Tư vấn xây dựng hệ thống KPI theo định dạng BSC hiệu quả cho doanh nghiệp

Việc xây dựng một hệ thống KPIs hoàn chỉnh sẽ cần rất nhiều yếu tố tạo nên và đơn vị nào có dịch vụ tư vấn KPI hiệu quả nhất cho doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu ngay trong bài viết này nhé !

Tổng quan về hệ thống KPI theo định dạng BSC

Hệ thống KPI theo định dạng BSC (Balanced Scorecard) là một công cụ quản lý chiến lược và đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Bao gồm 4 khía cạnh chính của hoạt động kinh doanh, gọi là các “thành phần cân bằng” (Balanced Components), bao gồm:

• Khía cạnh tài chính (Financial Perspective): đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh từ góc độ tài chính, bao gồm các chỉ tiêu liên quan đến doanh thu, lợi nhuận, tỷ suất sinh lời, …
• Khía cạnh khách hàng (Customer Perspective): đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng, đánh giá hiệu quả của các chiến lược đối với khách hàng, bao gồm các chỉ tiêu như chỉ số hài lòng khách hàng, tỷ lệ thu hồi khách hàng, đánh giá chất lượng sản phẩm/dịch vụ, …
• Khía cạnh quy trình nội bộ (Internal Process Perspective): đánh giá hiệu quả của các quy trình nội bộ trong doanh nghiệp, bao gồm các chỉ tiêu liên quan đến quy trình sản xuất, quản lý chất lượng, quản lý dự án, …
• Khía cạnh đào tạo và phát triển (Learning and Growth Perspective): đánh giá khả năng học tập và phát triển của doanh nghiệp, bao gồm các chỉ tiêu liên quan đến đào tạo nhân viên, năng lực quản lý, đổi mới công nghệ,…

Từ các thành phần cân bằng trên, doanh nghiệp có thể xác định và thiết lập các chỉ tiêu KPIs (Key Performance Indicators) để đánh giá và đo lường hiệu quả hoạt động của mình. Bằng cách áp dụng hệ thống KPI theo định dạng BSC, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quá trình quản lý chiến lược, đánh giá và quản lý hiệu quả hoạt động của mình, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn và nhanh chóng.

Hiệu quả của hệ thống KPI mang lại

Về phía doanh nghiệp

• Hệ thống KPI giúp định hướng và tập trung các nỗ lực của công ty vào các mục tiêu cụ thể và quan trọng nhất để đạt được sự thành công của doanh nghiệp.
• KPIs cung cấp cho doanh nghiệp thông tin đầy đủ và chính xác về hiệu suất hoạt động, từ đó giúp đưa ra các quyết định hợp lý để cải thiện hiệu quả kinh doanh.
• Hệ thống KPI giúp giám sát và đánh giá hiệu quả của các hoạt động và dự án, từ đó giúp tối ưu hóa quy trình và tăng năng suất lao động, giảm chi phí và tăng doanh thu.

Về phía người lao động

• KPIs giúp nhân viên hiểu rõ được mục tiêu và trách nhiệm của mình trong công việc, từ đó tập trung vào những hoạt động quan trọng nhất để đạt được kết quả tốt nhất.
• Hệ thống KPI giúp tạo ra sự minh bạch trong việc đánh giá và đánh giá kết quả làm việc của nhân viên, giúp tạo động lực làm việc và tăng sự hài lòng của nhân viên về công việc của mình.
• KPIs cũng giúp nhân viên định hướng được phương hướng phát triển cá nhân, từ đó giúp tăng cơ hội thăng tiến và tăng thu nhập của nhân viên.

Những khó khăn gặp phải khi xây dựng hệ thống KPI cho doanh nghiệp

Việc xây dựng hệ thống KPI cho doanh nghiệp là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự đầu tư thời gian và tài nguyên. Dưới đây là một số khó khăn thường gặp phải khi xây dựng hệ thống KPI cho doanh nghiệp:

• Thiếu thông tin và dữ liệu: Việc xác định các chỉ số KPI phụ thuộc vào sự hiểu biết và thông tin về hoạt động của doanh nghiệp. Thiếu thông tin và dữ liệu sẽ làm cho quá trình xây dựng hệ thống KPI trở nên khó khăn và không đạt hiệu quả cao.
• Không chính xác và mơ hồ: Nếu các chỉ số KPI không được định nghĩa rõ ràng hoặc không được đo lường chính xác, hệ thống KPI sẽ không cung cấp cho doanh nghiệp các thông tin đầy đủ và chính xác để đưa ra quyết định.
• Không đồng nhất: Việc đặt ra các chỉ số KPI không được thống nhất hoặc không liên quan đến các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp sẽ khiến cho hệ thống KPI không đạt được hiệu quả cao.
• Không thể đo lường: Một số mục tiêu và chỉ số KPI không thể được đo lường bằng số liệu hoặc dữ liệu cụ thể. Việc xây dựng hệ thống KPI trong trường hợp này sẽ rất khó khăn.
• Thiếu sự hỗ trợ từ lãnh đạo và nhân viên: Việc xây dựng hệ thống KPI đòi hỏi sự hỗ trợ và cam kết của lãnh đạo cùng với sự tham gia tích cực của nhân viên. Nếu không có sự hỗ trợ này, hệ thống KPI sẽ không được triển khai thành công.

Xem ngay: Dịch vụ tư vấn xây dựng hệ thống lương 3P

Dịch vụ tư vấn KPI của Học viện đào tạo – tư vấn PMS

Học Viện tư vấn – đào tạo PMS là một trong những công ty tư vấn KPI hàng đầu, chuyên cung cấp các dịch vụ tư vấn xây dựng hệ thống KPI cho doanh nghiệp. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và chuyên môn sâu rộng, chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng những giải pháp tối ưu nhất, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và đánh giá được đúng mức độ hoàn thành của các mục tiêu.

Hotline tư vấn – 0965.845468

Quy trình tư vấn xây dựng hệ thống KPI

Giai đoạn 1: Xác định mục tiêu theo chiến lược và kế hoạch kinh doanh

• Hướng dẫn doanh nghiệp xây dựng mục tiêu chiến lược theo Balanced Scorecard.
• Cố vấn các mục tiêu cho Quản lý cấp cao.
• Xem xét cơ cấu tổ chức doanh nghiệp và hệ thống chức năng.
• Hướng dẫn Quản lý cấp trung xây dựng mục tiêu cho từng phòng ban.
• Hướng dẫn cách thức phân bổ chỉ tiêu cho cá nhân từng cá nhân trong phòng ban.

Đây là bước mở đầu, làm cơ sở cho việc đo lường hiệu quả làm việc của từng cá nhân, phòng ban và toàn bộ công ty. Sau đó, doanh nghiệp sẽ có hệ thống mục tiêu hoàn chỉnh theo SMART, giúp cho các cá nhân, phòng ban thể hiện vai trò và trách nhiệm của mình cũng như thực hiện hiệu quả mục tiêu của doanh nghiệp.

Giai đoạn 2: Xác định tiêu chí dành cho KPI cá nhân

• Xây dựng các tiêu chí về phẩm chất, thái độ, hành vi cho nhân viên.
• Xây dựng thang điểm dành cho KPI cá nhân.
• Xây dựng và đề xuất tỉ lệ theo nhóm tiêu chí.

Thực hiện hoàn tất bước này, doanh nghiệp sẽ có định hướng đánh giá hàng tháng dành cho nhân viên. Qua đó, phòng nhân sự sẽ có cơ sở để phối hợp với các Trưởng phòng ban thực hiện công tác đánh giá sau này.

Giai đoạn 3: Xây dựng hệ thống đánh giá KPI theo định dạng BSC

• Xây dựng bảng KPI theo định dạng BSC cho công ty.
• Xây dựng bảng KPI theo định dạng BSC cho phòng ban.
• Xây dựng bảng KPI cho cá nhân nhân viên hàng tháng.

Đây là bước quan trọng nhất để xây dựng hệ thống đánh giá cho từng phòng ban. Xác định cách thức đo lường, xác định chuẩn trọng số, mục tiêu cho cấp công ty, phòng ban và nhân viên.

Sau đó, doanh nghiệp sẽ có hệ thống đánh giá hoàn chỉnh, có form biểu mẫu để thức hiện đánh giá.

Giai đoạn 4: Huấn luyện triển khai thực hiện

• Huấn luyện đội ngũ quản lý và nhân viên tiềm năng về KPI và BSC
• Huấn luyện các cấp quản lý công ty thực hiện đánh giá theo hệ thống
• Huấn luyện phòng nhân sự phối hợp các trưởng phòng đánh giá KPI cho từng nhân viên hàng tháng.

Phần này được triển khai trong suốt quá trình tư vấn nhằm giúp cho doanh nghiệp rõ phương pháp xây dựng, đánh giá.

Sau khi PMS chuyển giao cho doanh nghiệp thì doanh nghiệp vẫn hoàn toàn có thể phát triển mở rộng và kiểm soát quá trình vận hành hệ thống hiệu quả.

Giai đoạn 5: Kết quả đạt được sau khi triển khai BSC – KPI

• Doanh nghiệp sở hữu cho riêng mình phương pháp và cách thức quản trị theo hệ thống BSC – KPI một cách dễ dàng để sử dụng lâu dài.
• Doanh nghiệp sẽ có phương pháp xác lập mục tiêu cho nhân viên và toàn doanh nghiệp.
• Toàn thể nhân viên sẽ hiểu rõ và cùng nhau thực hiện mục tiêu cá nhân nói riêng và mục tiêu của doanh nghiệp nói chung.
• Doanh nghiệp sở hữu hệ thống đánh giá hiệu quả công việc cho các phòng ban cũng như nhân viên.
• Tạo cho toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp tư duy mới và ý thức trách nhiệm cao, chủ động triển khai công việc.

Sau khi triển khai hệ thống, các cấp quản lý phòng ban sẽ thấy rõ những điều cần cải tiến, những vị trí cần thay đổi hoặc có giải pháp hỗ trợ kịp thời để từng cá nhân phát triển hoàn thiện bản thân mình.

Lời kết

Sau khi hoàn thanh chương trình tư vấn, huấn luyện doanh nghiệp có thể hoàn toàn tự phát triển cũng như mở rộng quá trình kiểm soát hệ thống chuyên nghiệp hơn. Các quản lý cấp cao, trung của các phòng ban sẽ nhanh chóng nhận thấy được những vấn đề cần thay đổi hoặc cải tiến và đưa ra giải pháp kịp thời. Mọi chi tiết, thắc mắc hãy liên hệ ngay số hotline 0965.845468 để được tư vấn miễn phí.