Ứng dụng Kanban trong công việc hằng ngày

Bạn đã từng cảm thấy mệt mỏi vì có quá nhiều việc phải làm, quá nhiều thứ phải học. Rồi cảm thấy buồn bực vì không đủ thời gian để giải quyết mọi việc, làm việc này rồi quên việc kia, bỏ nhiều thì giờ vào những việc vô bổ, không hoàn thành xong công việc được giao.

Vậy hãy thử quản lý công việc, thời gian vừa đơn giản vừa hiệu quả bằng bảng Kanban

Quản lý công việc bằng bảng Kanban

Your Introduction To Kanban

Áp dụng

Cá nhân

Làm việc nhóm

Nguyên lý

Trực quan hóa công việc

Bảng Kanban bao gồm các cột tương ứng với trạng thái của công việc. Mỗi công việc khi ở trạng thái nào thì được đặt ở cột tương ứng. Nguyên lý trực quan hóa được kết hợp với việc xác định độ ưu tiên cho từng hạng mục công việc, giúp cho chúng ta nhanh chóng biết bây giờ mình phải làm gì mà không mất thời gian suy nghĩ, thậm chí là khi cần báo cáo lại tình trạng công việc cho người khác cũng trở nên dễ dàng.

Giới hạn công việc đang làm (Limit WIP – Limit Work In Progress)

Số lượng công việc đang được làm đồng thời ở mỗi trạng thái cần được giới hạn. Nguyên lý này giúp giới hạn những việc chưa hoàn thành trong tiến trình, từ đó giảm thời gian mỗi công việc đi qua hệ thống Kanban. Nguyên lý giới hạn WIP còn giúp cho nhóm làm việc tập trung, tránh lãng phí do việc chuyển qua lại giữa các công việc khác nhau.

Tập trung vào luồng làm việc

Quản lý công việc theo luồng là nguyên lý rất quan trọng khi làm việc theo nhóm hay thực thi dự án. Khi định nghĩa ra luồng để thực thi, chúng ta sẽ thấy trạng thái của từng hạng mục công việc rõ ràng và thậm chí phát hiện ra đâu là nơi công việc bị tắc nghẽn nhiều nhất để từ đó có hành động bảo vệ bố trí thêm nguồn nhân lực. 

Cộng tác nhóm

Một thành viên phải dừng tất cả công việc lại để xử lý những hạng mục đang bị tắc. Ví dụ, trước kia mỗi người làm một nhóm việc, khi một ai đó bị tắc thì những người còn lại cũng không nhận ra hoặc ít nhất không thấy công việc của mình bị ảnh hưởng. Do đó, không ai hỗ trợ người kia cho tới khi người đó phải kêu gọi sự trợ giúp. Nhưng trong Kanban, những người còn lại không được phép làm việc khác nếu như một vài hạng mục đang bị tắc.

Thiết lập

Sử dụng một cái bảng trên đó tạo ba cột: sẽ làm (To Do), đang làm (Doing) và xong (Done).

Việc cần làm, ta ghi vào mục To Do (có thể tùy chỉnh màu sắc theo mức độ khẩn cấp).

Khi bắt đầu làm ta chuyển mục đó qua mục Doing.

Sau khi thực hiện xong ta kéo mục đó vào mục Done.

Cột sẽ làm (To Do) giúp bạn nhìn thấy mọi thứ trong danh sách công việc của mình và đánh giá những việc nào đang trong tầm kiểm soát được.

Ở cột đang làm (Doing) tức là số việc bạn có thể làm tại một thời điểm tối đa là ba. Hãy làm từng việc một làm tới đâu xong tới đó, bạn sẽ thấy hiệu quả công việc tăng lên đáng kể.

Khi làm xong việc thì ta đặt nó sang cột xong (Done), có thể ghi ngày giờ kết thúc lên giấy để đánh giá về sau. Việc đặt một công việc sang mục xong sẽ giúp bạn nhìn thấy được tiến độ công việc và tạo giá trị thúc đẩy bản thân.

Trường PMS

 

Lịch khai giảng Liên hệ nhanh
0965 845 468