Trong lĩnh vực sản xuất, các doanh nghiệp luôn gặp phải những vấn đề trong quản lý kho mà không biết phải xử lý như nào cho hiệu quả. Bởi một điều hiển nhiên phải thừa nhận rằng không phải quá trình quản lý nào cũng diễn ra một cách suôn sẻ mà thường phải đối mặt với các khó khăn. Trong bài viết này, PMS sẽ chỉ ra những khó khăn trong quản lý kho và những giải pháp để khắc phục những vấn đề này một cách hiệu quả. Cùng tìm hiểu ngay nhé!

Các khó khăn trong vấn đề quản lý kho của doanh nghiệp
Không cập nhật lượng hàng tồn kho thường xuyên
Một trong những vấn đề trong quản lý kho thường gặp nhất đó là không có phương án theo dõi và cập nhật thông tin về hàng tồn kho định kỳ nên gây ra nhiều vấn đề, dễ xảy tình trạng lãng phí tài nguyên và chi phí khi lượng hàng tồn đọng quá lâu mà không được sử dụng. Điều này rất có thể ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng và bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh.
Không cập nhật lượng hàng tồn kho định kỳ còn gây ra sự thiếu hụt về lượng hàng dự trữ, dẫn đến tình trạng không đảm bảo đủ thành phẩm để đáp ứng nhu cầu sản xuất hay kinh doanh, ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình cập nhật hàng tồn kho định kỳ, áp dụng hệ thống quản lý kho chuyên dụng để có biện pháp tính toán và kiểm soát hiệu quả nhất. Việc này giúp đảm bảo tính chính xác trong quản lý kho, từ đó tối ưu hóa hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
Chưa tối ưu việc lưu trữ và sắp xếp hàng hóa

Việc không tối ưu hóa quy trình lưu trữ và sắp xếp hàng hóa, nguyên vật liệu có thể gây ra nhiều hậu quả đáng tiếc cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Khi hàng hóa không được sắp xếp một cách ngăn nắp, doanh nghiệp sẽ gây lãng phí không gian lưu trữ, gây mất thời gian và khó khăn trong khi tìm kiếm và lấy hàng hóa.
Hơn nữa, việc sắp xếp không chuẩn chỉnh có thể gây tổn thất do hỏng hóc hoặc nguyên liệu quá thời hạn sử dụng. Điều này không được phát hiện kịp thời sẽ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và vị thế doanh nghiệp đối với khách hàng.
Nhãn mác, nguồn gốc hàng hóa không đảm bảo
Mặc dù các hàng hóa trước khi được xuất, nhập vào kho đều phải có C/O (giấy chứng nhận xuất xứ, nguồn gốc). Tuy nhiên, một số Doanh nghiệp không thực sự chú trọng vào việc phân loại về nguồn gốc và nhãn mác hàng hóa. Tốc độ bốc xếp hàng hóa sẽ tăng cao nếu tất cả hàng hóa được phân loại, dán nhãn mác rõ ràng.
Để quy trình cung ứng hàng hóa trở nên chuyên nghiệp và bài bản. Tất nhiên, sẽ không dừng lại ở việc quản lý kho hàng sao cho hiệu quả. Vì còn bao gồm cả quy trình vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa.
Không có kế hoạch quản lý kho hiệu quả
Không xây dựng kế hoạch quản lý kho một cách chi tiết dễ dẫn đến tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa quá mức tồn kho cho phép, tác động trực tiếp đến khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Ngoài ra, việc không có kế hoạch cụ thể có thể gây ra sự bị động, không có phương án ứng biến kịp thời trong trường hợp xảy ra sự cố hoặc biến đổi không mong muốn của thị trường.
Hiểu được điều này, Học Viện PMS cho ra khóa học quản trị tồn kho hiệu quả để giúp các nhà quản trị có kế hoạch quản lý hiệu quả.

