Quản lý kho hàng là gì? Tầm quan trọng và mô tả công việc quản lý kho

Quản lý kho hàng là công việc thiết yếu, có tính chất vô cùng quan trọng dù doanh nghiệp bạn đang hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hay thương mại. Việc quản lý kho hiệu quả sẽ đem lại những giá trị vô cùng to lớn đối với doanh nghiệp.

Là công việc có nhiệm vụ thiết lập sự cân bằng giữa nhu cầu dự trữ hàng hóa cho các hoạt động sản xuất phân phối và yêu cầu giảm chi phí quản lý hàng tồn kho. Vậy cụ thể công việc quản trị kho bãi bao gồm những gì và có những cách nào để doanh nghiệp có thể quản lý kho một cách hiệu quả?

PMS sẽ giúp bạn giải đáp vấn đề này qua bài viết dưới đây! 

1. Quản lý kho hàng là gì?

Quản lý kho hàng là những hoạt động liên quan đến kho bãi của doanh nghiệp, nó bao gồm các hoạt động như: sắp xếp tổ chức, bảo quản và quản lý số lượng hàng hóa… 

Kho hàng được quản lý tốt sẽ đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất, giảm thiểu các chi phí phát sinh và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của nhà máy.

Trong hoạt động thương mại, quản lý tốt kho hàng đảm bảo cho quá trình tiếp thị của công ty luôn được vận hành luôn sẻ, tránh tình trạng thiếu hụt sản phẩm khi cung ứng. Qua đó đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và thị trường.

2. Tầm quan trọng của nghiệp vụ quản lý kho hàng

Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, hàng tồn kho luôn là một trong những loại tài sản có giá trị cao nhất, vì vậy công tác quản lý phải luôn được đảm bảo. Ngoài ra, quản lý kho hiệu quả còn giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm giảm thiểu tình trạng tồn đọng và thất thoát hàng hóa trong quá trình lưu trữ. Cụ thể hơn, dưới đây là 3 lý do thể hiện được tầm quan trọng trong việc quản lý kho hiệu quả:

2.1 Tránh trình trạng thiếu hụt hàng hóa

Quản lý kho thường xuyên sẽ tránh được tình trạng lơ là trong công tác kiểm soát gây thiệt hại doanh số. Do đó, việc quản lý sản phẩm một cách liên tục, minh mạch sẽ giảm thiểu sai sót, duy trì được sự chính xác cao trong công việc. 

Ngoài ra, quản lý và theo dõi sản phẩm giúp doanh nghiệp dự báo được tình trạng biến động trên thị trường, từ đó có những chiến lược tăng – giảm đầu ra để phù hợp với tình hình thực tế.

2.2 Giảm chi phí trong quản lý kho

Nếu hàng hóa trong kho được kiểm tra thường xuyên, có định kỳ thì doanh nghiệp sẽ hạn chế được tình trạng hàng hóa bị quá hạn sử dụng. Nếu để tình trạng này xảy ra, doanh nghiệp sẽ mất đi một lượng doanh thu lớn, ngoài ra còn phát sinh chi phí để xử lý loại hàng hóa này.

Chi phí phát sinh để trả cho người lao động quản lý kho sẽ không cố định mà còn phụ thuộc vào số lượng hàng tồn kho đang lưu trữ. Số lượng càng lớn, sản phẩm quá cồng kềnh là nguyên nhân làm cho khối lượng công việc bị phình ra, chi phí để quản lý theo đó cũng tăng lên đáng kể. 

2.3 Tăng doanh thu và hiệu quả vốn lưu động

Dự trữ nguồn nhiên liệu một cách hoàn hảo là công việc không hề dễ dàng một chút nào. Lưu trữ quá nhiều sẽ gây lãng phí, quá ít lại gây ra thiếu hụt, ảnh hưởng đến năng suất, doanh số bán hàng và khả năng đáp ứng thị trường. Kho hàng được quản lý đúng cách sẽ giúp bạn biết được tình trạng hàng hóa hiện tại, từ đó thiết lập kế hoạch một cách cụ thể, có chiến lược đẩy hàng đi hay nhập hàng vào chính xác.

Báo cáo hàng tồn kho theo lịch trình thời gian cụ thể giúp cửa hàng dễ dàng quản lý xuất-nhập kho và điều chỉnh vốn lưu động. Qua đó, xác định được số lượng nguyên vật liệu cần thiết và dự tính giá thành cho hàng hóa để đưa ra nguồn vốn phù hợp. Quản lý tồn kho hiệu quả còn hỗ trợ chiến lược giảm giá/khuyến mãi cho các hoạt động tiếp thị. 

Tìm hiểu hàng tồn kho gồm những gì?

3. Công việc của nhân viên quản lý kho

Có bao giờ bạn thắc mắc nghiệp vụ quản lý kho hàng là làm gì chưa? Chắc hẳn một số bạn mới đảm nhận công việc này sẽ rất bỡ ngỡ. Dưới đây là 5 công việc cơ bản:

3.1 Sắp xếp hàng hóa, vật tư, nguyên liệu trong kho

• Sắp xếp một cách khoa học các loại hàng hóa và vật tư trong kho
• Lập và cập nhật sơ đồ kho

3.2 Đảm bảo tiêu chuẩn của hàng hóa trong kho

• Sắp xếp hàng trong kho theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất.
• Đối với những hàng hóa mau hư cần quản lý theo nguyên tắc nhập trước, xuất trước.

3.3 Thực hiện các thủ tục xuất nhập hàng

• Tiếp nhận, kiểm tra chứng từ, giấy tờ yêu cầu nhập, xuất hàng, giao hàng hay lưu chuyển hàng hóa theo quy định.
• Thực hiện việc nhập, xuất hàng hóa, vật tư cho cá nhân liên quan.
• Ghi phiếu xuất, nhập kho.
• Theo dõi số lượng hàng hóa xuất, nhập hằng ngày và đối chiếu với mức tồn kho tối thiểu.

3.4 Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu

• Theo dõi số lượng hàng tồn kho tối thiểu hằng ngày và đảm bảo tất cả hàng hóa trong kho phải có định mức tồn kho tối thiểu.
• Đề xuất giám đốc thay đổi định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp với biến động của số lượng hàng xuất, nhập kho.

3.5 Thực hiện các thủ tục đặt hàng

• Lập phiếu yêu cầu mua hàng đối với vật tư phụ, dụng cụ cá nhân.
• Tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy và an toàn kho.
• Đảm bảo các quy tắc phòng cháy chữa cháy trong kho.
• Kiểm tra định kỳ các kệ hàng, tránh ẩm ướt, mối mọt.

> Đọc thêm: Vai trò và tầm quan trọng của quản trị kho bãi với Logistics

4. Top 10 cách để quản lý kho hàng hiệu quả nhất

4.1 An toàn trong quản lý

Hãy đảm bảo các dụng cụ, trang thiết bị được sắp xếp cẩn thận, an toàn, lối đi thông thoáng và được đánh dấu rõ ràng. Ánh sáng cũng là yếu tố quan trọng giúp cho nhân viên tập trung. Vì vậy, hãy đảm bảo kho hàng của bạn đủ ánh sáng thích hợp.

Đảm bảo mọi nhân viên đều được đào tạo, huấn luyện các quy tắc an toàn. Các quy định cần được đảm bảo thực hiện bằng phương pháp nhắc nhở và kỷ luật. Bên cạnh đó, việc kiểm tra kho hàng phải được thực hiện thường xuyên để đảm bảo quy định an toàn lao động.

4.2 Thiết lập kho ở khu vực dễ quan sát

Kho hàng là nơi diễn ra nhiều hoạt động qua lại, điều này cũng tiềm tàng nhiều rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện các công việc tại đây. Vì vậy nếu nhà kho không được đảm bảo các điều kiện thiết yếu như không gian, ánh sáng thì công việc giám sát kho bãi sẽ khó đảm bảo.

Thay vào đó, hãy phân bố và đặt kho hàng ở khu vực thuận lợi, đủ điều kiện làm việc và nhất là ở vị trí dễ dàng quan sát được. Điều này thuận lợi cho công đoạn xuất – nhập hàng hóa, giảm thiểu tối đa thời gian phát sinh và rủi ro trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

4.3 Thiết lập mức tồn kho “hoàn hảo”

Định mức tồn kho là khoảng số lượng hàng hóa có thể được lưu trữ trong kho để duy trì và đảm bảo nguồn cung ứng kịp thời, không bị gián đoạn trong quá trình sản xuất. Vì vậy, vận hành kho hàng hiệu quả là khi bạn kiểm soát được mức hàng luôn nằm trong khoảng tối thiểu và tối đa cho phép, không để mức tồn kho vượt ra bên ngoài quy định. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ này, bạn cần kiểm soát được các tiêu chí như:

• Số lượng nguyên vật liệu đang dự trữ trong kho
• Số lượng đơn đặt hàng của đối tác trong ngắn và dài hạn
• Tình hình nguồn nguyên liệu đầu vào của nhà cung cấp
• Nhu cầu tiêu thụ của khách hàng trong thời gian tới

Nên nhớ rằng, hạn mức tồn kho phải linh hoạt thay đổi dựa trên nhu cầu thực tế. Vì vậy, hãy đảm bảo công tác kiểm tra, giám sát tồn kho được diễn ra có định kỳ để đưa ra dự báo và điều chỉnh phù hợp với nhu cầu thị trường.

4.4 Xem xét các hoạt động điều phối

Để hoạt động trong kho được diễn ra thuận tiện và mạch lạc, bạn nên chú ý đến sự phối hợp của những cá nhân có liên quan, thiết lập công tác điều phối xe ra vào kho, sắp xếp đủ nhân viên tải và giữ hàng cũng như kiểm kê. Điều phối tốt sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí, đảm bảo chất lượng hàng hóa và công việc quản lý.

4.5 Tích hợp mã vạch lên sản phẩm trong kho 

Các doanh nghiệp Việt Nam thường quản lý theo cách truyền thống thế nên việc lưu mã vạch cho từng sản phẩm hầu như chưa được các doanh nghiệp thực hiện. Thế nhưng lợi ích mang lại của công việc này là rất đáng kể.

Thiết lập hệ thống quản lý kho bằng mã vạch giúp cho bạn kiểm soát được từng mặt hàng một cách chi tiết, công tác kiểm soát sự biến động số lượng tồn kho cũng trở nên dễ dàng, tránh được tình trạng sai sót một cách triệt để và hiệu quả.

4.6 Sắp xếp theo kỹ thuật phân tích abc

Phân tích abc nhằm xác định mức độ quan trọng của từng loại hàng hóa trong kho. Qua đó để xây dựng phương pháp quản lý phù hợp cho từng nhóm hàng khác nhau. Nhằm tối ưu hóa tài nguyên và nhân lực trong tổ chức. Dựa trên nguyên tắc Pareto, kỹ thuật phân tích ABC phân chia hàng hóa thành 3 mức độ:

• Nhóm A: Là loại hàng hóa có giá trị cao nhất trong kho, thường chiếm từ 70% tổng giá trị lượng hàng dự trữ.
• Nhóm B: Loại hàng hóa tồn kho có giá trị ở mức trung bình. Chiếm 25% chỉ tiêu bán hàng cho doanh nghiệp
• Nhóm C: Bao gồm mặt hàng có giá trị thấp, chỉ chiếm 5% giá trị so với lượng hàng dự trữ.

Qua việc phân loại, doanh nghiệp biết được mặt hàng nào nên đơn giản hay tập trung trong quá trình sự trữ và phân bổ thời gian cách hợp lý nhất.

4.7 Tính vòng quay hàng tồn kho

Để dự báo được trước thời gian nhập hàng, bạn có thể áp dụng công thức tính vòng quay hàng tồn kho. Phương pháp này thu thập những số liệu có sẵn để đưa ra những dự toán có tính logic về thị trường. Hệ số vòng quay thể hiện số lượng và lần nhập hàng trong một chu kỳ và xác định thời gian tiêu thụ, tính toán ra khoảng thời gian nhập hàng tiếp theo. Dựa vào đó, bạn có những tính toán cho kế hoạch và thời gian nhập hàng phù hợp.

4.8 Áp dụng phần mềm để quản lý 

Quản lý kho là công việc diễn ra thường xuyên, theo một mức độ dày đặc, đòi hỏi doanh nghiệp luôn phải có phương thức cải tiến và đổi mới trong cách thực hiện. Việc triển khai áp dụng các phần mềm hỗ trợ là một phương pháp thiết thực giúp cho việc quản lý kho hiệu quả và thuận tiện hơn, tránh được tình trạng sai sót và mất mát do quá trình ghi chép thủ công bằng tay như trước đây.

4.9 Để mắt tới nhân viên

Trong việc quản lý kho hàng, việc giao tiếp với nhân viên rất cần thiết. Điều này giúp bạn nhìn nhận ra vấn đề hiện tại của nhân viên trước khi xảy ra những việc nghiêm trọng. Ngoài ra, việc tuyển dụng và sa thải nên được tiến hành minh bạch và chặt chẽ, đảm bảo tuyển đúng người, đúng việc.

4.10 Có kế hoạch quản lý kho dự phòng

Muốn kho hàng được quản lý tốt, bạn cần lường trước được những khó khăn sẽ gặp phải. Qua đó xây dựng kế hoạch, biện pháp ứng biến kịp thời. Giữ cho quy trình quản lý, dự trữ luôn được duy trì tối đa hiệu quả và năng suất. Trong quá trình này, một số vấn đề bạn thường gặp phải như:

• Nhu cầu tiêu dùng tăng nhưng nguồn nguyên liệu đầu vào không đáp ứng kịp thời.
• Thiếu hụt ngân sách để nhập hàng hóa
• Kho hàng dư thừa nguyên liệu A nhưng thiếu hụt nguyên liệu B.
• Sai sót khi nhập hàng dẫn đến tình trạng quá tải kho hàng.

Trên đây là một số thông tin hữu ích mà PMS mang lại, nếu bạn muốn được trang bị các kỹ năng hay trực tiếp thực hành các công cụ trong quản lý kho hãy đăng ký tham dự ngay khóa học quản trị kho bãi chuyên nghiệp, hoặc khóa học kiểm soát tồn kho, chương trình sẽ mang đến cho bạn nhiều bài học vô cùng thú vị cho quý khách.

Quản lý kho hàng là công việc không dễ để thực hiện, đòi hỏi sự tỉ mỉ và nhạy bén trong công việc, vì thế hãy luôn cố gắng cải tiến và áp dụng những phương pháp thích hợp để tối ưu công việc của chính bạn nhé!