Quản lý thời gian là gì? Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian trong công việc

Thời gian là hữu hạn, bạn có thể tích góp tiền bạn, tích góp kỹ năng nhưng thời gian sẽ không bao giờ tích góp được. Thế nên để quản lý tốt thời gian của mình nhất là trong công việc thì kỹ năng quản lý thời gian sẽ là công cụ bổ ích theo bạn suốt đời, giúp bạn hoàn thành công việc một cách nhanh nhất, hiệu quả nhất, đạt yêu cầu theo kế hoạch đã đề ra. Chính vì thế kỹ năng quản lý thời gian là cái phải học, phải xây dựng ngay từ bây giờ càng sớm càng tốt. Vậy kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Nếu bạn đi phỏng vấn xin việc thì nhà tuyển dụng sẽ hỏi bạn có những kỹ năng gì? Thì một trong những kỹ năng được khá nhiều người quan tâm đó là kỹ năng quản lý thời gian. Đây là một trong số những kỹ năng mềm không thể thiếu trong cuộc sống cũng như trong công việc, kỹ năng này đòi hỏi bạn phải sắp xếp một quá trình lên kế hoạch và xác định thời gian hoàn thành kế hoạch đó một cách hiệu quả và tối ưu nhất. 

Để có một kế hoạch quản lý thời gian tốt, đòi hỏi bạn phải biết cách sắp xếp một cách cụ thể cho từng giai đoạn nhỏ với deadline rõ ràng và phân công công việc sao cho hợp lý nhất. Trong các bài giảng về kỹ năng quản lý thời gian, để đánh giá mức độ hiệu quả của kỹ năng này thì người ta sẽ đánh giá trên kết quả đạt được trong một quỹ thời gian có hạn chứ không đánh giá dựa trên thời gian hoàn thành là sớm hay muộn. 

Hãy nhìn nhận rằng, cùng một khối lượng công việc, cùng với quỹ thời gian yêu cầu như nhau, nhưng tại sao có người thoải mái hoàn thành công việc một cách nhanh nhất nhưng vẫn có thời gian riêng cho bản thân, nghỉ ngơi, vui chơi. Những lại có những người cứ loay hoay chìm đắm trong áp lực, chạy mệt nghỉ, căng thẳng nhưng công việc vẫn mãi chưa hoàn thành. Vậy nên, kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả là yếu tố không thể xem nhẹ nếu muốn thành công và thăng tiến trong sự nghiệp.

Tại sao kỹ năng quản lý thời gian lại quan trọng, tại sao lại cần thiết đến như vậy? Chúng ta hãy cùng điểm qua những ưu điểm dưới đây nhé:

Một khi quản lý, sắp xếp được chuỗi thời gian thì chắc chắn bạn sẽ làm được nhiều việc hơn bạn nghĩ. Thay vì chỉ thấy việc gì làm việc nấy, tới đâu làm tới đó thì việc vạch ra kế hoạch công việc phải hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định.

Bạn hãy ưu tiên và kết hợp các nhiệm vụ với quỹ thời gian có sẵn là một cách để bạn làm việc mà không tốn quá nhiều công sức. Thay vì làm không có kế hoạch, không có phân chia nên làm gì trước sau sẽ khiến bạn phải bận bịu cho sửa chữa và công việc bị đảo lộn, tốn nhiều thời gian hơn. Nó giống như việc bạn làm không có mục tiêu và hiệu quả chỉ nằm ở hữu hạn.

Nếu không có mục tiêu và ra hạn cho thời gian làm việc. Bạn chỉ biết cố gắng làm, thậm chí vừa làm vừa chơi, hiệu quả công việc thấp và đôi khi bạn chẳng có thời gian nghỉ ngơi thực sự hay dành thời gian cho những người yêu thương, những sở thích cá nhân…

Cảm giác hoàn thành công việc với thời gian rút ngắn cũng giúp bạn có động lực làm việc, phấn chấn và có ý tưởng thực hiện hóa nhiều dự định và kế hoạch hơn. Bằng việc ý thức về cách sử dụng thời gian, bạn sẽ có nhiều thời gian để nhìn nhận và tận hưởng cuộc sống hơn.

Cuộc sống luôn có những bất ngờ, nếu không có quỹ thời gian của bản thân thì những việc bất ngờ xảy ra thì bắt buộc bạn phải quyết định là rất khó khăn. Bởi những công việc dở dang, công việc nào chưa làm, còn bao nhiêu công việc đang chờ… Điều này sẽ lại làm bạn tốn thêm nhiều thời gian hơn.

Thay vào đó, nếu có quyết định công việc thì hãy nhìn vào danh sách thời gian bạn đã lên trong ngày. Khoảng thời gian nào còn trống bạn có thể thực hiện nó và nhanh chóng giải quyết mà không cần lưỡng lự hay đắn đo nhiều.

Một khi có được kỹ năng quản lý thời gian thì những mục tiêu đã đặt ra sẽ được bạn thực hiện và hoàn thành một cách nhanh chóng, hiệu quả cao hơn. Bạn cần có sự sắp xếp từng bước một, hoàn thành những công việc cá nhân trước, phục vụ cho cơm áo gạo tiền trước… Trước khi bắt tay vào hiện thực hóa ước mơ của mình. 

Khi bạn có thể quản lý tốt những việc phải làm, phải làm gì trong ngày thì việc bạn có thể tự tin là dĩ nhiên. 

Bên cạnh đó, khi sống và sắp xếp thời gian khoa học bạn cũng sẽ có thời gian chăm chút và quan tâm đến bản thân hơn. Nghỉ ngơi và thư giãn hợp lý cũng là cách giúp bạn sống lạc quan và tự tin hơn. Bên cạnh đó, việc hoàn thành công việc kịp hay trước deadline cũng làm bạn “xịn” hơn trong mắt đồng nghiệp và cấp trên.

Bạn hãy nghĩ thử xem, nếu bạn có thể kiểm soát tốt mọi hoạt động, công việc, giải trí trong ngày của mình cũng sẽ tăng chất lượng cuộc sống lên. Với tinh thần hưng phấn và nắm rõ lịch trình trong ngày sẽ từng ngày giúp bạn cảm thấy phấn chấn và dồi dào năng lượng hơn.

Có quỹ thời gian nhất định thì bạn có thể phân chia rạch ròi công việc và cá nhân ra sẽ giúp bạn có nhiều quỹ thời gian cho chăm sóc bản thân, làm điều mình thích, tăng tình cảm gia đình hơn. 

Thay vì vừa làm vừa chơi bù đầu vào đống sổ sách, thì việc sắp xếp chi tiết công việc bạn sẽ hoàn thành nhanh hơn dự kiến những điều quan trong phải làm và dành nhiều thời gian cho bản thân.

Rất nhiều người sử dụng quỹ thời gian trong ngày rất phung phí nhưng luôn miệng nói bận rộn. Công việc ngập đầu và thường xuyên áp lực, căng thẳng. Trong khi nếu sắp xếp công việc khoa học trong một bản kế hoạch, chắc chắn bạn sẽ không phải đối mặt với tình trạng đâu đâu cũng công việc.

Nếu có được kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả cho phép bạn lập danh sách việc cần làm, phân loại và ưu tiên những việc quan trọng. Điều này giúp bạn dễ dàng nhìn nhận được sự khác biệt giữa việc cá nhân, nghỉ ngơi hợp lý và nhiệm vụ liên quan đến công việc. Bạn sẽ thấy được hiệu quả công việc và cuộc sống tăng cao khi thành thạo kỹ năng này.