Kanban là gì? Vì sao nên áp dụng phương pháp Kanban? Có những nguyên tắc nào cần đảm bảo để việc thực hiện Kanban mang lại hiệu quả? Nếu bạn đang có những thắc mắc này, hãy cùng Học viện PMS tham khảo ngay bài viết dưới đây. Mong rằng sẽ giải đáp thắc mắc và giúp các bạn hiểu hơn về công cụ này.
Mục lục
1. Kanban là gì?
Kanban trong tiếng Nhật có nghĩa là “Bảng thông tin”, cụ thể là Kan là thẻ, Ban là tín hiệu, hay còn gọi là một hệ thống thẻ tín hiệu.
Phương pháp Kanban còn là một phần của hệ thống kéo, nó kiểm soát những gì được sản xuất, với số lượng là bao nhiêu và khi nào. Mục đích là đảm bảo rằng bạn chỉ sản xuất những gì khách hàng yêu cầu và không thừa cũng không thiếu. Đó là một hệ thống tín hiệu được sử dụng thông qua dòng giá trị để kéo sản phẩm từ nhu cầu của khách hàng ngược trở lại thành nguyên liệu, thành phần mà bạn cần sản xuất.
Khi bạn nhận được tín hiệu từ Kanban có nghĩa là đã đến lúc bạn cần sản xuất thành phần tiếp theo. Kanban có thể có nhiều hình thức nhưng trong hầu hết các cơ sở sản xuất, họ sẽ sử dụng thẻ hoặc thùng Kanban để kiểm soát quy trình và cũng không có giới hạn nào về cách bạn có thể kiểm soát và thiết kế thẻ Kanban.
2. Hệ thống “đẩy và kéo” trong Kanban là gì?
2.1 Quá trình sản xuất đẩy
Được lên kế hoạch, sau đó các nguyên vật liệu và bán thành phẩm liên tục được đẩy sang công đoạn tiếp theo để tạo thành thành phẩm và tất cả quá trình được kiểm soát dựa trên dự đoán hoặc MRP (Material Requirements Planning).
Điều này thường tạo ra hàng tồn ở các công đoạn (khi công đoạn trước nhanh hơn công đoạn sau) hoặc các sản phẩm với số lượng lớn dẫn tới tồn kho, chiếm chỗ, dễ gây hư hỏng sản phẩm,… và rõ ràng là gây lãng phí.
2.2 Quá trình sản xuất kéo
Khi khách hàng lấy một sản phẩm từ cuối quá trình sản xuất, một tín hiệu sẽ được gửi trở lại dây chuyền để kích hoạt việc sản xuất thành phần, sản phẩm tiếp theo. Giống như một siêu thị sẽ lấp đầy mỗi kệ trống bằng cách yêu cầu đúng sản phẩm và số lượng mà nó cần từ công đoạn trước.
Kanban dựa trên đơn đặt hàng thực tế của khách hàng. Nguyên tắc của phương pháp Kanban là chỉ sản xuất những gì được yêu cầu, không làm hơn. Điều đó có nghĩa là công đoạn trước có thể ngừng nếu không có yêu cầu công đoạn sau, điều này có thể phát sinh lãng phí nhưng hầu như thì nó không đáng kể so với việc tồn kho sản phẩm hoặc bán thành phẩm.
3. Ứng dụng phương pháp Kanban trong sản xuất
Ứng dụng Kanban mang lại nhiều hiệu quả trong hệ thống quản trị chất lượng toàn diện sản xuất như:
3.1 Trực quan hóa quy trình
Hệ thống Kanban sử dụng các thẻ và cột để lập thành một bảng. Bảng này thể hiện được các công việc cần thực hiện trong quy trình sản xuất với các thông số cần thiết. Giúp cho toàn bộ quy trình trở nên trực quan và dễ dàng theo dõi. Mọi người có thể nhìn vào bảng Kanban và hình dung được công việc một cách nhanh chóng.
3.2Kiểm soát khối lượng công việc
Ứng dụng phương pháp Kanban giúp kiểm soát số lượng công việc cần phải thực hiện trong cùng một công đoạn sản xuất. Qua đó, giúp hạn chế khối lượng công việc quá tải đang chờ xử lý, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu nguồn nhân lực.
3.3 Định hình dòng chảy công việc
Dòng chảy công việc được thể hiện một cách rõ ràng. Bằng cách phân chia và đảm bảo rằng mỗi công đoạn có thể nhận công việc khi có sẵn thẻ Kanban, quá trình sản xuất trở nên liền mạch và hiệu quả hơn.
3.4 Xây dựng chính sách rõ ràng
Việc áp dụng phương pháp Kanban vào sản xuất giúp nhân viên và ban quản lý có thể hiểu rõ công việc cần thực hiện. Từ đó giúp việc xây dựng chính sách về quản lý được cụ thể và rõ ràng. Tất cả đều hướng đến mục tiêu chung, đảm bảo sự nhất quán và đồng thuận trong doanh nghiệp.
3.5 Thiết lập vòng lặp
Kanban tạo ra vòng lặp sau mỗi quy trình hoạt động. Khi một công việc hoàn thành, thẻ Kanban trả lại vào hệ thống để tiếp tục quá trình sản xuất. Việc có vòng lặp là nền tảng giúp các công việc được thực hiện trôi chảy hơn và chính xác hơn.
3.6 Cơ hội cải tiến liên tục
Đây là một ứng dụng to lớn của phương pháp Kanban. Kanban cùng với nguyên tắc 5S và hệ thống Kaizen thực hiện công việc cải tiến liên tục bằng cách xây dựng môi trường mà mọi người được khơi gợi và khuyến khích đóng góp những cải thiện, đổi mới để nâng cao hiệu suất tối ưu hóa quy trình làm việc.
Tìm hiểu thêm:
- 5S là gì? Tại sao doanh nghiệp nên áp dụng 5S
- Lợi ích của Kaizen là gì trong quá trình cải tiến liên tục?
4. Các nguyên tắc để thực hiện phương pháp Kanban
Sau đây là những nguyên tắc cần đáp ứng cho việc sử dụng Kanban, càng không đáp ứng những điều kiện này thì Kanban càng khó thực hiện:
4.1 Nhu cầu khách hàng ổn định
Nếu nhu cầu khách hàng của bạn rất bất thường và khó dự đoán thì rất khó để duy trì hệ thống Kanban. Vì khi đó, để duy trì được yêu cầu của khách hàng, bạn rất dễ có xu hướng chuyển sang dự trữ vật tư và hàng tồn kho hoặc đầu tư vào công xuất vượt trội (con người, máy móc).
4.2 Dòng chảy rõ ràng
Các cơ sở được tổ chức theo kiểu với tất cả quá trình tương tự được thực hiện ở một địa điểm rất khó kiểm soát với phương pháp kanban, mặc dù không phải là không thể. Một sự sắp xếp tốt hơn là trong đó tất cả các quá trình được thực hiện cùng nhau để tạo thành một dòng chảy hoặc theo từng công đoạn (Cellular Manufacturing).
4.3 Máy móc chuyên dụng nhỏ
Nhiều công ty sẽ đầu tư lớn vào tất cả các máy móc để phục vụ cho các sản phẩm mà họ làm ra. Thông thường các máy này sẽ thúc đẩy việc sản xuất ra các lô hàng lớn và sẽ tạo ra nút thắt trong quá trình của bạn.
4.4 Các quá trình lặp lại và đáng tin cậy
Nếu máy móc dễ bị hỏng và các quá trình không thể lặp lại thì sẽ khó kiểm soát bất kỳ hệ thống sản xuất nào chứ đừng nói đến phương pháp Kanban. Việc sử dụng hệ thống Bảo trì hay duy trì năng suất toàn diện TPM, 5S, cải tiến chất lượng và các hoạt động được tiêu chuẩn hóa sẽ giúp bạn đặt được các nền tảng cần thiết để ổn định quá trình.
4.5 Thay đổi nhanh chóng
Nhiều máy móc và quy trình có thể mất nhiều thời gian thiết lập để sản xuất ra một thành phần hoặc sản phẩm khác. Điều này một lần nữa thúc đẩy việc sản xuất ra các lô hàng lớn và có thể tạo ra các nút thắt đáng kể trong quá trình sản xuất. Việc sử dụng công cụ “SMED” có thể cải thiện được đáng kể trong trường hợp này.
4.6 Nhà cung cấp đáng tin cậy
Các nhà cung cấp là một phần quan trọng trong quá trình của bạn và cần đảm bảo rằng họ có thể hỗ trợ trong việc thực hiện và duy trì hệ thống Kanban. Chẳng hạn như nhà cung thường giao hàng không đúng thời gian, bạn rất dễ có xu hướng dự trữ nguyên liệu, sản phẩm để đảm bảo cho việc đáp ứng nhu cầu cho khách hàng của mình.
Không có những điều kiện này không có nghĩa là bạn không thể thực hiện Kanban, mà bạn cần phải xem xét kỹ lưỡng hơn về hệ thống của mình để có kế hoạch và phương pháp phù hợp cho việc cải tiến và áp dụng Kanban.
Tóm lại, phương pháp Kanban được coi là một yếu tố trung tâm trong sản xuất tinh gọn (LEAN) và được áp dụng rộng rãi. Thực hiện Kanban có nghĩa là công đoạn trước chỉ thực hiện những gì mà công đoạn sau yêu cầu và chỉ sản xuất theo đúng yêu cầu của khách hàng. Mong rằng bài viết đã giúp bạn hiểu được Kanban là gì, cũng với đó là hỗ trợ bạn định hình cách áp dụng phương pháp này để quản lý công việc một cách tối ưu nhất.
Đọc tiếp các chủ đề liên quan:
- Lợi ích và các nguyên tắc thực hiện phương pháp Lean Six Sigma
- Khóa Hoc Đào Tạo Sản Xuất Tinh Gọn Theo Mô Hình Lean Manufacturing
