Thiết Lập Tinh Gọn Trong Quản trị Sản Xuất Theo Nguyên Tắc SMARTER

Trong quản trị sản xuất, Mỗi Mục tiêu chất lượng (MTCL) cần được thiết lập trên nguyên tắc S.M.A.R.T.E.R. (Specfic, Measurable, Agreed, Realistic, Timed, Engaged & Relevant). Thiết lập và kiểm tra theo nguyên tắc SMARTER sẽ giúp hoàn thiện và loại bỏ các Mục tiêu chất lượng không thích hợp, đồng thời tạo điều kiện và môi trường thuận lợi cho quá trình thực hiện và quản lý sau này.

Specific – Quản trị sản xuất

 

Việc xác định rõ đối tượng của mục tiêu chất lượng sẽ hình thành cơ sở nhất quán cho việc theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện. Triển khai các hoạt động khắc phục, phòng ngừa tương ứng. Một mục tiêu như “Giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi trong công đoạn sơn xuống dưới 1%” mới nghe thì có vẻ rất cụ thể, tuy nhiên khi xem kỹ lại thì vẫn có cẩu hỏi cần phải được trả lời là “tỷ lệ sản phẩm lỗi này là sản phẩm lỗi cho từng đơn hàng, cho từng tháng hay trung bình chung trong năm?”. Vì vậy, quản trị sản xuất cụ thể hơn có thể là “Giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi công đoạn sơn cho từng đơn hàng xuống dưới 1%”.

Ngoài ra, sự cụ thể của mục tiêu còn thể hiện ở “kết quả mong muốn đạt được”. Một mục tiêu với nội dung như “Cố gắng giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi trung bình chung cả năm của công đoạn sơn” không phải là một mục tiêu tốt về khía cạnh này. Với mục tiêu này, cả người thực hiện và người giám sát đều không biết được là kết quả mong muốn đạt được sẽ ở “mức nào”.

Measurable – Quản trị sản xuất

Nhà quản trị sản xuất phải có khả năng đo lường nhằm xác định mức độ đạt được kết quả mong muốn. Một mục tiêu tốt cần vượt qua được các bài thử như “Có các nào để đánh giá mức độ đạt được mục tiêu?”, “Các số liệu và hệ thống cập nhật, lưu trữ, xử lý số liệu có sẵn sàng cho việc đánh giá mức độ đạt được mục tiêu?”.

Ngoài ra, có một số mục tiêu thuộc nhóm có thể đo lường được về mặt lý thuyết, nhưng lại không đo lường được trên thực tế. Do hệ thống thu thập, lưu trữ, tổng hợp và xử lý dữ liệu hiện có không đáp ứng được yêu cầu về đo lường.

Agreed – Quản trị sản xuất

Thống nhất Một mục tiêu chất lượng tốt là một nhiệm vụ của các nhà quản trị sản xuất cần làm. Một mục tiêu chất lượng cần đảm bảo sự liên quan và tính thống nhất với các cấp mục tiêu ngang cấp hoặc trên-dưới cấp. Việc xem xét đơn lẻ không đủ để đánh giá một mục tiêu chất lượng mà cần có sự liên kết tổng thể. Một mục tiêu “thống nhất” thường là kết quả của quá trình thiết lập theo phương pháp ma trận – matrix approach.

Ngoài ra, tính thống nhất của các mục tiêu chất lượng còn thể hiện ở cơ chế thiết lập, sự tham gia của các bộ phận trong quá trình thiết lập. Không phải ngẫu nhiên mà một số công ty có hình thức “ký cam kết thi đua” bằng cách đảm bảo các mục tiêu.

Realistic – Quản trị sản xuất

Mục tiêu mang tính cải tiến được đặt ra không phải chỉ để thể hiện “mong muốn” mà cần phải rất thực tế và có khả năng đạt được. Thông thường, tính thực tế của mục tiêu phụ thuộc vào hai cơ sở. Thứ nhất là tính đầy đủ, đáng tin cậy của kết quả phân tích số liệu về tình trạng hiện tại. Thứ hai là sự thỏa đáng, khả thi của kế hoạch thực hiện.

Trong thực tế, các mục tiêu có kế hoạch thực hiện với nội dung chung chung như “Tăng cường nhắc nhở”, “Tăng cường giáo dục nhân viên”, hoặc “Tăng cường giám sát” thường có khả năng thực hiện thấp. Như vậy, các nhà quản trị sản xuất để xác định tính thực tế của một mục tiêu chất lượng, việc xem xét nội dung của mục tiêu và cơ sở xác định mục tiêu là chưa đủ, cần phải xem xét đến kế hoạch thực hiện nhằm đạt được mục tiêu này.

Timed – Quản trị sản xuất

Các mục tiêu chất lượng cần thể hiện một giai đoạn với thời hạn cụ thể. Nhằm phản ảnh mối quan hệ mang tính “thời điểm” giữa thực trạng và kế hoạch thực hiện cụ thể. Thông thường, chu kỳ mục tiêu chất lượng được xác định trùng với chu kỳ của năm tài chính – với Việt Nam là năm dương lịch. Vì vậy chúng ta hay thấy các tuyên bố như “Mục tiêu chất lượng năm 2010”, “Mục tiêu chất lượng năm 2012”, v.v. …

Engaged – Quản trị sản xuất

Có sự tham gia của mọi người để thiết lập mục tiêu là một quá trình cần có sự tham gia của các cấp và nhân sự liên quan. Việc này tăng cường độ tin cậy, hình thành cơ sở cho tinh thần “làm chủ” của các cấp và cá nhân.

Ngay cả trong trường hợp các nhà quản lý sản xuất hay quản lý bộ phận có thể tự mình đưa ra các mục tiêu chất lượng và kế hoạch thích hợp, việc huy động sự tham gia của những người liên quan vẫn là điều nên làm. Nhằm tạo điều kiện và môi trường tốt nhất cho việc triển khai thực hiện.

Relevant – Quản trị sản xuất

Sự liên quan là một tiêu chí hết sức quan trọng. Quyết định đến vai trò và giá trị của mục tiêu chất lượng cho các nỗ lực cải tiến liên tục, phục vụ cho mục đích tăng cường hiệu quả hoạt động của tổ chức.

Một mục tiêu chất lượng tốt cần gắn với các chỉ tiêu hoạt động trong yếu về chất lượng – QKPI. Ngoài ra, MTCL còn phải đảm bảo phản ảnh những ưu tiên quản lý trong giai đoạn kế hoạch tương ứng. Khi mà các số liệu về chất lượng sản phẩm cho thấy tỷ lệ sản phẩm không phù hợp tăng lên cao hơn nhiều so với mục tiêu do các thiết bị hoạt động thiếu ổn định và thường xuyên gặp sự cố thì một mục tiêu của bộ phận quản lý thiết bị về ‘Giảm giá dự trữ trị linh kiện phụ tùng thay thế …’ có thể được coi là thiếu ‘Sự liên quan’ đến ưu tiên quản lý trong kỳ kế hoạch là tăng cường sự ổn định và giảm các sự cố thiết bị.

Học Viện Tư Vấn Đào Tạo PMS

fanpage PMS