Nội dung bài viết
Việc lập kế hoạch công việc một cách bài bản và chuyên nghiệp giúp bạn tối ưu được thời gian và hiệu suất làm việc. Điều đó có nghĩa bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để làm nhiều việc và không bao giờ phải cảm thấy lo lắng khi bất thình lình có một việc gì quan trọng mà bạn quên chưa hoàn thành.
Thế nhưng, liệu bạn từng gặp phải những trường hợp như:
- Suy nghĩ rằng, việc lập kế hoạch công việc là việc làm luôn gò bó, tẻ nhạt, phải lặp đi lặp lại một lịch trình khiến bạn thấy nhàm chán?
- Luôn có một bộ phim, chuyến du lịch, cuộc hẹn cà phê với bạn bè xen vào khiến bạn không thể làm theo kế hoạch?
- Sếp giao thêm việc, đồng nghiệp đùn đẩy công việc khiến kế hoạch của bạn không thể hoàn thành tiến độ?
Đó chính là lý do nhiều người cho rằng kỷ luật là tự do. Để đạt được tự do và có tinh thần hoàn thành kế hoạch công việc bạn cần có một nhận thức đủ tốt. Nếu vẫn luôn suy nghĩ việc lập kế hoạch khiến bạn sống một cuộc đời tẻ nhạt và chán ngắt thì bạn sẽ không bao giờ có động lực làm việc theo kế hoạch.
Lập kế hoạch công việc có khó khăn như bạn nghĩ?
Lập kế hoạch công việc hay học tập đồng nghĩa với chuyện bạn sẽ phải thực hiện những điều sau đây:
- Liệt kê những mục tiêu của bạn.
- Thành lập những công việc cần làm để đạt được những mục tiêu đó.
- Đặt những hạn định về thời gian và cách thức làm việc cho những việc cần thực hiện.
Một bản kế hoạch mà bạn từng lập có thể dài 2 – 3 trang giấy, chục dòng excel. Đối với những “sâu lười” chính hiệu thì thật khó mà có thể…..ngồi xuống, mở tập, bật laptop để lập một bản kế hoạch chi tiết.
Hãy bắt đầu làm kế hoạch một cách đơn giản nhưng phải đầy đủ. Việc thử nghiệm với một kế hoạch ngắn hạn, vừa sức và đạt được mục tiêu sẽ giúp bạn có động lực hoàn thành các kế hoạch tiếp theo. Khi đặt mục tiêu cần xem xét mục tiêu nên được chia nhỏ, thiết thực, rõ ràng sẽ khiến bạn dễ dàng đạt được mục tiêu tốt hơn.
Việc giải quyết được những khó khăn gặp phải trong lập kế hoạch sẽ tùy thuộc vào sự nỗ lực thực hiện và kinh nghiệm của người thực hiện. Nếu áp dụng đúng cách, lập kế hoạch sẽ trở thành một công cụ hữu hiệu giúp quản lý thời gian và đạt được mục tiêu của công việc.
Các bước cần làm để lập kế hoạch công việc được hiệu quả
Để công việc được diễn ra cách suôn sẻ và hiệu quả nhất bạn cần thực hiện tốt các công việc được PMS đề cập ngay bên dưới đây:
1. Phân loại ưu tiên công việc
Sắp xếp thứ tự ưu tiên là điều cần thiết. Chắc hẳn bạn đã từng nghe qua Ma trận Eisenhower để phân loại công việc quan trọng và khẩn cấp. Sau khi đã có list các công việc cần thực hiện, bạn hãy xem thử mức độ quan trọng và cấp bách của công việc để đưa vào danh sách ưu tiên. Từ đó bạn sẽ biết tập trung thời gian và năng lượng để thực hiện công việc nào trước, sau, theo thứ tự nào.
>>> Xem: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
Các cấp bậc trong ma trận quản lý thời gian:
- Quan trọng và khẩn cấp: Các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp nhất, chúng ta cần thực hiện ngay lập tức.
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Những nhiệm vụ quan trọng nhưng không gấp, chúng ta có thể đặt lịch và dành thời gian phù hợp để thực hiện.
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Các nhiệm vụ gấp và cần được thực hiện nhanh chóng, nhưng có mức độ quan trọng thấp. Chúng ta có thể ủy quyền hoặc hoãn chúng cho các công việc khác.
- Không quan trọng và không khẩn cấp: Các nhiệm vụ không quan trọng và không gấp, chúng ta có thể xem xét và lựa chọn xem liệu chúng cần được thực hiện hay không.
Ma trận Eisenhower là một công cụ hiệu quả để quản lý thời gian và đặt ưu tiên cho các tác vụ trong cuộc sống và công việc hàng ngày.
2. Xác định kẻ đánh cắp thời gian
Xác định kẻ cắp thời gian sẽ giúp bạn loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng việc tập trung vào hoàn thành kế hoạch.
- Thời gian đọc tin tức trong ngày.
- Lướt xem video thú vị trên Youtube, Facebook, Tiktok…
- Ý tưởng nảy sinh cho một dự án thú vị…
- Ăn quà vặt, tám chuyện cùng đồng nghiệp.
Nghe qua thì những thói quen đó rất chính đáng với nhu cầu cần thư giãn của mỗi người. Tuy nhiên, đó chính là những kẻ cắp thời gian chính hiệu. Cái bạn thiếu là thời gian để thực hiện hiệu quả các công việc đặt ra. Hãy nhớ đến quy luật gieo hạt, gặt quả mỗi khi bạn cắt bớt thời gian thực hiện một điều chính đáng nhằm hoàn thành mục tiêu để làm một việc giúp bạn vui trong chốc lát.
Đối với các ý tưởng thì hãy luôn note thật nhanh vào các ghi chú trên điện thoại rồi quay lại công việc chính. Bạn sẽ có thời gian để đào sâu các ý tưởng vào lúc thích hợp.
3. Tạo đồng hồ nhắc giờ
Nếu thời gian bạn cài đặt ít hơn thì hãy gia hạn thêm, đừng tự ép mình và ghi chú lại vào thời gian biểu, còn nếu sau khi hoàn thành bạn vẫn dư giờ thì nên điều chỉnh rút ngắn thời gian lại nhé. Sau nhiều lần thực hiện hãy giảm thời gian thực hiện công việc đi 1-2 phút cho đến khi nào bạn cảm thấy lượng thời gian như vậy là đủ, điều này sẽ giúp bạn gia tăng hiệu suất làm việc và có thể thực hiện nhiều công việc hơn.
4. Hình thành kỷ luật trong việc lập kế hoạch công việc
Để thành công trong việc lập kế hoạch công việc, bạn cần rèn luyện tính kỷ luật. Kỷ luật không có nghĩa là hà khắc với bản thân, bạn chỉ cần cố gắng kiểm soát những ham muốn hay niềm vui nhất thời. Hãy nghĩ đến những niềm vui thực sự có ý nghĩa khi bạn hoàn thành kế hoạch và đạt được mục tiêu.
Hãy nghĩ đến khi bạn đạt được mục tiêu về công việc, sự công nhận của Sếp hay ánh mắt ngưỡng mộ của đồng nghiệp sẽ giúp bạn gây dựng được thương hiệu cá nhân, giúp cho con đường thăng tiến và mức thu nhập tăng đến mức nào? Hoặc ý nghĩa hơn là bạn đang gây dựng cuộc sống theo cách bạn mong muốn với những giá trị bạn đóng góp cho công ty, gia đình, xã hội.
>>> Xem thêm: Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định
5. Hãy bắt đầu lập kế hoạch công việc ngay hôm nay
Bất cứ điều gì bạn cho là cần thiết nhằm giúp bản thân đạt kết quả tốt hơn, sống tốt hơn, trở thành phiên bản mới hạnh phúc hơn… đừng chờ đợi 1 thời điểm hoàn hảo để bắt đầu. Thay vì suy nghĩ đến thời điểm hoàn hảo tại sao chúng ta không nghĩ rằng sớm chừng nào tốt chừng đó? Sau khi đã lên kế hoạch kĩ lưỡng, bắt tay vào việc ngay để xem kế hoạch có cần điều chỉnh, cải tiến hay bổ sung thêm điều gì. Thực hành một cách thuần thục kỹ năng lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả sẽ giúp bạn thành công trong mọi mục tiêu bạn muốn chinh phục.
Học viện PMS
0965 845 468
TIn Tức - Kiến thức liên quan
➡ Chuyên ngành Quản Trị Sản Xuất
➡ Chuyên ngành Quản Trị Nhân Sự
➡ Chuyên ngành Quản Lý Lãnh Đạo- Kỹ Năng Mềm
➡ Chuyên ngành Quản Trị Bán Hàng
➡ Chuyên ngành Quản Trị Tài Chính
➡ Tin Tức