Quản lý thời gian là gì? Lợi ích và 10 cách quản lý thời gian hiệu quả

Nếu bạn đang cảm thấy áp lực và căng thẳng vì công việc quá tải, việc học nhiều khiến bạn không có nhiều thời gian để thư giãn. Vì thế, học cách quản lý thời gian hiệu quả không chỉ giúp bạn đáp ứng các thời hạn, mà còn khám phá ra những ý tưởng mới và tìm thấy sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày làm thế nào để quản lý thời gian hiệu quả và những lợi ích mang lại cho bạn. Tìm hiểu ngay!

kỹ năng quản lý thời gian

1. Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình tổ chức, phối hợp các nhiệm vụ và hoạt động để tận dụng tối đa tối đa thời gian trong ngày bằng cách phân chia, sắp xếp các công việc ưu tiên và giảm thiểu sự xao lãng. Điều này giúp tránh việc bỏ sót các thời hạn công việc quan trọng hoặc hoàn thành các nhiệm vụ trong tình trạng vội vã.

Mục tiêu của quản lý thời gian là giúp cá nhân hoàn thành các công việc một cách hiệu quả trong thời gian ngắn hơn.

quản lý thời gian là gì

Cùng xem qua một số trích dẫn hay từ các nhà nổi tiếng trên thế giới về chủ đề thời gian:

“Thời gian là tài sản quý giá nhất của bạn. Hãy sử dụng nó một cách khôn ngoan.” – Steve Jobs

“Hãy đầu tư thời gian cho bản thân. Đó là khoản đầu tư sinh lời nhất mà bạn có thể thực hiện.” – Warren Buffett

“Sự khác biệt giữa người thành công và kẻ thất bại không phải là thiếu sức mạnh hay kiến thức, mà là thiếu ý chí.” – Vince Lombardi

Đọc thêm: Kỹ năng mềm là gì? Các kỹ năng mềm bạn cần trau dồi sớm

2. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian tiếng anh gọi là “Time Management Skills”, đây là những phương tiện và kỹ thuật mà bạn áp dụng để lập kế hoạch và kiểm soát thời gian một cách hiệu quả. Chúng giúp bạn phân bổ thời gian hơn hợp lý cho các hạng mục công việc, điều này giúp bạn giảm bớt căng thẳng và cuối cùng là đạt được mục tiêu của bạn.

kỹ năng quản lý thời gian là gì

3. Lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả

Tại sao kỹ năng quản lý thời gian lại quan trọng và lại cần thiết đến như vậy? Chúng ta hãy cùng điểm qua những lợi ích dưới đây nhé:

  • Giảm căng thẳng và stress:

Trên thực tế, nhiều công ty hay giao cho nhân viên rất nhiều đầu việc và bắt họ phải hoàn thành đúng deadline dẫn đến tình trạng nhân viên bị căng thẳng và stress.

Tuy nhiên, nếu bạn có một kế hoạch công việc cụ thể và tổ chức rõ ràng, bạn có thể làm việc tự tin hơn và tránh được tình trạng luôn bận rộn trong công việc.

  • Tăng năng suất công việc:

Nhiều người không biết cách quản lý thời gian sao cho hiệu quả và họ thường dễ bị phân tâm khi làm việc. Hiểu đơn giản là họ dành nhiều thời gian, công sức hơn nhưng vẫn không đạt được kết quả như mong đợi do không biết cách sắp xếp thời gian hợp lý.

Vì thế, kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn biết cách tổ chức công việc hàng ngày dựa trên mức độ ưu tiên. Từ đó cho bạn biết bạn cần tập trung vào những công việc quan trọng nào và cần được hoàn thành khi nào, nhằm đảm bảo công việc diễn ra trơn tru mà không tốn quá công sức.

  • Cân bằng công việc và cuộc sống:

Kỹ năng quản lý thời gian giúp mỗi người phân chia thời gian giữa công việc và cuộc sống cá nhân một cách hiệu quả, đảm bảo rằng vẫn có đủ thời gian cho cả hai. Nhờ đó bạn có thể có thời gian dành thời gian cho gia đình, người thân và bản thân, giúp cải thiện tinh thần và nâng cao chất lượng cuộc sống cho bạn.

quản lý thời gian giúp bạn có thời gian cho bản thân

  • Tránh trì hoãn:

Không biết cách quản lý thời gian sẽ gây ra tình trạng công việc trở nên chậm trễ, kéo dài hoặc bị bỏ quên. Do đó, việc sở hữu kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, cùng với việc lập kế hoạch rõ ràng và có mục tiêu thực tế, sẽ giúp mỗi người phát triển hơn trong mọi lĩnh vực.

Đồng thời, điều này cũng ngăn chặn thói quen trì hoãn cho mỗi người vì họ nhận thức được rằng việc này có thể ảnh hưởng xấu đến toàn bộ kế hoạch đã đề ra.

  • Nâng cao khả năng tự quản lý:

Khi bạn đã biết cách tổ chức thời gian hợp lý cho những gì cần phải làm. Điều này rèn luyện tính kỷ luật và trách nhiệm trong công việc, giúp bạn nâng cao khả năng tự quản lý công việc và bản thân tốt hơn.

  • Có nhiều cơ hội phát triển bản thân:

Khi bạn có nhiều thời gian hơn, bạn có thể học hỏi và trau dồi kiến thức và kỹ năng để phát triển bản thân hơn trong công việc. Nhờ vậy, bạn sẽ có nhiều cơ hội hơn để bạn thăng tiến hơn và giúp bạn đạt được nhiều thành công hơn trong cuộc sống.

làm thế nào để quản lý thời gian hiệu quả

  • Tăng sự tự tin nghề nghiệp:

Khi bạn có khả năng quản lý công việc và thời gian hiệu quả, bạn sẽ tự tin hơn trong nghề nghiệp của mình. Đồng thời, việc hoàn thành công việc đúng hạn hoặc trước thời hạn cũng tạo ra ấn tượng tích cực với đồng nghiệp và cấp trên, giúp bạn tăng sự uy tín trong công ty.

Bên cạnh đó, việc quản lý thời gian hợp lý cũng giúp bạn có thời gian để chăm sóc và quan tâm đến bản thân hơn.

4. Cách quản lý thời gian hiệu quả thông minh

4.1 Thiết lập mục tiêu

Trước khi bắt tay vào bất cứ nhiệm vụ nào bạn cần phải xác định rõ mục tiêu trước. Thiết lập mục tiêu giúp bạn tổ chức danh sách công việc và xác định mức độ ưu tiên của từng nhiệm vụ. Điều này có thể giảm bớt cảm giác căng thẳng hoặc choáng ngợp khi đối mặt với những mục tiêu lớn hơn.

Đọc thêm: Mục tiêu SMART là gì? Cách thiết lập mục tiêu SMART

4.2 Xây dựng kế hoạch

Trong quá trình lập kế hoạch, cần xác định thời gian cần thiết để hoàn thành công việc và phân chia chúng thành các giai đoạn nhỏ hơn để dễ dàng quản lý và theo dõi.

Một kế hoạch xuất sắc phải có khả năng phân bổ các công việc theo mức độ khẩn cấp, quan trọng và sẵn sàng đối phó với các trở ngại và khó khăn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Điều này giúp chúng ta đảm bảo hoàn thành công việc một cách hiệu quả và đúng tiến độ.

Ví dụ: Nếu bạn có thời gian làm việc từ 9h – 17h trên công ty, và giả sử bạn có 8 giờ để hoàn thành 5 nhiệm vụ trong một ngày làm việc, khi xem xét lịch trình của mình, bạn phát hiện rằng có một cuộc họp trưa kéo dài 1 giờ, một cuộc họp nội bộ kéo dài 30 phút và bạn phải về sớm 30 phút để đón con sau giờ học. Khi đó, bạn nhận ra rằng thực tế bạn chỉ có 6 giờ trống ngoài các cuộc họp.

Nhưng thực tế, khi bạn chia nhỏ lịch trình của bạn ra tiếp thì mỗi cuộc họp bạn phải tốn 10 phút để sắp xếp và chuẩn bị. Bạn cần 15 – 30 phút để nghỉ ngơi nạp lại năng lượng. Lúc này bạn tính ra bạn mất khoảng 50 – 60 phút không ngồi tại bàn làm việc và bạn chỉ còn khoảng 4 tiếng rưỡi để triển khai các nhiệm vụ cho dự án của mình.

quản lý thời gian hiệu quả

4.3 Sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên

Hãy tạo danh sách công việc và xác định mức độ quan trọng, khẩn cấp của mỗi công việc. Ưu tiên hoàn thành các công việc theo thứ tự ưu tiên, bắt đầu với những công việc có mức độ khẩn cấp từ cao và xuống thấp. Điều này sẽ đảm bảo bạn hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng với sự chú ý và thời gian cần thiết.

Hãy liên tục theo dõi tiến độ và điều chỉnh thứ tự ưu tiên khi cần thiết để đảm bảo việc hoàn thành các nhiệm vụ theo kế hoạch và mang lại hiệu quả tối đa.

4.4 Thiết lập thời hạn cho công việc

Thiết lập thời hạn cho mọi công việc nghĩa là bạn phải xác định và ước lượng thời gian cần thiết cho từng nhiệm vụ là bao lâu. Việc đặt ra deadline cũng giúp tránh được thói quen xấu là trì hoãn công việc và ngăn chặn việc lãng phí thời gian vào những việc không cần thiết.

4.5 Trao quyền

Nếu bạn có khả năng ủy thác công việc trong nơi làm việc của mình, hãy xem xét việc giao một số dự án cụ thể cho các thành viên trong nhóm có khả năng đảm nhận chúng. Điều này giúp bạn có thời gian tập trung vào những nhiệm vụ khó khăn hơn và tránh được tình trạng bị dồn quá nhiều việc.

Đọc thêm: Quy trình giao việc hiệu quả cho nhân viên

4.6 Tập trung

Một trong những cách để thời gian hiệu quả được nhiều người áp dụng đó là tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ hiện tại mình đang thực hiện. Thay vì cố gắng hoàn thành nhiều nhiệm vụ cùng một lúc, hãy tập trung vào từng nhiệm vụ một. Điều này giúp cải thiện chất lượng của các nhiệm vụ đã hoàn thành và giúp giảm bớt sự phiền nhiễu.

cách quản lý thời gian hiệu quả

4.7 Đặt ra ranh giới cá nhân

Nếu bạn bị yêu cầu hoàn thành những công việc khác mà bạn không có đủ thời gian thực hiện sẽ dẫn đến việc không thể hoàn thành công việc quan trọng không theo đúng kế hoạch và làm chậm tiến độ.

Lúc này, hãy xem xét việc lên lịch một cuộc họp với người quản lý của bạn để trao đổi về vai trò và cách bạn có thể hoàn thành công việc tốt nhất ở vị trí hiện tại.

4.8 Sắp xếp không gian làm việc khoa học

Một nơi làm việc lộn xộn và không có sự sắp xếp hợp lý sẽ làm gián đoạn công việc và tốn thời gian để tìm kiếm hồ sơ và dữ liệu quan trọng. Qua đó cho thấy, việc tổ chức không gian làm việc một cách khoa học sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tạo cảm giác thoải mái khi làm việc.

sắp xếp không gian làm việc khoa học nơi làm việc

Hãy đặt những tài liệu quan trọng và cần thiết ở những nơi dễ thấy và dễ lấy nhất, phân loại các danh mục và dữ liệu có liên quan vào cùng một thư mục. Dọn dẹp văn phòng sạch sẽ, loại bỏ tài liệu và giấy tờ không cần thiết. Tối giản hóa lối sống cũng là cách quản lý thời gian hiệu quả.

4.9 Tránh xa các hoạt động khiến bạn xao nhãng

Trong quá trình làm việc, thường hay xảy ra những tình trạng gây xao nhãng công việc của bạn như xem tin tức trên mạng xã hội, các cuộc trò chuyện không liên quan hoặc cuộc điện thoại tán gẫu. Vì vậy, bạn phải tránh xa các hoạt động không cần thiết trong quá trình làm việc trước khi chúng ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu suất công việc.

4.10 Sử dụng các phần mềm hỗ trợ

Để quản lý thời gian hiệu quả, nhiều người chọn sử dụng các phần mềm hỗ trợ bên cạnh việc sử dụng các phương pháp quản lý khác. Nhờ vào sự phát triển của công nghệ hiện đại, việc quản lý thời gian trở nên dễ dàng hơn với sự ra đời của nhiều ứng dụng được nghiên cứu nhằm hỗ trợ và nâng cao hiệu suất làm việc. Bạn có thể tìm hiểu một số phần mềm phổ biến hiện nay như Evernote, Trello, Google Calendar, Focus Booster, Notion. Todoist,…

Bên cạnh đó, bạn có thể tìm hiểu về cuốn sách 7 thói quen của người thành đạt – tác giả Stephen Covey

5. Nên học kỹ năng quản lý thời gian ở đâu tốt?

Một giải pháp để phát triển kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả và nhanh chóng là tham gia các chương trình đào tạo trên thị trường, vì bạn sẽ hướng dẫn bởi những chuyên gia có kinh nghiệm trong lĩnh vực. Họ có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc về các phương pháp, công cụ và kỹ thuật.

Học viên nhận chứng chỉ sau khi kết thúc khóa học quản lý thời gian

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều trung tâm cung cấp khóa học kỹ năng quản lý thời gian uy tín trên thị trường phải kể đến như Học Viện PMS, PACE, Irtc,… Nhưng tại PMS, chương trình đào tạo luôn mang tính ứng dụng cao trong quá trình học. Điều này giúp Học viên trang bị những kỹ năng quản lý thời gian cần thiết như ưu tiên công việc, phương pháp lập kế hoạch công việc, giải quyết công việc đồng thời và tạo lịch trình linh hoạt.

Nếu quan tâm về khóa học, các bạn có thể xem chi tiết về chương trình ngay tại đây.

Trang bị cho mình kỹ năng quản lý thời gian sẽ giúp chúng ta đạt được những mục tiêu nhanh hơn và mở ra nhiều cơ hội hơn trong cả công việc và cuộc sống. Vì vậy, hãy thử nghiệm và áp dụng nhiều phương pháp khác nhau để tìm ra cách để quản lý thời gian phù hợp nhất với bản thân.

Đăng ký nhận bản tin

Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS

    Trả lời

    Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *