10+ Mẫu tờ trình bổ sung nhân sự chuẩn nhất – Tải FREE

Tờ trình bổ sung nhân sự là văn bản giúp doanh nghiệp đề xuất nhu cầu tuyển thêm người và trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt. Để lập tờ trình phù hợp, doanh nghiệp cần xác định rõ lý do, vị trí và số lượng nhân sự cần bổ sung. Trong bài viết này, Học viện PMS sẽ chia sẻ 10 mẫu tờ trình bổ sung nhân sự cùng hướng dẫn liên quan để bạn tham khảo và áp dụng.

Tờ trình xin bổ sung nhân sự là gì?

Tờ trình xin bổ sung nhân sự là văn bản hành chính nội bộ do phòng ban hoặc bộ phận lập khi phát sinh nhu cầu tăng thêm nhân lực cho một hoặc nhiều vị trí trong doanh nghiệp. Văn bản này được gửi đến phòng Nhân sự, Ban Giám đốc hoặc cấp quản lý có thẩm quyền để xem xét và phê duyệt.

Tờ trình thường được sử dụng khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, phát sinh thêm công việc hoặc cần thay thế nhân sự chưa có người đảm nhiệm. Đây là căn cứ để trình bày nhu cầu bổ sung nhân lực và hỗ trợ cấp quản lý xem xét kế hoạch tuyển dụng.

Khi nào doanh nghiệp cần lập tờ trình bổ sung nhân sự?

Doanh nghiệp cần lập tờ trình bổ sung nhân sự khi có nhu cầu tuyển thêm người xuất phát từ tình hình hoạt động thực tế. Việc đề xuất cần nêu rõ nguyên nhân và sự cần thiết của nhu cầu nhân lực để cấp quản lý có cơ sở xem xét.

Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Khối lượng công việc tăng đột biến: Khi công việc vượt quá khả năng xử lý của đội ngũ hiện tại, ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng, doanh nghiệp có thể cần bổ sung nhân lực. Trường hợp phát sinh dự án gấp hoặc thời hạn thực hiện ngắn cũng có thể làm nảy sinh nhu cầu tuyển dụng ngoài kế hoạch.
• Nhân sự nghỉ việc, nghỉ thai sản hoặc nghỉ dài hạn: Khi nhân viên nghỉ việc hoặc tạm thời không thể đảm nhiệm công việc, bộ phận có thể thiếu người thay thế. Tờ trình giúp đề xuất bổ sung nhân sự nhằm hạn chế gián đoạn hoạt động.
• Mở rộng phòng ban hoặc triển khai dự án mới: Khi doanh nghiệp thành lập bộ phận mới, mở rộng chi nhánh hoặc triển khai dự án, nhu cầu nhân lực có thể tăng lên để đáp ứng khối lượng công việc phát sinh.
• Có yêu cầu từ cấp trên hoặc khách hàng: Trong trường hợp hợp đồng, dự án hoặc cam kết với khách hàng đòi hỏi thêm nguồn lực, doanh nghiệp có thể lập tờ trình để đề xuất nhân sự phù hợp với yêu cầu thực hiện.

Cách viết tờ trình xin bổ sung nhân sự

Tờ trình xin bổ sung nhân sự cần có hình thức trình bày rõ ràng và nội dung đầy đủ để cấp quản lý dễ theo dõi, xem xét. Khi soạn thảo, cần chú ý hai phần chính là hình thức và nội dung của văn bản.

Hình thức trình bày

Tờ trình cần có bố cục mạch lạc, sử dụng cách trình bày thống nhất và thể hiện rõ mục đích của văn bản. Các nội dung cơ bản gồm:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ: Sử dụng khi áp dụng thể thức văn bản hành chính theo yêu cầu của đơn vị.
• Tên văn bản: Ghi rõ “TỜ TRÌNH XIN BỔ SUNG NHÂN SỰ” để thể hiện mục đích đề xuất.
• Thông tin người nhận: Nêu rõ cá nhân hoặc bộ phận có thẩm quyền xem xét, phê duyệt.
• Thông tin người đề xuất: Ghi họ tên, chức vụ và phòng ban của người lập tờ trình.
• Chữ ký xác nhận: Có chữ ký của người lập và người có thẩm quyền phê duyệt theo quy trình nội bộ.

Nội dung cần có

Nội dung tờ trình cần tập trung làm rõ lý do bổ sung nhân sự và thông tin cụ thể về nhu cầu tuyển dụng. Các phần cần trình bày gồm:

• Lý do đề xuất: Nêu nguyên nhân phát sinh nhu cầu bổ sung nhân lực và mức độ cần thiết của việc tuyển thêm người.
• Thực trạng nhân sự hiện tại: Trình bày tình hình nhân lực của phòng ban, khối lượng công việc và những khó khăn do thiếu nhân sự.
• Vị trí và số lượng cần bổ sung: Xác định rõ chức danh, phòng ban, số lượng nhân sự và yêu cầu cơ bản đối với từng vị trí.
• Thời gian cần nhân sự: Nêu thời điểm dự kiến tuyển dụng hoặc thời hạn cần nhân sự bắt đầu làm việc.
• Phương án tuyển dụng và chi phí dự kiến: Trình bày phương án bổ sung nhân sự cùng các khoản chi phí liên quan nếu có.
• Đề nghị phê duyệt: Kết thúc bằng nội dung đề nghị cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt nhu cầu bổ sung nhân sự.

Khi viết, cần sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, trình bày thông tin theo trình tự hợp lý và nêu cụ thể căn cứ của đề xuất để cấp quản lý có cơ sở đánh giá.

Mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự

Tùy theo tình huống phát sinh và mục đích sử dụng, doanh nghiệp có thể lựa chọn mẫu tờ trình bổ sung nhân sự phù hợp. Dưới đây là các dạng mẫu được đề cập trong những bài viết tham khảo.

Mẫu 1: Tờ trình xin bổ sung nhân sự chung

Mẫu này phù hợp với nhu cầu bổ sung nhân sự thông thường cho phòng ban hoặc đơn vị trong doanh nghiệp. Nội dung tập trung vào lý do tuyển thêm người, vị trí cần bổ sung và những thông tin cần thiết để cấp quản lý xem xét.

Mẫu 2: Tờ trình bổ sung nhân sự đột xuất

Mẫu được sử dụng khi phát sinh nhu cầu nhân sự ngoài kế hoạch, cần tuyển người trong thời gian ngắn để đáp ứng tiến độ công việc hoặc dự án.

Mẫu 3: Tờ trình xin bổ sung nhân sự theo phòng ban

Mẫu này dành cho trường hợp một phòng ban xác định nhu cầu tuyển thêm người theo chức năng, nhiệm vụ và khối lượng công việc của bộ phận. Nội dung cần thể hiện rõ đơn vị đề xuất và vị trí cần bổ sung.

Mẫu 4: Đơn đề xuất hoặc công văn xin bổ sung nhân sự

Đây là dạng văn bản phù hợp với doanh nghiệp hoặc tổ chức có quy trình trình duyệt qua nhiều cấp. Mẫu chú trọng hình thức hành chính và cách trình bày nội dung đề xuất để thuận tiện cho việc xem xét, lưu trữ.

Mẫu 5: Công văn đề nghị bổ sung nhân sự cụ thể

Mẫu này tập trung vào từng vị trí cần tuyển, số lượng nhân sự, yêu cầu chuyên môn và thời điểm dự kiến tuyển dụng. Các thông tin cụ thể giúp cấp quản lý có căn cứ xem xét nhu cầu và kế hoạch thực hiện.

Mẫu 6: Tờ trình bổ sung nhân sự bằng tiếng Anh

Mẫu tiếng Anh phù hợp với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, công ty đa quốc gia hoặc tổ chức sử dụng văn bản bằng tiếng Anh. Mẫu giúp thống nhất cách trình bày đề xuất và phê duyệt nhân sự trong môi trường làm việc quốc tế.

Mẫu 7: Tờ trình bổ sung nhân sự cho vị trí cần tuyển gấp

Mẫu này được sử dụng khi doanh nghiệp cần cấp trên phê duyệt nhanh nhu cầu bổ sung nhân sự. Nội dung cần nêu rõ vị trí tuyển dụng, mức lương và mô tả công việc để làm căn cứ xem xét.

Mẫu 8: Tờ trình bổ sung nhân sự áp dụng cho nhiều phòng ban

Đây là mẫu cơ bản có thể điều chỉnh theo từng phòng ban và vị trí cần tuyển. Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu khi cần trình bày nhu cầu bổ sung nhân lực trong nhiều bộ phận.

Mẫu 9: Tờ trình bổ sung nhân sự chi tiết

Mẫu này trình bày cụ thể hơn về nhu cầu tuyển dụng, phù hợp với trường hợp cần làm rõ vị trí, số lượng, yêu cầu công việc và thông tin liên quan trước khi trình cấp có thẩm quyền.

Mẫu 10: Tờ trình bổ sung nhân sự theo kế hoạch

Mẫu được sử dụng khi doanh nghiệp cần đề xuất bổ sung nhân sự gắn với kế hoạch hoạt động hoặc kế hoạch tuyển dụng đã xác định. Nội dung tập trung vào nhu cầu nhân lực và thời điểm cần bổ sung.

Lưu ý: Các mẫu trên là những dạng biểu mẫu tham khảo được phân loại theo nội dung và tình huống sử dụng. Bạn nên đối chiếu với mẫu văn bản và quy trình phê duyệt đang áp dụng tại doanh nghiệp trước khi sử dụng.

Quy trình xét duyệt tờ trình xin bổ sung nhân sự

Quy trình xét duyệt tờ trình bổ sung nhân sự giúp doanh nghiệp xác định rõ nhu cầu, kiểm tra thông tin đề xuất và phân định trách nhiệm giữa các bộ phận. Quy trình thường gồm những bước sau:

Bước 1: Xác định lý do cần bổ sung nhân sự

Phòng ban cần làm rõ nguyên nhân phát sinh nhu cầu, chẳng hạn khối lượng công việc tăng, nhân viên nghỉ việc hoặc bộ phận triển khai dự án mới. Đồng thời, cần nêu ảnh hưởng của việc thiếu nhân sự đối với tiến độ và kết quả công việc.

Bước 2: Xác định vị trí cần tuyển

Tiếp theo, cần xác định cụ thể vị trí, số lượng nhân sự, bộ phận làm việc và thời điểm cần người. Mức lương hoặc ngân sách dự kiến cũng có thể được trình bày để cấp quản lý xem xét.

Bước 3: Soạn tờ trình đầy đủ nội dung

Người đề xuất chuẩn bị văn bản theo thể thức phù hợp, ghi rõ thông tin người đề xuất, lý do bổ sung nhân sự, vị trí, số lượng, thời gian và kiến nghị phê duyệt. Nội dung cần ngắn gọn, rõ ràng và đầy đủ thông tin cần thiết.

Bước 4: Trình duyệt theo quy trình nội bộ

Sau khi hoàn thiện, tờ trình được gửi đến trưởng phòng, Ban Giám đốc hoặc người có thẩm quyền theo phân cấp quản lý. Người đề xuất cần đính kèm tài liệu liên quan nếu được yêu cầu, theo dõi phản hồi và bổ sung thông tin khi cần thiết.

Bước 5: Triển khai tuyển dụng sau khi được phê duyệt

Khi tờ trình được phê duyệt, bộ phận Nhân sự triển khai các công việc tuyển dụng như đăng tin, phối hợp xây dựng mô tả công việc, sàng lọc hồ sơ và tổ chức phỏng vấn. Tờ trình đã duyệt cần được lưu lại để phục vụ công tác quản lý và kiểm tra sau này.

Khi nào không nên xin bổ sung nhân sự?

Không phải mọi khó khăn trong công việc đều cần giải quyết bằng cách tuyển thêm người. Trước khi lập tờ trình, doanh nghiệp nên đánh giá khả năng điều chỉnh nguồn lực hiện có để tránh phát sinh chi phí không cần thiết.

Doanh nghiệp nên cân nhắc chưa bổ sung nhân sự trong những trường hợp sau:

• Công việc có thể phân bổ lại: Nếu khối lượng công việc có thể được sắp xếp hoặc phân công lại cho nhân viên hiện tại, doanh nghiệp nên xem xét phương án này trước khi đề xuất tuyển thêm người.
• Hiệu suất thấp do cách quản lý hoặc quy trình: Khi nguyên nhân xuất phát từ việc phân công chưa phù hợp hoặc quy trình làm việc chưa hiệu quả, cần xem xét điều chỉnh những yếu tố này thay vì mặc định thiếu nhân sự.
• Công việc chỉ phát sinh trong thời gian ngắn: Với dự án thời vụ hoặc nhu cầu ngắn hạn, doanh nghiệp nên đánh giá khả năng bố trí nhân viên hiện tại hoặc sử dụng phương án thay thế trước khi tuyển thêm người.
• Chưa xác định rõ nhiệm vụ của nhân sự mới: Nếu chưa có kế hoạch công việc và phạm vi trách nhiệm cụ thể cho vị trí cần tuyển, việc bổ sung nhân sự có thể chưa thực sự cần thiết.

Việc xem xét kỹ những yếu tố trên giúp doanh nghiệp xác định đúng nhu cầu nhân lực, hạn chế tuyển dụng không cần thiết và sử dụng ngân sách hiệu quả hơn.

Kết luận

10 Mẫu tờ trình bổ sung nhân sự chuẩn nhất – Tải FREE giúp bạn tham khảo các dạng văn bản và nắm được những nội dung cơ bản khi đề xuất tuyển thêm nhân lực. Doanh nghiệp nên lựa chọn mẫu phù hợp với nhu cầu thực tế và tuân thủ quy trình phê duyệt nội bộ. Học viện PMS hy vọng bài viết mang đến thông tin hữu ích để bạn tham khảo khi lập tờ trình bổ sung nhân sự.