QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ ? CÁC QUYẾT ĐỊNH QUAN TRỌNG TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN

QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ?

Là phương pháp quản lý dự án dựa trên nền tảng làm việc nhóm

Sự khác biệt với quản lý các hoạt động thông thường? 

• Giới hạn trong khung thời gian.
• Tập trung vào lĩnh vực nhỏ, mục tiêu cụ thể.
• Ít quan liêu.

Tại sao quản lý dự án?

• Các nhu cầu riêng biệt không thuộc một bộ phận quản lý chức năng nào
• Áp lực cho ra đời sản phẩm hoặc dịch vụ mới, hoặc giảm chi phí

Các chi tiêu đo lường chính?

• Thời gian
• Chi phí
• Các mục tiêu về hiệu quả

Các yếu tố chủ chốt để thành công?

• Sự cam kết từ trên xuống dưới (top-down)
• Người quản lý dự án được tôn trọng và có khả năng
• Có đủ thời gian cho việc lập kế hoạch
• Có sự giám sát và theo dõi cẩn thận
• Trao đổi thông tin hiệu quả.

Các vấn đề cốt lõi tổ chức nhân sự? (administrative issues)

1. Trách nhiệm trong thi hành (executive responsibilities)

• Lựa chọn dự án.
• Lựa chọn người quản lý dự án.
• Cấu trúc tổ chức dự án (ai sẽ nhận báo cáo từ người quản lý dự án).

2. Cấu trúc thay thế (organizational alternative)

• Quản lý bên trong một đơn vị chức năng.
• Bổ nhiệm người cộng tác.
• Sử dụng một cấu trúc tổ chức ma trận với một người lãnh đạo.

Các công cụ quản lý dự án chính?  

1. Work breakdown structure – WBS. Một công cụ lập kế hoạch cần thiết để xây dựng một danh mục các hoạt động, trình tự hoạt động, và một bảng ước tính chi phí có tính thực tế.
2. Network diagram. Sơ đồ mạng lưới. Một “bức tranh tổng thể” trực quan được sử dụng để ước lượng thời gian dự án, xác định các hoạt động quan trọng đối với việc đảm bảo tiến độ dự án, xác định các khu vực xuất hiện “slack time”, và xây dựng bảng tiến độ các hoạt động
3. Sơ đồ Gantt – Gantt charts. Một sự hỗ trợ trực quan để lập kế hoạch và theo dõi các hoạt động riêng biệt.
4. Quản lý rủi ro – Risk management. Phân tích các vấn đề hoặc thất bại có tính tiềm ẩn, đánh giá mức độ xảy ra và hậu quả.

CÁC QUYẾT ĐỊNH QUAN TRỌNG TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN

Phần lớn sự thành công của các dự án phụ thuộc vào các quyết định quản lý quan trọng trên trình tự các bước sau:

• Quyết định dự án nào sẽ triển khai
• Lựa chọn người quản lý dự án
• Lựa chọn đội ngũ dự án
• Lập kế hoạch và thiết kế dự án
• Quản lý và kiểm soát các nguồn lực dự án
• Quyết định khi nào một dự án nên kết thúc

Quyết định dự án nào sẽ triển khai. Liên quan tới định ra tiêu chuẩn được sử dụng để quyết định dự án nào nên triển khai. Các yếu tố thường là chi phí, độ sẵn sàng của kiến thức phù hợp và nhân lực có kỹ năng, và các cân nhắc chi phí – lợi ích. Dĩ nhiên, các yếu tố khác có thể tác động đến các tiêu chuẩn, như là độ sẵn sàng của ngân quỹ, các vấn đề về an toàn.

Lựa chọn người quản lý dự án. Người quản lý dự án là người có vai trò trung tâm trong một dự án. Phần tiếp theo sẽ thảo luận về chủ đề này.

Lựa chọn đội ngũ dự án. Đội ngũ dự án có thể có tác động to lớn tới sự thành công hay thất bại của dự án. Các cân nhắc quan trọng bao gồm không chỉ kiến thức và kỹ năng nền tảng của mỗi người, mà còn cách anh ta giao tiếp với người khác tốt như thế nào (đặc biệt là giao tiếp với những người đã được chọn từ trước cho dự án) , sự nhiệt tình với dự án, các dự án mà anh ta đã từng tham gia, và khả năng các dự án khác có thể can thiệp vào hoạt động của anh ta trong dự án này.

Lập kế hoạch và Thiết kế dự án. Lập kế hoạch và thiết kế dự án đòi hỏi quyết định về mục tiêu hiệu suất dự án, thời gian hoàn thành dự án, phạm vi của dự án, hoạt động cần phải làm, được làm như thế nào, phần hoạt động nào cần được thuê ngoài, nguồn lực gì cần đến, ngân sách, và khi nào và bao lâu sẽ cần các nguồn lực.

Quản lý và kiểm soát các nguồn lực dự án. Điều này liên quan tới quản lý nhân công, thiết bị, và ngân sách; thiết lập các bộ đo lường thích hợp để đánh giá dự án, theo dõi tiến độ; và có hành động sửa sai nếu cần thiết. Ngoài ra còn cần thiết kế hệ thống thông tin và quyết định tài liệu dự án nào cần phải có, nội dung của tài liệu và định dạng, khi nào cần đến chúng và ai cần, và chúng nên được cập nhật bao lâu.

Quyết định khi nào một dự án nên kết thúc. Đôi khi nên chấm dứt một dự án hơn là đầu tư thêm bất kỳ nguồn lực nào. Các cân nhắc ở đây là khả năng thành công, các chi phí kết thúc dự án, và liệu rằng các nguồn lực có thể được tận dụng tốt hơn ở nơi khác hay không.