Những sai lầm trong giải quyết vấn đề thường gặp

Giải quyết vấn đề là một trong những hoạt động thường xuyên của mọi thành viên trong tổ chức. Tuy nhiên việc dường như rất thường xuyên này đa số lại diễn ra không được trơn tru, và hiệu quả không như mong muốn. Dưới đây là liệt kê những sai lầm trong giải quyết vấn đề thường gặp phải. PMS tin rằng các bạn sẽ thấy nhiều điểm rất quen.

>>> Khóa đào tạo: Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định tại PMS

Những nguyên nhân và sai lầm trong giải quyết vấn đề làm cho một dự án diễn ra không được suôn sẻ.

1. Vấn đề được mô tả không chính xác

Đa số chỉ dừng lại ở việc mô tả triệu chứng, không đủ cụ thể, không đủ sâu, không đủ hẹp, không có phạm vi rõ ràng. Làm cho nhóm giải quyết không có định hướng rõ ràng. Cũng như các hành động tạm thời diễn ra không nhanh và chính xác.”

2. Giải quyết vấn đề một cách vội vã

Quá tự tin vào kinh nghiệm có sẵn, hoặc bị áp lực dừng sản xuất mà nhóm giải quyết vấn đề đã nhảy tới kết luận một cách nhanh chóng, đưa ra giải pháp quá nhanh khi mà chưa có đủ dữ liệu để chứng minh, phân tích. Làm cho vấn đề giải quyết chưa triệt để. Thậm chí là gây ra những vấn đề khác nghiêm trọng hơn.

3. Lập nhóm tham gia giải quyết vấn đề quá sơ sài

Các thành viên tham gia cho có lệ, họ không thực sự dấn thân vào công việc giải quyết vấn đề. Khi mời thành viên cũng chưa có đủ các phòng ban. Do đó khi giải quyết vấn đề, không lường hết được các khả năng xảy ra. Ví dụ thiếu bên bảo trì thì các ý kiến về máy móc sẽ không có người am hiểu, hay thiếu bên kho bãi thì các vấn đề về môi trường, bảo quản không được xem xét một cách nghiêm túc.

>>> Xem: Kỹ năng làm việc nhóm

4. Thiếu một quy trình giải quyết vấn đề theo hệ thống Logic

Cần phải có một quy trình giải quyết vấn đề, mà quy định rõ trình tự giải quyết vấn đề. Các bước được mô tả rõ ràng, tránh việc nhảy cóc từ bước này qua bước khác, có thể gây ra những sai lầm trong việc giải quyết vấn đề.

5. Thiếu một số năng lực kĩ thuật

Kiến thức về thống kê, về thu thập số liệu, hay là tiếp cận theo bằng chứng, thiếu kiến thức về giải quyết vấn đề là những trường hợp hay gặp trong một team.

6. Sự thiếu kiên nhẫn của lãnh đạo

Xuất phát từ việc thiếu kiến thức cơ bản về giải quyết vấn đề. Cũng như quá tự tin vào năng lực giải quyết vấn đề. Các lãnh đạo đã gây áp lực cho nhân viên bằng cách đưa ra thời hạn hoàn thành quá gấp. Từ đó ảnh hưởng đến nhóm, làm cho nhóm phân tích không hợp lý, gây ra những kết quả thiên lệch. Do đó, sẽ xuất hiện sai lầm trong giải quyết vấn đề.

>>> Xem: Kỹ năng lãnh đạo 

7. Xác định sai nguyên nhân.

Việc tập trung vào kinh nghiệm có sẵn hoặc phán đoán, hoặc quá tự tin vào những triệu chứng. Mà nhanh chóng kết luận những nguyên nhân tìm ẩn là nguyên nhân gốc rễ. Do đó đôi lúc bỏ qua nguyên nhân gốc rễ, và dĩ nhiên hậu quả là lỗi tiếp tục tái diễn.

8. Không thực hiện hành động khắc phục vĩnh viên lỗi.

Mặc dù nhóm bạn đã quá xuất sắc tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Tuy nhiên thực thi hành động khắc phục đôi khi lại tốn nhiều chi phí, do đó lãnh đạo không phê duyệt, hoặc có sự chần chừ. Làm cho vấn đề tiếp tục diễn ra. Những nổ lực tìm ra nguyên nhân trở nên lãng phí.