Biểu đồ Pareto là một công cụ cho phép bạn xác định được mức độ ưu tiên thực hiện một công việc qua đánh giá sự tác động của nó. Dựa trên nguyên tắc 80/20, Pareto giúp bạn xác định và nắm bắt các công việc cần thực hiện trong công tác quản lý chất lượng. Cùng tìm hiểu biểu đồ Pareto là gì dưới cách phân tích của PMS nhé!
Mục lục
1. Biểu đồ Pareto là gì?
Theo cách diễn đạt của Wikipedia, Pareto là một loại biểu đồ bao gồm các cột và các đường thẳng, trong đó các giá trị độc lập được biểu diễn bằng những hình cột có thứ tự thấp dần, còn các giá trị tổng tích lũy được biểu diễn bằng đường thẳng.
Theo cách khác, chúng tôi hiểu rằng biểu đồ Pareto là một loại biểu đồ hình cột. Độ dài của các cột thể hiện tần suất hoặc chi phí (đó có thể là thời gian hoặc tiền bạc). Nó được phân bổ với các thanh dài nhất ở bên trái và ngắn nhất ở bên phải. Qua đó, biểu đồ phản ánh được điều gì là quan trọng hơn trong các vấn đề cần xem xét.
Công cụ phân tích Pareto này chính là một trong 7 công cụ thống kê trong quản lý chất lượng.
2. Ý nghĩa của biểu đồ Pareto trong quản trị chất lượng
Biểu đồ Pareto là phát kiến của Vilfredo Pareto khi ông quan sát thấy rằng trong các phòng ban kiểm soát chất lượng, đa số các lỗi sản xuất đều do một tỷ lệ nhỏ các nguyên nhân gây ra. Qua đó, ông phát triển một biểu đồ giúp tính toán và phản ánh được mức độ ưu tiên xử lý các vấn đề hoặc nguyên nhân dẫn đến tình trạng xảy ra lỗi trong tổ chức. Giúp nhà quản lý có chiến lược điều chỉnh phù hợp với nhu cầu thực tế. Cụ thể, ý nghĩa mang lại của biểu đồ Pareto:
- Ưu tiên xử lý các công việc hoặc sửa lỗi theo mức độ nghiêm trọng của chúng (hay còn dựa trên tác động của chúng đối với doanh nghiệp).
- Giúp xác định các nguyên nhân phổ biến hình thành nên lỗi.
- Ưu tiên chia sẻ thông tin về lỗi với các bên liên quan
- Cải thiện hiệu suất tổng thể, giảm lãng phí và tăng doanh thu sản xuất.
3. Tầm quan trọng của phân tích biểu đồ Pareto
Việc phân tích Pareto mang lại nhiều lợi ích trong công tác quản lý chất lượng như:
- Biểu đồ Pareto là công cụ hữu ích giúp phản ánh trực quan mức độ hiệu quả của công tác quản lý chất lượng trong tổ chức.
- Tiếp theo, sự phản ảnh trực quan đó giúp doanh nghiệp xác định nguyên nhân cốt lõi của một vấn để. Tác động trực tiếp một cách tích cực đến khả năng giải quyết vấn đề của công ty.
- Biểu đồ Pareto là cực kỳ hữu ích trong công tác phân tích vấn đề có liên quan đến tần suất hoạt động, thời gian và chi phí. Nhờ việc sử dụng biểu đồ này để có cơ sở tập trung vào các vấn đề cần thiết, cấp bách cần được giải quyết kịp thời. Bằng việc xử lý đúng chỗ, bạn sẽ tiết kiệm được nguồn lực và thời gian là rất đáng kể.
- Cuối cùng, biểu Pareto được hiển thị cách trực quan, qua đó việc đọc và theo dõi là rất dễ dàng, kể cả với những người không có chuyên môn.
4. Cách vẽ biểu đồ Pareto
Để biểu đồ Pareto có thể phản ánh kết quả một cách chính xác, bạn cần đảm bảo các khâu thu thập và nhập liệu cần được thực hiện cẩn thận và tỉ mỉ. Dưới đây, PMS sẽ thể hiện các cách cơ bản thể vẽ biểu đồ Pareto bằng công cụ Excel với hình ảnh cụ thể:
Lấy ví dụ tại một nhà hàng, với vấn đề chính là sự phàn nàn về dịch vụ được thu thập từ khách hàng với số lần xuất hiện tương ứng, thể hiện chi tiết tại hình bên dưới.
Tại đây, ta thực hiện:
Bước 1: Đầu tiên, ta có bảng số liệu gồm các vấn đề ở cột đầu tiên, và số lần xuất hiện tương ứng ở cột B. Sau đó, chọn một số trong cột B.
Bước 2: Sắp xếp dữ liệu của bạn theo thứ tự giảm dần. Trên tab Data, trong nhóm Sort & Filter, nhấp ZA.
Bước 3: Tính toán số lượng giá trị tích lũy.
Cách tính giá trị tích lũy là:
Tích lũy vấn đề a = Tích lũy vấn đề a-1 + Vấn đề a
Đối với Excel: ta nhập công thức (=C4+B5) được hiển thị bên dưới vào ô C5 và kéo công thức xuống.
Bước 4: Tính tỷ lệ giá trị tích lũy. Công thức:
% Vấn đề a = (Tích lũy a/Tổng số tích lũy) x 100%
Trong Excel: Nhập công thức được hiển thị bên dưới vào ô D4 và kéo công thức xuống.
Lưu ý: ô C13 chứa tổng số lượng khiếu nại. Khi chúng ta kéo công thức này xuống, tham chiếu tuyệt đối ($C$13) vẫn giữ nguyên, trong khi tham chiếu tương đối (C4) thay đổi thành C5, C6, C7, v.v.
Bước 5: Để vẽ biểu đồ Pareto, chọn dữ liệu trong cột A, B và D. Để thực hiện điều này, hãy giữ CTRL và chọn từng phạm vi.
Bước 6: Trên Insert tab, trong nhóm Charts, nhấp vào biểu tượng Column.
Bước 7: Nhấp vào Clustered Column.
Bước 8: Sau khi chọn, sẽ hiển thị biểu đồ như bên dưới, ta nhấp chuột phải vào các thanh màu cam (Cumulative %) và nhấp vào Change Series Chart Type để chuyển cột tích lũy thành đồ thị dạng tuyến tính.
Hộp thoại Change Chart Type xuất hiện.
Bước 9: Đối với Cumulative % series, chọn Line with Markers làm kiểu biểu đồ.
Bước 10: Vẽ Cumulative % series trên trục thứ hai. Nhấp vào OK.
Lưu ý: Excel 2010 không cung cấp combo chart làm một trong các loại built-in chart. Nếu bạn đang sử dụng Excel 2010, thay vì thực hiện các bước 8-10, chỉ cần chọn Line with Markers và nhấn OK. Tiếp theo, nhấp chuột phải vào đường màu cam/đỏ và nhấp vào Format Data Series. Chọn secondary Axis và nhấp Close.
Bước 12: Nhấp chuột phải vào tỷ lệ phần trăm trên biểu đồ, nhấp vào Format Axis và đặt Maximum thành 100.
Kết quả:
Kết luận: biểu đồ Pareto cho thấy có đến 80% khiếu nại đến từ 20% Giá cao và Khẩu phần nhỏ. Qua đó có thể thấy: nguyên tắc Pareto được áp dụng.
5. Ứng dụng của biểu đồ Pareto
Biểu đồ Pareto là công cụ tốt nhất để phân tích và xử lý khối lượng lớn dữ liệu. Đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh, biểu đồ này được sử dụng rất thường xuyên. Ngoài ra nó còn được ứng dụng ở nhiều lĩnh vực khác. Cụ thể như:
- Trong bán hàng, nó giúp xem xét các khiếu nại từ khách hàng và giải quyết chúng ưu tiên.
- Phân tích tình hình tăng trưởng doanh thu của công ty theo giai đoạn cụ thể.
- Trong quản lý dân số, Pareto giúp phân tích sự tăng trưởng dân số ở một thành phố hoặc quốc gia hoặc trên toàn thế giới mỗi năm.
- Để kiểm tra các vấn đề toàn cầu và tập trung giải quyết vấn đề lớn nhất.
6. Một số câu hỏi liên quan khi phân tích biểu đồ Pareto
6.1 Pareto chart được dùng để làm gì?
Biểu đồ Pareto là một trong 7 công cụ quản lý chất lượng cơ bản, giúp xác định và khắc phục các sai lỗi hoặc bất kỳ yếu tố khác.
6.2 Biểu đồ Pareto hoạt động như thế nào?
Mục tiêu chính của biểu đồ Pareto giúp xác định vấn đề quan trọng nhất của một yếu tố. Trong kiểm soát chất lượng, nó thường thể hiện các nguyên nhân gây ra khuyết tật phổ biến nhất, loại khuyết tật xảy ra nhiều nhất hoặc những nguyên nhân phổ biến nhất khiến khách hàng phàn nàn…
6.3 Làm cách nào để tránh sai sót khi phân tích biểu đồ Pareto?
Biểu đồ Pareto là công cụ hiệu quả để cải thiện chất lượng trong công việc hay sản phẩm. Tuy nhiên, trong quá trình vận dụng biểu đồ Pareto bạn có thể đối mặt với một số khó khăn hay thách thức.
Đó có thể là việc dữ liệu được thu thập không chính xác, xảy ra sai lỗi. Có quá nhiều hoặc quá ít nguyên nhân, bỏ qua sự liên quan hoặc phụ thuộc giữa các danh mục, chỉ tập trung vào số liệu ngắn hạn… Trên đây mới chỉ là một số sai lầm phổ biến khi vẽ biểu đồ Pareto.
Vậy, để đảm bảo việc xây dựng biểu đồ Pareto được diễn ra một cách hiệu quả và chính xác, đó là việc bạn cần được trang bị kiến thức chuyên môn đủ vững để tuân theo các nguyên tắc và tránh những sai lầm phổ biến. Tại PMS, chúng tôi đã giúp rất nhiều học viện hiểu được không chỉ mỗi nguyên tắc Pareto, nhưng đến 7 nguyên tắc để quản lý chất lượng.
Đây cũng là lời giải đáp cho câu hỏi Làm cách nào để tránh sai sót khi phân tích biểu đồ Pareto? Cùng tìm hiểu ngay Khóa Học 7 Công Cụ Quản Lý Chất Lượng Trong Sản Xuất của PMS với những chia sẻ thực tiễn hết sức sinh động, giàu tính ứng dụng của Giảng viên là các Chuyên gia giàu kinh nghiệm. Đăng ký ngay để nhận các ưu đãi nhé!
Bài viết cùng chủ đề:
- Cách vẽ biểu đồ phân tán trong Excel
- Cách vẽ biểu đồ Histogram trong Excel
- Biểu đồ kiểm soát là gì? Có mấy loại biểu đồ kiểm soát
- Phiếu kiểm tra chất lượng là gì? – Check sheet
- Biểu đồ xương cá là gì? Nên sử dụng biểu đồ nhân quả trong trường hợp nào?
