Flowchart (lưu đồ) là gì mà được tin dùng rộng rãi tại các doanh nghiệp trong việc trình bày hay lên phương án cho một kế hoạch nào đó. Hôm nay hãy cùng PMS giải đáp về định nghĩa Flowchart, cách vẽ và các quy tắc của một lưu đồ nhé.
Flowchart là gì?
Flowchart hay còn gọi là lưu đồ, nó sử dụng các ký hiệu mũi tên chỉ dẫn, các hình khối, bên trong các hình khối đó là văn bản đi theo từng bước, quy trình giải quyết một chủ đề chính nào đó.
Lưu đồ sẽ được vẽ theo nhiều cách khác nhau phụ thuộc vào mục đích và phương hướng thực hiện. Trong Flowchart bạn có thể sáng tạo nhiều màu sắc để đánh dấu cho từng bước, các đường mũi tên di chuyển rất linh hoạt cho từng quy trình của mỗi lĩnh vực chứ không hề bị bó buộc phải theo một khuôn khổ nhất định.
Các trường hợp nên sử dụng Flowchart?
Nhờ vào cấu trúc vô cùng linh hoạt và đa dạng của lưu đồ, nên hầu như các công việc cần phải làm theo các bước, quy trình đều có thể sử dụng lưu đồ. Trong đó, các trường hợp được khuyến khích sử dụng lưu đồ bao gồm:
- Giải các bài tập liên quan đến thuật toán
- Khi cần ban hành một quy trình thành văn bản chính thức trong tổ chức
- Xây dựng bộ quy trình làm việc, tuyển dụng
- Khi cần Nghiên cứu quy trình cải tiến, phát triển sản phẩm, dịch vụ
- Trong quá trình thiết kế tài liệu học tập
- Thiết kế các tựa game tập trung vào việc xây dựng cốt truyện dựa trên lựa chọn của người chơi.
► Xem thêm: Flowchart được ứng dụng như thế nào vào 7 công cụ thống kê trong sản xuất
Lợi ích mà Flowchart mang lại cho doanh nghiệp
Đối với việc ra một quyết định quan trọng thì Flowchart là một kịch bản tham khảo tuyệt vời cho tất cả những tình huống, diễn biến tiếp theo sẽ xảy ra khi bạn đưa ra một quyết định nào đó.
Việc sử dụng cấu trúc hình khối kết hợp với các dấu mũi tên giúp cho những dữ liệu được trình bày dưới dạng lưu đồ vô cùng ngắn gọn và dễ hiểu. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc truyền đạt hướng dẫn, phân công công việc của các lãnh đạo đến với từng phòng ban.
Đặc biệt là khi các nhân sự thuyết trình về ý tưởng của mình cho một dự án nào đó thì thông qua lưu đồ, dù không cần nghe bạn vẫn sẽ nắm bắt được những nội dung chính của đề tài và có tư liệu sẵn có để nhìn và ghi chép chứ không cần phải quá cố gắng vừa nghe vừa ghi.
Hướng dẫn cách vẽ lưu đồ quy trình Flowchart
Quy trình thông thường khi vẽ lưu đồ sẽ bao gồm 5 bước:
Bước 1: Lập danh sách các công việc cần quy trình thống nhất các mục tiêu mà quy trình hướng đến
Bạn cần phải lập danh sách về những việc cần phải làm trong thời gian tới, trong đó những công việc nào liên quan đến các dự án mà bạn cần phải lập quy trình. Hãy xác định được mục tiêu bạn muốn hướng đến để bước tiếp theo bạn sẽ đưa ra các ý tưởng, kế hoạch trong quy trình được liền mạch và bám sát với mục tiêu bạn hướng đến.
Bước 2: Liệt kê các bước chung cần có trong một quy trình nào đó
Tiếp đến là xác định trình tự những việc mà bạn hay là nhóm thực hiện dự án sẽ làm để đảm bảo tiến trình công việc được diễn ra liền mạch không có sự ngắt đoạn giữa chừng.
Chẳng hạn như đối với quy trình về quản trị rủi ro trong doanh nghiệp sẽ bao gồm các bước được luân phiên theo thứ tự như: xác định rủi ro có thể xảy ra, đánh giá mức độ và ưu tiên giải quyết rủi ro tùy theo mức độ cấp thiết và cuối cùng là phân chia nguồn lực giám sát phòng ngừa.
Nếu chỉ viết ra như đoạn trên thì sẽ khó mà nắm bắt chi tiết những gì cần phải làm đúng không nào? Tuy nhiên nếu bạn diễn tả chúng theo các bước trong lưu đồ quy trình chắc chắn sẽ giúp người xem hiểu cụ thể hơn những nhiệm vụ phải làm trong quá trình quản trị rủi ro
Bước 3: Xác định được Các điều kiện, thông tin cần có để các quyết định quan trọng đi theo hướng kết quả tốt
Dù đã xác định được những bước chung trong quy trình nhưng có những trường hợp đến một bước nào đó sẽ xuất hiện hai hay nhiều hướng lựa chọn khác nhau và đều có tính khả thi nhất định trong việc hoàn thành mục tiêu, cũng như có thể kèm theo rủi ro.
Chẳng hạn như khi tiến hành những ca đại phẫu ngoại khoa, bác sĩ luôn phải đưa ra tỷ lệ phần trăm rủi ro khi hội chẩn để quyết định có nên phẫu thuật cho người bệnh hay lựa chọn phương án dùng thuốc điều trị kéo dài. Đó là lý do mà lưu đồ cần phải được thiết kế để có thể thuyết phục ban lãnh đạo lựa chọn phương án bạn cho là khả thi nhất
Từ ví dụ đó có thể thấy trước khi vẽ một flowchart hoàn chỉnh, bạn phải xác định rõ nguồn lực cần thiết để thực hiện quy trình, những yêu cầu, điều kiện cần đạt được và mức độ khả thi của từng phương án để việc đưa ra quyết định dẫn đến những kết quả có lợi nhất cho bạn và doanh nghiệp
Bước 4: Tiến hành vẽ lưu đồ
Sau khi bạn đã đưa ra vạch ra những hướng đi để dẫn đến kết quả có lợi cho một dự án, kế hoạch. Bạn bắt đầu tiến hành vẽ lưu đồ để trình bày cho các thành viên tham gia vào kế hoạch, dự án biết được họ sẽ phải làm gì để đạt được mục tiêu mà nhà quản lý lập kế hoạch đề ra. Các bước để tiến hành vẽ biểu đồ Flowchart bao gồm:
- Chọn công cụ, phương tiện để vẽ. (Vẽ giấy hay là phần mềm máy tính)
- Tạo dàn ý, vẽ hình khối,
- Thiết kế dòng chảy mũi tên liên kết hợp lý các hình khối chứa dữ liệu
- Thêm văn bản vào các khối
- Kiểm tra và sửa chữa
- Lưu và chia sẻ đến các thành viên trong dự án
Bước 5: Kiểm tra và sửa lỗi
Các nhà quản lý cần xem xét thật kỹ để đảm bảo phần nội dung trong lưu đồ tuân theo các điều kiện cần có để đảm bảo quy trình được diễn ra thuận lợi bao gồm:
- Sự hiểu biết: Lưu đồ flowchart cần phải phản ánh đầy đủ các bước cần thiết trong quy trình hoạt động của một loại hình doanh nghiệp nào đó và những bước mà flowchart thể hiện cần phải đáp ứng đúng yêu cầu công việc.
- Sự rõ ràng: Lưu đồ cần được thể hiện theo bố cục rõ ràng, đúng với bộ quy tắc chung của Flowchart mà sẽ được đề cập ở mục tiếp theo của bài viết. Việc này sẽ giúp các thành viên trong nhóm hay doanh nghiệp đều hiểu rõ thông điệp ở mỗi nội dung các bước.
- Tính toàn vẹn: Cần phải kiểm tra lại các bước trong flowchart có đầy đủ các bước cần thiết để tiến hành một dự án hay thiết lập quy trình hoạt động cho một doanh nghiệp hay không.
- Sự đồng nhất: Những quy định và tiêu chuẩn của doanh nghiệp cần phải được đảm bảo khi lưu đồ được áp dụng để đảm bảo về các yếu tố an toàn lao động, chất lượng quy trình, mọi hoạt động được diễn ra đúng quy trình, có trật tự.
► Xem thêm bài viết liên quan:
Quy tắc vẽ Flowchart
Dữ liệu đi từ trái sang phải
Quy tắc vẽ lưu đồ mang tính bắt buộc đó là flowchart phải được vẽ theo theo cấu trúc từ trái sang phải giúp thông tin được đọc một cách dễ dàng, thuận tiện hơn.
Tuân theo đúng mục đích của mỗi ký hiệu lưu đồ
Trong một lưu đồ bạn không nên chỉ sử dụng duy nhất một dạng hình khối. trong thiết kế lưu đồ cũng sẽ có có các quy tắc được sử dụng cho mỗi loại hình khối chẳng hạn như:
- Hình elip: Chỉ điểm bắt đầu và kết thúc của một quy trình.
- Hình chữ nhật: Dùng trong các bước bình thường trong quá trình, chỉ có một mũi tên dẫn đến bước tiếp theo.
- Hình thoi: Dùng trong các bước ra quyết định đúng/sai sẽ dẫn đến sự rẽ nhánh thành hai mũi tên với hai hệ quả.
- Hình bình hành: Dữ liệu nhập vào/xuất ra
- Đường dẫn mũi tên chỉ hướng đi cho các bước.
Và còn một số các ký hiệu hình đặc biệt khác.
