Để giải quyết nhanh các bài toán về chất lượng, cần đến các công cụ thống kê quản lý chất lượng để kiểm soát và cải tiến chất lượng. Hiện có rất nhiều công cụ thống kê, nhưng trong đó có 7 công cụ quản lý chất lượng được sử dụng phổ biến nhất trong sản xuất và dịch vụ, nhằm nắm bắt các vấn đề chất lượng một cách nhanh chóng và chủ động.
Trong bài viết này, PMS sẽ giải thích cho bạn biết 7 công cụ đó là gì? Ứng dụng để làm gì? Cách đọc và thời điểm nên áp dụng công cụ nào phù hợp để mang lại hiệu quả tốt nhất.
Hiểu về 7 công cụ quản lý chất lượng
7 công cụ quản lý chất lượng là gì?
7 công cụ quản lý chất lượng hay 7 công cụ thống kê chất lượng (viết tắt 7QC Tools), là bộ công cụ thống kê được các doanh nghiệp sản xuất sử dụng để thu thập dữ liệu, nắm bắt vấn đề, phân tích vấn đề và kiểm soát chất lượng trong quá trình sản xuất và vận hành.
7 công cụ đó bao gồm:
- Phiếu kiểm tra chất lượng (Check sheets)
- Biểu đồ (Flowchart)
- Biểu đồ kiểm soát (Control Chart)
- Biểu đồ Pareto
- Biểu đồ phân bố (Histogram)
- Biểu đồ phân tán (Scatter Diagram)
- Biểu đồ nhân quả (Fishbone/Ishikawa)
Mỗi công cụ sẽ sử dụng với mục đích khác nhau, nhưng có thể kết hợp lại với nhau để tạo thành một hệ thống quản lý chất lượng toàn diện, từ thu thập cho tới kiểm soát và cải tiến chất lượng liên tục trong suốt quá trình vận hành.
Sự ra đời
Sau chiến tranh thế giới thứ 2, các Doanh nghiệp tại Nhật Bản phải tái lại năng lực sản xuất trong điều kiện nguồn lực hạn chế, đồng thời đối mặt với định kiến “hàng kém chất lượng, hàng giá rẻ”. Lúc này, Liên minh Khoa học và Kỹ thuật Nhật Bản (JUSE) phải mời các chuyên gia thống kê như dwards Deming và Joseph Juran để đưa về truyền đạt phương pháp kiểm soát chất lượng hiệu quả bằng số liệu thực.
Sau đó, JUSE chọn lọc ra bộ công cụ thống kê thông dụng, dễ áp dụng gồm 7 loại như đã đề cập ở trên, để đưa vào chương trình đào tạo cho các công nhân sản xuất.
Sau này, 7 công cụ quản lý chất lượng được tiêu chuẩn hóa và phát triển lại bởi kỹ sư người Nhật tên Kaoru Ishikawa vào những năm 1950-1960. Ông đã trực quan hóa các công cụ này để các công nhân và kỹ sư người Nhật ai cũng có thể thu thập, phân tích vấn đề và kiểm soát chất lượng có hệ thống.
Giải thích 7 công cụ quản lý chất lượng và khi nào dùng?
Công cụ 1: Phiếu kiểm tra chất lượng (Check sheets)
Phiếu kiểm tra chất lượng, hay phiếu kiểm soát là danh sách yêu cầu kiểm tra đối với người vận hành (IQC, LQC, OQC), phiếu này sẽ ghi lại kết quả đo của từng mẫu tại nơi xảy ra sự việc theo thời gian thực. Nếu dữ liệu đáng tin cậy, thì các công cụ lại đều vô nghĩa, không thể phân tích dữ liệu.
Check sheet chỉ là một tờ giấy ghi chép đơn giản, dùng để thu thập dữ liệu một cách có hệ thống và trực quan, cho phép bạn thấy được xu thế hoặc hình mẫu một cách khách quan.
Phiếu kiểm soát thường được dùng để:
- Kiểm tra các dạng khuyết tật sản phẩm
- Kiểm tra vị trí xuất hiện lỗi sản phẩm
- Kiểm tra nguồn gốc khuyết tật sản phẩm
- Kiểm tra hiệu quả công việc
Dữ liệu của Check Sheet thường là đầu vào của 2 biểu đồ là Biểu đồ Pareto và Biểu đồ Histogram sẽ trình bày tiếp bên dưới.
Khi nào dùng: Trong mọi giai đoạn cần thu thập dữ liệu, đặc biệt ở đầu dự án cải tiến chất lượng hoặc khi thiết lập baseline (mốc chuẩn) để làm cơ sở cải tiến sau này.
Công cụ 2: Biểu đồ (Flowchart)
Biểu đồ (Flowchart) chủ yếu dùng để trình bày dữ liệu dưới dạng đồ họa đường (Line Chart) và cột (Bar Chart), thể hiện được mối tương quan giữa các số liệu hoặc các đại lượng.
Biểu đồ này trực quan về xu hướng thay đổi của dữ liệu theo thời gian hoặc so sánh các nhóm với nhau. Nhờ đó, đội ngũ sản xuất hoặc quản lý sản xuất có thể nhìn thấy nhanh được bức tranh tổng thể bằng mắt thường, thay vì phải đọc số liệu thô bằng chữ trên file.
Trong quản lý chất lượng sản xuất, biểu đồ thường có các loại như:
- Biểu đồ đường theo dõi lỗi theo tuần/tháng/quý.
- Biểu đồ cột so sánh sản lượng giữa các ca.
- Biểu đồ tròn (biểu đồ hình bánh) dùng để phân loại các khuyết tật sản phẩm.
- Biểu đồ mạng nhện (Biểu đồ radar) dùng để đánh giá năng lực nhà cung cấp hoặc da chiều quy trình.
Ý nghĩa của biểu đồ này là “chỉ ra cái chúng ta đang làm chứ không cái nghĩ rằng nên làm”.
Khi nào dùng: Khi cần trình bày kết quả cải tiến cho Ban lãnh đạo, so sánh hiệu suất làm việc giữa các bộ phận/ca làm việc/nhà máy hoặc báo cáo xu hướng.
Công cụ 3: Biểu đồ nhân quả (Fishbone/Ishikawa)
Biểu đồ nhân quả, hay được gọi là biểu đồ xương cá (Fishbone) hoặc biểu đồ Ishikawa, là công cụ phân tích các nguyên nhân gốc rễ một cách trực quan về vấn đề ảnh hướng tới chất lượng theo các nhánh có cấu trúc và logic. Cụ thể:
Hình dạng biểu đồ như một bộ xương cá, phần đầu cá thể hiện vấn đề đang gặp phải và cần phân tích, xương sống là cột chính và phân ra thành các nhánh nguyên nhân chính theo từng nhóm.
Trong sản xuất, khung phân tích sẽ dùng yếu tố 6M gồm: Man (Con người), Machine (Máy móc), Material (Nguyên liệu), Method (Phương pháp), Measurement (Đo lường) và Milieu/Environment (Môi trường). Còn trong dịch vụ, sẽ thay thế bằng các yếu tố 4M gồm: Surroundings (Môi trường xung quanh), Suppliers (Nhà cung cấp), Systems (Hệ thống) và Skills (Kỹ năng).
*Lưu ý quan trọng và chia sẻ kinh nghiệm từ chuyên gia PMS: Biểu đồ chỉ sử dụng để tìm ra các nguyên nhân tiềm ẩn gây ra vấn đề chứ không phải tìm ra một nguyên nhân chính gây ra vấn đề. Khi tìm ra các nguyên nhân tiềm ẩn, hãy kết hợp chung với phương pháp 5 Whys để xác nhận được nguyên nhân gốc rễ thực sự trước khi bắt tay vào khắc phục.
Khi nào dùng: Khi một vấn đề về chất lượng xáy ra nhiều lần, bạn cần công cụ này để tìm ra nguyên nhân gốc rễ đến từ đâu, nên áp dụng trong các buổi brainstorming với đội nhóm để tìm ra nguyên nhân ra đa chiều hơn.
Công cụ 4: Biểu đồ Pareto (Pareto Chart)
Biểu đồ Pareto là biểu đồ cột kết hợp với đường tích lũy phần trăm (%), dùng để xác định lỗi hoặc nguyên nhân theo thứ tự giảm dần về số lần xuất hiện lỗi hoặc mức độ ảnh hưởng. Biểu đồ này có tên Pareto bởi vì nó được đặt tên theo một nhà kinh tế học người Ý có tên Vilfredo Pareto, ông đã nhận ra được: 80% lỗi chỉ do 20% nguyên nhân gây ra, nên trong quản lý chất lượng nó cũng được áp dụng.
Lấy ví dụ trong thực tế, tại các doanh nghiệp sản xuất, vấn đề về chất lượng sản phẩm có thể có rất nhiều loại khuyết tật, giả sử 10 loại khuyết tật, nhưng thực chất thì chỉ có 2-3 khuyết tật chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng số lỗi. Nhờ biểu đồ này, bạn có thể thấy được bạn nên ưu tiên xử lý loại khuyết tật gây tác động lớn nhất, để dồn lực xử lý lỗi ưu tiên đó trước thay vì dàn trải đều ra xử lý cho từng lỗi.
Khi nào dùng: Khi cần trình bày kết quả phân tích lỗi cho bên Ban lãnh đạo hoặc đánh giá việc xử lý có hiệu quả hay không qua những hành động khắc phục.
Biểu đồ phân bố (Histogram)
Công cụ 5: Biểu đồ kiểm soát (Control Chart)
Biểu đồ kiểm soát là biểu đồ thể hiện khả năng kiểm soát của quá trình sản xuất đối với một yếu tố cụ thể của sản phẩm. Nhờ đó, chúng ta có thể:
- Phát hiện tình huống bất thường xảy ra trong quá trình sản xuất.
- Theo dõi những thay đổi tăng giảm lên xuống.
- Kiểm soát bằng đường cận trên và dưới.
Mục đích: sử dụng biểu đồ kiểm soát để thống kê thực hiện có vượt phạm vi cho phép hay chưa? Nếu có thì thời điểm nào và tại sao?
Khi nào dùng: Khi cần theo dõi, đánh giá và kiểm soát sự ổn định của quy trình theo thời gian, đặc biệt trong giai đoạn Control (C) của DMAIC để duy trì kết quả cải tiến.
Công cụ 6: Biểu đồ phân bố (Histogram)
Biểu đồ Histogram, hay biểu đồ phân bố là dạng biểu đồ cột thể hiện tần suất dữ liệu xuất hiện trên từng khoảng giá trị. Dựa vào Histogram, chúng ta có thể thấy được sự phân bố của một tập dữ liệu đang tập trung ở điểm nào, phân tán ra sao hay có dấu hiệu bất thường nào không.
Trong quản lý chất lượng, Histogram thường dùng để đánh giá năng lực quá trình, nghĩa là quá trình đó có tạo ra sản phẩm nằm trong yêu cầu sản xuất nhất quán hay không. Một Histogram chuẩn sẽ phân bố như dạng hình chuông, phân bổ nằm gọn bên trong LSL (Mức tối thiểu có thể chấp nhận được) và USL (Mức tối đa có thể chấp nhận được) của đặc tính chất lượng.
Khi nào dùng: Khi cần đánh giá khả năng đáp ứng các thông số kỹ thuật của quá trình, trước khi tính chỉ số thống kê chất lượng Cp và Cpk, và khi tìm nguyên nhân khi quy trình có gì bất thường hay không.
Công cụ 7: Biểu đồ phân tán (Scatter Diagram)
Biểu đồ phân tán là biểu đồ thể hiện mối quan hệ hoặc sự tương quan giữa hai biến số trên từng tọa độ (X,Y) thành các điểm trên mặt phẳng tọa độ. Nhìn vào biểu đồ này, chúng ta có thể thấy được hai biến số có mối quan hệ thuận (X tăng thì Y tăng), mối quan hệ nghịch (X giảm thì Y tăng) hay không có sự tương quan rõ ràng.
Trong kiểm soát chất lượng, biểu đồ phân tán dùng để tìm những giả định về nguyên nhân. Ví dụ, nếu nồi chiên (X) bật quá lớn có ảnh hưởng tới độ cứng sản phẩm (Y) hay không. Nếu biểu đồ cho thấy sự tương quan rõ ràng giữa X và Y, thì đây là cơ sở để kiểm soát X như một đòn bẩy cải tiến chất lượng cho đầu ra Y.
*Lưu ý quan trọng và chia sẻ kinh nghiệm từ chuyên gia PMS: Tương quan không có nghĩa là Nhân quả. Scatter Diagram chỉ phát hiện xu hướng liên hệ giữa hai biến, cần kết hợp với chuyên môn kỹ thuật và các thử nghiệm thực tế để xác nhận mối đúng quan hệ nhân quả.
Ví dụ, so sánh ưu điểm của 2 loại máy may Brother và Juki (gãy kim) hoặc so sánh giữa số lượng phế phẩm và số lượng công nhân.
Khi nào dùng: Khi cần kiểm chứng mối quan hệ tương quan giữa tiêu chuẩn chất lượng đầu ra và thông số kỹ thuật của quy trình, rất hữu ích trong giai đoạn Analyze (A) của phương pháp DMAIC.
7 công cụ thống kê mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Áp dụng 7 công cụ thống kê chất lượng một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể:
- Nâng cao uy tín doanh nghiệp qua cam kết chất lượng đối với sản phẩm cho khách hàng và đối tác.
- Cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
- Phát hiện được vấn đề từ sớm, kịp thời đưa ra giải pháp nhanh chóng để giảm chi phí liên quan tới sản phẩm khuyết tật và nguồn lực.
- Công nhân viên có thể chủ động kiểm soát lỗi tốt hơn trong quá trình sản xuất.
- Công nhân viên có thể nâng cao ý thức làm việc, chủ động tìm lỗi, phân tích vấn đề và giải quyết về chất lượng sản phẩm.
- Giảm thiểu sự cố hỏng máy, phát hiện sớm các khuyết điểm của máy móc, thiết bị.
Các công cụ quản lý chất lượng được kết hợp như thế nào?
Nếu 7 công cụ này được sử dụng riêng lẻ thì sẽ không phát huy được hết giá trị của chúng. Do đó, cần kết hợp các công cụ này lại theo một luồng hệ thống logic để giải quyết vấn đề về chất lượng. Dưới đây là một cách kết hợp các công cụ này với nhau để cải tiến chất lượng.
Đầu tiên, dùng phiếu kiểm soát (Check sheet) để thu thập dữ liệu và phân ra theo từng loại, thời gian tùy theo tuần/tháng.
Khi đã xác định được các lỗi (giả sử 10 lỗi), dùng biểu đồ Pareto để xác định khoảng 2-3 lỗi chiếm 80% tổng số lỗi đang cần ưu tiên xử lý.
Tiếp đến, dùng biểu đồ Histogram để đánh giá tần suất biến động các loại lỗi ưu tiên giải quyết. Rồi dùng biểu đồ nhân quả (Fishbone/Ishikawa) để phân tích toàn bộ nguyên nhân tiềm ẩn trong các lỗi ưu tiên này theo khung 6M (áp dụng trong sản xuất).
Khi đã xác định các nguyên nhân tiềm ẩn, dùng biểu đồ phân tán để kiểm chứng mối quan hệ giữa cácnguyên nhân nghi đang nghi ngờ với chỉ tiêu lỗi, rồi tiến hành hành động khắc phục.
Cuối cùng là kiểm soát chất lượng bền vững, dùng Control chart để thiếp lập hệ thống cảnh báo các lỗi bất thường sớm nhất có thể trước khi chúng xảy ra hàng loạt và khó kiểm soát.
Luồng kết hợp này được ứng dụng dựa vào phương pháp DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) của Lean Six Sigma. Cho thấy 7QC Tools và quy trình DMAIC là hai hệ thống hỗ trợ lần nhau trong việc cải tiến chất lượng.
Tạm kết
7 công cụ quản lý chất lượng hiện nay vẫn còn đang được áp dụng phổ biến trên khắp thể giới, nhất là trong ngành sản xuất, nơi chất lượng được ưu tiên hàng đầu. Không cần phải trang bị hệ thống phần mềm kiểm soát chất lượng đắt tiền, nếu đội ngũ sản xuất của doanh nghiệp được đào tạo bài bản, ứng dụng đúng 7 công cụ thống kê này thì tỷ lệ hàng lỗi, thời gian xử lý sự cố, cải thiện chất lượng sản phẩm và đặc biệt xây dựng văn hóa chủ động trong việc ngăn ngừa lỗi dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính sẽ được giải quyết hiệu quả.
Hiểu được điều đó, PMS cùng đội ngũ chuyên gia sản xuất đã nghiên cứu và thiết kế Khóa học 7 công cụ quản lý chất lượng, để giúp đội ngũ công nhân viên hoặc doanh nghiệp hiểu dùng và sử dụng đúng các công cụ này để mang lại hiệu quả tối ưu.
Các công cụ nổi tiếng của người Nhật không thể không nói tới 7 công cụ quản lý chất lượng, đây là những công cụ đơn giản nhưng đem lại giá trị to lớn trong sản xuất tại Doanh nghiệp. Chúng có thể sử dụng một cách độc lập hoặc kết hợp để xác định chính xác các điểm bất thường trong sản xuất. Cùng PMS tìm hiểu về các công cụ này ngay tại bài viết dưới đây!
Đăng ký nhận bản tin
Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS