Bảo trì tinh gọn (Lean maintenance): Lợi ích và cách thiết lập quy trình

Khái niệm bảo trì tinh gọn áp dụng cho nhiều khía cạnh của sản xuất, vận hành, bảo trì và bất kỳ quy trình nào nói chung. Như bạn có thể đoán, tinh gọn nhằm mục đích cắt giảm các phần không cần thiết trong các hoạt động sản xuất thường ngày của bạn. Vậy bảo trì tinh gọn là gì? Điều kiện, lợi ích và cách thiết lập quy trình như thế nào?

Bảo trì tinh gọn là gì?

Bảo trì tinh gọn (Lean maintenance) là một chiến lược nhằm mục đích giảm thiểu lãng phí và kém hiệu quả trong việc quản lý tài sản vật chất (máy móc, thiết bị,…). Bảo trì tinh gọn dựa trên việc áp dụng phương pháp sản xuất tinh gọn bao gồm việc xem xét kỹ lưỡng từng quy trình liên quan đến bảo trì và sửa chữa tài sản.

Điều kiện tiên quyết để thực hiện bảo trì tinh gọn

Xây dựng chiến lược bảo trì chủ động

Nhiều nhà sản xuất vẫn còn phương pháp bảo trì thụ động để cắt giảm chi phí ban đầu. Nhưng việc chờ đợi các tài sản quan trọng hư hỏng trước khi sửa chữa hoặc thay thay thế sẽ dẫn đến nhiều vấn đề nghiêm trọng như máy móc bị dừng đột ngột, hư hỏng nặng dẫn đến chi phí sửa chữa cao và ảnh hưởng tới tiến độ sản xuất.

Ngược lại, cách tiếp cận bảo trì chủ động sẽ nhìn ra vấn đề trước khi nó có cơ hội xảy ra. Với các chiến lược bảo trì phòng ngừa và dự đoán, bạn có thể giảm nguy cơ hỏng hóc thiết bị đột ngột và chậm trễ sản xuất. Để làm được điều này, bạn cần thiết lập lịch trình bảo dưỡng định kỳ và thay thế cho các bộ phận có máy móc bị xuống cấp.

► Xem ngay: Quy trình bảo trì và bảo dưỡng thiết bị sản xuất

Cập nhật danh sách kiểm kê tài sản

Việc có một bản kiểm kê đầy đủ về tất cả các tài sản quan trọng của doanh nghiệp là bắt buộc đối với bảo trì tinh gọn. Bạn có thể sử dụng điều này để lập kế hoạch lịch trình sửa chữa, quy trình yêu cầu thay thế và phân bổ nhóm bảo trì.

Vì ngay cả một hệ thống phụ nhỏ cũng có thể làm hỏng toàn bộ dây chuyền sản xuất. Để ngăn ngừa điều này, các nhà sản xuất cần bảo trì hiệu quả và chủ động tất cả các tài sản của mình.

Thay đổi lãnh đạo và văn hóa tinh gọn

Bảo trì tinh gọn thường đòi hỏi sự thay đổi trong cách quản lý hệ thống, thay vì tập trung quyền lực của nhà lãnh đạo, bảo trì tinh gọn tập trung vào việc tăng cường quyền tự chủ ở các cấp thấp hơn, nhưng điều này không thể xảy ra nếu không có sự thay đổi về vai trò của lãnh đạo.

Đặc biệt, bạn sẽ phải giải quyết các vai trò/trách nhiệm thay đổi của người quản lý và giám sát. Thay vì kiểm soát các nhóm, nhà lãnh đạo sẽ cần thực hiện vai trò tích cực hơn trong việc hỗ trợ các nhóm tự chủ trên mỗi khu vực.

Lợi ích của bảo trì tinh gọn

Tiết kiệm chi phí bảo trì

Tăng thời gian hoạt động và giảm chi phí bảo trì dẫn đến ít lãng phí hơn và tiết kiệm chi phí hơn. Bảo trì tinh gọn giúp bạn có nhiều khả năng có các công cụ và bộ phận phù hợp trong tay và có thể thực hiện bảo trì hiệu quả, tránh thời gian ngừng hoạt động bất ngờ và giảm nhu cầu bảo trì khẩn cấp.

Tiết kiệm thời gian

Sự kém hiệu quả trong các quy trình có nghĩa là nhân viên của bạn đang dành ít thời gian hơn để sử dụng chuyên môn của họ. Thay vì làm công việc mà họ giỏi, họ đang sàng lọc các công cụ, tìm kiếm các bộ phận bị thất lạc, di chuyển giữa các trạm làm việc hoặc thực hiện bất kỳ số lượng nhiệm vụ nào không tạo ra giá trị. Các hoạt động bảo trì tinh gọn loại bỏ những sự kém hiệu quả này để nhân viên của bạn có thể tập trung vào các lĩnh vực chuyên môn của họ.

Sự hài lòng và giữ chân nhân viên

Việc triển khai các quy trình bảo trì tinh gọn cho phép nhân viên có quyền tự chủ hơn trong công việc, tự chịu trách nhiệm và dành nhiều thời gian hơn để sử dụng bộ kỹ năng cụ thể của họ, đặc biệt trong khâu vận hành máy móc.

Kéo dài tuổi thọ thiết bị

Thiết bị kém hiệu quả có thể gây ra tình trạng hao mòn các bộ phận, làm giảm tuổi thọ của thiết bị. Quản lý bảo trì tinh gọn có thể giúp phát hiện những điểm kém hiệu quả này để có thể giải quyết trước khi chúng gây ra vấn đề lớn.

► Xem thêm: Bảo trì tự quản: Hướng dẫn 6 bước thực hiện

Cách thiết lập quy trình bảo trì tinh gọn

Thành lập nhóm bảo trì

Bắt đầu bằng cách thành lập một nhóm bảo trì, bạn sẽ cần các thành viên trong nhóm có kinh nghiệm làm việc trên các tài sản cụ thể mà bạn sẽ quản lý vì họ sẽ có cảm nhận tốt về những gì đã xảy ra sai sót với từng tài sản. Nhóm có thể bao gồm các kỹ thuật viên bảo trì hoặc các công nhân vận hành máy móc.

Chọn một nhà lãnh đạo

Bước tiếp theo là chọn một người để lãnh đạo việc lập kế hoạch và lên lịch các nhiệm vụ bảo trì. Người này phải có kiến thức chung về cách quản lý từng máy móc và các kỹ năng lãnh đạo tổ chức hiệu quả.

Mẹo: Người quản lý hoặc giám sát bảo trì sẽ rất phù hợp cho vị trí này.

Chọn hệ thống để quản lý

Bảo trì tinh gọn không diễn ra cùng một lúc và tốt nhất nên bắt đầu với chỉ một hệ thống. Chọn một hệ thống cần nhiều trợ giúp nhất, có thể là hệ thống đóng góp nhiều nhất vào chi phí bảo trì hoặc thời gian ngừng sản xuất. Khi bạn học được từ việc triển khai các hoạt động bảo trì tinh gọn với hệ thống đó, bạn sẽ có thể mở rộng sang các hệ thống khác dễ dàng hơn.

Lên lịch bảo trì tinh gọn

Khi bạn đã có nhóm, người lãnh đạo và hệ thống, hãy bắt đầu xác định những nhiệm vụ cần thực hiện và lên lịch thời gian tốt nhất để hoàn thành từng nhiệm vụ. Trong chiến lược bảo trì tinh gọn, các nhiệm vụ đó sẽ được lên lịch theo thời gian định kỳ.

Làm việc theo chu kỳ

Bảo trì tinh gọn liên quan đến các nhiệm vụ định kỳ và điều đó có nghĩa là nhóm của bạn có thể phải đối mặt với tình trạng tăng đột biến khối lượng công việc theo các khoảng thời gian đều đặn nếu bạn không cẩn thận. Để duy trì khối lượng công việc ở mức có thể quản lý được một cách nhất quán, hãy làm việc theo chu kỳ, với nhóm của bạn luân phiên qua các hệ thống khác nhau để đảm bảo họ hoàn thành tất cả các hệ thống.

Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn có nhiều máy móc hoặc nhiều hệ thống cần bảo trì.

Lặp lại

Vì bảo trì tinh gọn mang tính chủ động nên cần phải lặp lại thường xuyên để đảm bảo từng thiết bị luôn hoạt động ở tình trạng tốt nhất.

Khi bạn lặp lại mỗi chu kỳ của quy trình bảo trì tinh gọn, hãy tiến hành kiểm toán để đảm bảo quy trình hoạt động hiệu quả nhất có thể. Nếu bạn thấy những khu vực lãng phí thời gian hoặc tài nguyên, hãy thực hiện thay đổi để giúp nhóm của bạn hoạt động hiệu quả hơn.

Công cụ và kỹ thuật giúp nâng cao quy trình bảo trì tinh gọn

Bảo trì năng suất toàn diện (TPM) 

TPM là nền tảng của bảo trì tinh gọn, đây là cách tiếp cận toàn diện với mục tiêu hướng tới mục tiêu đạt được và duy trì độ tin cậy và tính khả dụng cao của thiết bị và ngăn ngừa sự cố, chậm trễ hoặc tai nạn tối thiểu đối với tài sản và thiết bị của bạn. Cuối cùng góp phần nâng cao hiệu quả thiết bị tổng thể (OEE).

Phương pháp này nhấn mạnh vào việc bảo trì chủ động, cung cấp đào tạo liên tục cho nhóm bảo trì và sản xuất để nâng cao kỹ năng và kiến thức liên quan đến vận hành và bảo trì thiết bị.

Phương pháp 5S

Phương pháp 5S là một thành phần cơ bản của Lean Maintenance. Mỗi chữ “S” đại diện cho một bước trong quy trình, bao gồm việc loại bỏ các công cụ/vật liệu không cần thiết, sắp xếp gọn gàng các công cụ, thường xuyên dọn dẹp khu vực làm việc sạch sẽ và tạo ra thói quen tại nơi làm việc. Mục đích của quy trình 5S là tạo ra một nơi làm việc hiệu quả, sạch sẽ và an toàn với mức lãng phí tối thiểu, điều này giúp máy móc luôn trong tình trạng sạch sẽ và nâng cao tuổi thọ.

Triết lý Kaizen

Phương pháp Kaizen trong tiếng Nhật có nghĩa là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải thiện để tốt hơn”. Trong bảo trì, Kaizen có nghĩa là các hoạt động được tiến hành thường xuyên với mục đích tối ưu hóa liên tục các quy trình và hệ thống máy móc, thiết bị. Với mục đích gắng loại bỏ lãng phí bằng cách liên tục tìm kiếm các giải pháp có thể được cải thiện hơn nữa qua từng ngày.

Trên thực tế, các nhóm bảo trì máy móc, thiết bị phải thường xuyên kiểm tra và cập nhật các quy trình và thủ tục của mình để đảm bảo cải tiến liên tục.

RCA (Root Cause Analysis)

RCA là quá trình phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề để xác định các giải pháp phù hợp. RCA cho rằng việc ngăn ngừa và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn có hệ thống sẽ hiệu quả hơn nhiều so với việc chỉ xử lý các triệu chứng tạm thời và chữa cháy.

Bảo trì tập trung vào độ tin cậy (RCM)

Bảo trì tập trung vào độ tin cậy (RCM) là một chiến lược bảo trì cấp công ty được triển khai để tối ưu hóa chương trình bảo trì của một công ty. Về bản chất, RCM tìm cách xác định các chế độ lỗi tiềm ẩn và cách ngăn ngừa chúng trước khi chúng xảy ra. Mục tiêu là chủ động đánh giá rủi ro liên quan đến bất kỳ lỗi tiềm ẩn nào để nhóm bảo trì có thể thực hiện các biện pháp khắc phục nhanh chóng và hiệu quả.

Phân tích 5 Whys

Phân tích 5 Whys là một kỹ thuật đơn giản nhưng hiệu quả, được sử dụng trong Lean Maintenance để xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề. Quá trình này bao gồm việc hỏi “tại sao” nhiều lần cho đến khi nguyên nhân cơ bản được tiết lộ. Các bước sử dụng 5 Whys bao gồm:

• Xác định vấn đề: Nêu rõ vấn đề hoặc khó khăn đang gặp phải trong bảo trì.
• Hỏi “Tại sao?“: Hỏi tại sao vấn đề lại xảy ra và tiếp tục hỏi “tại sao” cho đến khi xác định được nguyên nhân gốc rễ.
• Lặp lại quy trình: Lặp lại quy trình đặt câu hỏi theo từng bước để đi sâu hơn vào các lớp nguyên nhân.
• Phân tích: Phân tích phản hồi để xác định nguyên nhân gốc rễ thay vì các biểu hiện bề mặt.

Bảo trì tinh gọn là phương pháp bảo trì chủ động giúp doanh nghiệp quản lý tài sản vật chất hiệu quả. Với mục tiêu cắt giảm chi phí, tránh tình trạng máy móc hư hỏng bất chợt trong quá trình sản xuất, đồng thời nâng cao tuổi thọ máy móc, thiết bị để nâng cao hiệu suất tối ưu.

Cùng với đó, PMS cũng đang cung cấp khóa học quản trị bảo trì bảo dưỡng thiết bị sản xuất với mục tiêu giúp Học viên hiểu được các yếu tố gây ra tổn thất thiết bị, nắm được các hình thức và phương pháp bảo trì chủ động, đồng thời xây dựng được kế hoạch bảo trì máy móc thiết bị chuẩn chỉnh định kỳ cho doanh nghiệp.