Việc sử dụng các ký hiệu lưu đồ quy trình theo đúng với tính chất của nội dung sẽ giúp bạn dễ dàng phân biết được đâu là điểm bắt đầu, đâu là kết quả của quy trình, khi nào quy trình sẽ rẽ nhánh,…
Nên vẽ lưu đồ trong 1 trang duy nhất
Điều này sẽ giúp cho việc đọc lưu đồ được dễ dàng nhất, tránh tình trạng hướng đi mũi tên bị ngắt quãng khi hết trang dẫn đến Flowchart mất đi sự liền mạch.
Có một số cách để bạn có thể giảm độ dài lưu đồ để nó có thể được hoàn thành trong một trang giấy, chẳng hạn như giảm kích cỡ của hình khối, đồng thời viết tắt, viết ngắn gọn nội dung của các bước.
Một cách khác là hãy vẽ lưu đồ theo hướng ngang từ trái sang phải trước, các trình tự còn lại nếu chẳng may độ dài đi gần hết trang giấy hãy vẽ mũi tên theo hướng đi dọc xuống để quy trình vẫn được tiếp tục trong trang giấy đó.
Đặt mũi tên kết quả trả về ở hướng dưới lưu đồ
Trong các quy trình theo kiểu tuần hoàn, sẽ có mũi tên trả về để chính từ kết quả mà quy trình vẫn sẽ tiếp tục tự động vận hành. Nguyên tắc của việc tạo các dòng mũi tên trả về là phải đi theo hướng ở dưới lưu đồ, điều đó sẽ tạo cảm giác thuận mắt khi xem diễn biến quá trình được thể hiện trong flowchart.
3 công cụ phổ biến được dùng để vẽ Flowchart
Microsoft Word, Excel
Đây là phần mềm văn phòng đã vốn quá quen thuộc với những nhân viên công sở, ngoài chức năng soạn thảo tạo bảng, lập hàm, công thức như đã biết thì Excel và Word còn là công cụ hữu dụng trong việc thiết kế các dạng biểu đồ, sơ đồ trong đó có flowchart
Thông qua hộp thoại Shape, mà cả 2 phần mềm đều có, bạn sẽ có vô vàn các loại hình khối và cả dấu liên kết mũi tên để bạn tự do lựa chọn và dễ dàng thêm các ký tự vào trong các khối đó để tạo nên 1 lưu đồ hoàn chỉnh
Pencil Project
Đây là phần mềm chuyên dụng chuyên vẽ lưu đồ rất được những nhà làm dự án, chiến lược ưa chuộng và đặc biệt là nó còn miễn phí, nó được hỗ trợ trên các hệ điều hành khác nhau bao gồm Windows, Linux và cả MacOS.
Phần mềm này cũng cung cấp rất nhiều các ký hiệu, hình dạng khối và cả những mẫu flowchart mặc định sẵn có, bạn có thể tải xuống lưu đồ đã thiết kế xong dưới dạng PDF và thậm chí là cả dưới dạng hình ảnh, rất thuận tiện cho việc thiết kế lưu đồ một cách chuyên nghiệp phải không nào
Lucidchart
Khác với hai phần mềm trên Lucidchart hỗ trợ người dùng vẽ các dạng lưu đồ, biểu đồ ngay trên Website mà không cần phải tải về máy tính, ngoài ra các chức năng trong Lucidchart có tính cá nhân hóa rất cao do các chương trình, template sẵn có của nó được thiết kế riêng tùy vào lĩnh vực và nghề nghiệp của bạn.
Tất cả các mẫu flowchart trong website đáp ứng cho mọi nhu cầu thiết kế của bạn từ đơn giản cho đến các dự án phức tạp đều được tích hợp sẵn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong việc thiết kế.
Chính nhờ sự thuận tiện này mà Lucidchart đang được rất nhiều những bạn sinh viên theo học các ngành nghề thường xuyên phải làm dự án như kiến trúc, IT, phân tích dữ liệu tin dùng
Ví dụ của Flowchart
Flowchart được dùng trong quá trình đào tạo nhân viên mới
Flowchart được dùng cho quy trình xét duyệt hồ sơ, công văn
Flowchart dùng cho quy trình ứng phó sự cố
Để có thể hiểu sâu hơn về cách thiết lập lưu đồ flowchart và được đào tạo kỹ năng lập kế hoạch tối ưu cho công việc, học tập. Bạn hãy tham khảo khóa học lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả tại Học viện Tư vấn – Đào tạo PMS.
Với đội ngũ giảng viên là những chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn đào tạo doanh nghiệp, cùng chương trình đào tạo với phương châm “Thực tiễn tạo khác biệt” học viên sẽ được đào tạo những phương pháp lập kế hoạch tối ưu cho bản thân, các bước triển khai công việc hiệu quả, dự phòng được những rủi ro có thể xảy ra để lên phương án phòng ngừa.
Liên hệ với chúng tôi ngay qua số Hotline: 0965845468 để biết thêm thông tin chi tiết về khóa học và đăng ký sớm nhất để nhận được các ưu đãi hấp dẫn nhé.
Đăng ký nhận bản tin
Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS