SIPOC – Mô Hình Tạo Lập Quá Trình Trong Doanh Nghiệp

Mô hình SIPOC là một phương pháp mô tả chính xác quá trình chuyển đổi trong một công ty cung cấp sản phẩm và dịch vụ. Là một công cụ để cải tiến quy trình tóm tắt đầu vào và đầu ra của một hoặc nhiều quy trình, tập trung vào yêu cầu của khách hàng là trên hết.

• • Bài viết:
    • 5S KAIZEN – Cải tiến, ứng dụng và những lợi ích đối với doanh nghiệp
    • Cải Tiến Năng Suất Chất Lượng Với Mô Hình Lean Six Sigma
    • Cải Tiến Sản Xuất Toàn Diện TPM

1. Mô hình SIPOC là gì?

Về bản chất: SIPOC được viết tắt bởi 5 chữ cái đầu Tiếng Anh của các từ: 

• Suppliers: được hiểu là Nhà cung cấp: Trong bất kỳ công việc nào đều có các yếu tố đầu vào, chẳng hạn hoạt động sản xuất thì đầu vào là việc cung cấp các nguyên vật liệu, nhiên liệu. Hoạt động bán hàng đầu vào là quá trình cung cấp hàng hóa, vận chuyển. Do đó nhà quản trị phải xác định nhà cung cấp đầu vào trong quy trình quản lý mình định xây dựng là những bộ phận nào. Những nhà cung cấp này sẽ cung cấp thông tin, nguyên vật liệu, thành phẩm,… cho việc thực hiện quy trình.
• Input: được hiểu là những yếu tố nguyên liệu đầu vào giúp người quản lý thực hiện được quy trình.
• Process: được hiểu là Quá trình, nghĩa là tuần tự các bước được thực hiện nhằm đạt mục tiêu quản lý, nó bao gồm cả việc mô tả công việc thực hiện, và các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện quy trình.
• Output: được hiểu là những kết quả thu được sau khi triển khai quy trình. 
• Customers: nghĩa là Khách hàng của quá trình, đây là những người được hưởng thành quả của toàn bộ quy trình trên. Do đó cần coi các bộ phận thụ hưởng như những khách hàng của quy trình để nâng cao trách nhiệm trong việc cung cấp.

2. Tại sao lại sử dụng mô hình SIPOC?

• Xác định được ranh giới của quá trình, cung cấp cái nhìn tổng quan về quy trình, về cấu trúc và phạm vi áp dụng trong một hệ thống phức tạp.
• Nhận diện được nhà cung cấp và khách hàng.
• Chọn lựa thành viên phù hợp cho dự án.
• Đánh dấu được các vấn đề tiềm ẩn hay những hạn chế (nhược điểm) của hệ thống.

Xem thêm khóa học “Lập Kế Hoạch Vận Hành Và Điều Độ Sản Xuất” – PMS

 Giúp chúng ta trả lời được các câu hỏi như:

• Điểm bắt đầu và kết thúc của hệ thống là gì?
• Bước nào là quan trọng?
• Dữ liệu chính ở đầu vào và đầu ra của hệ thống là gì?
• Hệ thống hướng đến nhóm khách hàng chính nào?
• Ai là nhà cung cấp chính của hệ thống?

3. Cách xây dựng mô hình SIPOC

Để triển khai SIPOC trong doanh nghiệp, người ta có thể tiến hành theo các bước sau: 

1. Thành lập nhóm độc lập để viết quy trình.
2. Đặt tên cho quy trình và đưa ra các yêu cầu đầu vào. 
3. Người thực hiện dựa vào các yêu cầu đầu vào sẽ xây dựng các nguồn lực vào, các quy trình để thực hiện, các kết quả đầu ra. Đầu vào là những yếu tố giúp cho quy trình có thể thực hiện được, đầu vào là những gì mà quy trình tạo ra cho khách hàng. Quy trình là trình tự các công việc cần thực hiện. 
4. Khách hàng là những người nhận kết quả đầu ra. 
5. Cả nhóm sẽ cùng thống nhất mục tiêu, giới hạn của quá trình, điểm bắt đầu, điểm kết thúc, những trường hợp nào thì áp dụng quá trình, trường hợp nào không áp dụng quá trình. 
6. Sử dụng mẫu SIPOC để viết quy trình. 
7. Triển khai thực hiện và cải tiến liên tục.

(Tổng hợp từ nhiều nguồn)

PMS