Những lưu ý quan trọng trong kỹ năng quản lý thời gian trong công việc

Tìm ra kỹ năng quản lý thời gian trong công việc giống như tìm ra đôi giày dành cho mình – bạn phải thử vài đôi trước khi bạn thấy sự phù hợp. Mỗi người lại có cách thức quản lý khác nhau.

>>> Xem: Kỹ năng quản lý thời gian

Nắm rõ sự khác biệt giữa khẩn cấp và quan trọng trong kỹ năng quản lý thời gian

Sự khác biệt giữa khẩn cấp và quan trọng là chìa khóa để ưu tiên thời gian và khối lượng công việc của bạn.

• “Công việc khẩn cấp” yêu cầu sự chú ý ngay lập tức của bạn, nhưng bạn có làm ngay hay không chưa chắc đã trở thành vấn đề.
• “Công việc quan trọng” là nếu không làm – chúng có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho bạn hoặc người khác.

Tuy nhiên hãy nhớ rằng, sức khỏe của bạn là quan trọng nhất. Chỉ vì bạn có nhiều việc phải làm không có nghĩa là việc tập thể dục, đi bộ 10 phút hoặc dành thời gian để ăn đúng cách là không quan trọng. Không nên bỏ qua sức khỏe thể chất hoặc tinh thần của bạn để ủng hộ các hoạt động “khẩn cấp” hơn.

Biết cách đặt mục tiêu

Đặt ra mục tiêu có lẽ là kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất – bởi vì mục tiêu là động lực buộc bạn giải quyết công việc và nỗ lực trong suốt quá trình.

Hãy đảm bảo các mục tiêu được đặt ra là đúng và có khả năng thúc đẩy, nếu không bạn sẽ mất lái và có thể bỏ cuộc ngay khi gặp trở ngại trên đường. Hậu quả tất yếu là bạn sẽ không hoàn thành công việc của mình và cũng sẽ lãng phí hoàn toàn thời gian sử dụng để theo đuổi mục tiêu đã nói.

>>> Xem: Kỹ năng lập kế hoạch và triển khai công việc

Cách đặt mục tiêu: SMART là một trong những cách thiết lập mục tiêu hiệu quả nhất:

• Specific: Mục tiêu cụ thể, rõ ràng và bởi vì được xác định đúng đắn ngay từ đầu, bạn biết sẽ cần phải làm gì để đạt được chúng.
• Measurable: Mục tiêu phải có khả năng đo lường, cho phép bạn theo dõi kết quả và quyết định xem bạn đã đạt được mục tiêu chưa.
• Attainable: Có thể đạt được. Không ai lại kiên trì thực hiện một danh mục 30 công việc nhưng có đến 20 công việc không hoàn thành được. Mục tiêu của bạn phải đảm bảo vừa nằm trong khả năng nhưng cũng cần một chút thách thức để thúc đẩy bản thân cố gắng hết sức.
• Relevant: Các mục tiêu phải liên quan hoặc tác động trực tiếp đến cuộc sống và sự nghiệp của bạn. Việc tạo ra thay đổi tích cực khi đạt được mục tiêu chính là động lực để bạn luôn nỗ lực hành động.
• Time-bound: Chia nhỏ các mục tiêu và giới hạn thời gian giúp bạn tổ chức công việc tốt và mang lại cảm giác cấp bách để tập trung hơn vào công việc.

Lập kế hoạch hiệu quả

Khi đặt ra được mục tiêu, kỹ năng quản lý tiếp theo cần thực hiện là lập kế hoạch – bạn sẽ phải học cách lập kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu nhanh và hiệu quả nhất, giúp giảm thiểu tối đa căng thẳng cùng sự lãng phí thời gian.

• Không biết mình muốn gì: Chẳng ai tìm ra cách đi nếu không biết đích đến của mình là gì. Hãy xác định rõ mục tiêu trước và từ đó các bước trong kế hoạch của bạn sẽ trở nên rõ ràng hơn.
• Chưa phân tích đúng tình huống: Không biết mình đang đứng ở đâu sẽ ảnh hưởng lớn đến kế hoạch – bạn không thể biết mình cần phải làm gì để bắt đầu và tiếp tục. Phân tích tình huống trước, sau đó quyết định những bước nào sẽ đưa bạn đến mục tiêu của mình và đưa chúng vào kế hoạch.
• Không biết nên tập trung vào đâu: Bạn đang cố gắng làm quá nhiều việc cùng một lúc và hệ quả tất yếu là hiệu quả của chúng đều không cao. Hãy tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên và loại bỏ bất cứ điều gì không quan trọng hoặc khẩn cấp.
• Thiếu tư duy sáng tạo: mỗi vấn đề đều sẽ có một giải pháp, mỗi lịch trình sẽ có cách làm tốt nhất. Trước khi lập kế hoạch hãy đầu tư một khoảng thời gian để suy nghĩ về những cách tốt nhất và nhanh nhất để đạt được mục tiêu của bạn.

Dừng ngay ý định làm việc “đa nhiệm”

“Đa nhiệm” nghĩa là đa tác vụ, làm nhiều việc cùng một lúc. Nhiều người nghĩ sẽ thật tuyệt nếu có khả năng hoàn thành nhiều việc trong cùng thời gian, nhưng thật ra nó không phải là cách làm đúng đắn và hiệu quả nhất.

Theo một tổng hợp của University of Sussex, có rất nhiều tác động tiêu cực của đa nhiệm cho thấy cách làm này không tốt như bạn tưởng: làm giảm chỉ số IQ và EQ, gây mất thời gian vì theo nghiên cứu, chi phí chuyển đổi sự tập trung kéo dài tận 25 phút giữa các công việc, làm giảm năng suất tổng thể,…

Học viện PMS

—————————————————————————————————————–

Để tìm hiểu thêm các khóa học khác tại Học viện PMS, các Anh/Chị vui lòng liên hệ:

Học viện Tư vấn – Đào tạo PMS

Trụ sở: Tầng 9, Tòa nhà Thủy Lợi 4, 102 Nguyễn Xí, P 26, Quận Bình Thạnh, TP HCM

CN Bình Dương: Đại học Quốc Tế Miền Đông, Đường Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Hòa Phú, Thành phố mới Bình Dương, Tỉnh Bình Dương

Điện thoại: 028 7300 6069

Email: info@pms.edu.vn

Website: https://pms.edu.vn/