Công tác quản lý thủ công mất nhiều thời gian
Để giải quyết tình trạng này, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc giúp tối ưu quy trình quản lý kho như: phân loại, sử dụng ký hiệu nhãn dán rõ ràng, áp dụng nguyên tắc FIFO (First-In-First-Out) trong khi xuất – nhập khẩu hàng hóa, nguyên liệu để mang tính rõ ràng và dễ nắm bắt. Ứng dụng hệ thống quản lý kho chuyên dụng để theo dõi vị trí của hàng hóa.
Đồng thời, lên kế hoạch đào tạo cho nhân viên cách thức vận dụng các hệ thống và phương pháp quản lý, qua đó đảm bảo tất cả hoạt động trong quy trình được diễn ra một cách thuận lợi và đạt hiệu quả.
Lơ là trong công tác kiểm tra hàng hóa
Khi việc quản lý không được thực hiện một cách cẩn thận và chính xác, sẽ dễ gây ra tình trạng sai sót. Sự lơ là trong việc kiểm tra khiến doanh nghiệp không phát hiện được sai sót hoặc hàng hóa bị tổn hại. Ảnh hưởng nghiêm trọng đến mong muốn khách hàng, khiến họ không hài lòng và giảm vị thế doanh nghiệp.
Coi thường việc vệ sinh nhà kho
Nghe có vẻ vô lý nhưng công việc này có nhiều tác động như:
- Môi trường không đảm bảo vệ sinh gây ra nhiều nguy cơ nhiễm khuẩn và ảnh hưởng đến sức khỏe của nhân viên.
- Không duy trì vệ sinh nhà kho có thể khiến hàng hóa bị nhiễm bẩn hoặc hư hỏng, dẫn đến thất thoát tài chính cho doanh nghiệp.
- Môi trường làm việc bẩn gây ra sự không hài lòng, làm giảm sự tập trung và hiệu suất làm việc của nhân viên.
Nhân viên chưa có đủ năng lực để quản trị kho bãi

Nhân viên thiếu năng lực có thể dẫn đến sự quản lý kém hiệu quả, tạo ra tình trạng thất thoát hay hư hỏng thành phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn hàng sản xuất. Hơn nữa, việc không hoàn thành tốt vai trò của 1 số cá nhân trong dây chuyền dẫn đến quy trình quản lý bị đứt đoạn và ảnh hưởng đến cả một hệ thống kho lưu trữ.
Để giải quyết vấn đề này, doanh cần thiết lập các chương trình đào tạo để phát triển và nâng cao năng lực nhân viên được tối ưu nhất. Tại Học viện PMS, chúng tôi rất khuyến khích môi trường học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm, điển hình như khóa học quản trị kho bãi chuyên nghiệp với mục tiêu nâng cao năng lực và hiệu suất trong công tác quản lý kho.
Quên mất hàng trữ kho đang chế tạo
Trên thực tế, có rất nhiều trường hợp một số quản lý dành khoảng 2 tuần vào cuối tháng để đẩy đơn đặt hàng của khách hàng và bỏ bê tiến độ sản xuất các bán thành phẩm (WIP). Điều này dẫn đến việc vào đầu tháng kế tiếp, các đơn hàng sẽ bị bỏ lỡ vì chưa có sản phẩm hoàn chỉnh. Hoặc các sản phẩm được hoàn thiện vội vàng, không chỉnh chu. Dẫn đến những thiếu sót không đáng có. Vì vậy, hãy thực hiện các nhiệm vụ trong tháng theo thứ tự ưu tiên để cân bằng chu trình làm việc.
Giải pháp khắc phục những vấn đề trong quản lý kho
Thực hiện công tác kiểm tra định kỳ
Thực hiện công tác kiểm tra định kỳ là một công việc thiết yếu cần thực hiện để duy trì tính chính xác và an toàn trong của quản lý kho. Điều này đảm bảo lượng hàng tồn kho luôn được nắm bắt một cách bao quát, tránh thất thoát và sai sót trong quá trình lưu trữ.
Tối ưu hóa việc sắp xếp và lưu trữ hàng hóa
Tối ưu hóa việc lưu trữ kho giúp cho việc kiểm tra hàng hóa được diễn ra dễ dàng hơn. Xuất nhập hàng theo nguyên tắc “First In, First Out” (FIFO) và sử dụng hệ thống tích hợp công nghệ hay hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp để định vị nhanh chóng vị trí của từng mặt hàng giúp tối đa hóa thời gian thực hiện công việc.
Sử dụng công cụ quản lý chuyên dụng
Sử dụng công cụ quản lý chuyên dụng như phần mềm quản lý kho giúp tự động hóa quy trình quản lý, từ việc đặt mua đến việc quản lý số hàng tồn kho. Công cụ này giúp giảm thiểu rủi ro quá trình thủ công, tối ưu hóa quy trình để đem lại thông tin chính xác và nhất quán nhất.
Những vấn đề trong quản lý kho luôn là nỗi đau đầu của các doanh nghiệp, tuy nhiên nếu việc thực hiện được thực hiện theo những biện pháp mà PMS đã cung cấp trên như: kiểm tra định kỳ, tối ưu hóa việc sắp xếp và lưu trữ hàng hóa cùng việc sử dụng công cụ quản lý chuyên dụng… Đây sẽ là những biện pháp giúp doanh nghiệp bạn nâng cao hiệu quả trong quá trình quản lý kho. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì mức ổn định và tối đa hóa năng suất sản xuất cũng như kinh doanh, làm nền tảng cho sự phát triển bền vững.
Đăng ký nhận bản tin
Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS