Kỹ năng soạn thảo văn bản là kỹ năng cứng rất quan trọng, nó là một phần không thể thiếu ở tất cả các vị trí thuộc bất kì lĩnh vực nào. Hiện nay, kỹ năng soạn thảo văn bản được coi là chìa khóa tiến gần hơn biết bao nhiêu vị trí, công việc mơ ước. Vậy làm thế nào để trở thành người soạn thảo văn bản chuyên nghiệp? Làm thế nào để thành thạo tất cả các loại văn bản?
Soạn thảo văn bản là gì?
Soạn thảo văn bản là cách bạn thực hiện các thao tác như nhập thông tin, chỉnh sửa, trình bày văn bản trên giấy hoặc phần mềm Microsoft Word. Đây cũng là kỹ năng mà bất cứ nhà tuyển dụng nào cũng mong muốn thấy được trong CV của ứng viên.
Vai trò của kỹ năng soạn thảo văn bản
Trong giao tiếp
- Tạo ra ấn tượng ban đầu: Khi người khác đọc văn bản của bạn, dù là văn bản giấy hay trực tuyến, họ sẽ đánh giá sự thông minh và siêng năng của bạn dựa trên văn bản ấy. Do đó, văn bản quá nhiều lỗi chính tả và ngữ pháp sẽ làm bạn mất điểm trong mắt người đọc.
- Truyền tải thông tin rõ ràng, chính xác: Soạn thảo tốt giúp bạn trình bày ý tưởng, suy nghĩ và những thông tin rõ ràng, mạch lạc và logic. Điều này giúp cho người nghe cảm thấy dễ hiểu với những gì bạn thể hiện ra.
- Tạo ảnh hưởng và thuyết phục: Bằng cách lập luận chặt chẽ và sử dụng ngôn ngữ phù hợp trong văn bản, sẽ giúp người đọc đồng tình với những quan điểm mình đưa ra hay thực hiện một hành động cụ thể.
Trong công việc
- Tạo sự chuyên nghiệp: Khi soạn thảo hợp đồng thương mại chất lượng, không có lỗi chính tả sẽ làm khách hàng cảm thấy sự chỉnh chu và chuyên nghiệp từ doanh nghiệp bạn. Điều này góp phần xây dựng hình ảnh tích cực cho cả tổ chức.
- Nâng cao hiệu suất: Soạn thảo văn bản tốt sẽ giúp bạn hoàn thành các tác vụ công việc như viết email, trình bày báo cáo, viết hợp đồng,… nhanh chóng và hiệu quả hơn.
- Đạt được vị trí công việc mong muốn: Các nhà tuyển dụng thường đánh giá kỹ năng của bạn dựa trên CV. Một CV với kỹ năng soạn thảo văn bản tốt sẽ mở ra cơ hội việc làm cho bạn.
- Phát triển tư duy: Việc trình bày các ý tưởng, lập luận thông tin rõ ràng từ trên xuống mạch lạc, logic sẽ giúp bạn rèn luyện khả năng duy tốt hơn.
Các bước soạn thảo văn bản
- Xác định mục tiêu
- Chọn loại văn bản
- Sưu tầm tài liệu
- Xin chỉ thị cấp lãnh đạo
- Hỏi ý kiến các cơ quan, tổ chức liên quan
- Suy luận ( các loại vi phạm mà văn bản có thể mắc)
- Lập dàn bài
- Soạn thảo văn bản theo dàn bài
- Kiểm tra
10 nguyên tắc soạn thảo văn bản chuyên nghiệp
Soạn thảo văn bản sẽ không quá phức tạp nếu bạn nắm được 10 nguyên tắc dưới đây. Thực hiện theo đúng 10 nguyên tắc này, chúng tôi đảm bảo rằng bạn sẽ luôn được đánh giá cao trong bất kỳ văn bản hay báo cáo nào
Hạn chế lỗi sai bằng các kỹ năng gõ, nhập chuyên nghiệp
Trong soạn thảo văn bản chuyên nghiệp, cần tránh các lỗi sai như nhập thiếu, thừa kí tự, nhập sai chữ. Bạn có thể hạn chế những lỗi này bằng cách rèn luyện khả năng, tốc độ gõ hoặc sử dụng các tính năng kiểm tra lỗi chính tả có sẵn trong Ms Word.
Đơn giản, tập trung vào vấn đề
Khi soạn thảo văn bản, bạn cần tập trung vào vấn đề chính, sử dụng ngôn từ ngắn gọn, súc tích.
Chọn font chữ phù hợp, kích thước và màu sắc đúng tiêu chuẩn
Font chữ là một yếu tố rất quan trọng trong kỹ năng soạn thảo văn bản. Nó được coi là một kỹ năng word cơ bản. Thông thường, các loại giấy tờ, văn bản khác nhau sẽ có những yêu cầu về font và size chữ khác nhau. Tuy nhiên, trong trường hợp không có yêu cầu, bạn nên chọn font chữ là Time New Roman. Còn cỡ chữ là 12-14.
Chọn kích thước và căn lề giấy đúng tiêu chuẩn
Tiêu chuẩn căn lề trong một số văn bản cũng rất nghiêm khắc. Ví dụ về tiêu chuẩn căn lề cơ bản: lề trên: 20 – 25 mm, lề dưới: 20 – 25 mm, lề trái 30 – 35 mm, lề phải: 15 – 20 mm.
Căn chỉnh các đoạn văn bản
Trong soạn thảo văn bản, bạn nên căn chỉnh các đoạn văn bản sao cho có sự giãn cách dòng, cách đoạn hợp lý. Khi hết một đoạn văn bản, cần phải có dấu chấm kết thúc và xuống dòng sang đoạn mới để văn bản trông đẹp và rõ ràng về nội dung hơn.
Phần mở đầu
Phần mở đầu là phần dẫn vào nội dung chính của văn bản. Do đó, phần này nên thu hút người xem bằng một số ký tự đặc biệt, viết chữ in hoa, hoặc chọn những kiểu chữ nghệ thuật.
Sử dụng hình ảnh
Hình ảnh giúp cho nội dung văn bản của bạn không bị nhàm chán. Ngoài ra, trong một số văn bản hành chính, bạn còn phải sử dụng các biểu đồ để thể hiện nội dung đoạn văn bản một cách trực quan.
Khoảng cách dòng phù hợp
Khoảng cách dòng tiêu chuẩn trong soạn thảo văn bản là 1.5 lines.
Chia nhỏ đoạn văn bản và đặt tiêu đề
Với những đoạn văn bản dài, có nhiều nội dung chính, bạn nên chia nhỏ thành các đoạn để người đọc dễ tiếp thu và hình dung hơn. Đặt tiêu đề cho văn bản cũng là một việc rất quan trọng. Tiêu đề hay, hấp dẫn sẽ thu hút nhiều người đọc đoạn văn bản của bạn.
Ngắt trang (Page break), ngắt đoạn (Section break)
Công cụ Microsoft Word cho phép bạn ngắt trang, ngắt đoạn một cách dễ dàng mà không phải nhấn phím Enter nhiều lần. Điều này đặc biệt tốt khi bạn làm việc với những đoạn văn bản dài.
Cách nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản hiệu quả
Thực hành thường xuyên
Người ta thường có câu “trăm hay không bằng tay quen”, vì thế hãy cố gắng rèn luyện kỹ năng soạn thảo văn bản mỗi ngày để giúp chúng ta thành thạo hơn. Bằng các cách như viết blog, nhật ký hay tham gia các diễn đàn trực tuyến để luyện tập viết mỗi ngày.
Tham gia các khóa đào tạo
Soạn thảo văn bản vô cùng cần thiết trong công việc và cuộc sống. Dù bạn đang làm công việc gì, ở bất cứ vị trí nào cấp quản lý hay nhân viên, trong doanh nghiệp tư nhân hay nhà nước thì bạn đều phải tiếp xúc, xử lý với các loại văn bản.
Do đó, học cách soạn thảo văn bản là điều cần thiết cho những ai chưa biết cách soạn thảo một văn bản đơn giản hay một hợp đồng. Khóa học “Kỹ năng soạn thảo văn bản” tại PMS sẽ giúp bạn hiểu và vận dụng các phương pháp soạn thảo vào công việc, để công việc hiệu quả và khoa học, chuyên nghiệp hơn. Đồng thời, bạn sẽ được rèn luyện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính và email chuyên nghiệp giúp bạn dễ dàng hơn trong các hoạt động thương mại.
Nếu có nhu cầu cần nâng cao kỹ năng soạn thảo, các bạn có thể tham khảo ngay khóa đào tạo kỹ năng soạn thảo văn bản chuyên nghiệp tại Học Viện PMS, xem chi tiết khóa học: tại đây
Tự đánh giá bản thân
Một cách hiệu quả không kém đó là bạn tự liệt kê và đánh giá mức độ soạn thảo văn bản của bạn tới đâu, hãy tập trung vào những điểm còn hạn chế trong quá trình soạn thảo của mình, để từ đó có những phương án cải thiện những điểm hạn chế đó mỗi ngày.
Rèn luyện khả năng viết
Trước khi soạn văn bản, hãy tập cho mình thói quen lên dàn ý mạch lạc và logic nhất trước khi trình bày ra. Tránh sử dụng quá nhiều câu từ dài dòng, hoa mỹ mà hãy viết thật ngắn gọn, xúc tích nhất cho người đọc.
Bên cạnh đó, cố gắng sử dụng đúng ngữ pháp và viết đúng chỉnh tả, điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng người đọc. Đồng thời hãy dành thời gian ra để đọc đi đọc lại xem nội dung mình trình bày ra có lỗi hay chưa rõ ràng ở đâu hay chưa, nếu có hãy chỉnh sửa.
Việc thành thạo kỹ năng soạn thảo văn bản rất cần thiết trong công việc, nó còn là công cụ giao tiếp thể hiện sự chuyên nghiệp của bản thân bạn, giúp bạn có nhiều cơ hội phát triển bản thân hơn trong sự nghiệp của mình.
Đăng ký nhận bản tin
Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS