Điều độ sản xuất là gì? Tất tần tật kiến thức mới nhất 2024

Điều độ sản xuất là công tác giúp cho quy trình của doanh nghiệp sản xuất được diễn ra theo một chuẩn mực, với cốt lõi là mang lại hiệu quả tối đa và suôn sẻ nhất. Vậy thực tế thì công tác điều độ sản xuất là gì? Nó mang tầm quan trọng như thế nào? Và có cách nào để tối ưu hóa công việc điều độ trong sản xuất trong doanh nghiệp của bạn? Cùng PMS giải đáp các thắc mắc này tại bài viết này nhé!

Điều độ sản xuất là gì?

Điều độ sản xuất là quá trình nhiều công đoạn với mục đích nhằm xác định thời điểm sản xuất sản phẩm để tối ưu hiệu suất, đồng thời giảm thiểu tình trạng thiếu hụt hay dư thừa hàng hóa. Quá trình này bao gồm việc quyết định tốt nhất về thời gian, không gian, phương pháp và nguyên vật liệu bạn sẽ sử dụng để sản xuất sản phẩm.

Một kế hoạch điều độ sản xuất bài bản sẽ giúp bạn thực hiện các việc sau đây:

• Lập kế hoạch cho sự biến động về cung cầu.
• Tổ chức công việc và kế hoạch dự phòng.
• Luôn duy trì đủ lượng hàng tồn kho cần thiết.
• Tối ưu hóa hiệu quả và ghi nhận các công việc có thể cải tiến.
• Chuẩn hóa giao tiếp trong toàn bộ công ty.
• Xác định chi phí cho các bộ phận và nhân viên.
• Xem xét các cơ hội cải tiến.
• Loại bỏ sự trì trệ trong quy trình làm việc.
• Gắn kết sự hợp tác lâu bền với nhà cung cấp và bên thứ ba khác.
• Cải thiện khả năng hiển thị trên các nền tảng của công ty.

-> Đọc thêm: Quản trị sản xuất là gì? Mục tiêu, nội dung và ví dụ thực tiễn

Phân biệt điều độ sản xuất và lập kế hoạch sản xuất

Điều độ sản xuất thường tác động các yếu tố ngắn hạn, có thể thay đổi được, còn kế hoạch sản xuất lại xem xét các công việc trong một khoảng thời gian dài hơn. Vì vậy mà điều độ sản xuất có tính linh hoạt cao và có thể thích ứng với sự thay đổi.

Kế hoạch sản xuất được xác định dựa trên thời điểm lý tưởng để sản xuất sản phẩm nhằm giao hàng đúng hẹn, giúp cho quy trình đạt công suất và đạt các yêu cầu về vật liệu. Nên kế hoạch sản xuất cần tuân theo các quy định của các yếu tố như:

• Mốc thời gian.
• Số lượng thành phẩm
• Nguồn cung nguyên liệu
• Nguồn lực nhân công

Tầm quan trọng của công tác điều độ sản xuất

Điều độ là công việc vô cùng cần thiết trong quy trình quản lý sản xuất, nó giúp doanh nghiệp đáp ứng được lượng sản phẩm cần thiết, loại bỏ được sự tắc nghẽn và lãng phí trong sản xuất. Cụ thể, lợi ích của điều độ sản xuất có thể đến như:

• Phân phối nguồn lực: Là công việc thực hiện phân bổ điều độ nguồn nguyên liệu đầu vào và đảm bảo các bộ phận luôn có đủ trang bị thiết bị, công cụ để phục vụ quá trình sản xuất. Ngoài ra, điều độ sản xuất có thể giúp các nhà quản lý kiểm soát và theo dõi số giờ làm việc của từng công nhân để có những phương án phân phối phù hợp.
• Duy trì mức tồn kho: Việc điều độ sản xuất có thể giúp bạn đảm bảo mức tồn kho, công tác quản lý kho hàng hay vòng quay hàng tồn kho đều được nắm bắt để tránh xảy ra sai số.
• Tối ưu hóa thiết bị sản xuất: Phân tích và có kế hoạch sử dụng máy móc cụ thể. Điều này giúp tối đa hiệu suất của vòng đời thiết bị, tiết giảm chi phí để mua thêm thiết bị hay tình trạng sử dụng không đúng chức năng và sử dụng quá mức. Công tác bảo trì bảo dưỡng thiết bị sản xuất cũng được kiểm soát tại bước này để giảm xảy ra tình trạng lỗi hỏng máy móc.
• Tiết kiệm chi phí: Điều độ giúp các công ty phân bổ nguồn lực, tối ưu công tác quản trị kho bãi cách hiệu quả, từ đó giảm các tình trạng thiếu hụt hay dư thừa tồn kho. Qua đó giúp cho chi phí để đáp ứng những điều trên cũng được tối ưu đáng kể.
• Đảm bảo chất lượng sản phẩm: Khi các công tác trong kho được điều độ hiệu quả, sản phẩm đảm bảo đáp ứng được các tiêu chuẩn mong muốn.
• Thiết lập mối quan hệ khách hàng: Nhờ việc có kế hoạch điều độ sản xuất, giúp cho đơn hàng được đảm bảo giao đến khách hàng đúng thời hạn. Giúp gia tăng sự hài lòng, xây dựng niềm tin và lòng trung thành với doanh nghiệp
• Xây dựng hình ảnh thương hiệu: Điều độ công việc để tối ưu hóa quy trình, luôn duy trì được sự chính xác và đáp ứng. Qua đó giúp xây dựng hình ảnh tích cực trong mắt khách hàng và đối tác.

-> Đọc thêm: Phân loại chi phí sản xuất và công thức tính

Quy trình các bước điều độ sản xuất

Điều độ sản xuất đòi hỏi bạn phải cân bằng được giữa nhu cầu của khách hàng với khả năng sản xuất của doanh nghiệp. Để thực hiện điều này, bạn cần xây dựng được quy trình cụ thể với các bước từ khâu lập kế hoạch, định tuyến, lên lộ trình đến việc điều phối và thực hiện công việc. Dưới đây là chi tiết 6 bước để điều độ sản xuất:

Bước 1: Lập kế hoạch

Trong bước đầu tiên, cần thực hiện phân tích các nguồn lực, ngân sách, số lượng nhân viên, lượng hàng trong kho. Từ đó có cơ sở để đánh giá tình trạng của quy trình sản xuất.

Bước 2: Thiết lập lộ trình công việc

Tại bước tiếp theo, doanh nghiệp sẽ thiết kế hướng đi cho quy trình điều độ sản xuất. Đó là các công đoạn bao gồm cả tổng thể và chi tiết cách mà nguyên liệu từ dạng thô sơ qua chế biến đến sản phẩm hoàn thành. Điều này cũng bao gồm việc xác định các bước hiệu quả và tiết kiệm chi phí trong quá trình sản xuất.

Bước 3: Lập lịch điều độ

Bước này được sử dụng để xác định thời điểm và công việc cho một loạt trình tự trong quy trình sản xuất cụ thể của công ty. Tại đây, bạn có thể thiết kế lịch trình theo khối lượng hoặc theo công việc như:

• Lịch trình tổng thể: Tại đây tóm tắt đầy đủ các hạng mục liên quan đến lộ trình, hạng mục công việc, nguồn nguyên liệu và thời gian để thực hiện…
• Lịch trình sản xuất: Quy mô của loại này được thu hẹp hơn khi chỉ thể hiện các vấn đề liên quan đến việc quy trình điều độ sản xuất. Cụ thể như giám sát quy trình và các tiêu chuẩn chất lượng.

Bước 4: Điều phối

Điều phối quy trình vận hành từ vị trí của các cá nhân nơi để các thiết bị sản xuất và lưu trữ sản phẩm. Trong bước này, nhà quản lý sẽ điều hành công việc để đáp ứng tiêu chuẩn thực hiện và điều phối nhằm duy trì các hạng mục trong suốt quá trình lập lịch.

Bước 5: Thực thi điều độ

Đây bước doanh nghiệp thực sự thực hiện điều độ sản xuất một cách chi tiết từ đầu đến cuối quy trình. Do đó, bước này quyết định đến sự thành công hay thất bại của dự án. Nếu kế hoạch và các bước trên được quản lý chặt chẽ, việc thực thi điều độ sẽ diễn ra hết sức dễ dàng và trơn tru.

Bước 6: Duy trì và cải tiến

Sau khi thực hiện điều độ sản xuất, nhà quản lý cần duy trì được vòng lặp và tiếp tục thực hiện điều độ. Trong quá trình này, họ cần ghi nhận những sai sót đã diễn ra. Bước này có thể giúp công ty xác định các điểm chưa tối ưu, để sau đó có phương án khắc phục và cải tiến kịp thời.

Các phương pháp điều độ sản xuất hiệu quả

Mặc dù có 6 bước chính trong quy trình lập kế hoạch điều độ sản xuất, nhưng các công ty có thể sử dụng các phương pháp khác nhau để tối ưu hóa hệ thống của mình. Điều độ dựa trên năng lực và dựa trên thời gian là hai phương pháp phổ biến và phù hợp nhất với các doanh nghiệp sản xuất.

Dựa vào năng lực

Nếu sự hài lòng của khách hàng là một trong những ưu tiên chính của công ty bạn, hãy xem xét việc điều độ kế hoạch sản xuất bằng phương pháp dựa trên năng lực. Bởi kế hoạch này chủ yếu tập trung vào nguồn lực sẵn có để cung cấp dịch vụ tốt nhất nhằm đáp ứng sự hài lòng của khách hàng.

Cách điều độ dựa trên năng lực có thể được phân loại thành:

• Điều độ dựa trên năng lực – tĩnh: Phương pháp này giả định và ước tính về năng lực sản xuất trong tương lai. Và tin rằng không có sự biến động về nguồn lực – bao gồm cả nhân công, máy móc, linh kiện và hàng tồn kho.
• Điều độ dựa trên năng lực – động: Phương pháp này tin rằng năng lực sản xuất sẽ linh hoạt thay đổi, nên mức điều độ sẽ được căn cứ vào tình hình thực tế tại thời điểm đó. Các yếu tố thay đổi thường được xác định như: nguồn nhân công, tình trạng thiết bị, nguồn nguyên liệu hay nhu cầu của thị trường.

Các doanh nghiệp có mức sản xuất vừa nên xem xét sử dụng phương pháp điều độ dựa trên năng lực tĩnh vì sự biến động là không lớn. Họ hoàn toàn có thể xoay sở khi gặp tình trạng thiếu hay thừa cũng không quá đáng kể. Trong khi những nhà máy có nhiều dự án phức tạp đồng thời sẽ nên áp dụng phương pháp điều độ dựa trên năng lực động. Họ cần xem xét tình hình biến động cả bên ngoài và trong nội bộ một cách liên tục để linh hoạt, đáp ứng nhu cầu thay đổi.

Dựa vào thời gian

• Điều độ theo chu kỳ: Đây là một chiến lược để kiểm soát sản phẩm theo một cách có hệ thống. Thường được sử dụng cho những sản phẩm có nhu cầu đều đặn và dễ dự đoán. Dưới phương pháp điều độ theo chu kỳ, mỗi sản phẩm được sản xuất trong khoảng thời gian cố định – hay còn gọi là chu kỳ sản xuất. Mỗi khoảng chu kỳ thường được xác định dựa trên việc tính toán thời gian cần thiết để tạo ra sản quan, thời gian lưu trữ và giao hàng đến khách hàng.
• Điều độ dựa trên thời gian linh hoạt: là một phương pháp kiểm soát sản phẩm dựa trên yêu cầu của khách hàng. Phương pháp này thường được sử dụng cho các sản phẩm có nhu cầu biến động hoặc khó dự đoán. Dưới chế độ kiểm soát dựa trên đơn hàng, các đơn đặt hàng của khách hàng được ưu tiên xử lý. Những đơn hàng có thời hạn giao hàng ngắn hơn hoặc giá trị cao hơn sẽ được ưu tiên xử lý trước.

Cách tối ưu hóa công tác điều độ sản xuất

Để tối ưu hóa kết quả đầu ra trong quy trình sản xuất, bạn cần chú trọng vào việc cải tiến liên tục các công đoạn, đồng thời bạn cũng cần xem xét kết hợp nhiều phương pháp để quy trình điều độ luôn đạt tối đa hiệu quả. Để làm được điều này, các khía cạnh sau đây nên được xem xét:

Lập kế hoạch linh hoạt

Phát triển một kế hoạch có thể thích ứng linh hoạt với sự thay đổi là điều kiện tiên quyết giúp tối ưu hóa công tác điều độ. Hãy dự phòng cho các trường hợp biến động trong phân phối, nguồn lao động, nhu cầu người dùng và nhiều yếu tố khác liên quan.

Kiểm soát tiến độ công việc

Xác định một số danh sách công việc ưu tiên và đánh dấu các hạng mục theo mức độ quan trọng để hiểu được tính khẩn cấp và ưu tiên thực hiện.

Tối ưu công đoạn giao hàng

Thông thường các doanh nghiệp thường xuất hàng ưu tiên ngày hết hạn. Tuy nhiên, không những bạn đừng nên để điều này xảy ra, mà còn tối ưu quy trình hơn khi xác định ưu tiên dựa trên nhu cầu và nguồn lực.

Quản lý hàng tồn kho và cung ứng

Điều phối lượng hàng được dự trữ và cung cấp đến mỗi quy trình để đảm bảo dự án luôn được điều độ theo kế hoạch với mức thiệt hại vì xảy ra sản phẩm lỗi là ở mức tối thiểu.

Thường xuyên bảo trì máy móc, thiết bị

Chỉ khi thiết bị và máy móc hoạt động đạt công suất thì sản phẩm mới đạt được chỉ tiêu về số lượng và chất lượng. Đồng thời công tác bảo trì cũng giúp đảm bảo an toàn lao động.

Nâng cao trình độ lập kế hoạch và điều độ sản xuất

Một người quản lý công tác điều độ sản xuất phải là người am hiểu về lĩnh vực chuyên môn và cả trình độ quản lý đội nhóm nhân viên của mình một cách hiệu quả. Tuy nhiên hiện nay đa số các doanh nghiệp thường chưa có định hướng đào tạo rõ ràng cho vị trí này.

Vì vậy, việc tham gia các chương trình đào tạo bên ngoài là một quyết định tối ưu giúp nâng cao trình độ cho nhà quản lý. Tại Học viện PMS, chúng tôi cung cấp khóa học lập kế hoạch vận hành điều độ sản xuất sẽ là lời giải hữu hiệu giúp bạn phát triển năng lực của bản thân để đáp ứng yêu cầu của thị trường lao động. Từ đó nắm dược:

• Nắm bắt được quy trình, bộ định mức cốt lõi khi lập kế hoạch và điều độ sản xuất.
• Nhận diện và tính toán cân đối nhu cầu các nguồn lực chính lập kế hoạch và điều độ trong sản xuất.
• Nắm bắt và ứng dụng được công cụ sử dụng khi lập kế hoạch sản xuất.
• Phương pháp triển khai và giám sát kế hoạch sản xuất.
• Phương pháp quản trị rủi ro trong sản xuất.