Phương pháp 5S: Lợi ích, quy trình và yếu tố thực hiện thành công 5S

Tiêu chuẩn 5S là hệ thống được ứng dụng nhiều trên thế giới, trong đó có cả các doanh nghiệp Việt Nam. Bắt nguồn từ Nhật Bản vào năm 1993, mô hình 5S cho tới thời điểm hiện tại vẫn phát huy vai trò to lớn, tác động tích cực đến hiệu suất làm việc của tổ chức. Vậy Phương pháp 5S là gì? Lợi ích, nội dung và các bước để thực hiện quy trình 5S ra sao? Hãy cùng PMS tìm hiểu ngay bài viết dưới đây!

1. Phương pháp 5S là gì?

Phương pháp 5S là hệ thống quản lý và tổ chức nơi làm việc luôn sạch sẽ thoáng mát, các đồ dùng liệu luôn được sắp xếp đúng chỗ, ngăn nắp. Mục đích việc làm này nhằm rút ngắn thời gian lãng phí, nâng cao năng suất và hiệu quả trong công việc được tối ưu nhất.

5S được viết tắt 5 từ trong tiếng Nhật là: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc), Shitsuke (躾 Sẵn sàng). Còn trong Tiếng Anh, 5S được hiểu là: Sort; Straighten (Set in Order); Shine; Standardize; Sustain.

5S có nguồn gốc từ Nhật Bản, áp dụng lần đầu tại Toyota và phát triển nhanh ở các công ty Nhật Bản, sau đó được phổ biến đến nhiều nước khác trong đó có Việt Nam. Hiện nay, có một số nơi đã phát triển lên thành 6S (S thứ 6 là Safety, nghĩa là an toàn), nhưng theo các Chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất tại PMS chia sẻ rằng, chỉ cần hiểu đúng và thực hiện đúng 5S là đã quá đủ cho Doanh nghiệp rồi.

2. Lợi ích của mô hình 5S

Tầm quan trọng của mô hình 5S đã được chứng minh từ lâu qua việc nhiều Doanh nghiệp trên thế giới và cả Việt Nam đã áp dụng thành công phương pháp này. Ví dụ điển hình như Toyota, Honda, Samsung, Vietjet, FPT Corporation, Nhựa Duy Tân, Lafooco…. Lý do doanh nghiệp chọn lựa phương pháp 5S bởi vì những lợi ích mà nó mang lại như:

• Nâng cao năng suất làm việc: Qua việc sắp xếp không gian làm việc hợp lý, phương pháp 5S giúp giảm thiểu thời gian lãng phí trong việc tìm kiếm công cụ và vật liệu cần thiết. Điều này dẫn đến quy trình làm việc trơn tru hơn và sử dụng thời gian hiệu quả hơn.
• Đảm bảo an toàn lao động: Khi nơi làm việc được tổ chức tốt sẽ giảm thiểu các tai nạn như trượt chân, vấp ngã và các sự cố khác. Ngoài ra, 5S có thể giảm thiểu sự cố về thiết bị qua việc bảo trì định kỳ, giúp cho quá trình làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn.
• Giảm lãng phí: 5S giúp doanh nghiệp xác định và loại bỏ các hạng mục và quy trình không cần thiết nhằm giảm lãng phí sản xuất và rút gọn quy trình sản xuất.
• Nâng cao tinh thần: Khi nơi làm việc được sắp xếp hợp lý, sạch sẽ, gọn gàng sẽ tạo ra môi trường tích cực, thoải mái, giúp nâng cao sự hài lòng trong công việc từ đó thúc đẩy tinh thần làm việc cho nhân viên.
• Nâng cao chất lượng sản phẩm: Việc sắp xếp các thiết bị, dụng cụ hợp lý, khoa học sẽ giúp nâng cao chất lượng được nâng cao bằng cách loại bỏ các lỗi liên quan đến lỗi hoặc việc sử dụng thiết bị và nguyên vật liệu không đúng cách.
• Quản lý trực quan dễ dàng hơn: Bằng cách dán nhãn và tổ chức rõ ràng giúp doanh nghiệp dễ dàng phát hiện những điểm bất thường để từ đó có phương pháp hành động nhanh chóng, kịp thời.
• Nâng cao ý thức: Khi các cán bộ công nhân viên đều có ý thức và chấp hành theo đúng tiêu chuẩn 5S, sự đoạn kết sẽ tăng lên. Điều này giúp cho nhân viên cảm thấy họ cũng là một phần quan trọng trong doanh nghiệp, từ đó khuyến khích sự tham gia đóng góp ý kiến.

Để cho doanh nghiệp có cái nhìn rõ hơn về lịch là phương pháp 5S mang lại, PMS sẽ giới thiệu case study khi triển khai thành công 5S tại:

• Dự án tư vấn 5S – Kaizen tại nhà máy Bùi Văn Ngọ: xem tại đây
• Dự án tư vấn 5S – Kaizen tại nhà máy Lafooco: xem tại đây

Nguồn video PMS: chương trình tư vấn 5S tại Lafooco

3. Nội dung của các trụ cột 5S

3.1 Seiri – Sàng lọc

Seiri nghĩa là sàng lọc, phân loại, đây là bước đầu tiên và quan trọng của 5S. Mục đích của Seiri là loại bỏ những vật dụng không cần thiết, dư thừa, lỗi thời và giữ lại những vật dụng cần thiết, ưu tiên tại khu vực làm việc.

Những vật dụng không cần thiết có thể được loại bỏ bằng cách lưu kho, chuyển đến nơi khác hoặc tái chế, vứt bỏ.

Để việc Sàng lọc được diễn ra hiệu quả, bạn cần đáp ứng và thực hiện tốt một số tiêu chí như:

Đầu tiên, bạn cần:

• Cùng với đồng nghiệp quan sát kỹ hơn tại khu vực làm việc.
• Phát hiện và xác định những vật dụng không cần thiết cho công việc của bạn.
• Sau đó thì vứt bỏ (hủy) những cái không cần thiết
• Những thứ không cần thiết cho công việc của bạn hãy loại bỏ chúng.

Sau đó: Nếu bạn và đồng nghiệp của bạn không thể quyết định được những thứ cần thiết sử dụng cho công việc sau này, hãy đánh dấu bằng thẻ đỏ (có thể là nhãn dán hoặc bìa cứng) và điền các thông tin vật dụng vào thẻ đỏ bao gồm: vị trí, mô tả chức năng, ngày gắn thẻ, người sử dụng và để riêng nó ra một nơi.

Cuối cùng: Sau một thời gian, ví dụ 3 tháng, bạn hãy kiểm tra lại xem có ai cần đến cái đó nữa không. Nếu sau 3 tháng không thấy ai cần đến, tức là cái đó không cần cho công việc nữa, bạn có thể loại bỏ nó.

Lưu ý:

• Khi sàng lọc, bạn không được quên những gì để trong ngăn tủ.
• Hủy những cái không cần thiết nhất có thể.
• Khi hủy những thứ thuộc tài sản của tổ chức/doanh nghiệp, bạn nên báo cáo cho người có thẩm quyền biết. Bạn cũng nên thông báo cho những nơi đã cung cấp những nguyên vật liệu, tài liệu thừa đó.
• Khi sàng lọc, hãy tìm mọi nơi, mọi ngóc ngách giống như khi bạn tìm và diệt một con Gián vậy.

3.2 Seiton – Sắp xếp

Sau khi đã Sàng lọc xong, bước thứ hai là Seiton, nghĩa là Sắp xếp các vật dụng hợp lý, khoa học tại nơi làm việc. Mục đích giúp mọi người dễ tìm, dễ di chuyển, dễ lấy, dễ trả lại các thiết bị, dụng cụ để giảm thiểu thời gian lãng phí.

Để thực hiện Seiton, bạn cần:

• Chắc chắn những thứ không cần thiết tại nơi làm việc đã được loại bỏ.
• Những thứ cần thiết, hay sử dụng đặt ở đâu là thuận tiện cho quy trình làm việc nhưng vẫn đảm bảo tính thẩm mỹ, an toàn.

Tiếp theo:

• Trao đổi với các đồng nghiệp về cách sắp xếp, bố trí trên quan điểm thuận tiện, dễ thao tác.
• Chú ý nguyên tắc, cái gì thường xuyên sử dụng thì phải đặt gần người sử dụng để đỡ phải đi lại , cái gì ít dùng hơn thì để xa hơn.
• Hãy phác thảo cách bố trí và trao đổi với đồng nghiệp rồi hãy thực hiện.

Sau đó:

• Bạn phải làm sao cho các đồng nghiệp của mình đều biết được cái gì để ở chỗ nào để tự họ sử dụng mà không phải hỏi ai.
• Tốt nhất là bạn nên có một danh mục các vật dụng và nơi lưu giữ. Hãy ghi chú trên từng ngăn kéo, ngăn tủ, cặp tài liệu để mọi người biết cái gì được lưu giữ ở đó.

Lưu ý:

• Có sự tham gia của tất cả mọi người trong khu vực cần sắp xếp, bố trí.
• Cần sắp xếp phù hợp với nhu cầu sử dụng của tập thể, cá nhân.
• Cần duy trì trật tự đã được sắp xếp thường xuyên, liên tục.

3.3 Seiso – Sạch sẽ

Seiso, nghĩa làm vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc, tập trung vào việc loại bỏ bụi bẩn, chất thải tại khu vực làm việc như nhà xưởng, văn phòng, kho bãi, máy móc, thiết bị, dụng cụ,.. một cách thường xuyên, liên tục. Điều này tạo dựng môi trường làm việc an toàn và sạch sẽ.

Khi thực hiện Seiso, bạn cần nắm những điều sau:

• Đừng đợi đến lúc dơ bẩn mới vệ sinh.
• Hãy quét dọn, vệ sinh nơi làm việc thường xuyên, làm cho những thứ trên đây không còn cơ hội để dơ bẩn.
• Dành 3 cho đến phút mỗi ngày để làm sạch sẽ.
• Bạn và các đồng nghiệp của bạn phải có trách nhiệm với môi trường xung quanh nơi làm việc.
• Những người làm vệ sinh chuyên nghiệp chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng.
• Tốt nhất hãy tự bản thân tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ và an toàn.
• Không xả rác, khạc nhổ bừa bãi nơi làm việc mà hãy tạo cho mình một thói quen sạch sẽ.
• Dọn dẹp, vệ sinh cũng là một hành động kiểm tra, nhất là đối với các nhà máy, công xưởng.

Lưu ý: Ngoài 3-5 phút vệ sinh khu vực làm việc hàng ngày ra, bạn nên có thói quen làm vệ sinh trong tuần, trong tháng. Lợi ích từ Seiso mang lại sẽ lớn hơn nhiều lần so với thời gian bạn bỏ ra.

3.4 Seiketsu – Săn sóc

Theo thời gian, việc thực hiện 3S ở đề cập ở trên có thể đối mặt với nhiều thách thức. Nếu không có sự duy trì, những kẽ hở trong quy trình thực hiện 5S có thể dẫn đến tình trạng doanh nghiệp quay trở lại với trạng thái ban đầu.

Để không lãng phí những nỗ lực đã bỏ ra, bạn không nên dừng lại sau khi đã thực hiện được 3S hãy tiếp tục bước thứ 4 đó là Seiketsu, nghĩa là Săn sóc, hiểu đơn giản là luôn giữ gìn môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp gọn hàng và quy trình, quy định về 5S được thực hiện nghiêm túc, hiệu quả.

Điều này sẽ tạo ra:

• Có hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ, ngăn nắp ở nơi làm việc (cần có lịch làm vệ sinh).
• Phong trào thi đua giữa các Phòng, ban, phân xưởng.

Lưu ý: Cần chỉ rõ tên người chịu trách nhiệm về nơi làm việc; Kiểm tra và đánh giá thường xuyên do thành viên của tổ, nhóm, đội 5S của đơn vị thực hiện; Đừng có tìm chỗ xấu, kém để phê bình mà phải chú ý tìm ra cái hay, cái tốt để khen thưởng động viên họ.

3.5 Shitsuke – Sẵn sàng

Bước cuối cùng trong 5S là Shitsuke, nghĩa là sẵn sàng, mục tiêu tạo ra thói quen, nề nếp, tác phong và ý thức tự giác cho mọi người trong việc duy trì các quy trình 5S. Điều này đảm bảo rằng mọi thành viên trong doanh nghiệp luôn giữ tinh thần sẵn sàng chăm sóc cho môi trường làm việc của họ mà không cần sự nhắc nhở từ cấp trên hay người quản lý.

Vì thế, để đảm bảo quy tắc này, các bạn cần:

• Làm cho mọi người thực hiện 4S một cách tự giác, như là một thói quen hằng ngày.
• Thường xuyên áp dụng cho tới khi mà mọi người đều yêu quý 5S.
• Tạo ra một bầu không khí tích cực để mọi người thấy không thể thiếu 5S, muốn vậy bạn cần phải chú ý:
  • Coi nơi làm việc như là ngôi nhà thứ hai của bạn.
  • Nhận thức được Doanh nghiệp là nơi tạo ra thu nhập cho bạn và cho gia đình.
  • Luôn vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc và biến chúng trở thành nơi làm việc thoải mái, dễ chịu như ở nhà.

Chú ý: Để nâng cao tinh thần Shitsuke (Sẵn sàng) của nhân viên trong doanh nghiệp, vai trò của người phụ trách cực kỳ quan trọng. họ phải là tấm gương về 5S để mọi người noi theo.

Bạn đã bao giờ nghe qua 5S và Kaizen có mối quan hệ gì bạn đã biết chưa? Nếu chưa, hãy cùng tìm hiểu bài viết sự kết hợp 5S Kaizen trong sản xuất.

3. Hướng dẫn thực hiện 5S từng bước

Để hiệu đúng và thực hiện thành công 5S, doanh nghiệp cần triển khai và áp dụng 5S triệt để, có độ phủ lên toàn bộ doanh nghiệp, kho bãi, nhà xưởng… Quy trình thực hiện 5S được thực hiện qua các bước chi tiết dưới đây:

Bước 1: Giai đoạn chuẩn bị

Bước đầu tiên là hình thành phòng ban chịu trách nhiệm chính cho chương trình 5S. Đây là những người trực tiếp làm việc cùng các Chuyên gia về 5S để lập kế hoạch, thiết lập tiêu chuẩn và quy định cần thiết. Họ thường là thành viên của Ban lãnh đạo trong tổ chức, có trách nhiệm về việc triển khai đào tạo, giám sát và đánh giá quá trình thực hiện.

Bước 2: Phát động chương trình

Các tiêu chuẩn 5S cần được áp dụng nghiêm túc, do đó, cần có chương trình phát động phong trào để tinh thần thực hiện 5S được hình thành. Điều này giúp cho đội ngũ nhân viên hiểu được tầm quan trọng, mục tiêu và mong muốn mà ban lãnh đạo đưa ra.

Sau đó, hoạt động tuyên truyền chính sách cần được duy trì thường xuyên, thông qua các hình ảnh, biểu ngữ, các chương trình sự kiện được diễn ra. Giúp đội ngũ nhân viên dễ dàng tiếp cận dễ dàng và hình thành thói quen 5S.

Tiếp theo, hãy tổ chức tuyên truyền chính sách thông qua việc sử dụng hình ảnh, biểu ngữ và các sự kiện tổ chức định kỳ cho nhân viên. Điều này giúp nhân viên tiếp cận thông tin dễ dàng và hình thành thói quen 5S một cách tự nhiên.

Bước 3: Vệ sinh khu vực

Sau khi đã hiểu về 5S, bước tiếp theo là tiến hành vệ sinh khu vực và sàng lọc các công việc, công cụ theo hệ thống đã được thiết kế. Cùng với đó là tổ chức các chương trình thi đua giữa các phòng ban, phân xưởng để phong trào phấn đấu luôn diễn ra thật sôi nổi.

