Hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM là gì? Lợi ích và quy trình

Trong hoạt động kinh doanh sản xuất của các doanh nghiệp, Hệ thống quản lý chất lượng toàn diện – TQM (Total Quality Management) là một khái niệm không còn xa lạ. Đây là hệ thống đã và đang thay đổi cách doanh nghiệp tiếp cận và kiểm soát chất lượng sản phẩm trước khi cung cấp cho khách hàng. Để hiểu rõ hơn về TQM là gì và tác động to lớn của nó đến quy trình hoạt động của tổ chức, mời bạn đọc tìm hiểu ngay bài viết bên dưới nhé!

tqm là gì
TQM – Total Quality Management là gì?

1. TQM là gì?

Hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM là một phương pháp quản lý sự phát triển và cải thiện liên tục của chất lượng trong tổ chức hoặc doanh nghiệp. Theo cách diễn đạt của Wikipedia:

TQM (Total Quality Management) trước hết là một triết lý về quản trị. TQM tập trung vào việc cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ của các công ty. Quản lý chất lượng đồng bộ luôn nhấn mạnh rằng tất cả các hoạt động của công ty cần phải hướng tới việc thực hiện mục tiêu chất lượng. Mục tiêu của TQM là cải tiến chất lượng sản phẩm và thoả mãn khách hàng ở mức tốt nhất cho phép.

Hệ thống quản lý toàn diện TQM không chỉ đơn giản là một khái niệm đơn thuần, nó còn là một công cụ giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình quản lý bằng các công việc như: cải tiến liên tục, hệ thống hóa quy trình sản xuất, tối ưu hóa nguồn tài nguyên, giảm lãng phí và tạo ra giá trị tốt nhất cho khách hàng.

TQM kiểm soát các hoạt động sản xuất và cung ứng sản phẩm luôn đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng cao nhất. Luôn đặt khách hàng làm trọng tâm, qua đó tạo ra sự hài lòng và trung thành. Ngoài ra, TQM còn tác động đến việc cải thiện hiệu suất tổ chức thông qua tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm tài nguyên. Qua đó có thể thấy, TQM tập trung vào sự tác động tích cực và phát triển trong dài hạn thay vì các mục tiêu với tầm nhìn ngắn hạn như trước đây.

Tìm hiểu thêm tiêu chuẩn 5S là gì và6 bước thực hiện quy trình 5S hiệu quả

2. Đặc điểm cơ bản của hệ thống TQM

  • Đặt khách hàng làm trung tâm

TQM xem khách hàng như yếu tố đo lường cho sự thành công. Những mong muốn và yêu cầu của khách hàng được các doanh nghiệp tiếp nhận để xây dựng chiến lược, đảm bảo rằng mọi quyết định và hoạt động của tổ chức đều phải đáp ứng và vượt qua những chỉ tiêu này của khách hàng.

  • Sự tham gia vào quá trình của toàn bộ nhân viên

Khi thực hiện TQM, nó khuyến khích sự đồng lòng hợp tác của tất cả nhân viên trong việc quản lý chất lượng. Điều này giúp tạo ra dự duy trì liền mạch và nhanh chóng tìm ra hướng giải quyết kịp khi cần thiết.

  • Định hướng quy trình

Mọi hoạt động trong tổ chức muốn diễn ra thành công cần có một quy trình công việc cụ thể. Hệ thống TQM cũng vậy, người quản lý sẽ nghiên cứu các công việc cần thực hiện, tập trung vào việc xây dựng và tối ưu hóa các quy trình. Qua đó giúp doanh nghiệp quản lý chất lượng một cách hiệu quả và giảm tình trạng lãng phí.

  • Mối liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban

Doanh nghiệp cần xây dựng mối quan hệ chặt chẽ, có sự hợp tác và liên kết giữa các hoạt động, điều này giúp giảm thiểu sự gián đoạn và tối ưu hóa hiệu suất làm việc một cách hiệu quả.

  • Sự cải thiện liên tục

Hệ thống TQM mang đến sự cải tiến liên tục bằng cách ứng dụng chu trình PDCA. Đây là phương pháp tạo ra sự cải thiện và phát triển liên tục trong mọi khía cạnh từ đơn giản cho đến phức tạp.

  • Ra quyết định dựa trên số liệu

Dữ liệu là yếu có tác động lớn đến hoạt động và các quyết định trong quá trình quản lý chất lượng. Việc sử dụng dữ liệu và số liệu để đánh giá giúp cho quá trình ra quyết định được nhanh chóng và chính xác hơn nhiều so với việc dựa trên cảm tính. Vì tầm quan trọng của điều này, doanh nghiệp cần có quy trình thu thập và báo cáo dữ liệu cách chính xác và chuyên nghiệp.

  • Truyền thông nội bộ hiệu quả

Sự kết nối thông tin là một trong những ưu tiên hàng đầu trong tổ chức. Nó đảm bảo rằng thông tin về chất lượng và mục tiêu của tổ chức được truyền đạt một cách rõ ràng và hiệu quả.

3. Các yếu tố của TQM là gì?

hệ thống tqm
Yếu tố hình thành hệ thống TQM

3.1 Quản lý bằng mục tiêu và chính sách

Dựa trên những chính sách từ ban lãnh đạo để thiết lập các mục tiêu cho mỗi bộ phận và công việc cho từng nhân viên. Hệ thống quản lý chất lượng TQM yêu cầu tổ chức phải có mục tiêu cụ thể và chính sách tiêu chuẩn chất lượng rõ ràng. Mục tiêu và chính sách này phải phù hợp với nhu cầu thực tế và hướng đến việc đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng và cam kết thực hiện cải tiến liên tục.

3.2 Hoạt động của nhóm chất lượng

Là sự tham gia của các thành viên trong cùng một nhóm chất lượng chuyên nghiệp hoặc những cá nhân có trình độ về quản lý chất lượng. Các nhóm này đảm bảo rằng chất lượng được kiểm soát và đề xuất sự cải tiến đến ban lãnh đạo.

3.3 Các nhóm dự án

Nhiệm vụ của các nhóm dự án là giải quyết các vấn đề cụ thể hoặc đảm nhận công việc triển khai các quy trình. Các nhóm này được thành lập cách tạm thời để xử lý các vấn đề cụ thể và sau đó sẽ giải tán.

3.4 Hoạt động thường ngày

TQM không chỉ áp dụng vào các dự án mà còn ứng dụng vào các hoạt động thường ngày của doanh nghiệp. Giúp duy trì quy trình quản lý chất lượng trong mọi công tác của công việc thường nhật.

Những yếu tố này hỗ trợ xây dựng một hệ thống TQM hiệu quả và đảm bảo rằng tổ chức đạt được kết quả tốt trong công tác quản lý và kiểm soát chất lượng.

4. Các nguyên tắc quản lý chất lượng toàn diện

Các nguyên tắc quản lý chất lượng toàn diện (TQM) là yếu tố cốt lõi định hình nên nguyên tắc và các hành động liên quan đến vấn đề chất lượng của tổ chức. Dưới đây là một số nguyên tắc quan trọng của TQM:

  • Đáp ứng được mong muốn của khách hàng: Mọi quyết định và hoạt động phải dựa trên nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Các phản hồi từ khách hàng là cơ sở dữ liệu cần thiết để phân tích và hình thành chiến lược.
  • Đảm bảo sự hướng tới một mục tiêu chung của toàn bộ nhân viên: Mọi thành phần trong tổ chức, không chỉ riêng bộ phận chất lượng. Cần có sự tham gia đóng góp ý kiến, đề xuất hoạt động cải tiến và cam kết đối với mục tiêu chất lượng.
  • Cam kết của lãnh đạo: Lãnh đạo của tổ chức phải thể hiện cam kết mạnh mẽ đối với TQM và đóng vai trò mẫu mực trong việc thực hiện các nguyên tắc này. Họ cần xây dựng môi trường thúc đẩy sự cải thiện liên tục và chất lượng.
  • Thể hiện được tầm quan trọng của việc sử dụng dữ liệu và thông tin để đánh giá hiệu suất và đưa ra quyết định. Điều này đảm bảo rằng các quyết định được dựa trên cơ sở rõ ràng.
  • Tập trung vào quy trình làm việc và xác định quy trình làm việc hiệu quả. Thiết lập hệ thống hóa để tối ưu hóa các quy trình là yếu tố quan trọng trong TQM.
  • Nâng cao sự hợp tác và kết nối giữa các phòng ban và nhóm làm việc, duy trì sự tương tác tích cực trong hoạt động đội nhóm.
  • Khơi gợi tinh thần cải tiến liên tục trong tất cả các khâu từ sản xuất đến kinh doanh. Điều này đòi hỏi có sự đồng hành tích cực và chính sách khen thưởng hấp dẫn từ phía ban lãnh đạo.
  • Thường xuyên thực hiện công tác bảo trì TPM trong sản xuất.
  • Truyền thông nội bộ tốt, đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt một cách hiệu quả trong tổ chức.

5. Lợi ích của việc vận dụng TQM trong quản lý

  • Phát hiện, giảm thiểu và loại bỏ các chi phí phát sinh.
  • Tạo ra hệ thống quản lý chất lượng hoàn chỉnh, có sự thống nhất được tham gia vận hành của toàn bộ nguồn nhân lực với mục tiêu hướng đến khách hàng.
  • Đảm bảo có sự chịu trách nhiệm của các bên liên quan về mức độ đạt được các tiêu chuẩn chất lượng của sản phẩm và dịch vụ đầu ra.
  • Hình thành tình thần cải tiến, đổi mới trong quản lý sản xuất.
  • Nâng cao năng suất, hiệu suất làm việc.
  • Tăng tính cạnh tranh và mức độ uy tín thương hiệu trên thương trường.
  • Mở rộng mối quan hệ liên doanh, hợp tác quốc tế.
  • Tạo điều kiện thuận lợi, lý tưởng để quản lý vĩ mô.
  • Tạo ra môi trường làm việc tích cực.

Đọc thêm: Kaizen là gì? 5 lợi ích & cách triển khai phương pháp Kaizen

6. Quy trình áp dụng hệ thống TQM vào doanh nghiệp

mô hình quản lý chất lượng toàn diện tqm
Các bước thực hiện quy trình TQM

Bước 1: Tiếp cận hệ thống quản lý

Ban lãnh đạo trong tổ chức cần có sự thống nhất các phương pháp quản lý, thiết lập và thực hiện các cam kết về chất lượng, thông nhất trong các nhiệm vụ như: mục tiêu, chính sách hoạt động, chiến lược kinh doanh, các chương trình và kế hoạch hoạt động chung. Để hệ thống hóa các nhiệm vụ trong tổ chức, cũng như định hình được dòng chảy công việc một cách cụ thể, doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp Kanban như một công cụ hỗ trợ đắc lực.

Tìm hiểu Kanban là gì? Các nguyên tắc để thực hiện Kanban.

Bước 2: Tổ chức và nhân sự

Bước tiếp theo, doanh nghiệp cần thành lập một ban quản lý chất lượng, có trách nhiệm triển khai và đảm bảo các hoạt động kiểm soát chất lượng luôn được thực hiện. Đào tạo cho đội ngũ nhân viên kỹ năng chuyên môn để xây dựng và áp dụng hệ thống.

Bước 3: Xây dựng chương trình quản lý chất lượng toàn diện

Thực hiện hoạch định chương trình TQM bao gồm các chính sách và quy trình chất lượng với nhiều giai đoạn và thực bước thực hiện cụ thể. Thiết lập mục tiêu chất lượng chi tiết, các yêu cầu về nguồn lực và phân công trách nhiệm cụ thể.

quản lý chất lượng toàn diện tqm
Phát triển quy trình chất lượng toàn diện TQM

Bước 4: Phát động chương trình và lên kế hoạch thực hiện

Thông báo rộng rãi về việc triển khai TQM và thông tin liên quan đến mục tiêu và lợi ích. Hình thành văn hóa tổ chức, thu hút và kêu gọi toàn bộ nguồn nhân lực tham gia để phát huy ta đa hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM.

Bước 5: Đánh giá chất lượng hệ thống TQM

Sử dụng các công cụ và phương pháp đánh giá để đo lường hiệu quả công việc áp dụng hệ thống TQM. Điều này có thể bao gồm việc thu thập dữ liệu và phản hồi từ khách hàng. Qua đó để xác định các vấn đề còn tồn đọng và các thành quả đã đạt được.

Bước 6: Hoạch định chất lượng

Dựa vào kết quả đánh giá ở bước trên để lên kế hoạch cải thiện chất lượng và xác định các biện pháp tác động cần thiết, ở giai đoạn này doanh nghiệp có thể tích hợp các hệ thống quản lý chất lượng như: Six Sigma, TPM… Sau đó, thiết lập kế hoạch hành động cần có tính phù hợp với nhu cầu thực tế, các chương trình được thiết kế có tính toàn diện, tác động tích cực đến nhiều khía cạnh của doanh nghiệp.

Bước 7: Thiết kế hệ thống quản lý chất lượng

  • Xây dựng các quy trình làm việc cụ thể cho từng khía cạnh của mô hình quản lý chất lượng, đáp ứng được toàn diện các yêu cầu của khách hàng. Điều này bao gồm việc thiết kế sản phẩm, xác định quy trình và các tiêu chuẩn chất lượng.
  • Thiết kế chính xác yêu cầu của khách hàng về chất lượng sản phẩm. Đảm bảo quá trình nghiên cứu thị trường, phân tích khách hàng có sự kết nối với quá trình thiết kế và triển khai các hoạt động.
  • Tạo ra những tiêu chuẩn, kỳ vọng chi tiết cho hệ thống kiểm soát chất lượng toàn diện của tổ chức. Điều này đòi hỏi các sản phẩm đầu ra phải đáp ứng được các thiết kế về chất lượng.
hệ thống quản lý chất lượng toàn diện tqm
Thiết kế các công việc liên quan đến hệ thống TQM

Bước 8: Tái cấu trúc hệ thống

Thực hiện thay đổi cơ cấu tổ chức hệ thống để đảm bảo tính hiệu quả và khả năng thích nghi với mô hình quản trị chất lượng toàn diện TQM.

Bước 9: Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM

Xây dựng, duy trì và phát triển mô hình TQM. Đảm bảo rằng các hoạt động đều tuân thủ các tiêu chuẩn quản lý đạt chuẩn quốc tế. Ví dụ như: ISO 9000; ISO 9001; phương pháp sản xuất tinh gọn Lean Manufacturing

Bước 10: Phát triển hệ thống

Duy trì và đảm bảo hệ thống quản trị chất lượng TQM được thực hiện theo chiến lược và mục tiêu đã hoạch định. Các phương pháp thực hiện cần được động bộ quá để các nhân viên trong tổ chức có sự theo dõi, phát hiện và ngăn chặn các sai phạm có thể xảy ra, giảm lãng phí và tối ưu các phương pháp thực hiện.

Bước 11: Duy trì và cải tiến

Luôn cập nhật xu thế để duy trì và hoàn thiện hệ thống quản lý TQM. Sàng lọc những biện pháp, công cụ quản lý năng suất chất lượng phù hợp để ngày càng tối ưu hóa hiệu quả hệ thống.

Bài viết đã cung cấp cho bạn về khái niệm Hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM là gì. Hiểu rõ hơn về các đặc điểm cùng các yếu tố hình thành nên hệ thống.

Cùng với đó, để biết cách ứng dụng những lợi ích của việc vận dụng TQM vào hoạt động quản lý của tổ chức và các bước thực hiện một quy trình quản lý chi tiết và chuyên nghiệp nhất, quý Doanh nghiệp có thể xem ngay các Khóa Học cần trang bị dưới đây:

Đăng ký nhận bản tin

Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS