Phỏng vấn nhóm là gì? Tại sao nó lại đang là hình thức được nhiều doanh nghiệp, tập đoàn lớn hiện nay sử dụng? HR cần thực hiện phỏng vấn nhòm theo quy trình như thế nào. Cùng tìm hiểu chi tiết về hình thức phỏng vấn này thông qua bài viết dưới đây.
Phỏng vấn nhóm là gì?
Phỏng vấn nhóm (Group Interview) là phương pháp mà nhà tuyển dụng sẽ cùng lúc phỏng vấn nhiều ứng viên tham gia. Thường được áp dụng tại các tập đoàn đa quốc gia và các doanh nghiệp lớn.
Mục đích của hình thức phỏng vấn này là giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian phỏng vấn, có cơ sở để dễ dàng đo lường khả năng của những ứng viên ngay tại chỗ. Cùng một câu hỏi, HR có thể biết được khả năng nhìn nhận và giải quyết vấn đề của từng ứng viên khác nhau như thế nào.
Sự khác biệt giữa phỏng vấn nhóm và phỏng vấn hội đồng
Hiện nay, rất nhiều người bị nhầm lẫn giữa hai khái niệm phỏng vấn nhóm (Group interview) và phỏng vấn hội đồng (Panel interview), có những bài viết hay các kênh thông tin có xu hướng gộp chúng là hai dạng của phỏng vấn nhóm.
Thực tế hai hình thức phỏng vấn này tương đối trái ngược nhau về cả mục đích cũng như phương pháp thực hiện, bảng so sánh dưới đây sẽ cho bạn đọc thấy được sự khác nhau giữa hai hình thức phỏng vấn này.
Tiêu chí | Phỏng vấn nhóm | Phỏng vấn hội đồng |
Số lượng người phỏng vấn | Có thể một hoặc vài người (Nhưng thường là những HR) | Một nhóm người, có thể là hội đồng ban lãnh đạo hoặc các thành viên trong phòng ban vị trí được tuyển. |
Số lượng ứng viên | Nhiều ứng viên cùng tham gia vào một lần phỏng vấn | mỗi lần chỉ phỏng vấn một ứng viên, giống như phỏng vấn một đối một |
Mục đích | Đánh giá được kỹ năng làm việc nhóm, giao tiếp, khả năng thuyết trình và xử lý tình huống của ứng viên | Đánh giá chuyên môn, kinh nghiệm, mức độ phù hợp với văn hóa công ty và khả năng chịu áp lực của ứng viên. |
Ưu điểm | Tiết kiệm thời gian hơn cho nhà tuyển dụng. Đánh giá được khả năng tương tác, làm việc nhóm của từng ứng viên | Đánh giá chuyên sâu ứng viên từ nhiều góc độ khác nhau. Triệt tiêu sự thiên vị cá nhân. |
Nhược điểm | Khó đánh giá sâu năng lực của từng cá nhân | Ứng viên dễ bị căng thẳng khi có quá nhiều người tham gia đánh giá buổi phỏng vấn |
Công việc thường được áp dụng | Những vị trí đặc thù yêu cầu kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm như Đầu bếp, chăm sóc khách hàng,… | Những vị trí chuyên môn cao như quản lý, chuyên viên,… |
Lợi ích phỏng vấn nhóm đem tới cho công tác tuyển dụng
Tiết kiệm thời gian cho HR: Trong trường hợp có quá nhiều ứng viên tham gia phỏng vấn thì phỏng vấn nhóm sẽ là sự lựa chọn tối ưu giúp nhà tuyển dụng tiết kiệm thời gian một cách hiệu quả
Dễ dàng so sánh các ứng viên: Nhờ phỏng vấn nhóm mà nhà tuyển dụng có thể dễ dàng quan sát cũng như đánh giá nhiều thí sinh cùng lúc để xác định xem ứng viên nào phù hợp cho vị trí mà doanh nghiệp cần tuyển nhất.
Đánh giá chính xác kỹ năng mềm của ứng viên: Không chỉ kỹ năng mềm giao tiếp mà thông qua phỏng vấn nhóm HR sẽ đánh giá một cách trực quan kỹ năng làm việc nhóm, điều hành, lãnh đạo, điều mà các hình thức phỏng vấn khác không thể làm được
Cơ hội để tìm ra những lãnh đạo tiềm năng: Nhờ vào các hoạt động thảo luận, làm việc nhóm HR sẽ quan sát được ai là người có tiếng nói mạnh mẽ nhất trong nhóm, chủ trương trong việc lên kế hoạch và là người ứng biến linh hoạt nhất trong các tình huống khó khăn qua đó tìm được người có tiềm năng cho những vị trí cấp cao của tổ chức.
-> Đọc thêm: Các phương pháp phỏng vấn trực tiếp hiệu quả
Quy trình phỏng vấn nhóm trước, trong và sau buổi phỏng vấn
Trước khi phỏng vấn
Bước 1: Phổ biến thông tin lịch phỏng vấn đến các ứng viên
Bước đầu tiên đó là HR cần sắp xếp thời gian thuận tiện cho những ứng viên tham gia phỏng vấn và thông báo cho họ về ngày, giờ, địa điểm kèm theo hồ sơ cần thiết. Hình thức thông báo có thể là gọi điện, nhắn tin hoặc gửi Email.
Bước 2: Lên dàn ý về những câu hỏi phỏng vấn
Không chỉ có ứng viên mà ngay cả nhà tuyển dụng cũng cần xem xét kỹ lưỡng CV rồi sau đó chuẩn bị sẵn bộ câu hỏi phỏng vấn thích hợp, nên tránh việc đến khi phỏng vấn mới bắt đầu xem CV rồi nghĩ ra câu hỏi, điều đó sẽ khiến buổi phỏng vấn trở nên vô cùng mất thời gian, nhất là đối với hình thức phỏng vấn nhóm mà sẽ có nhiều ứng viên tham gia cùng lúc.
Những câu hỏi phỏng vấn nên được dàn trải một cách hợp lý, từ cơ bản cho đến những câu hỏi sâu về chuyên môn. Ngoài ra, đối với phỏng vấn nhóm, nhà tuyển dụng cũng nên lên trước kịch bản cho bài tập làm việc mô phỏng theo nhóm.
Bước 3: Xây dựng phiếu ghi điểm
Vì lý do số lượng nên phỏng vấn nhóm gần như bắt buộc phải có hệ thống đo lường kỹ năng bằng thang điểm số để đảm bảo tính công bằng cho buổi phỏng vấn. Tiêu chí cho từng điểm số phải được thể hiện một cách rõ ràng, không nên đánh giá về điểm số dựa trên cảm xúc của bản thân.
Bước 4: Phân công nhiệm vụ (Trong trường hợp có nhiều HR tham gia phỏng vấn)
Hãy đảm bảo rằng, nhiệm vụ trong buổi phỏng vấn sẽ được phân chia rõ ràng cho từng phỏng vấn viên. Tránh trường hợp các câu hỏi phỏng vấn bị trùng hoặc mâu thuẫn lẫn nhau tạo cho ứng viên cảm giác bối rối.
Thông thường chỉ nên có từ 1 – 2 người tham gia vào việc đặt câu hỏi, những người còn lại sẽ ghi chép, phục vụ hậu cần cho buổi phỏng vấn
Bước 5: Đảm bảo không gian phỏng vấn đủ lớn
Đối với hình thức phỏng vấn nhóm, do số lượng ứng viên tham gia cùng lúc, đội hậu cần của Công ty cần trang bị đầy đủ bàn ghế, nước uống và đảm bảo không gian đủ rộng rãi để tránh tình trạng ngột ngạt và giúp ứng viên cảm thấy thoải mái hơn trong buổi phỏng vấn.
Bước 6: Chuẩn bị sẵn dụng cụ cần thiết cho các ứng viên làm bài test
Những đồ dùng cần thiết gần như bắt buộc phải chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn nhóm bao gồm giấy, bút, tài liệu in sẵn, thẻ tên cho từng người,…
-> Đọc thêm: Kinh nghiệm phỏng vấn online thành công từ A-Z
Trong khi phỏng vấn
Bước 1: HR giới thiệu về bản thân
Người phỏng vấn sẽ giới thiệu về bản thân và các thành viên tham gia đánh giá phỏng vấn (Nếu có), sau đó, phỏng vấn viên sẽ có bài giới thiệu ngắn về doanh nghiệp và vị trí tuyển dụng. Kế đến là phổ biến những quy định, quá trình mà các ứng viên sẽ tham gia cuộc phỏng vấn nhóm.
Bước 2: Mời các ứng viên giới thiệu bản thân
Kế đến, người phỏng vấn sẽ mời từng ứng viên thay phiên giới thiệu về bản thân, nên nhớ rằng quá trình họ giới thiệu bản thân cũng là cơ sở để phỏng vấn viên chấm điểm cho thang điểm kỹ năng thuyết trình, giao tiếp lưu loát, do đó hãy chú ý xem ứng viên nào có phong thái tự tin và giới thiệu đúng trọng tâm về học vấn và kinh nghiệm của bản thân.
Bước 3: Cung cấp hướng dẫn rõ ràng
Quản lý cuộc phỏng vấn bằng cách đưa ra hướng dẫn rõ ràng cho các thảo luận nhóm và hoạt động. Chia ra thành nhiều nhóm nhỏ. Theo dõi thời gian hoạt động của từng nhóm để thông báo khi nào thời gian của nhóm kết thúc.
Trước khi cho các ứng viên tiến hành bài thảo luận nhóm, người phỏng vấn cần hướng dẫn rõ ràng cách thức và quy định khi thảo luận nhóm, thời gian của bài tập nhóm cần được thông báo công khai trước khi bài tập được bắt đầu và phụ thuộc vào độ phức tạp của bài thảo luận nhóm.
Bước 4: Quan sát cẩn thận từng ứng viên trong quá trình hoạt động
Phỏng vấn viên thường xuyên quan sát cách mà mọi người cùng làm việc với nhau và xem ai là những người giữ vai trò trong nhóm để đánh giá xem ai là cá nhân có kỹ năng quản lý, lãnh đạo tốt.
Trong quá trình quan sát phần thuyết trình, trả lời câu hỏi của từng thành viên trong nhóm sau quá trình thảo luận không nên chỉ dựa vào câu trả lời của mỗi người mà những cử chỉ, diễn đạt của họ sẽ cho thấy ai là người thật sự tự tin để trả lời một cách dứt khoát.
Với những cuộc phỏng vấn nhóm như vậy thì những cá nhân vừa có khả năng trả lời câu hỏi có độ hợp lý cao cộng với phong thái tự tin sẽ là điểm cộng rất lớn.
Bước 5: Ghi chép
Phiếu ghi điểm từ quá trình chuẩn bị trước đó sẽ được tận dụng trong bước này để kết hợp với việc thu thập những thông tin về câu trả lời của từng ứng viên dưới dạng ghi chép qua đó đánh giá một cách chính xác điểm số cho từng ứng viên.
Bước 6: Kết thúc
HR sẽ sẽ kết thúc buổi phỏng vấn bằng một bài phát biểu ngắn. Bên cạnh đó là giải thích về buổi phỏng vấn tiếp theo và thời gian dự kiến (Nếu có) hoặc cho ứng viên biết thời gian dự kiến để biết được kết quả phỏng vấn.
Cuối cùng phỏng vấn viên sẽ nói lời cảm ơn các ứng viên đã dành thời gian tham gia buổi phỏng vấn ngày hôm nay và hoan nghênh cho sự cố gắng của họ.
-> Đọc thêm: Phương pháp phỏng vấn qua điện thoại
Sau khi phỏng vấn
Bước 1: Xem lại ghi chú về những ứng viên đã phỏng vấn
Người phỏng vấn nên xem lại những thông tin về câu trả lời, phần trình bày đã được mình ghi chú lại, nhờ đó họ sẽ có cơ sở để đưa ra quyết định tuyển dụng một cách hợp lý.
Bước 2: Tổ chức một buổi thảo luận với nhau (Nếu có nhiều HR tham gia)
Sau khi tất cả những người phỏng vấn đã phân loại xong những ứng viên tiềm năng dựa vào ghi chú về họ, các phỏng vấn viên nên bắt đầu tiến hành thảo luận cùng nhau để chọn ra người có tiềm năng lớn nhất và quyết định tuyển dụng họ vào công ty.
Bước 3: Thông báo kết quả
Kết quả tuyển dụng có nhiều cách để thông báo bao gồm E-mail, gọi điện, nhắn tin, tuy nhiên hình thức phổ biến hơn cả là E-mail vì tính chuyên nghiệp của nó.
Hãy đảm bảo rằng bạn đã thông báo kết quả đến mọi ứng viên để thể hiện sự tôn trọng của doanh nghiệp đến thời gian và công sức họ đã dành cho buổi phỏng vấn dù họ có được nhận hay không.
Đối với ứng viên được nhận, thông báo tuyển dụng nên đi kèm với những bước tiếp theo mà ứng viên cần chuẩn bị để đến công ty thử việc (Chẳng hạn như hồ sơ bổ sung cho buổi đầu, phổ biến lịch học văn hóa doanh nghiệp, quy trình nghiệp vụ của công ty,…).
Đó là tất cả những bước thường thấy trong quy trình phỏng vấn mà nhà tuyển dụng nên biết để có được một buổi phỏng vấn nhóm thành công. Ngoài ra, quý anh/chị có nhu cầu quan tâm đến các loại phỏng vấn khác cũng như có một môi trường để được thực hành nâng cao bộ kỹ năng của một HR có thể tham khảo chương trình đào tạo kỹ năng tuyển dụng tại Học Viện PMS. Liên hệ ngay với PMS qua số điện thoại: 028 7300 6069 – 0965 845 468 để có cơ hội nhận được ưu đãi lên đến 10% từ chúng tôi.
Đăng ký nhận bản tin
Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS