Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian Tăng Năng Suất Và Hiệu Quả Trong Công Việc

Thời gian là vàng là bạc, cứ mỗi giây trôi qua bạn sẽ không bao giờ lấy lại được. Vì vậy trước khi bắt đầu làm việc gì bạn nên có kế hoạch cụ thể, trang bị kỹ năng quản lý thời gian tăng năng suất một cách khoa học nhất, để tránh bị lãng phí thời gian một cách vô bổ và hoàn thành công việc xuất sắc.

>>> Xem: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Tìm hiểu kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và thực hiện việc kiểm soát thời gian trong một hoặc một chuỗi các hoạt động cụ thể, nhằm tăng tính hiệu quả, hiệu suất hay năng suất của công việc. Việc kiểm soát tốt thời gian giúp phân bổ nguồn lực thực hiện các công việc trở nên hợp lý và hoàn thiện hơn.

Trang bị kỹ năng quản lý thời gian càng tốt, quỹ thời gian bạn sử dụng sẽ càng hiệu quả. Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá dựa trên kết quả hoàn thành, không dựa trên thời gian làm nhanh hay chậm.

Những việc cần thực hiện để quản lý thời gian tăng năng suất hiệu quả

Quản lý thời gian tăng năng suất và hiệu quả làm việc là quá trình lên kế hoạch và tổ chức thời gian cho từng hoạt động cụ thể cho đến khi hoàn thành mọi mục tiêu đề ra. Vì thời gian có hạn nên bạn cần có kỹ năng quản lý thời gian tốt để quỹ thời gian được sử dụng cách hiệu quả nhất.

1. Xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu là cách quản lý thời gian khoa học nhất. Khi có mục tiêu rõ ràng bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó. Đương nhiên để làm được việc đó bắt buộc bạn phải lên lịch trình cụ thể. Khi đó bạn sẽ làm chủ được thời gian và không để nó trôi đi một cách lãng phí.

2. Liệt kê những công việc cần phải làm

Liệt kê ra danh sách những công việc cần phải làm trong ngày, trong tuần và trong tháng. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý được quỹ thời gian quý giá của mình. Bạn sẽ biết mình cần phải làm gì vào giờ nào, như vậy bạn sẽ không phải mất thời gian nhớ xem mình phải làm việc gì trong ngày hôm nay hoặc việc gì tiếp theo sau khi hoàn thành xong công việc nào đó.

>>> Xem: Lập kế hoạch công việc và triển khai công việc hiệu quả

3. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Sau khi liệt kê những công việc cần làm, bạn hãy dành chút thời gian kiểm tra lại xem công việc nào quan trọng cần phải làm trước, công việc nào có thể để lại sau. Những công việc quan trọng bạn hãy đánh dấu lại và làm ngay để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời gian, sau đó hãy tiếp tục làm những công việc còn lại.

Việc sắp xếp kiểu này giúp bạn không phải vội vàng hay căng thẳng vì lỡ quên những việc quan trọng mà vẫn đảm bảo những công việc khác vẫn được giải quyết đúng thời hạn.

4. Tổng kết lại công việc

Trước khi kết thúc một ngày làm việc, bạn nên tổng kết lại công việc vào cuối ngày để xem bạn đã làm được những gì và chưa làm được gì? Bạn đã mất bao nhiêu thời gian cho những công việc đó ? Việc đó có thật sự hiệu quả hay không? Quỹ thời gian bạn dành cho những công việc đó đã thật sự khoa học chưa? Nếu có chỗ nào chưa hợp lý hãy tìm ra lý do và khắc phục nó.

5. Tính kỷ luật và thói quen

Hãy tập cho mình tính kỷ luật và những thói quen tiết kiệm thời gian. Đặt ra cho bản thân những quy tắc riêng và làm theo những quy tắc đó. Có thể thời gian đầu bạn cảm thấy khó khăn, nản chí nhưng hãy tập từ từ, rồi bạn sẽ quen. Khi đó, chắc chắn bạn sẽ thấy rằng bạn có nhiều thời gian hơn cho cuộc sống cũng như công việc.

6. Tạo khả năng tập trung

Tập trung là cách rất tốt để bạn không lãng phí thời gian. Khi làm công việc gì đó bạn hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ cho công việc. Điều đó không chỉ đem lại kết quả cao cho công việc mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Bởi khi tập trung bạn sẽ nhanh chóng hoàn thành công việc và có thời gian cho việc khác.

7. Lên thời gian cụ thể cho công việc

Để tiết kiệm thời gian, bạn nên lên thời gian cụ thể cho từng công việc như: Xác định thời gian bắt đầu, thời gian cho từng bước thực hiện, thời gian kết thúc và tổng thời gian để hoàn thành công việc đó là bao lâu. Khi đó bạn sẽ có một bảng kế hoạch chi tiết và thời gian cụ thể. Không sợ bị ảnh hưởng đến kết quả công việc cũng như lãng phí những khoảng thời gian quý giá.

8. Sắp xếp nơi làm việc khoa học

Sắp sếp nơi làm việc khoa học giúp bạn không mất thời gian tìm kiếm tài liệu khi cần. Một nơi làm việc lộn xộn với đống tài liệu mới – cũ, quan trọng – không quan trọng hỗn độn sẽ khiến bạn cảm thấy rối mắt và làm mất nhiều thời gian để tìm kiếm. Vì vậy hãy sắp xếp ngăn nắp và khoa học cho nơi làm việc. Điều đó sẽ giúp bạn có thêm nhiều thời gian để không phải lãng phí thời gian cho những công việc vô bổ.

Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian tăng năng suất trong công việc

1. Giúp tăng năng suất làm việc

Sở hữu kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn lên kế hoạch nhiệm vụ hàng ngày dựa vào mức độ quan trọng. Với danh sách này, bạn sẽ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nên hoàn thành trước, từ đó tăng hiệu quả công việc.

Khi có nền tảng về kỹ năng quản lý thời gian tốt, bạn sẽ ngăn ngừa việc lãng phí thời gian và năng lượng, tốn ít công sức hơn để hoàn thành công việc vì mọi thứ đều được tổ chức một cách logic, khoa học.

2. Rèn luyện khả năng ra quyết định, giảm bớt áp lực

Việc thiếu kỹ năng quản lý thời gian thường dẫn đến tình trạng làm việc với nhiều áp lực. Gián tiếp đưa ra những quyết định sai lầm khi không có đủ thời lượng suy xét. Ngược lại, nếu bạn kiểm soát thời gian tốt, bạn không những tránh được áp lực “deadline” mà còn đưa ra những quyết định sáng suốt hơn trong công việc do có nhiều thời gian để suy nghĩ, đánh giá vấn đề.

3. Hạn chế thói quen xấu, tạo động lực hành động

Thói quen xấu như trì hoãn công việc sẽ gây tác hại khôn lường cho cá nhân và tập thể. Kỹ năng quản lý thời gian sẽ giúp bạn loại bỏ những thói quen không tốt. Đồng thời tạo động lực để bắt tay thực hiện những dự án lớn nhờ kế hoạch đã được vạch ra với mục tiêu rõ ràng và thời gian biểu chính xác.