Lưu kho là gì? Phân loại và cách tính các loại chi phí lưu kho

Lưu kho là gì? Đây là một khái niệm cực kỳ quan trọng trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong quản trị kho bãi. Việc hiểu rõ về lưu kho không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình vận chuyển và lưu trữ mà còn giảm thiểu chi phí và tăng cường hiệu quả sản xuất. Tại bài viết này, PMS sẽ giúp bạn hiểu rõ về khái niệm, các loại hình lưu kho, công dụng của nó, cùng với đó là các khoản chi phí và cách tính chi phí lưu kho chính xác nhất. Cùng tìm hiểu ngay nhé!

Lưu kho là một công tác trong quản trị kho bãi
Lưu kho là một công tác trong quản trị kho bãi

1. Lưu kho là gì?

Lưu kho là quá trình dự trữ hàng hóa trong kho hàng trước khi thực hiện quá trình sản xuất hay vận chuyển. Nó bao gồm việc tổ chức và quản lý tất cả các sản phẩm trước khi phân phối. Các doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ kho để lưu trữ hàng hóa của họ hoặc thuê một cơ sở lưu trữ. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, họ có thể chọn lựa lưu trữ tại một garage hoặc phòng kho trong tòa nhà. Cụ thể, ta thường bắt gặp một số hình thức lưu kho bao gồm:

  • Lưu kho riêng: Đây là khi một doanh nghiệp sở hữu hoặc thuê độc quyền một không gian kho. Và thậm chí một số doanh nghiệp có thể cho thuê các không gian dư thừa của họ cho người khác.
  • Lưu kho công cộng: Kho công cộng là nơi các doanh nghiệp thuê để lưu trữ hàng hóa. Các cơ quan nhà nước hoặc tập đoàn lớn có thể sở hữu kho và cho thuê không gian cho các đơn vị khác.
  • Lưu kho hợp tác: Là một không gian mà các bên khác nhau có hợp đồng hợp tác và dùng chung với nhau. Họ có thể cho thuê các cơ sở kho khác nhau cho các doanh nghiệp chia sẻ không gian.
  • Trung tâm phân phối: Là nơi tiếp nhận hàng hóa và sau đó di chuyển chúng đến một vị trí mới. Các công ty lớn thường có nhiều trung tâm phân phối ở các địa điểm khác nhau.

2. Công dụng của lưu kho mà doanh nghiệp cần lưu ý

2.1 Tổ chức lưu trữ hàng hóa hiệu quả hơn

Thông thường, doanh nghiệp lưu kho tốt thường có khả năng tổ chức hàng hóa hiệu quả hơn. Điều này cho phép họ áp dụng các phương pháp theo dõi tồn kho hoặc lưu trữ để hiểu được số lượng và giá trị của hàng tồn kho hiện tại. Hoạt động lưu kho ổn định cũng có thể giúp nhân viên kho tìm và đóng gói hàng hóa cho việc vận chuyển một cách hiệu quả hơn.

2.2 Quản lý hiệu quả nguồn lao động

Hoạt động lưu kho được tổ chức và có hệ thống theo dõi hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu lao động của mình. Điều này giúp họ dự báo số lượng nhân viên kho hàng cần thiết trong thời điểm hiện tại và trong các mùa cao điểm để có thể lên kế hoạch tuyển dụng và đào tạo hợp lý.

2.3 Tối ưu chi phí

Việc sở hữu phương pháp lưu kho ổn định có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hơn nhiều so với việc thuê một không gian lưu kho bên ngoài. Bằng cách tự quản, tổ chức có thể điều chỉnh tùy ý không gian của mình sao cho phù hợp nhất với hoạt động kinh doanh. Đây là điều kiện giúp tối ưu chi phí vận hành công tác lưu kho.

