng có.
Trong quá trình đặt câu hỏi, các bạn có thể áp dụng phương pháp 5W1H để hỏi các câu hỏi xoay quanh các vấn đề tìm hiểu thêm thông tin như Cái gì? Tại Sao? Ai? Khi nào? Ở đâu? Làm thế nào? Còn không hãy tìm hiểu bài viết chúng tôi gợi ý bên dưới.
► Xem ngay: Kỹ năng đặt câu hỏi – Nguyên tắc và cách đặt câu hỏi
Kỹ năng thuyết phục
Với những ý kiến mà các thành viên đã trình bày ra, mỗi thành viên cần phải có nghĩa vụ bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tình với những ý kiến đó. Kỹ năng thuyết phục trong làm việc nhóm hiệu quả là bạn phải đưa ra được các dẫn chứng, dữ liệu và lập luận một cách logic, chặt chẽ để người khác có thể tin theo, thuyết phục được thực hiện dưới hình thức thuyết trình trước đám đông hoặc đàm thoại với vài người.
Kỹ năng lập kế hoạch và thực hiện công việc
Hoạt động nhóm phải hướng tới các mục tiêu cụ thể, rõ ràng, đo lường được và có thời hạn để có thể đánh giá được mức độ hiệu quả của nhóm. Lên kế hoạch công việc là giai đoạn mà nhóm cần phải chuẩn bị nguồn lực, điều kiện và phương pháp làm việc, vì kết quả tốt sẽ hoàn toàn phụ thuộc vào việc lập kế hoạch và triển khai công việc.
Trước giai đoạn triển khai, cần đưa ra các nguyên tắc làm việc nhóm để mọi người có thể tuân theo, đồng thuận và hiểu rõ vai trò trách nhiệm của mình trong team. Bên cạnh đó, nhóm cần lựa chọn một Team leader có đủ tố chất để có thể dẫn dắt và điều tiết các thành viên thực hiện công việc hiệu quả.
Kỹ năng giải quyết xung đột
Xung đột là điều không thể tránh khỏi trong bất kỳ nhóm nào, nhưng không có xung đột thì nhóm khó phát triển được. Thực chất, xung đột mang tính xây dựng là cách để các thành viên tương tác, trao đổi, thảo luận và tìm ra các ý tưởng mới.
Nhờ có xung đột, mâu thuẫn mà các thành viên trong nhóm tự biết phê bình và bị phê bình, từ đó kích thích sự sáng tạo và cầu tiến, thay vì nhóm làm việc trong môi trường không có sự cạnh tranh tích cực. Nghĩa là khi các ý kiến được đưa ra, mọi người đều chấp nhận và bằng lòng những ý kiến người khác đưa ra, mặc dù biết có những ý kiến sẽ không đem lại kết quả tốt.
Ví thế, không nên loại bỏ những xung đột khi làm việc nhóm, ma hãy nhìn nhận và xác định nguyên nhân dẫn đến xung đột, để từ đó kiểm soát và giải quyết xung đột theo hướng tích cực hơn, đảm bảo các thành viên đều hài lòng với sự lựa chọn của mình.
Tư duy phản biện
Có rất nhiều ý kiến khác nhau trong mỗi cuộc họp từ mọi người và hầu hết mọi người đều mong muốn được công nhận ý kiến đó. Bạn có thể bị cám dỗ làm theo bất kỳ quyết định nào của nhóm hoặc bất kỳ thành viên nào trong nhóm tin rằng đó là phương án hành động tốt nhất, nhưng đôi khi một cách tiếp cận khác hoặc một ý tưởng mới có thể giúp đạt được kết quả tốt. Vì thế tư duy phản biện cho phép bạn đưa ra những quyết định sáng suốt và tốt hơn.
Bằng cách suy nghĩ phản biện về tình huống, xem xét mọi khía cạnh của một vấn đề, suy ngẫm về những kinh nghiệm trong quá khứ và lắng nghe những gì các thành viên khác trong nhóm nói – bạn có thể đạt được bước đột phá giúp nhóm của bạn tiến lên theo những cách mới và thú vị.
Tôn trọng, hỗ trợ, sẻ chia và phối hợp làm việc nhóm
Mỗi thành viên cần phải tôn trọng những ý kiến, quan điểm của các thành viên khác trong làm việc nhóm. Tôn trọng tạo ra môi trường làm việc thoải mái, cởi mở và hỗ trợ lẫn nhau để đạt được mục tiêu chung.
Bên cạnh đó, sự sẻ chia cũng giúp các thành viên trong nhóm lắng nghe và hiểu được những suy nghĩ mà muốn truyền tải. Kết hợp với khả năng phối hợp khi làm việc nhóm, quá trình thực hiện công việc của các thành viên sẽ không bị rời rạc, nghĩa là mọi người đều hiểu công việc của mình và mối quan hệ công việc của mình liên quan như thế nào tới người khác trong nhóm.
Quản lý thời gian
Từng thành viên trong nhóm phải đảm bảo thời gian hoàn thành công việc đúng hạn, vì nếu một cá nhân không hoàn thành nhiệm vụ theo đúng thời hạn đặt ra sẽ ảnh hưởng tới mục tiêu chung cả tập thể. Quản lý thời gian hiệu quả là bạn phải biết sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên, mỗi công việc mất bao lâu để hoàn thành và cũng cần theo dõi tiến độ thực hiện công việc trong thời gian nhất định. Nhờ vậy mà các thành viên sẽ tránh được tình trạng căng thẳng, stress do công việc còn tồn đọng.
Kỹ năng ra quyết định
Kỹ năng ra quyết định rất quan trọng trong làm việc nhóm, nhất là đối với những người có vai trò trưởng nhóm. Sau khi thu thập được thông tin từ các thành viên trong nhóm, trưởng nhóm phải dựa trên mục tiêu chung, từ đó có góc nhìn và nhìn nhận vấn đề khách quan nhất để đưa ra lựa chọn cuối cùng phù hợp để mang lại kết quả tốt nhất khi thực thi công việc.
Kỹ năng lãnh đạo
Kỹ năng lãnh đạo thường dành cho các trưởng nhóm. Lãnh đạo ở đây là khả năng định hướng, trao quyền công việc, đưa ra giải pháp cho các thành viên. Bên cạnh đó, các trưởng nhóm cần phải khen thưởng, tạo động lực và động viên cho cả nhóm xây dựng mối quan hệ cùng hợp tác làm việc để mang lại hiệu suất cao trong công việc.
Còn trong công việc, mỗi cá nhân đều phải biết lãnh đạo bản thân xuất sắc, nghĩa là tự xác định được mục tiêu và những việc mình cần phải làm để tạo ra được giá trị cho bản thân nói riêng và sự đóng góp cho tập thể nói chung. Hơn nữa, điều này còn tạo ra cơ hội phát triển nghề nghiệp vì bạn có khả năng để trở thành một nhà lãnh đạo nhóm tài giỏi trong tương lai.
► Xem thêm: Các kỹ năng lãnh đạo đội nhóm cần có của trưởng nhóm
Lợi ích chung của kỹ năng làm việc nhóm
Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng làm việc theo nhóm mang lại hiệu quả cao trong việc giải quyết vấn đề, tăng sự đổi mới, phát triển cá nhân và giảm thiểu áp lực công việc. Cụ thể ra sao, cùng đi sâu hơn vào từng lợi ích của làm việc nhóm sau đây:
Cải thiện kỹ năng giao tiếp giữa các thành viên
Làm việc nhóm chính là lúc các thành viên phải giao tiếp với nhau. Đây là lúc mọi người đưa ra những ý tưởng mới lạ, ý kiến hay phục vụ cho công việc chung. Đây cũng là lúc các thành viên có cơ hội được giao tiếp với nhiều người, được trình bày ý kiến trước đám đông giúp cải thiện và rèn luyện kỹ năng giao tiếp.
Nếu thường xuyên tham gia làm việc nhóm bạn sẽ hình thành được kỹ năng phản biện khi các đồng nghiệp đưa ra ý kiến. Làm việc nhóm thường xuyên cũng là cách giúp bạn rèn luyện được nghiệp vụ và nâng cao kỹ năng giao tiếp mỗi ngày.
Giải quyết vấn đề hiệu quả và tăng năng suất công việc
Hoạt động nhóm tích cực sẽ tạo ra nguồn cảm hứng và các ý tưởng sáng tạo được tạo ra từ kết quả của việc thảo luận. Từ đó nhiều phương án được đưa ra, lúc này các thành viên trong nhóm cùng nhau góp ý, chỉnh sửa và cuối cùng đưa ra lựa chọn đúng để giải quyết được vấn đề đang gặp phải.
Đồng thời, làm việc nhóm giúp hiệu suất công việc được nâng cao dựa vào việc phân bổ công việc phù hợp, hỗ trợ và phối hợp hiệu quả với nhau. Do đó tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức hơn khi làm việc độc lập, vì điều này mà nhiều nhà HR khi tuyển dụng đều yêu cầu ứng viên có khả năng làm việc nhóm hiệu quả.
Kích thích sáng tạo và đưa ra quyết định đúng đắn
Làm việc nhóm là cùng nhau chia sẻ trách nhiệm, cùng nhau tạo ra nguồn cảm hứng và các ý tưởng sáng tạo hầu hết đều được tạo ra từ kết quả của các cuộc làm việc nhóm. Việc lên ý tưởng từ cá nhân chỉ là viên ngọc thô nhưng nếu có sự góp ý, mài giũa từ nhiều thành viên thì nó sẽ trở thành một viên ngọc sáng.
Với kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả sẽ giúp bạn đưa ra được các ý kiến rồi nhiều người cùng thảo luận sau đó sẽ đưa ra được kết quả cuối cùng. Làm việc nhóm cũng sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ được những quyết định sai lầm từ đó đúc kết ra được quyết định đúng đắn có sự đóng góp của nhiều người.
Rèn tính kỷ luật
Khi làm việc trong một tập thể, một nhóm bạn sẽ không thể làm theo ý mình mà phải tuân theo quy định chung của nhóm. Đây cũng chính là một trong những lợi ích tuyệt vời của làm việc nhóm.
Làm việc nhóm bạn sẽ phải hoạt động một cách có tổ chức, có kỷ luật và điều duy nhất bạn phải làm đó là tuân theo. Bạn sẽ phải chấp nhận sự khác biệt và tôn trọng các thành viên. Một nhóm hoạt động có tính kỷ luật thì công việc sẽ hoàn thành một cách hiệu quả hơn.
Thúc đẩy phát triển cá nhân
Với kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả, mỗi cá nhân đều cùng nhau đóng góp vào quá trình giải quyết vấn đề. Trong đó bao gồm việc tạo dựng và thúc đẩy tinh thần của mỗi thành viên. Việc tương tác với các thành viên trong nhóm thúc đẩy cá nhân cởi mở và tự do phát triển ý tưởng của riêng họ.
Tạo sự linh hoạt trong công việc
Sự hợp tác cũng tạo ra tính linh hoạt ở nơi làm việc. Các thành viên có thể hỗ trợ cho nhau khi ai đó có việc bận vì họ đã được đào tạo để đảm nhận các công việc chung trong nhóm. Do đó, mỗi cá nhân sẽ không gây ảnh hưởng lớn đến tiến độ công việc. Nhóm của họ vẫn đảm bảo có thể hoàn thành công việc trong thời hạn cho phép.
Làm việc nhóm hiệu quả sẽ tạo ra tính linh hoạt trong giải quyết các công việc, nâng cao năng suất và giúp nhân viên cân bằng được công việc và cuộc sống.
Gắn kết nhân viên với lãnh đạo
Làm việc theo nhóm giúp phá vỡ bức tường ngăn cách, tạo sự cởi mở và thân thiện giữa nhân viên với lãnh đạo. Nhờ vào việc chia sẻ những ý kiến, quan điểm theo những gì mình đã quan sát cho cấp trên của mình. Điều này giúp nhân viên và lãnh đạo hiểu nhau hơn, tạo ra một môi trường làm việc năng động và không có sự phân biệt cấp bậc.
► Đọc thêm: 9 yếu tố để xây dựng nhóm làm việc hiệu quả
Cách cải thiện kỹ năng làm việc nhóm
Đặt mục tiêu chung lên hàng đầu
Làm việc nhóm là sự kết hợp của các cá nhân để hướng tới mục tiêu chung của nhóm, mục tiêu cần phải truyền đạt rõ ràng và cụ thể tới tất cả thành viên đều nắm được. Để làm được điều đó, mỗi thành viên phải đặt mục tiêu chung của nhóm lên trên mục tiêu cá nhân.
Bên cạnh đó, trước khi thay đổi một quyết định nào đó, cần có sự thống nhất của tất cả thành viên. Do một sai lầm nhỏ từ cá nhân cũng có thể ảnh hưởng tới mục tiêu của nhóm.
Xác định trách nhiệm và vai trò từng thành viên
Ai cũng có những điểm mạnh và điểm yếu riêng trong lĩnh vực của mình, việc xác định vai trò và trách nhiệm từng thành viên là việc cần làm trước khi bắt tay vào thực hiện công việc.
Xác định được vai trò và trách nhiệm sẽ cụ thể hóa những công việc mà người đó sẽ làm, giúp tránh sự chồng chéo công việc và đảm bảo mọi nhiệm vụ đều được hoàn thành theo đúng tiến độ. Ví dụ trưởng nhóm sẽ có trách nhiệm là quản lý, điều phối công việc cho nhân viên hoặc ra quyết định cuối cùng.
Bên cạnh đó, việc phân chia vai trò rõ ràng cũng giúp tránh được xung đột nội bộ, nâng cao tinh thần trách nhiệm và tối ưu hiệu suất làm việc.
Thống nhất cách làm việc
Để tạo ra quy chuẩn khi hoạt động nhóm, cần thống nhất cách thức làm việc chung cho nhóm ngay từ đầu, điều này đảm bảo mọi người làm việc có nguyên tắc. Cụ thể hơn, cách thức hoạt động nhóm sẽ bao gồm:
- Cách thức giao tiếp của nhóm giao tiếp như thế nào? Cách thức phản hồi ra sao?
- Nhóm cần tuân theo quy trình làm việc như thế nào để hoàn thành công việc?
- Các quyết định cuối cùng được lựa chọn như thế nào?
- Khi xảy ra xung đột nhóm giải quyết như thế nào?
- Quy tắc ứng xử của nhóm
- Quy định về thời gian làm việc
Phản hồi mang tính xây dựng
Không ai thực hiện tốt mọi việc ngay từ lần đầu hay trong quá trình thực hiện. Thay vì chỉ trích hoặc nói những điểm tiêu cực, việc cần làm lúc này là hãy phản hồi mang tính xây dựng, nghĩa là đưa ra nhận xét, đánh giá công việc và hành vi của một thành viên trong nhóm một cách tích cực dựa trên quan sát của mình. Tránh phản hồi mang tính cá nhân kiểu “khen – chê”, vì nó có thể gây mâu thuẫn và gây rạn nứt mối quan hệ đồng đội với nhau.
Ví dụ, thay vì nói “Ý tưởng của bạn không mang lại giá trị gì!” thì hãy nói “Ý tưởng của bạn có một số điểm rất thú vị, tuy nhiên có vẻ nó không phù hợp với mục tiêu của nhóm. Chúng ta hãy thảo luận để tìm ra ý tưởng tốt hơn nhé.”
Tham gia các khóa học về làm việc nhóm
Cách chúng tôi thấy mang lại hiệu quả nhanh chóng đó là tham gia các khóa học kỹ năng làm việc nhóm từ các đơn vị đào tạo bên ngoài. Đây là cách bạn có thể học được những cách thức làm việc cá nhân và nhóm; cách thấu hiểu bản thân và các thành viên trong nhóm; phương thức xây dựng một đội nhóm mạnh.
Tự tin là một đơn vị đào tạo kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả, Học Viện PMS luôn mang lại giá trị cho Học viên những kiến thức mới nhất, đặc biệt luôn áp dụng tính thực tiễn cao nhất (70% thời gian thực hành) bằng hoạt động nhóm tại lớp để Học viên có thể áp dụng ngay vào công việc của mình. Quý khách hàng có nhu cầu đào tạo về kỹ năng này, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline 0965 845 468 để được hỗ trợ.
Ghi nhận và khen thưởng
Trong một tập thể, ai cũng muốn được mọi người ghi nhận những công sức mà mình đóng góp. Vì đây là động lực để thúc đẩy tinh thần làm việc tốt hơn và nỗ lực cống hiến hết mình cho nhóm. Việc ghi nhận nên đi kèm với khen thưởng, người quản lý có thể khen thưởng bằng hình thức khen ngợi công khai trước mọi người, quà tặng hoặc tiền thưởng tùy theo văn hóa của nhóm. Cần khen ngợi kịp thời ngay khi các thành viên đạt được thành tích tốt, lời khen ngợi và động viên cần phải chân thành, tránh kiểu khen để nịnh bợ nhau.
Hơn nữa, việc ghi nhận và khen thưởng từ những cá nhân xuất sắc cũng giúp những người khác noi gương để thực hiện công việc tốt hơn, từ đó lan tỏa được những hành vi tích cực trong nhóm.
Học hỏi từ những người khác có kỹ năng làm việc nhóm tốt
Hãy chủ động học hỏi từ những người có kỹ năng làm việc nhóm giỏi trong team của bạn. Quan sát cách họ xử lý mọi tình huống trong làm việc việc nhóm, cũng đừng ngần ngại hỏi họ những kinh nghiệm thực tế và cách họ có được những kỹ năng này hiệu quả khi làm việc nhóm.
Bằng cách này, bạn sẽ thấy mình sẽ cải thiện được kỹ năng làm việc nhóm mỗi ngày tốt hơn, từ đó trở thành một người có ích cho nhóm của mình. Hơn nữa, điều này còn giúp bạn thực hiện tốt hơn, xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp và mở ra nhiều cơ hội phát triển bản thân trong tương lai.
Quản lý xung đột trong nhóm
Xung đột là điều khó tránh khỏi trong lúc làm việc nhóm. Nhưng quan trọng là mỗi thành viên phải ý thức được mình sẽ giải quyết những xung đột mâu thuẫn này theo chiều hướng tích cực và mang tính xây dựng.
Trong những lúc xung đột, cần phải gạt bỏ “cái tôi” sang một bên, bình tĩnh ngồi xuống lắng nghe những quan điểm của nhau và tiếp tục tìm ra các giải pháp tốt nhất để giải quyết vấn đề, nhớ không để cảm xúc chi phối để tránh có những hành động không đáng có.
Xem thêm các bài viết cùng chủ đề:
- Những khó khăn khi làm việc nhóm và cách khắc phục
- Lợi ích của việc làm việc nhóm trong công việc
- Nguyên tắc khi làm việc nhóm cần tuân thủ
- Mô hình làm việc nhóm phổ biến hiện nay
Đăng ký nhận bản tin
Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS