5W1H là gì? Các yếu tố cấu thành và ứng dụng trong 6 lĩnh vực

5W1H là khái niệm mà hầu như bất cứ ai làm Marketing cũng cần phải biết. Đây là phương pháp giúp doanh nghiệp giải quyết được những vấn đề thuộc hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy 5W1H là gì? Lĩnh vực nào cần phải áp dụng 5W1H để đạt được hiệu quả trong kinh doanh. Hãy cùng PMS tìm hiểu sâu hơn về phương pháp này thông qua bài viết sau đây.

1. 5W1H là gì?

5W1H là phương pháp giải quyết những nhiệm vụ thông qua phương pháp đặt ra những câu hỏi với mục đích tạo ra một góc nhìn bao quát về tổng thể tất cả những thành phần trong công việc để có thể tìm ra gốc rễ của vấn đề và cách giải quyết. 5W1H còn có thể được gọi là phương pháp Kipling, nó được đặt theo tên của người nghĩ ra phương pháp này là nhà văn Rudyard Kipling (1865-1936).

2. Các yếu tố cấu thành 5W1H

2.1 What – Cái gì?

Đây là yếu tố nhằm định hình cho chúng ta nắm bắt được những thông tin cơ bản về công việc, vấn đề hay tình huống cụ thể chúng ta đang quan tâm, đâu là những điều quan trọng cần phải tập trung và Xác định được những hành động mà ta sẽ sử dụng để giải quyết vấn đề đang gặp phải.

Các câu hỏi mẫu: Vấn đề đang gặp phải là gì? Tình hình ra sao? Sản phẩm/dịch vụ có đặc điểm gì?

2.2 Why – Tại sao?

Yếu tố why nhằm bao gồm những câu hỏi liên quan đến những lý do mà vấn đề, tình huống xảy ra, tại sao phải đưa ra phương án giải quyết cho những vấn đề đó.

Các câu hỏi mẫu: Tại sao phải tiến hành thông cáo báo chí? Vì sao phần mềm này bị lỗi? Vì sao phải sửa chữa nó thật sớm?

2.3 Who – Ai?

Who ở đây bao gồm người cần phải đứng ra giải quyết vấn đề đang gặp phải hoặc chịu trách nhiệm phụ trách cho công việc đó hoặc ai là người chịu tác động bởi các chiến lược, dự án của doanh nghiệp

Các câu hỏi mẫu: Người nào sẽ làm việc đó? Người nào tìm ra vấn đề? Người nào sẽ được phân công thực hiện nhiệm vụ này?

2.4 When – Khi nào?

Đây là yếu tố liên quan đến khoảng thời gian công việc sẽ được tiến hành, trình tự thực hiện công việc và mốc thời gian hoàn thành.

Các câu hỏi mẫu: Làm trong bao lâu? Khi nào bắt đầu tiến hành dự án? Lúc nào thì nhiệm vụ dự kiến được hoàn thành?

2.5 Where – Ở đâu?

Chúng ta có thể hiểu Where là câu hỏi liên quan đến vị trí chẳng hạn như là bạn sẽ thực hiện công việc ở đâu hoặc cũng có thể hiểu where là các sai sót, trục trặc đang gặp phải bắt nguồn từ đâu?

Các câu hỏi mẫu: Thực hiện ở đâu? Hàng hóa này xuất xứ từ đâu? Lớp học được tổ chức ở đâu?

2.6 How – Làm thế nào?

Yếu tố How đặt câu hỏi cho những quy trình, tiến trình thực hiện công việc sẽ sử dụng phương pháp nào nhằm tối ưu hóa công việc hay nói đơn giản hơn là để giải quyết công việc này bạn dùng cách thức nào để thực hiện.

Các câu hỏi mẫu: Đồ án này bạn áp dụng phương pháp nghiên cứu nào? Bạn sẽ áp dụng kỹ thuật nào để nghiên cứu từ khóa?

3. Lợi ích mà phương pháp 5W1H đem lại

• Hiểu rõ hơn công việc: Bằng cách trả lời những câu hỏi trong cấu trúc 5W1H, bạn sẽ nắm bắt được các thông tin quan trọng cần thiết cho công việc, hiểu rõ mọi mặt khía cạnh của vấn đề.
• Đưa ra các giải pháp hiệu quả: phương pháp 5W1H sẽ là cơ sở để bạn nâng cao tư duy logic phân tích một vấn đề phức tạp thành từng thành phần nhỏ hơn. Với mỗi yếu tố trong 5W1H đều sẽ mang lại những giá trị, tài liệu tham khảo vô cùng hữu ích để bạn tìm ra giải pháp hiệu quả cho những vấn đề đang gặp phải.
• Tối ưu hóa tiến trình ra quyết định: Khi đã thu thập đầy đủ thông tin và có cái nhìn tổng quan rõ ràng về vấn đề đang gặp phải. Chúng sẽ là cơ sở và điều kiện thuận lợi để bạn tìm ra phương án giải quyết và ra quyết định một cách chính xác.
• Cải thiện hiệu quả công việc: 5W1H sẽ triệt tiêu sự mơ hồ, không rõ ràng tạo ra một danh sách thông tin đầy đủ về tất tần tật những thành phần của công việc. Bạn sẽ nắm bắt đầy đủ trách nhiệm, trọng trách của bản thân trong công việc giúp cải thiện, nâng cao hiệu quả công việc.
• Đạt được hiệu quả trong giao tiếp: 5W1H chính là phương tiện truyền đạt thông tin vô cùng hiệu quả để chính bản thân bạn và các thành viên hiểu rõ tính chất công việc để đến bước bắt tay làm việc, mọi người sẽ dễ dàng truyền đạt, giao tiếp đúng chủ đề công việc tránh xảy ra tình trạng lơ là, bối rối, làm việc không có mục tiêu.

4. Ứng dụng của 5W1H trong nhiều linh vực

4.1 5W1H trong kinh doanh

Về căn bản trong kinh doanh phương pháp 5W1H sẽ giúp doanh nghiệp định hình được mục tiêu, sứ mệnh, chiến lược kinh doanh, các chiến dịch từ ngắn hạn đến dài hạn, mục tiêu công việc cụ thể,…

Mỗi doanh nghiệp thường sẽ vận hành dựa vào việc xây dựng cho mình bộ câu hỏi 5W1H như sau:

• What (Cái gì?): Sản phẩm/dịch vụ chính của doanh nghiệp là gì? Loại hình công ty?
• Why (Tại sao?): Tại sao doanh nghiệp cần phải sản xuất sản phẩm/ dịch vụ này? Tại sao doanh nghiệp lại sử dụng logo này làm bộ nhận diện thương hiệu?
• Who (Ai?): Ai là người phụ trách cho các phòng ban? Khách hàng mục tiêu doanh nghiệp hướng đến?
• When (Khi nào?): Dự án này khi nào sẽ thực hiện? Sản phẩm này khi nào ra mắt?
• Where (Ở đâu?): Sản phẩm này được doanh nghiệp phân phối đến đâu? Chi nhánh, đại lý phân phối sẽ được đặt ở đâu?
• How (Làm thế nào?): Dự án này được tiến hành theo lộ trình như thế nào? Sản phẩm này sản xuất theo quy trình gì?

4.2 5W1H trong sản xuất

5W1H sẽ giúp phòng kế hoạch phổ biến nội dung công việc đến bộ phận sản xuất một cách chính xác và ngắn gọn hơn giúp bộ phận sản xuất định hình được những việc cần phải làm để sản xuất ra những sản phẩm chất lượng, đáp ứng những tiêu chuẩn kỹ thuật. 5W1H trong sản xuất bao gồm:

• What (Cái gì?): Phải làm những gì để sản phẩm sản xuất bảo đảm chất lượng, đạt được những yêu cầu đề ra?
• Why (Tại sao?): Phải sản xuất sản phẩm đó để đáp ứng những nhu cầu nào mà khách hàng mong muốn?
• Who (Ai?): Phân chia các tổ nào sẽ đảm nhiệm những phần việc nào trong quy trình sản xuất? (Tổ A làm gì? Tổ B làm gì?).
• When (Khi nào?): Trình tự thời gian dự kiến bắt đầu tiến hành các khâu nhập nguyên liệu, sản xuất, kiểm định thành phẩm và giao cho khách hàng?
• Where (Ở đâu?): Phân công vị trí làm việc cho các tổ ở đâu? Lô sản phẩm sau khi đã hoàn thành xong sẽ giao cho khách hàng, đại lý nào?
• How (Làm thế nào?): Quy trình vận chuyển vật liệu đưa vào xưởng tiến hành như thế nào? Áp dụng quy trình công nghệ nào để sản xuất? Với mỗi nhu cầu của từng khách hàng đặt hàng thì sẽ có những điều chỉnh gì cho sản phẩm?

Để có thể được hướng dẫn chi tiết về cách thức áp dụng 5W1H dành riêng cho các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực sản xuất, các cá nhân là những quản đốc phân xưởng, trưởng ca và những cán bộ nghiệp vụ liên quan đến sản xuất tại các nhà máy mong muốn được nâng cao trình độ nghiệp vụ có thể tham khảo qua khóa học quản đốc sản xuất chuyên nghiệp của Học viện Tư vấn – Đào tạo PMS.

4.3 5W1H trong Marketing

Ví dụ, một doanh nghiệp mới thành lập đang phát triển một chiến lược Marketing cho sản phẩm mới của mình. Sử dụng mô hình 5W1H, doanh nghiệp có thể trả lời các câu hỏi sau:

Chẳng hạn như một doanh nghiệp đang xây dựng một chiến lược IMC nhằm gia tăng mức độ nhận diện thương hiệu và thu hút khách hàng tiềm năng. Khi sử dụng mô hình 5W1H, có thể giả sử trả lời các câu hỏi thuộc mô hình này như sau:

• What (Cái gì?): Chiến dịch IMC đó tên gì?
• Why (Tại sao?): Nguyên nhân mà doanh nghiệp phải tiến hành chiến dịch IMC đó? Tại sao bạn lựa chọn phương thức … để tiến hành IMC?
• Who (Ai?): Đối tượng chiến dịch IMC hướng đến là ai? Bộ phận nào sẽ thực hiện chiến dịch này?
• When (Khi nào?): Chiến dịch này được thực hiện trong khoảng thời gian bao lâu?
• Where (Ở đâu?):Địa điểm thực hiện chiến dịch, chiến dịch sẽ được tiến hành trên các nền tảng nào? Báo chí hay mạng xã hội?
• How (Làm thế nào?): Cách thức thực hiện chiến dịch? Sử dụng chiến thuật nào?

4.4 5W1H trong tổ chức sự kiện

Một sự kiện sẽ không bao giờ đến được bước rehearsal (diễn tập) Nếu các thành viên trong ban tổ chức sự kiện không thể nắm bắt được nội dung, timeline(lịch trình nội dung), mục đích của sự kiện,…

Do đó nắm bắt được 5W1H trong tổ chức sự kiện là điều tối thiểu và bắt buộc nếu muốn sự kiện được hoàn thành tốt đẹp. Bộ câu hỏi 5W1H trong tổ chức sự kiện gồm:

• What (Cái gì?): Sự kiện của bạn tên gì? Chủ đề chương trình là gì? (âm nhạc, thời trang, talkshow,…).
• Why (Tại sao?): Sự kiện này nhằm mục đích chính là gì? (Doanh thu, từ thiện, trình diễn, cuộc thi,…).
• Who (Ai?):Đối tượng khách mời tham gia chương trình là những ai? Cá nhân hay tổ chức nào là nhà tài trợ cho sự kiện của bạn?
• When (Khi nào?): Các mốc thời gian từng tiến độ sẽ hoàn thành (Khi nào chốt kịch bản? Khi nào sân khấu được trang trí xong? Rehearsal bao nhiêu lần? Vào các ngày bao nhiêu?,…).
• Where (Ở đâu?): Chương trình sẽ được diễn ra ở đâu? (Sân khấu ngoài trời hay trong nhà).
• How (Làm thế nào?): Xây dựng kịch bản chương trình bao gồm những tiết mục nào? Nhiệm vụ của các thành viên trong ban tổ chức sự kiện được phân chia ra sao?

4.5 5W1H trong học tập

Mô hình 5W1H có thể được ứng dụng trong học tập như khi bạn cần tiếp thu một kiến thức mới, tóm tắt lại nội dung bài đã học, xây dựng kế hoạch, lịch trình học tập. Chẳng hạn như bạn vừa học xong bài học môn ngữ văn có thể xây dựng tóm tắt lại bài học theo cấu trúc sau:

• What (Cái gì?): Chủ đề bài học bạn đã học là gì?
• Why (Tại sao?): Bao gồm trả lời những câu hỏi ôn tập ở cuối bài?
• Who (Ai?): Những nhân vật chính của tác phẩm là ai? Ai sáng tác bài văn.
• When (Khi nào?): Tác phẩm này ra đời vào năm nào?
• Where (Ở đâu?): Hoàn cảnh sáng tác như thế nào? Tác phẩm lấy bối cảnh ở đâu.
• How (Làm thế nào?): Phương thức biểu đạt, nghệ thuật xây dựng câu chuyện của tác phẩm là gì?

4.6 5W1H trong thông cáo báo chí

Cấu trúc của một bài thông cáo báo chí dù là về công bố sản phẩm, thông báo về một chiến dịch hay về các sửa đổi, khắc phục sai sót đều phải áp dụng mô hình 5W1H nhằm xác định đúng đối tượng người đọc, nêu rõ mục đích và phương hướng thực hiện.

Chẳng hạn như cấu trúc mô hình 5W1H trong một bài thông cáo báo chí về việc một doanh nghiệp lớn phát động chiến dịch, chương trình thiện nguyện bao gồm:

• What (Cái gì?): Tên chương trình là gì? Hoạt động chính của chương trình
• Why (Tại sao?): Lý do tổ chức, tầm quan trọng và ý nghĩa mà chương trình muốn đem lại là gì?
• Who (Ai?): Tổ chức, các nhà tài trợ thực hiện chương trình này? Mục đích chương trình hướng tới những đối tượng có điều kiện, hoàn cảnh gia đình như thế nào? (chẳng hạn như trẻ em nghèo, thương binh, học sinh hiếu học,…).
• When (Khi nào?): Thời gian diễn ra chương trình? Thời hạn nhận đóng góp ủng hộ là khi nào?
• Where (Ở đâu?): Địa điểm thực hiện chiến dịch thiện nguyện này là ở đâu? Quyên góp ủng hộ thông qua số tài khoản nào?
• How (Làm thế nào?): Lên danh sách tặng quà, hỗ trợ cho đối tượng thụ hưởng bao gồm những gì?

Bài viết trên đã cho chúng ta thấy sự đa dạng mà phương pháp 5W1H trong các lĩnh vực nghề nghiệp và áp dụng vào đời sống hằng ngày. Để được tìm hiểu chi tiết hơn về 5W1H và cách vận dụng chi tiết cho từng lĩnh vực, bạn có thể tham khảo khóa học kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định tại Học viện Tư vấn – Đào tạo PMS.

Với đội ngũ giảng viên là các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực đào tạo doanh nghiệp, khóa học sẽ giúp bạn nắm vững được các kiến thức nền tảng, các công cụ quản trị chất lượng và đưa ra những định hướng về cách ứng dụng tương ứng với lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.