Khi đó, tinh thần của 5S được lan tỏa mạnh mẽ đến từng cá nhân. Trách nhiệm trong công việc cũng được nâng lên đáng kể. Đây là giai đoạn 5S bắt đầu phát huy vai trò và lợi ích của nó.

Bước 4: Sắp xếp những thứ cần thiết

Để phát huy tối ưu phương pháp 5S, cần sắp xếp những thứ cần sử dụng thường xuyên, cần thiết một cách khoa học, hợp lý. Điều này giúp ích rất nhiều trong việc tối ưu hóa quy trình thực hiện 5S.

Bước 5: Duy trì sạch sẽ – săn sóc – sẵn sàng

5S không phải là quá trình thực hiện trong một giai đoạn ngắn, nhưng là công việc luôn phải duy trì và cải tiến liên tục. Trong bước này ban lãnh đạo cần luôn giữ được tinh thần 5S cho các thành viên, phối hợp các hành động để phát huy tối đa hiệu quả công việc.

Có các chương trình tuyên dương và khen thưởng dựa vào kết quả đã đạt được trong quá trình thi đua và thực hiện. Đặc biệt, cần đảm bảo phong trào thi đua gắn liền với các hoạt động thực tế, được thực hiện đúng, đầy đủ và có trách nhiệm. Lúc này, phong trào 5S mới trở nên có ý nghĩa.

Bước 6: Đánh giá mức độ hiệu quả áp dụng 5S

Khi các công tác trong hoạt động 5S đã mang lại hiệu quả, doanh nghiệp không nên phớt lờ mà cần luôn duy trì được sự quan tâm. Thông qua việc đánh giá các kết quả đầu ra, thu nhận các số liệu và thành tích đã đạt được, xem đó như một mức chuẩn để đánh giá cho những lần thực hiện kế tiếp.

Công đoạn đánh giá không chỉ so sánh trong quy mô nội bộ. Ban triển khai 5S cần có tầm nhìn sâu rộng để đánh giá các đổi thủ và thị trường. Đối chiếu quy mô, so sánh các ưu và nhược điểm. Qua đó rút ra bài học để ngày càng cải tiến mức độ hiệu quả áp dụng 5S vào doanh nghiệp

-> Đọc thêm: 5S có tính năng gì trong hệ thống Warehouse Management System

5. Doanh nghiệp nào nên áp dụng phương pháp 5S?

Phương pháp 5S được áp dụng với nhiều loại hình Doanh nghiệp tại Việt nam như sản xuất, y tế, dịch vụ, giáo dục,… Vì thế bất cứ Doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng quy trình 5S để giúp tăng năng suất và cải thiện môi trường làm việc.

Đối với các Doanh nghiệp có môi trường làm việc phúc tạp, nhiều trang thiết bị máy móc, công cụ hoặc sản phẩm phải tuân theo quy định an toàn, đảm bảo chất lượng và môi trường thì áp dụng phương pháp 5S cần đặc biệt quan tâm.

Ngoài ra, đối với các Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý môi trường làm việc, chi phí sản xuất cao, có nhiều lãng phí trong sản xuất hoặc muốn gia tăng năng suất có thể áp dụng phương pháp 5S để cải thiện những điều đó.

Nếu những Doanh nghiệp chưa hiểu và chưa biết cách áp dụng 5S hiệu quả, hãy tìm hiểu qua chương trình tư vấn 5S – Kaizen tại Doanh nghiệp do chính Đội ngũ Chuyên gia của PMS hỗ trợ tư vấn nhé.

6. Yếu tố giúp doanh nghiệp áp dụng 5S thành công

Áp dụng thành công 5S không phải là chuyện có thể thực hiện trong 1,2 ngày đây là quá trình đòi hỏi sự nỗ lực của nhiều cá nhân trong thời gian dài. Nếu chỉ xem kết quả mang lại ban đầu là sự thành công thì có vẻ bạn đã quá sai lầm. Điều quan trọng ở đây là cần duy trì các bước thực hiện 5S được áp dụng như một vòng lặp, xem nó như một công việc thường xuyên phải thực hiện trong ngày.

Mỗi doanh nghiệp tùy theo từng đặc điểm mà có các yếu tố áp dụng khác nhau. Qua quá trình đào tạo và tư vấn, PMS rút ra một số điều có thể giúp đa số doanh nghiệp có thể áp dụng 5S hiệu quả hơn như:

6.1 Sự tham gia, hỗ trợ từ ban lãnh đạo

Cần có sự cam kết rõ ràng các mục tiêu và chiến lược được hoạch định đúng hướng, khi đó việc vận dụng 5S mới có thể mang lại hiệu quả. Ban quản lý là những người trực tiếp tham gia giám sát, đánh giá hiệu suất quy trình và ghi nhận các phản hồi từ người lao động. Họ cũng đem lại sự hỗ trợ chuyên môn kịp thời để giúp nhân viên có thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

6.2 Phối hợp giữa các phòng ban

Tạo điều kiện cho các phòng ban có thể hiểu rõ các đặc điểm đặc thù trong công việc của nhau. Đây là cơ hội tốt giúp họ sáng tạo các cách thức để tối ưu hóa sự kết nối và chuyển dịch trong quy trình.

6.3 Tinh thần của đội ngũ nhân viên

Nâng cao tinh thần trách nhiệm và tự giác là yếu tố cốt lõi để doanh nghiệp có thể duy trì được 5S. Thay vì truyền tải và ép buộc nhân viên phải tham gia, hãy xây dựng các chương trình khuyến khích và khen thưởng hấp dẫn.

Tạo ra sự hào hứng và tự nguyện trong công việc giúp đem lại nhiều ý tưởng hay, nó cũng là cơ hội giúp gia tăng mối quan hệ và tinh thần đoàn kết trong đội nhóm. Suy nghĩ tích cực với mô hình 5S, thông qua hành động và trở thành một thói quen.

6.4 Công tác đánh giá tiến độ

Đừng mải mê với những kết quả tốt, hay ghi nhận nó và cả những điều chưa hoàn thành tốt. Công tác này cần được thực hiện định kỳ để giúp thu thập những dữ liệu quý giá. Hỗ trợ cho công tác xây dựng chiến lược và các bước cải tiến trong thời gian tiếp theo.

6.5 Cải tiến liên tục

Doanh nghiệp không thể dậm chân ở mãi một chỗ, vì vậy các tiêu chuẩn luôn phải được cải tiến liên tục qua từng giai đoạn, điều này không bao giờ là vô ích cả. Nhìn vào các doanh nghiệp của Nhật Bản và học hỏi, cho thấy lý do tại sao yếu tố này lại quan trọng đến như vậy.

Qua đó, có thể thấy phương pháp 5S rất quan trọng trong việc tối ưu hóa nơi làm việc. Nó giúp tăng năng suất làm việc, chất lượng sản phẩm, tạo ra môi trường làm việc an toàn, nhất quán giữa mọi người và nhiều lợi ích khác. Để áp dụng đúng 5S, doanh nghiệp liên hệ ngay với Học Viện PMS qua Hotline 0965 845 468 hoặc gửi yêu cầu tư vấn qua email info@pms.edu.vn để được hỗ trợ tư vấn.

Bên cạnh đó, PMS còn cung cấp khóa học 5S Kaizen, mang đến cho Học viên từ kiến thức nền tảng như hiểu được 5S là gì? Đến các nội dung chuyên sâu về quy trình và các giai đoạn để thực hiện hiệu quả các tiêu chuẩn 5S. Nhanh tay đăng ký ngay để được nhận ưu đãi Học miễn phí ngay nhé!

Tham khảo các bài viết có liên quan:

• Kanban là gì? Ứng dụng phương pháp Kanban trong sản xuất
• Lean Manufacturing là gì? Lợi ích của mô hình sản xuất tinh gọn
• Các nguyên tắc khi áp dụng phương pháp Six Sigma
• Phương pháp duy trì và bảo trì năng suất toàn diện