Hàng tồn kho là gì? Vai trò và phương pháp quản trị hàng tồn kho

Quá trình cung – ứng là việc trao đổi hàng hóa, sản phẩm giữa doanh nghiệp với đối tác/người tiêu dùng. Nhưng thực tế, không phải lúc nào doanh nghiệp cũng cân bằng được số lượng nhập xuất hàng hóa. Giải pháp mà các doanh nghiệp thường áp dụng để đảm bảo cho việc hàng hóa luôn có đủ để bán ra thị trường hoặc nguyên vật liệu để phục vụ cho quá trình sản xuất đó là hàng tồn kho.

Vậy làm sao để doanh nghiệp có thể quản trị hàng tồn kho hiệu quả, giảm chi phí lưu trữ tồn kho và luôn có đủ lượng hàng hóa hợp lý khi cần. Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho, hay hàng lưu kho là tất cả những hàng hóa, sản phẩm hoặc nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đang dự trữ trong kho để phục vụ cho quá trình sản xuất hoặc chờ để bán ra thị trường trong tương lai.

Hàng tồn kho được chia ra làm 3 loại là nguyên vật liệu thô, bán thành phẩm và thành phẩm, cụ thể:

• Nguyên vật liệu thô là những vật liệu chưa qua chế biến được sử dụng để sản xuất hàng hóa.
• Bán thành phẩm là những sản phẩm đã qua một số công đoạn sản xuất nhưng chưa hoàn chỉnh và cần phải tiếp tục để hoàn thành ra sản phẩm cuối cùng.
• Thành phẩm là những sản phẩm đã hoàn thiện qua quá trình sản xuất, đạt chất lượng theo tiêu chuẩn và sẵn sàng bán ra thị trường để tiêu thụ.

Doanh nghiệp xem hàng tồn kho là tài sản lưu động ngắn hạn. Vì thế, nếu doanh nghiệp có tỷ lệ lượng tồn kho cao nghĩa là đang rơi vào tình trạng nguồn vốn đầu tư đang “đóng băng” và không tạo ra lợi nhuận, gây tốn kém chi phí thuê kho. Còn nếu tỷ lệ tồn kho thấp thì sẽ dẫn đến tình trạng doanh nghiệp không đủ hàng để bán ra hoặc gây ra gián đoạn sản xuất khi thiếu nguyên vật liệu.

Vậy để làm sao để quản trị hàng tồn kho hiệu quả? Hãy xem tiếp nội dung bên dưới!

Quản trị hàng tồn kho là gì?

Quản trị hàng tồn kho là một công việc cực kỳ quan trọng với doanh nghiệp, bao gồm các hoạt động theo dõi, kiểm soát và dự đoán được tình hình biến động nhu cầu thị trường. Mục tiêu là giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí tồn kho, đảm bảo cung cấp đủ hàng hóa tại mọi thời điểm để phục vụ người tiêu dùng nhằm tăng năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Quản trị hàng tồn kho cũng giống như việc bạn quản lý thức ăn trong tủ lạnh. Bạn chỉ cần có đủ thức ăn cho gia đình ăn hằng ngày, chứ không muốn để trữ quá nhiều dẫn đến việc thức ăn để lâu bị hư phải bỏ đi.

Vai trò của quản trị hàng tồn kho

Quản trị hàng tồn kho có những vai trò chính sau đây:

• Đảm bảo hàng hóa tồn kho luôn đủ để bán ra thị trường và không bị gián đoạn sản xuất.
• Dự trữ cần phải loại trừ các rủi ro như hàng bị tồn đọng, lưu kho lâu giảm chất lượng, hết hạn sử dụng do tồn kho quá lâu.
• Cần có kế hoạch để cân đối lượng hàng tồn giữa các khâu Thu mua – Dự trữ – Sản xuất – Tiêu thụ.
• Tối ưu hóa lượng hàng lưu kho nhằm tăng hiệu quả kinh doanh và giảm chi phí đầu tư cho doanh nghiệp.

Để hình dung vai trò của quản trị hàng tồn kho, chúng tôi sẽ đưa ra ví dụ cụ thể sau:

Nhà cung cấp nguyên vật liệu có chương trình ưu đãi đặc biệt, chẳng hạn như giảm 50% giá bán với điều kiện lượng hàng mua phải rất lớn hoặc thanh toán tiền mặt. Đương nhiên xét về góc độ giá cả, đây là một cơ hội lý tưởng để Doanh nghiệp của bạn giảm giá nguyên vật liệu mua vào, từ đó gia tăng lợi nhuận.

Tuy nhiên, về góc độ quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp thì có nhiều vấn đề cần phải xem xét như:

• Liệu kho hàng có đủ diện tích chứa hàng hóa nhiều như vậy?
• Cơ sở vật chất, máy móc sản xuất, trang thiết bị có đủ để đáp ứng lượng nguyên vật liệu/hàng hóa này?
• Liệu nhu cầu thị trường trong thời gian tới có tiêu thụ hết lượng hàng hóa này trước khi chúng hết hạn/lỗi thời không?
• Nếu thời gian tồn kho hàng quá lâu, phải tính đến các thất thoát và rủi ro hàng tồn kho. Chi phí để quản lý, bảo quản hàng trong thời gian này là bao nhiêu?
• Doanh nghiệp cần một khoản tiền lớn để thanh toán chi phí mua vào nguyên vật liệu. Trong khi đó có thể dùng tiền này để đầu tư, chi trả cho các hoạt động khác, vậy đầu tư nào sẽ có lợi hơn?

Thông qua hoạt động quản trị tồn kho, doanh nghiệp sẽ có quyết định nhập lượng nguyên vật liệu/hàng hóa thế nào hợp lý, vừa chớp lấy cơ hội giảm chi phí mua vào, nhưng vẫn phải đảm bảo quá trình lưu trữ, sản xuất, bán sản phẩm ra thị trường diễn ra xuyên suốt và ổn định.

► Xem thêm: Những vấn đề trong quản lý kho và cách khắc phục hiệu quả

Các hoạt động trong quản trị hàng tồn kho

Quản trị hiện vật hàng tồn kho

Hoạt động này tập trung vào vấn đề bảo quản vật chất của hàng tồn kho. Theo đó, Doanh nghiệp sẽ lựa chọn hình thức lưu kho, diện tích lưu trữ nào phù hợp, an toàn và tiết kiệm nhất. Các phương tiện, thiết bị máy móc (xe nâng tay, xe nâng máy, xe tải vận chuyển,…) cần cho kho hàng cũng được cân nhắc mua để tăng cường hiệu quả sản xuất, lưu trữ, vận chuyển.

Hàng tồn kho được bảo quản về vật chất, chất lượng tốt sẽ là yếu tố giúp Doanh nghiệp nhận được thêm điểm cộng từ khách hàng, tăng tính cạnh tranh trên thị trường.

Quản trị kế toán của tồn kho

Kế toán kho áp dụng các phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, thẻ kho và biểu mẫu để tính toán lượng hàng tồn kho cũng như kiểm soát hàng tồn kho tốt hơn. Đồng thời cần kết hợp kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên hoặc định kỳ để nắm bắt kịp thời tình trạng hàng hóa trong kho, tìm hướng khắc phục.

Bên cạnh đó, cần lập báo cáo về tình trạng hàng tồn kho bao gồm số lượng hàng hóa, giá trị và vòng quay hàng tồn kho.

Quản trị kinh tế của hàng tồn kho

Đảm bảo cân đối giữa hai mục tiêu:

• Mục tiêu an toàn: Cần dự đoán được nhu cầu của khách hàng để có kế hoạch phù hợp cho việc dự trữ phù hợp để tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa trong kho.
• Mục tiêu tài chính: Cần giảm đến mức tối thiểu lượng hàng lưu trữ để giảm chi phí kho hàng, giảm số tiền tồn động trong hàng tồn kho.

► Xem thêm: Hướng dẫn quy trình quản lý kho hàng

Một số phương pháp quản lý hàng tồn kho phổ biến

Phương pháp phân tích ABC

Đây là một phương pháp phân loại sản phẩm và nguyên vật liệu trong hoạt động quản trị hàng tồn kho. Cụ thể, trong phương pháp ABC có 3 nhóm hàng tồn kho cơ bản dựa trên các mức độ quản lý khác nhau:

• Nhóm A: Các nguyên vật liệu, hàng hóa tồn kho cần kiểm soát chặt chẽ, kiểm tra thường xuyên vì hàng giá trị lớn, nên mua số lượng nhỏ. Chu kỳ kiểm toán nên thường xuyên, thông thường là 1 tháng/lần. (chiếm khoảng 70% lượng hàng tồn kho)
• Nhóm B: Các nguyên vật liệu, hàng hóa tồn kho cần kiểm soát ở mức vừa phải vì giá trị trung bình. Thời gian kiểm tra khuyến khích là hàng quý, 3 tháng/lần. (chiếm khoảng 25% tổng lượng hàng tồn kho)
• Nhóm C: Các nguyên vật liệu, hàng hóa tồn kho chỉ cần kiểm soát ở mức độ tương đối đơn giản. Thông thường hàng nhóm C giá trị không lớn nhưng lại có tỉ trọng cao trong hàng tồn kho, thường 6 tháng/1 lần. (chiếm khoảng 5% lượng hàng tồn kho)

Nhờ phương pháp phân tích ABC, công tác quản trị hàng tồn kho tại doanh nghiệp được chính xác và hiệu quả hơn nhờ cơ chế phân loại rõ, đánh giá trọng tâm để đầu tư nguồn lực, mỗi loại hàng tồn kho sẽ có phương án quản lý phù hợp.

Mô hình EOQ – Số lượng đặt hàng kinh tế

Không phải bạn muốn mua số lượng nguyên vật liệu/hàng hóa vào bao nhiêu cũng được, vì rất dễ xảy ra tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc quá ít. Vì thế mà mô hình EOQ sẽ là giải pháp để doanh nghiệp quản trị hàng hóa tồn kho hiệu quả.

EOQ (Economic Order Quantity) là một phương pháp dùng để tính toán số lượng đặt hàng tối ưu nhất để mua vào lưu trữ cho mỗi lần nhằm mục đích giảm chi phí đặt hàng và lưu kho. Có 3 yếu tố chính cần xác định trong mô hình EOQ là nhu cầu hàng hóa, chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho.

Mô hình POQ – Sản lượng đặt hàng theo sản xuất

Mô hình POQ (Production Order Quantity) tập trung vào việc xác định số lượng hàng hóa/ sản phẩm cần sản xuất trong mỗi chu kỳ, phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất theo lô hàng lớn và liên tục.

Mục đích của POQ là quản lý lượng hàng dự trữ trong kho dựa trên nhu cầu sản xuất thực tế, từ đó giảm thiểu chi phí lưu kho, tối ưu hóa quy trình sản xuất và đáp ứng được nhu cầu ngày càng biến động của người tiêu dùng.

Mô hình JIT (Just-in-Time)

Mô hình JIT còn gọi là “Sản xuất kịp thời” là cách quản lý hàng tồn kho thông minh, phổ biến tại một số doanh nghiệp tại Việt Nam. Thay vì chất hàng đống nguyên vật liệu trong kho, JIT giúp doanh nghiệp cung ứng hàng hóa dựa vào việc sản xuất đúng sản phẩm, đúng số lượng và đúng thời điểm.

Nhờ phương pháp JIT mà doanh nghiệp tiết kiệm được khoản chi phí lớn liên quan tới thuê kho, lưu kho, hao hụt hàng hóa hư hỏng do để lâu và nguồn vốn bị đóng băng. Song song đó là tăng cường hiệu quả sản xuất, tăng năng suất và cải thiện chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu khách hàng ngay lập tức.

Phương pháp FIFO và LIFO

FIFO là phương pháp quản lý tồn kho dựa theo nguyên tắc hàng hóa nào nhập trước thì được xuất kho trước. Thường được áp dụng với những mặt hàng có thời hạn sử dụng ngắn hạn hoặc dễ bị lỗi thời theo thời gian (ví dụ như quần áo, giày dép,..)

Còn phương pháp LIFO là nhập sau xuất trước, nghĩa là những lô hàng được nhập vào kho cuối cùng sẽ được bán ra đầu tiên. Thường được sử dụng trong thời kỳ lạm phát hoặc sản phẩm không bị ảnh hưởng nhiều bởi thời gian. (ví dụ như vật liệu xây dựng)

Qua đây, để giúp bạn tìm hiểu sâu hơn nữa về hàng tồn kho, PMS đã xây dựng và giới thiệu đến bạn khóa học quản lý hàng tồn kho và hoạch định nhu cầu vật tư. Đây chắc chắn sẽ là cơ hội giúp bạn khám phá thêm nhiều điều thú vị liên quan đến công việc quản trị hàng tồn kho trong thời kỳ hiện nay và tương lai. Vui lòng liên hệ với chúng tôi để nhận nội dung chương trình và phí ưu đãi!