Chuyên ngành quản lý - kỹ năng mềm, Kiến thức

Quy Trình Thực Hiện Quản Trị Sự Thay Đổi

Bài viết được đăng ngày bới seohuyenthuong.pvm
Trong hoạt động kinh doanh đầy biến động trên thị trường hiện nay, yêu cầu các Doanh nghiệp, tổ chức phải luôn thay đổi để ứng biến và điều chỉnh cho phù hợp. Trong đó, quản trị sự thay đổi được xem là một trong những hoạt động không thể thiếu nhằm giúp Doanh nghiệp nâng cao được khả năng cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường. Tuy nhiên, để thực hiện quản trị sự thay đổi hiệu quả và đúng cách trên thực tế thì không dễ dàng. Bài viết dưới đây, PMS sẽ chia sẻ đến bạn toàn bộ kiến thức và quy trình thực hiện quản trị sự thay đổi né!

Quản trị sự thay đổi là gì? 

Quan Tri Su Thay Doi
Quản trị sự thay đổi là gì?
Quản trị sự thay đổi được hiểu là toàn bộ quy trình giúp Doanh nghiệp có thể lên kế hoạch cải tiến và đổi mới các hoạt động của Doanh nghiệp một cách chủ động và hiệu quả hơn, với mục đích nhằm gia tăng mức độ cạnh tranh của Doanh nghiệp so với các đối thủ khác ngoài thị trường.
Bên cạnh đó, quản trị sự thay đổi trong tổ chức còn được thể hiện ở việc hợp nhất hoặc liên kết các đối tác là Doanh nghiệp, nhằm thay đổi văn hóa Doanh nghiệp và tái cơ cấu bộ phận sản xuất.

Vai trò của việc quản trị sự thay đổi trong Doanh nghiệp

Việc thực hiện quản trị sự thay đổi được coi là một phần không thể thiếu trong việc phát triển của Doanh nghiệp hiện nay và mang đến cho Doanh nghiệp những lợi ích thiết thực như sau:
Giảm bớt các chi phí không đáng có: Khi quản trị sự thay đổi hiệu quả, giúp Doanh nghiệp có thể dễ dàng đưa ra các phương pháp giải quyết vấn đề liên quan đến hậu quả một cách nhanh chóng nhất. Chẳng hạn như nhà quản lý không hỗ trợ nguồn lực một cách kịp thời và hiệu quả, nội bộ không đoàn kết dẫ đến tình trạng chia rẽ gia tăng sự căng thẳng,..
Gia tăng cơ hội thành công: Khi các lãnh đạo hay người điều hành của một Doanh nghiệp quản trị sự thay đổi một cách xuất sắc sẽ giúp Doanh nghiệp đó có thể mở ra nhiều cơ hội và cánh cửa lớn đi đến sự thành công. Chính vì vậy, ta có thể thấy được tầm quan trọng của quản lý sự thành đổi có sức ảnh hưởng lớn đến khả năng thành công của Doanh nghiệp.
Quan Tri Su Thay Doi 1
Vai trò của việc quản trị sự thay đổi trong Doanh nghiệp

Những nguyên tắc cốt lõi để thực hiện quản trị sự thay đổi thành công

1. Thấu hiểu sự thay đổi

Trả lời được các câu hỏi bên dưới đây sẽ giúp bạn có thể nắm được nguyên tắc thấu hiểu sự thay đổi một cách hiệu quả:
  • Lý do cần phải thay đổi là gì?
  • Những thay đổi này sẽ mang lại giá trị gì cho Doanh nghiệp?
  • Các điều chỉnh của bạn sẽ có sự tác động tích cực như thế nào?
  • Cần làm những gì để thực hiện sự thay đổi thành công?
  • Mục tiêu của việc thay đổi này là gì?
  • Kết quả của sự thay đổi đó có ảnh hưởng như thế nào đến cách làm việc của mọi người?
Quan Tri Su Thay Doi 2
Thấu hiểu trong quản trị sự thay đổi
Ngoài ra, bạn cũng có thể thực hiện theo cách nghĩ đến các trường hợp xấu nhất có thể nếu bạn không thực hiện việc thay đổi. Bởi vì bạn chỉ có thể thực hiện được sự thay đổi khi bạn không hài lòng về cách làm việc cũ, khi đó bạn mới thật sự quyết tâm để thực hiện thay đổi.
Bên dưới là một vài yếu tố bạn cần cân nhắc để thực hiện quản trị sự thay đổi đảm bảo sự hiệu quả:
  • Sự tham gia: Ai là người phù hợp để có thể thực hiện những thay đổi này? Nguồn lực bên trong hay ngoài tổ chức sẽ được sử dụng để thực hiện?
  • Sự quan tâm: Bạn sẽ tiến hành giúp các thành viên có hứng thú tham gia và quan tâm thực hiện sự thay đổi bằng những cách nào?
  • Sự hỗ trợ: Bạn đã lên kế hoạch kêu gọi các nguồn tài trợ và sử dụng các nguồn hỗ trợ như thế nào đối với những điều chỉnh của mình?
  • Sự tác động: Những tác động nào từ sự thay đổi mà bạn đang trông chờ? Những mục tiêu mà bạn muốn đạt được là gì?

2. Đảm bảo sự thay đổi diễn ra đúng kế hoạch

Để có thể đảm bảo kế hoạch diễn ra đúng bạn cần phải lên cho mình một danh sách chi tiết về những việc cần thay đổi đó. Gợi ý, bạn có thể tham khảo một vài mô hình quản trị sự thay đổi nổi tiếng trên thế giới cho kế hoạch của mình.
Chẳng hạn như quy trình 8 bước thay đổi của Kotter thể hiện tính khẩn cấp về kế hoạch của mình, từ đó bạn có thể truyền động lực và thúc đẩy mọi người ủng hộ và thực hiện những ý tưởng mà bạn đề xuất.

3. Tính hiệu quả của kế hoạch thay đổi

Để có thể quản trị sự thay đổi thành công bạn có cần đảm bảo những yếu tố sau:
  • Lên kế hoạch: mục đích giúp mọi người có thể thay đổi những thói quen cũng như các phương pháp truyền thống đã và áp dụng những thay đổi, điều chỉnh mới.
  • Xây dựng hệ thống tiêu chí đo lường: thường xuyên rà soát và báo cáo kết quả mà bạn đã thực hiện được.
  • Chọn ra người đại diện: đây sẽ là người trực tiếp vận dụng những kế hoạch và hướng tiếp cận mới mà bạn đề ra.
  • Thông tin truyền đạt: đảm bảo tất cả thành viên đều hiểu về ý nghĩa của sự thay đổi và hiểu được những gì sẽ ảnh hưởng đến họ.
  • Lập kế hoạch chi tiết: xác định mức độ quan trọng của kế hoạch và vạch ra những công việc cần lầm cũng như những bên liên quan có tham gia vào kế hoạch
  • Đảm bảo rằng mọi người sẽ luôn được hỗ trợ trong suốt quá trình thực hiện thay đổi.

4. Truyền đạt sự thay đổi

Kỹ năng giao tiếp được cho là một phần quan trọng không thể thiếu trong quá trình thực hiện quản trị sự thay đổi. Những điều chỉnh mà bạn thực hiện cần phải được truyền đạt một cách rõ ràng để mọi thành viên có thể dễ dàng thấu hiểu.
Đồng thời, để quản trị sự thay đổi hiệu quả, bạn cần gắn liền những điều chỉnh của mình với tầm nhìn, sứ mệnh của tổ chức. Điều này sẽ giúp các thành viên có thể nhận thấy viễn cảnh tương lai về kế hoạch mà bạn lập ra. Từ đó, mọi người sẽ cảm thấy có động lực cũng như được tiếp thêm lửa để sẵn sàng để hỗ trợ bạn.
Ngoài ra, bạn cần phải quản lý thật tốt những vấn đề liên quan đến dự án của bạn. Điều này sẽ giúp bạn cung cấp những thông điệp đến đúng người, vào đúng thời điểm.

Quy trình thực hiện quản trị sự thay đổi

Quan Tri Su Thay Doi 3
Quy trình quản trị sự thay đổi

1. Đảm bảo tổ chức sẵn sàng cho việc thay đổi

Nhằm đảm bảo tất cả thành viên trong tổ chức có thể theo dõi và thực hiện sự thay đổi thành công, thì ngoài chuẩn bị về mặt hậu cần thì cần cần phải sẵn sàng cả về mặt văn hóa. Trước khi đi sâu vào các công tác hậu cần, việc chuẩn bị về mặt văn hóa cần phải được thực hiện trước tiên.
Trong giai đoạn chuẩn bị, nhà điều hành hay người quản lý cần phải tập trung vào việc giúp nhân viên của mình hiểu về sự cần thiết cũng như các ý nghĩa của những điều chỉnh, cụ thể họ cần phải nhận thức được những khó khăn và thách thức mà Doanh nghiệp của mình đang phải đối mặt. Bởi vì, khi thu hút được sự ủng hộ từ nhân viên sẽ giúp nhà quản trị có thể thực hiện những thay đổi một cách thuận lợi nhất, tránh tối đa được những tình huống ngoài ý muốn có thể xảy ra.

2. Xây dựng tầm nhìn và lập kế hoạch cho sự thay đổi

Việc bạn cần tiếp theo là xây dựng một kế hoạch rõ ràng và chi tiết để có thể áp dụng vào thực tế một cách hiệu quả nhất. Kế hoạch thay đổi cần phải bao gồm:
  • Các chỉ số đo lường hiệu suất: tính hiệu quả sẽ được đo lường và đánh giá như thế nào? Những chỉ số hoặc tiêu chí nào có thể điều chỉnh linh hoạt?
  • Các bên liên quan: ai sẽ giám sát nhiệm vụ thay đổi? Ai sẽ quyết định ở các giai đoạn quan trọng? Ai sẽ chịu trách nhiệm triển khai và thực hiện?
  • Phạm vi dự án: điều gì nằm trong dự án và ngoài phạm vi dự án? Dự án sẽ bao gồm những bước và hành động cụ thể nào?
  • Mục tiêu chiến lược: sự thay đổi của bạn giúp tổ chức hướng tới những mục tiêu nào.

3. Triển khai các thay đổi

Đây là lúc bạn nên thực hiện theo các bước đã xây dựng để thực hiện các điều chỉnh một cách tốt nhất. Trong quá trình triển khai, bạn cần phải tập trung vào nhân viên của mình nhiều hơn, hãy động viên và để họ từng bước thực hiện các công việc cần thiết nhằm hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.
Đồng thời, hãy cho nhân viên cơ hội để ứng phó với các tình huống dự phòng và giảm thiểu các rủi ro có thể xả ra. Trong đó, việc thường xuyên nhấn mạnh về tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp sẽ giúp các thành viên trong nhóm thấu hiểu tại sao cần phải thích ứng và theo đuổi với những sự thay đổi.

4. Dự phòng các rủi ro

Sau khi đã hoàn thành kế hoạch quản trị sự thay đổi, với tư cách là nhà điều hay hay người quản lý bạn cần phải tránh tình trạng mọi thứ sẽ quay trở về như lúc ban đầu. Đây là việc này có ý nghĩa quan trọng khi thực hiện những thay đổi liên quan đến văn hóa, chiến lược quy trình. Do đó, nếu kế hoạch của bạn không được chuẩn bị chu đáo, đầy đủ mà rời rạc thì tình trạng mọi thứ lại quay về với quỹ đạo của nó chỉ còn là vấn đề về thời gian.

5. Đánh giá tiến độ và phân tích kết quả

Sau khi đã xây dựng và lên kế hoạch quản trị sự thay đổi hoàn tất thì không đồng nghĩa là trong thực tế bạn sẽ có thể thực hiện nó thành công. Việc bạn cần làm là không nên ỷ y mà phải thường xuyên kiểm tra, rà soát, phân tích và đánh giá tính hiệu quả của từng dự án. Điều này giúp Doanh nghiệp của bạn có được những kinh nghiệm và bài học quý báu khi thực hiện những thay đổi khác trong tương lai.
Học viện PMS
—————————————————————————————————————–
Để tìm hiểu thêm các khóa học khác tại Học viện PMS. Anh/Chị vui lòng liên hệ:
Trụ sở: Tầng 9. Tòa nhà Thủy Lợi 4. 102 Nguyễn Xí. P.26. Quận Bình Thạnh. TP HCM
CN Bình Dương: Đại học Quốc Tế Miền Đông . Đường Nam Kỳ Khởi Nghĩa . Phường Hòa Phú . Thành phố mới Bình Dương . Tỉnh Bình Dương
Điện thoại: 028. 7300. 6069
0965 845 468

Dịch vụ thiết kế website Chuyên nghiệp Chuẩn SEO

kệ sắt v lỗ