2.4 Vấn đề an toàn

Sở hữu không gian lưu kho phù hợp có thể giúp các doanh nghiệp bảo vệ hàng hóa an toàn. Doanh nghiệp có thể tính toán đến những nhu cầu đặc biệt của các sản phẩm bằng cách thêm khu vực lưu trữ lạnh hoặc điều chỉnh nhiệt độ. Các quản lý kho cũng có thể kiểm soát các quy định an toàn và đào tạo, đảm bảo sự an toàn cho hàng hóa và nhân viên của họ.

Vấn đề an toàn khi lưu kho
Vấn đề an toàn khi lưu kho

2.5 Vận chuyển nhanh hơn

Bằng cách lựa chọn các trung tâm phân phối để lưu kho, các doanh nghiệp có thể gửi hàng nhanh hơn. Họ cũng có thể lưu hàng tại các kho gần với khách hàng để làm cho quá trình giao hàng nhanh chóng hơn.

2.6 Dễ dàng xử lý đơn trả hàng

Xử lý các đơn hàng bị hủy có thể là một thách thức đối với một số doanh nghiệp. Tuy nhiên, lưu kho hiệu quả sẽ cho phép doanh nghiệp luôn chủ động khu vực cho việc lưu trữ hàng hóa bị trả lại. Qua đây cũng cho phép các doanh nghiệp cung cấp thêm dịch vụ hoàn trả hàng để tạo ra lợi thế cạnh tranh.

Xem thêm: 9 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

3. Các loại chi phí lưu kho hiện nay

4 loại chi phí lưu kho
4 loại chi phí lưu kho

Việc lưu kho hàng hóa đòi hỏi doanh nghiệp phải tiêu tốn một nguồn chi phí. Đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập, họ có thể gặp khó khăn để dự báo. Vì vậy, PMS sẽ giúp bạn tìm hiểu một số chi phí thường phát sinh khi thực hiện lưu kho như sau:

3.1 Chi phí vốn

Một trong những khoản chi phí lưu kho lớn nhất mà doanh nghiệp phải đầu tư là chi phí vốn. Điều này bao gồm lãi suất và chi phí cơ hội mà doanh nghiệp phải trả khi lưu trữ hàng tồn kho. Hiểu đơn giản, chi phí vốn chính là số tiền mà doanh nghiệp phải chi trả để nắm giữ hàng tồn kho của mình.

Trong trường hợp này, chi phí vốn sẽ được thể hiện dưới dạng tỷ lệ phần trăm của tổng giá trị hàng tồn kho hiện đang được lưu trữ. Ví dụ, doanh nghiệp ước tính rằng chi phí vốn chiếm 25% tổng chi phí tồn kho. Điều này có nghĩa là chi phí vốn của họ là 25% x 50.000 đô la = 12.500 đô la.

3.2 Chi phí quản lý hàng tồn kho

Chi phí quản lý hàng tồn kho đề cập đến các chi phí phát sinh từ việc quản trị hàng tồn kho của một doanh nghiệp như chi phí liên quan đến nhân công, công nghệ thông tin, các ứng dụng phân loại và đặt hàng, giám sát và kiểm tra hàng tồn kho.

3.3 Chi phí rủi ro

Trong quá trình lưu kho hàng hóa, doanh nghiệp không đảm bảo được sự quản lý chặt chẽ dễ gặp phải các trường hợp rủi ro không mong muốn. Đó có thể là sự hao hụt, mất mát, hư hỏng hàng hóa không mong muốn, điều này gây tổn hại lớn đến chi phí hàng hóa.

Rủi ro từ sự suy giảm giá trị hàng hóa tại thời điểm bán cũng là một chi phí phải cân nhắc, có thể trong thời gian lưu kho hàng hóa của bạn bị giảm mất đi một phần giá trị của chính nó.

Ngoài ra, các doanh nghiệp thường phải mua các chính sách bảo hiểm. Chi phí mua các chính sách bảo hiểm này cũng sẽ được tính vào chi phí rủi ro.

3.4 Chi phí không gian lưu trữ

Chi phí không gian lưu trữ trong lưu kho bao gồm chi phí thuê kho, mua sắm thiết bị và xây dựng kho, bảo trì và bảo dưỡng thiết bị… Điều này là một phần quan trọng của việc tính toán chi phí tổng thể và tối ưu hóa hiệu suất của hoạt động lưu kho.

Theo đó, chi phí lưu kho này bao gồm cả chi phí cố định và chi phí biến đổi. Trong đó, chi phí thuê kho là cố định, còn chi phí bảo trì và sửa chữa chỉ xuất hiện khi có phát sinh xảy ra.

Đọc thêm: Hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì? Tính năng & Lợi ích

4. Cách tính chi phí lưu kho như thế nào?

4.1 Dựa vào Pallet

Cách tính theo Pallet là phương pháp đơn giản và phổ biến nhất trong việc tính toán chi phí lưu kho. Khi sử dụng phương pháp này, chi phí sẽ được tính dựa trên số lượng pallet mà hàng hóa của bạn chiếm giữ trong kho. Điều này có nghĩa là chi phí sẽ tăng lên khi số lượng pallet tăng và giảm đi khi số lượng pallet giảm.

4.2 Dựa vào thể tích và diện tích

Tuy nhiên, nếu hàng hóa của bạn có kích thước và trọng lượng khác nhau, việc tính toán theo Pallet có thể không phản ánh chính xác chi phí lưu kho. Trong trường hợp này, việc tính toán dựa trên thể tích và diện tích của hàng hóa sẽ là phương pháp hiệu quả hơn.

Bằng cách này, chi phí sẽ được tính dựa trên không gian thực tế mà hàng hóa của bạn chiếm giữ trong kho. Điều này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định chính xác về việc sắp xếp và sử dụng không gian kho hiệu quả hơn.

Để tính toán chi phí lưu kho dựa trên thể tích và diện tích, bạn có thể sử dụng công thức sau: 

Tổng chi phí = Diện tích x Chi phí lưu kho trên một mét vuông + Thể tích x Chi phí lưu kho trên một mét khối.

Công thức này sẽ giúp bạn tính toán chi phí dựa trên cả diện tích và thể tích của hàng hóa, đồng thời đưa ra kết quả chính xác hơn so với việc chỉ tính theo Pallet.

4.3 Sử dụng công thức tính chi phí lưu kho

Công thức tổng quát cho chi phí lưu kho có thể được biểu diễn như sau:

Tổng Chi Phí = (Giá Thuê Kho Hoặc Giá Thuê Pallet) x (Số Lượng Pallet hoặc Thể Tích/Diện Tích Hàng Hoá)

Công thức để tính chi phí lưu kho
Công thức để tính chi phí lưu kho

Ngoài ra, để tính toán chi phí lưu kho hiệu quả, bạn cần xem xét các yếu tố khác như thời gian lưu trữ, loại hàng hóa và điều kiện bảo quản trong kho. Những yếu tố này sẽ ảnh hưởng đến chi phí lưu kho và cần được tính toán cẩn thận để đưa ra quyết định tối ưu cho doanh nghiệp của bạn.

Mong rằng bài viết đã giúp bạn hình dung được lưu kho là gì, hiểu được tầm quan trọng của lưu kho dẫn đến sự thành công của doanh nghiệp hiện nay. Từ việc tối ưu không gian lưu trữ đến đảm bảo chất lượng và hiệu quả vận hành, mọi khía cạnh đều cần được xem xét kỹ lưỡng. Áp dụng các phương pháp và công nghệ tiên tiến giúp tối ưu hóa quy trình quản lý kho và tăng cường hiệu suất hoạt động.

Với sự phát triển của kinh tế và công nghiệp, kiến thức và kỹ năng quản trị kho bãi là yếu tố quan trọng để cạnh tranh và thành công. Tại PMS khóa học quản trị kho bãi sẽ cung cấp cho bạn một nền tảng kiến thức chuyên sâu, chiến lược hiệu quả và công cụ thực tiễn để vượt qua thách thức trong quản lý và tối ưu hóa công việc lưu kho.

Đăng ký nhận bản tin

Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS

    Trả lời

    Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *