Triết Lý Kaizen – Nâng Tầm Văn Hoá Doanh Nghiệp

Triết lý Kaizen xuất phát từ Nhật Bản và đươc biết đến là một trong những phương pháp thành công của người Nhật, rất có ý nghĩa với các doanh nghiệp. Kaizen nghĩa là “sự cải tiến”, nó là một triết lý, chiến lược cụ thể mang tính lâu dài, còn 5S là một phương pháp của Kaizen, đều có mục tiêu hướng đến việc tăng năng suất, chất lượng công ty.

>>> Khóa học: Hiểu đúng và thực hiện hiệu quả 5S-Kaizen

Tại sao triết lý Kaizen lại quan trọng

Phương pháp Kaizen giúp nhiều công ty trên toàn cầu nâng cao hiệu quả hoạt động và cải thiện năng suất của họ thông qua:

• Phát hiện các vấn đề tại nguồn và giải quyết chúng ngay lạp tức
• Sử dụng tốt hơn năng lực sản xuất, vốn và giữ chân người lao động.
• Giúp doanh nghiệp loại bỏ hoặc chuyển đổi các thủ tục hiện có.
• Tập trung đầu tư sáng tạo và cải tiến nhỏ để thu được kết quả ngay lập tức.

Vì vậy, cách tiếp cận triết lý Kaizen là sử dụng phù hợp và chính xác các kỹ năng của nhân viên để nâng cao hơn nữa khả năng cạnh tranh. Nó có thể đóng góp rất nhiều vào sự phát triển của doanh nghiệp bạn.

>>> Bài viết khác: Các yếu tố để thực hiện hiệu quả 5s

Lợi ích của phương pháp Kaizen

• Tạo ra động lực nhằm thúc đẩy phát triển cá nhân tạo nhiều nhiều ý tưởng đóng góp cho các hoạt động của Doanh nghiệp.
• Xây dựng ý thức hướng tới giảm thiểu lãng phí.
• Góp phần hữu ích trong việc xây dựng văn hóa công ty.
• Giảm lãng phí trong như hàng tồn kho, thời gian chờ đợi, vận chuyển…

Nguyên tắc của triết lý Kaizen

1.Tập trung đến lợi ích của khách hàng

Đối với bất kỳ sản phẩm dịch vụ nào được tạo ra đều có mục đích hướng tới nhu cầu của khách hàng, định hướng theo thị trường.

Việc đặt khách hàng vào trung tâm giúp Doanh nghiệp khám phá ra được rất nhiều cách dễ dàng hơn, nhanh hơn, tốt hơn, rẻ hơn. Và từ đó, biến khách hàng trở thành khách hàng trung thành của Doanh nghiệp.

2. Luôn không ngừng cải tiên sản phẩm nhằm thích nghi với sự biến đổi

Nhu cầu của khách hàng không ngừng thay đổi và ngày càng được nâng lên điều đó đồng nghĩa với việc Doanh nghiệp phải nghiên cứu và cải thiện sản phẩm sao cho tiết kiệm thời gian chi phí và đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng.

3. Xây dựng “văn hóa không đổ lỗi”

Nguyên tắc thứ 3 trong triết lý Kaizen đó chính là xây dựng văn hóa không đổ lỗi. Mỗi một cá nhân đều phải chịu trách nhiệm cho phần công việc mà mình đảm nhận. Đồng thời, mỗi người cần thẳng thắn thừa nhận lỗi sai trong phần công việc mà mình đã làm.

Mỗi cá nhân phải biết tiếp thu ý kiến từ những người xung quanh nhằm đáp xây dựng công việc tốt hơn, phát triển bản thân hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp.

4. Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp mở

Sự cởi mở trong quá trình làm việc được coi là điểm mạnh để thúc đẩy nhân viên dám nhìn thẳng, đối diện với sự thật nhanh nhất. Xây dựng văn hóa mở, không đổ lỗi, nhân viên mạnh dạn nói ra lỗi sai hay những khó khăn khi đó sẽ có được sự giúp đỡ từ đồng nghiệp, cấp trên.

5. Khuyến khích làm việc theo nhóm 

Doanh nghiệp xây dựng hình thức làm việc theo nhóm sẽ mang lại hiệu quả công việc rất cao, đồng thời giúp gắn kết giữa mọi người mới nhau thông qua sự tương tác trao đổi qua lại.

Khi thành lập nhóm cần có kế hoạch, phân định rõ ràng ai làm những việc gì và thời gian hoàn thành ra sao. Mỗi người sẽ chịu trách nhiệm về phần công việc của mình đang làm. Trong đó có nhóm trưởng là người có năng lực lãnh đao, nắm bắt được năng lực làm việc của những nhân viên trong nhóm cũng như bao quát được tiến độ làm việc.

6. Kết hợp nhiều bộ phận trong cùng dự án

Việc kết hợp nhiều bộ phân trong dự án là sự cần thiết giúp gia tăng năng suất hoạt động và đạt được hiệu quả tốt nhất.

7. Tạo lập mối quan hệ đúng đắn 

Trong môi trường công sở cũng như trong kinh doanh bạn không nên tọa dựng mối quan hệ đối đầu, thù địch… đặc biệt trong Doanh nghiệp cần tạo dựng mối quan hệ giữa đồng nghiệp thân thiện với nhau, đồng thời cũng chính là xây dựng được văn hóa Doanh nghiệp.

8. Rèn luyện ý thức tự giác, kỷ luật cao

Mỗi người cần phải tự rèn luyện ý thức cá nhân, có ý thức trách nhiệm cao trong công việc, đặt lợi ích của tập thể lên trên lợi ích cá nhân. Ngoài việc luôn tự đánh giá, xem xét bản thân cần cải thiện, khắc phục điểm yếu cần luôn tiếp nhận đóng góp từ các cá nhân khác để phát triển tốt hơn.

9. Mọi nhận viện đều nhận được thông tin 

Đối với các doanh nghiệp cần minh bạch thông tin với các nhân viên của mình. Bởi thông tin là yếu tốt đầu vào quan trọng bậc nhất trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Thông tin được chia sẻ nội bộ là cách Doanh nghiệp chia sẻ những khó khăn, thách thức chung với toàn thể nhân viên của mình.

10. Thúc đẩy năng suất, hiệu quả công việc

• Việc thúc đẩy năng suất, hiệu quả công việc thực hiện bằng cách như
• Đề cao tinh thần trách nhiệm trong công việc
• Đào tạo nội bộ
• Phân quyền cụ thể
• Khuyến khích phát huy tính chủ động và sáng tạo ở mỗi ngời
• Khuyến khích nhân viên đưa ra ý kiến đóng góp và phản hồi tích cực
• Công nhận, khen thưởng đúng lúc

Những sai lầm cần tránh khi áp dụng triển khai triết lý Kaizen

Trong thực tế triển khai Kaizen vẫn còn khá nhiều tổ chức và đơn vị cảm thấy khó khăn. Một phần nguyên nhân của hiện tượng đó chính là những sai lầm trong cách hiểu và triển khai. Vậy những sai lầm đó là gì? Và cách triển khai triết lý như thế nào là đúng?

• Nhầm lẫn giữa Kaizen với Đổi mới: Kaizen là sự cải tiến liên tục nhưng diễn ra một cách từ từ, trong khi một số tổ chức khi áp dụng lý thuyết này lại thực hiện theo các phương thức nhảy vọt, nhằm mau chóng đạt được sự đổi mới về chất lượng.
• Khi học tập về triết lý Kaizen người ta nhầm lẫn Kaizen là một quy trình cải tiến chất lượng. Tuy nhiên, về bản chất Kaizen là một lý thuyết về quản trị chất lượng, để thực hiện được thì cần thời gian dài, sự nỗ lực của mọi cá nhân trong toàn đơn vị, với trách nhiệm hàng đầu là của lãnh đạo.
• Các đơn vị khi áp dụng 5S Kaizen thường vi phạm một hoặc một số trong 10 nguyên tắc cơ bản của triết lý Kaizen. Ví dụ vì lợi ích nhóm của một bộ phận trong nhà trường khi có sự cố về chất lượng xảy ra, lập tức các bộ phận, phòng ban, khoa chuyên môn đổ lỗi cho nhau, không chịu nhận trách nhiệm về mình. Điều nay đã vi phạm nguyên tắc số 3 của Kaizen đó là xây dựng “văn hóa không đỗ lỗi” trong đơn vị. Khi các nguyên tắc này bị vi phạm thì khả năng thất bại của Kaizen là rất lớn.
• Không có kế hoạch để hiện thực hóa sự tiết kiệm chi phí.

>>> Kiến thức liên quan: Những Nguyên Nhân Hạn Chế Doanh Nghiệp Khi Ứng Dụng 5s Trong Sản Xuất