Kỹ năng soạn thảo văn bản: Vai trò, cách soạn thảo & nguyên tắc cần nắm

Kỹ năng soạn thảo văn bản là kỹ năng cứng rất quan trọng. Nó là một phần không thể thiếu ở tất cả các vị trí thuộc bất kì lĩnh vực nào.

Hiện nay, kỹ năng soạn thảo văn bản được coi là chìa khóa tiến gần hơn biết bao nhiêu vị trí, công việc mơ ước. Vậy làm thế nào để trở thành người soạn thảo văn bản chuyên nghiệp? Làm thế nào để thành thạo tất cả các loại văn bản?

1. Kỹ năng soạn thảo văn bản là gì?

Kỹ năng soạn thảo văn bản là cách bạn thực hiện các thao tác như nhập thông tin, chỉnh sửa, trình bày văn bản trên giấy hoặc phần mềm Microsoft Word. Đây cũng là kỹ năng mà bất cứ nhà tuyển dụng nào cũng mong muốn thấy được trong CV của ứng viên.

Soạn thảo văn bản là thực hiện nhập thông tin, chỉnh sửa, trình bày trên phần mềm Microsoft Word

2. Vai trò của kỹ năng soạn thảo văn bản

  • Tạo ra ấn tượng ban đầu: Khi người khác đọc văn bản của bạn, dù là văn bản giấy hay trực tuyến, họ sẽ đánh giá sự thông minh và siêng năng của bạn dựa trên văn bản ấy. Do đó, văn bản quá nhiều lỗi chính tả và ngữ pháp sẽ làm bạn mất điểm trong mắt người đọc.
  • Xây dựng mối quan hệ với khách hàng: Khi soạn thảo hợp đồng thương mại mà hợp đồng đó kém chất lượng, sai lỗi chính tả sẽ làm khách hàng phật lòng và có thể họ sẽ tìm một đối tác khác. Như vậy, quan hệ hợp tác của doanh nghiệp bạn bị phá vỡ.
  • Đạt được vị trí công việc mong muốn: Các nhà tuyển dụng thường đánh giá kỹ năng của bạn dựa trên CV. Một CV với kỹ năng soạn thảo văn bản tốt sẽ mở ra biết bao cơ hội việc làm cho bạn.

Xem ngay: Khóa học kỹ năng soạn thảo văn bản

3. Các bước soạn thảo văn bản

  1. Xác định mục tiêu
  2. Chọn loại văn bản
  3. Sưu tầm tài liệu
  4. Xin chỉ thị cấp lãnh đạo
  5. Hỏi ý kiến các cơ quan, tổ chức liên quan
  6. Suy luận ( các loại vi phạm mà văn bản có thể mắc)
  7. Lập dàn bài
  8. Soạn thảo văn bản theo dàn bài
  9. Kiểm tra

Cách soạn thảo văn bản chuyên nghiệp

4. 10 nguyên tắc soạn thảo văn bản chuyên nghiệp

Soạn thảo văn bản sẽ không quá phức tạp nếu bạn nắm được 10 nguyên tắc dưới đây. Thực hiện theo đúng 10 nguyên tắc này, chúng tôi đảm bảo rằng bạn sẽ luôn được đánh giá cao trong bất kỳ văn bản hay báo cáo nào

4.1 Hạn chế lỗi sai bằng các kỹ năng gõ, nhập chuyên nghiệp

Trong soạn thảo văn bản chuyên nghiệp, cần tránh các lỗi sai như nhập thiếu, thừa kí tự, nhập sai chữ. Bạn có thể hạn chế những lỗi này bằng cách rèn luyện khả năng, tốc độ gõ hoặc sử dụng các tính năng kiểm tra lỗi chính tả có sẵn trong Ms Word.

4.2 Đơn giản, tập trung vào vấn đề

Khi soạn thảo văn bản, bạn cần tập trung vào vấn đề chính, sử dụng ngôn từ ngắn gọn, súc tích.

4.3 Chọn font chữ phù hợp, kích thước và màu sắc đúng tiêu chuẩn

Font chữ là một yếu tố rất quan trọng trong kỹ năng soạn thảo văn bản. Nó được coi là một kỹ năng word cơ bản. Thông thường, các loại giấy tờ, văn bản khác nhau sẽ có những yêu cầu về font và size chữ khác nhau. Tuy nhiên, trong trường hợp không có yêu cầu, bạn nên chọn font chữ là Time New Roman. Còn cỡ chữ là 12-14.

 Chọn font chữ phù hợp, kích thước và màu sắc đúng tiêu chuẩn

4.4 Chọn kích thước và căn lề giấy đúng tiêu chuẩn

Tiêu chuẩn căn lề trong một số văn bản cũng rất nghiêm khắc. Ví dụ về tiêu chuẩn căn lề cơ bản: lề trên: 20 – 25 mm, lề dưới: 20 – 25 mm, lề trái 30 – 35 mm, lề phải: 15 – 20 mm.

4.5 Căn chỉnh các đoạn văn bản

Trong soạn thảo văn bản, bạn nên căn chỉnh các đoạn văn bản sao cho có sự giãn cách dòng, cách đoạn hợp lý. Khi hết một đoạn văn bản, cần phải có dấu chấm kết thúc và xuống dòng sang đoạn mới để văn bản trông đẹp và rõ ràng về nội dung hơn.

Căn chỉnh các đoạn văn bản phù hợp

4.6 Phần mở đầu

Phần mở đầu là phần dẫn vào nội dung chính của văn bản. Do đó, phần này nên thu hút người xem bằng một số ký tự đặc biệt, viết chữ in hoa, hoặc chọn những kiểu chữ nghệ thuật.

4.7 Sử dụng hình ảnh

Hình ảnh giúp cho nội dung văn bản của bạn không bị nhàm chán. Ngoài ra, trong một số văn bản hành chính, bạn còn phải sử dụng các biểu đồ để thể hiện nội dung đoạn văn bản một cách trực quan.

4.8 Khoảng cách dòng phù hợp

Khoảng cách dòng tiêu chuẩn trong soạn thảo văn bản là 1.5 lines.

Khoảng cách dòng tiêu chuẩn trong soạn thảo văn bản là 1.5 lines.

4.9 Chia nhỏ đoạn văn bản và đặt tiêu đề

Với những đoạn văn bản dài, có nhiều nội dung chính, bạn nên chia nhỏ thành các đoạn để người đọc dễ tiếp thu và hình dung hơn. Đặt tiêu đề cho văn bản cũng là một việc rất quan trọng. Tiêu đề hay, hấp dẫn sẽ thu hút nhiều người đọc đoạn văn bản của bạn.

4.10 Ngắt trang (Page break), ngắt đoạn (Section break)

Công cụ Microsoft Word cho phép bạn ngắt trang, ngắt đoạn một cách dễ dàng mà không phải nhấn phím Enter nhiều lần. Điều này đặc biệt tốt khi bạn làm việc với những đoạn văn bản dài.

Soạn thảo văn bản vô cùng cần thiết trong công việc và cuộc sống. Dù bạn đang làm công việc gì, ở bất cứ vị trí nào cấp quản lý hay nhân viên, trong doanh nghiệp tư nhân hay nhà nước thì bạn đều phải tiếp xúc, xử lý với các loại văn bản.

Do đó, học cách soạn thảo văn bản là điều cần thiết cho những ai chưa biết cách soạn thảo một văn bản đơn giản hay một hợp đồng. Khóa học “Kỹ năng soạn thảo văn bản” tại PMS sẽ giúp bạn hiểu và vận dụng các phương pháp soạn thảo vào công việc, để công việc hiệu quả và khoa học, chuyên nghiệp hơn. Đồng thời, bạn sẽ được rèn luyện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính và email chuyên nghiệp giúp bạn dễ dàng hơn trong các hoạt động thương mại.

Nếu có nhu cầu cần nâng cao kỹ năng soạn thảo, các bạn có thể tham khảo ngay khóa đào tạo kỹ năng soạn thảo văn bản chuyên nghiệp tại Học Viện PMS, xem chi tiết khóa học: tại đây

Khóa Học Kỹ Năng Soạn Thảo Văn Bản Pms
Khóa học soạn thảo văn bản được rất nhiều Học viên quan tâm

Đăng ký nhận bản tin

Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS

    Trả lời

    Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *