Tổng hợp 9 phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, đơn giản

Chắc hẳn không ít người đã từng gặp tình trạng công việc bị quá tải, chạy đua với deadline. Điều này khiến chúng ta rơi vào tình trạng sức khỏe bị sụt giảm, chất lượng công việc, học tập không được ổn định, không có nhiều thời gian dành cho cá nhân, gia đình hay bạn bè,… Hiểu được điều đó, PMS sẽ cung cấp cho bạn đọc các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả và bạn có thể áp dụng nó cho công việc của mình ngay lập tức.

9 phương pháp quản lý thời gian hiệu quả
Tìm hiểu 9 phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

1. Ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower là phương pháp quản lý thời gian giúp bạn phân loại các nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp. Nguyên tắc hoạt động của phương pháp Eisenhower sẽ chia ra thành 2 yếu tố:

  • Tính quan trọng: Nhiệm vụ có đóng góp vào mục tiêu dài hạn hay giá trị cá nhân của bạn không?
  • Tính khẩn cấp: Nhiệm vụ có cần hoàn thành ngay lập tức không?

Dựa vào 2 mức độ trên, ma trận Eisenhower chia thành 4 nhóm khác nhau, cụ thể:

Ma trận Eisenhower
4 nhóm trong ma trận Eisenhower
  • Quan trọng và khẩn cấp: Đây là những nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu cần phải giải quyết ngay lập tức như deadline công việc, tình huống khẩn cấp,…
  • Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Đây là những nhiệm vụ quan trọng đối với mục tiêu dài hạn, nhưng không cần phải thực hiện ngay lập tức. Vì thế, hãy sắp xếp thời gian lên kế hoạch cụ thể để thực hiện chúng.
  • Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Đây là những công việc khiến chúng ta bị xao nhãng, nên bàn giao cho người khác thực hiện, ví dụ như trả lời Email, tham gia cuộc họp không cần thiết, xử lý yêu cầu của khách hàng,…
  • Không quan trọng và không khẩn cấp: Đây là những nhiệm vụ không đóng góp vào mục tiêu và cần loại bỏ ngay lập tức, ví dụ như lướt mạng xã hội, chơi game,…

2. Phương pháp Pomodoro

Phương pháp quản lý thời gian Pomodoro được phát triển vào cuối những năm 1980 bởi Francesco Cirillo. Phương pháp Pomodoro sử dụng đồng hồ bấm giờ (thường là hình quả cà chua) để chia nhỏ công việc thành các khoảng thời gian làm việc, thường là 25 phút xen kẽ với các khoảng nghỉ ngắn.

Phương pháp Pomodoro
Phương pháp Pomodoro hay còn gọi là phương pháp quả cà chua

Các bước thực hiện sẽ là:

  1. Chọn công việc bạn sẽ làm.
  2. Đặt hẹn giờ trong 25 phút.
  3. Tập trung làm việc trong 25 phút.
  4. Nghỉ ngơi 5 phút.
  5. Lặp lại bước 2 và 4, nhưng sau 4 lần nghỉ ngơi thì nên nghỉ thời gian dài hơn (khoảng 15-30 phút tùy vào tính chất công việc và sức mỗi người).

3. Phương pháp 4D

Phương pháp 4D sẽ tương tự như ma trận Eisenhower, là phương pháp giúp bạn ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả về những nhiệm vụ bạn cần làm ngay bằng cách bạn tự thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác; hay những việc cần thực hiện trong tương lai hoặc loại bỏ khỏi danh sách việc làm.

4 chữ D được viết tắt là: Do (Làm) – Defer (Trì hoãn) – Delegate (Ủy quyền) – Delete (Xóa bỏ).

Phương pháp 4D
Phương pháp 4D

4. Phương pháp Batching

Phương pháp Batching tập trung vào việc thực hiện các công việc tương tự trong một khoảng thời gian nhất định, giúp bạn tránh sử dụng quá nhiều năng lượng nhận thức khi chuyển đổi giữa các nhiệm vụ khác nhau. Ví dụ như dành ra 1 tiếng để trả lời Email, gọi điện cho khách hàng trong vòng 4 tiếng buổi sáng,…

Phương pháp Batching
Phương pháp Batching

5. Phương pháp MIT

Phương pháp MIT (Most Important Tasks) là phương pháp quản lý thời gian tập trung vào việc xác định và hoàn thành những việc quan trọng nhất trong ngày. Nhờ vậy, bạn sẽ biết những công việc được ưu tiên ảnh hưởng tới mục tiêu và tránh lãng phí thời gian vào những việc không cần thiết.

Phương pháp MIT
Phương pháp MIT

Để thực hiện phương pháp MIT, bạn cần:

  1. Liệt kê các công việc cần hoàn thành trong ngày
  2. Chọn ra 3 công việc quan trọng ảnh hưởng tới mục tiêu của bạn.
  3. Tập trung hoàn thành 3 công việc quan trọng này.
  4. Chuyển sang các công việc khác khi 3 công việc này đã được hoàn thành.

6. Quy tắc The 2-Minute Rule

Quy tắc The 2-Minute Rule (Quy tắc 2 phút) là phương pháp quản lý thời gian đơn giản nhưng hiệu quả được giới thiệu trong cuốn sách “Getting Things Done” của David Allen. Quy tắc này nói rằng:

“Nếu một công việc có thể hoàn thành trong vòng hai phút hoặc ít hơn, hãy làm ngay lập tức.”

Quy tắc The 2-Minute Rule
Quy tắc The 2-Minute Rule hay còn gọi là quy tắc 2 phút

Mục đích của quy tắc 2 phút giúp chúng ta giải quyết nhanh các nhiệm vụ nhỏ để tránh sự trì hoãn, tránh phân tâm và làm cho danh sách công việc cần làm gọn gàng hơn. Bên cạnh đó, quy tắc này giúp cho mỗi người cảm thấy hài lòng khi hoàn thành công việc và thúc đẩy tinh thần làm việc, từ đó nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc trong ngày.

7. Nguyên tắc 80/20

Nguyên tắc 80/20 hay còn gọi là nguyên tắc Pareto, hiểu đơn giản là 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân. Nói cách khác, phần nhỏ các yếu tố đầu vào chịu trách nhiệm cho phần lớn kết quả đầu ra.

Nguyên tắc 80/20
Nguyên tắc 80/20 hay còn gọi là Nguyên tắc Pareto

Nguyên tắc này được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực trong cuộc sống và kinh doanh ngày nay, ví dụ:

  • 80% doanh thu đến từ 20% khách hàng
  • 80% sức khỏe của bạn được quyết định bởi 20% thói quen hàng ngày (chế độ ăn uống, tập thể dục, ngủ đủ giấc)
  • 80% lưu lượng truy cập trang web đến từ 20% từ khóa.

8. Quy tắc 40-30-20-10

Quy tắc 40-30-20-10 là phương pháp quản lý thời gian giúp bạn phân bổ thời gian một cách cân đối cho các khía cạnh trong cuộc sống, cụ thể cách phân bổ của quy tắc 40-30-20-10 như sau:

  • 40% (9,6 giờ): Dành cho công việc và các hoạt động liên quan đến sự nghiệp.
  • 30% (7,2 giờ): Dành cho việc nghỉ ngơi để phục hồi năng lượng.
  • 20% (4,8 giờ): Dành cho các mối quan hệ xã hội, gia đình và bạn bè.
  • 10% (2,4 giờ): Dành cho việc chăm sóc bản thân.
Quy tắc 40-30-20-10
Quy tắc 40-30-20-10

9. Mô hình 5A trong quản lý thời gian

Mô hình 5A là mô hình quản lý thời gian hiệu quả, giống như mô hình Eisenhower, 5 chữ A được viết tắt là A là AwareAnalyseAttackAssignArrange. Để bạn dễ hình dung hơn, chúng tôi sẽ giải thích ý nghĩa của mô hình 5A sau đây:

  1. Aware (Nhận biết): Xác định được mục tiêu, công việc quan trọng và cách phân bổ thời gian hợp lý để hoàn thành.
  2. Analyse (Phân tích): Giúp bạn có cái nhìn tổng quan về khối lượng công việc, đánh giá mức độ quan trọng và thời gian thực hiện cho từng công việc.
  3. Attack (Loại bỏ): Loại bỏ các yếu tố gây mất tập trung, xao nhãng trong công việc để tránh lãng phí thời gian cho các hoạt động không cần thiết.
  4. Assign (Phân công): Xác định những công việc quan trọng và khẩn cấp cần được giải quyết trước.
  5. Arrange (Sắp xếp): Lập kế hoạch chi tiết, sắp xếp công việc khoa học, hợp lý nhằm đảm bảo bạn có đủ thời gian để hoàn thành tất cả các công việc theo đúng tiến độ.
Mô hình 5A trong quản lý thời gian
Mô hình 5A trong quản lý thời gian

Đây là những phương pháp quản lý thời gian hiệu quả mà chúng tôi chia sẻ đến bạn đọc. Hy vọng rằng, 9 phương pháp trên sẽ giúp bạn áp dụng vào trong công việc, học tập để bạn có thể hoàn thành công việc đúng deadline, đảm bảo chất lượng và có nhiều thời gian dành cho bản thân mình hơn nhé.

Bên cạnh đó, Học Viện PMS hiện đang cung cấp khóa học kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả dành những ai có nhu cầu nâng cao kiến thức, kỹ năng, tìm hiểu các công cụ và cách quản lý thời gian đúng cách vào thực tế. Tìm hiểu khóa học và liên hệ đăng ký với chúng tôi để nhận các ưu đãi đặc biệt nhé!

Đăng ký nhận bản tin

Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS