Quản Lý Kho Hàng Là Gì? Phương Pháp Quản Lý Kho Hàng Hiệu Quả

Quản lý kho hàng là công việc quan trọng dù Doanh nghiệp bạn là sản xuất hay thương mại. Quản lý kho hiệu quả sẽ đem lại những khoản thu vô cùng lớn đối với Doanh nghiệp.

Quản lý kho hay giúp doanh nghiệp cân bằng giữa nhu cầu dự trữ hàng hóa cho các hoạt động sản xuất phân phối và yêu cầu giảm chi phí quản lý hàng tồn kho. Vậy công việc quản trị kho bãi là gì?

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu tất tần tật các công việc trong quản lý kho hàng.

>>> Xem: Quản trị kho bãi

Quản lý kho là gì?

Quản lý kho là những hoạt động liên quan đến kho hàng bao gồm tổ chức, bảo quản và quản lý số lượng hàng hóa. Kho hàng được quản lý tốt sẽ đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất, giảm các chi phí phát sinh và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của nhà máy.

Tại sao cần quản lý kho hàng hiệu quả?

Quản lý kho hiệu quả sẽ giúp tiết kiệm chi phí và giảm tồn kho, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Dưới đây là 3 lý do cụ thể tại sao cần quản lý kho hiệu quả:

• Tránh thất thoát hàng hóa:

Quản lý kho thường xuyên sẽ tránh được tình trạng gian lận của nhân viên. Ngoài ra, quản lý sản phẩm bằng mã vạch sẽ giúp bạn biết được tình trạng hàng hóa và lên kê hoạch nhập hàng hiệu quả.

• Giảm chi phí trong quản lý kho:

Nếu hàng hóa được kiểm tra thường xuyên và phát hiện kịp thời các ván đề phát sinh thì có thể hạn chế những rủi ro xảy ra.

• Tăng doanh thu và hiệu quả vốn lưu động:

Hàng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hàng sẽ ảnh hưởng đến quá trình sản xuất và khả năng đáp ứng thị trường. Quản lý kho hàng hiệu quả giúp bạn biết được tình trạng hàng hóa và lên kế hoạch đẩy hàng đi hay nhập hàng vào.

Công việc của nhân viên quản lý kho hàng

Có bao giờ bạn thắc mắc công việc quản lý kho hàng là làm gì chưa? Chắc hẳn một số bạn mới đảm nhận công việc này sẽ rất bỡ ngỡ. Dưới đây là 5 công việc cơ bản của một nhân viên quản lý kho:

1. Sắp xếp hàng hóa, vật tư, nguyên liệu trong kho

• Sắp xếp một cách khoa học các loại hàng hóa và vật tư trong kho
• Lập và cập nhật sơ đồ kho

>>> Xem: Hiểu đúng và thực hiện 5S – Kaizen hiệu quả 

2. Đảm bảo tiêu chuẩn của hàng hóa trong kho

• Sắp xếp hàng trong kho theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất.
• Đối với những hàng hóa mau hư cần quản lý theo nguyên tắc nhập trước, xuất trước.

3. Thực hiện các thủ tục xuất nhập hàng

• Tiếp nhận, kiểm tra chứng từ, giấy tờ yêu cầu nhập, xuất hàng, giao hàng hay lưu chuyển hàng hóa theo quy định.
• Thực hiện việc nhập, xuất hàng hóa, vật tư cho cá nhân liên quan.
• Ghi phiếu xuất, nhập kho.
• Theo dõi số lượng hàng hóa xuất, nhập hằng ngày và đối chiếu với mức tồn kho tối thiểu.

4. Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu

• Theo dõi số lượng hàng tồn kho tối thiểu hằng ngày và đảm bảo tất cả hàng hóa trong kho phải có định mức tồn kho tối thiểu.
• Đề xuất giám đốc thay đổi định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp với biến động của số lượng hàng xuất, nhập kho.

5. Thực hiện các thủ tục đặt hàng

• Lập phiếu yêu cầu mua hàng đối với vật tư phụ, dụng cụ cá nhân.
• Tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy và an toàn kho.
• Đảm bảo các quy tắc phòng cháy chữa cháy trong kho.
• Kiểm tra định kỳ các kệ hàng, tránh ẩm ướt, mối mọt.

Kỹ năng quản lý kho hàng hiệu quả

Bất cứ một lĩnh vực nghề nghiệp nào cũng đòi hỏi có những kỹ năng, phương pháp cần thiết để thực hiện hiệu quả công việc. Vậy nhân viên quản lý kho hàng cần những kỹ năng gì? Sau đây là 6 Kỹ năng quản lý kho hiệu quả mà mỗi nhân viên quản lý kho phải biết:

1. Kỹ năng kiểm tra, lập phiếu nhập kho, xuất kho

Tiếp nhận, kiểm tra các chứng từ, giấy tờ yêu cầu nhập, xuất hay lưu chuyển hàng hóa là công việc rất quan trọng của nhân viên quản lý kho hàng. Do đó, bạn cần có phương pháp và kỹ năng kiểm tra để tiến hành công việc một cách thuận lợi. Ngoài ra, bạn cần am hiểu việc lập phiếu xuất kho đầy đủ và chi tiết nhất cho đối tác và cửa hàng.

2. Kỹ năng sắp xếp và quản lý kho hàng khoa học

Đây là một kỹ năng rất cần thiết, bởi nó sẽ giúp tăng hiệu quả quản lý và tiết kiệm diện tích kho. Nhân viên quản lý kho hàng cần am hiểu về cách sắp xếp đối với từng loai hàng hóa nhất định. Đồng thời, họ cũng là người tìm cách giữ cho kho hàng luôn sạch sẽ và ngăn nắp. Ngoài ra, việc am hiểu về dán nhãn và thẻ kho cũng là một lợi thế cho bạn.

3. Kỹ năng kiểm kho nhanh chóng, hiệu quả

Công việc kiểm kho đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn thận cũng như kỹ năng chuyên môn. Bạn phải nắm vững quy trình và những công việc cần thiết để hạn chế xảy ra sai sót. Kiểm kho hiệu quả không những giúp doanh nghiệp đánh giá tình hình tiêu thụ mà còn hỗ trợ lên kế hoạch nhập hàng hiệu quả.

4. Kỹ năng tổ chức và quản lý nhân sự trong kho

Để quản lý kho hàng hiệu quả, việc tổ chức và quản lý nhân sự là hết sức quan trọng. Đội ngũ nhân viên có chuyên môn cao và được đào tạo bài bản sẽ giúp quá trình quản lý kho dễ dàng hơn. Do đó, nếu bạn là trưởng kho, bạn nhất định phải biết cách bố trí và phân công công việc cho nhân viên. Bên cạnh đó, những nội quy, quy trình làm việc được đưa ra sẽ giúp công việc thuận lợi hơn.

5. Hệ thống hóa thông tin, sổ sách trong kho

Kho là nơi chứa đựng một số lượng lớn sản phẩm, hàng hóa và việc xuất – nhập kho là việc liên tục. Do đó, nhân viên quản lý kho hàng đòi hỏi phải biết ghi chép một cách chính xác và cụ thể quá trình xuất – nhập. Ngoài ra, việc áp dụng các phần mềm vào quản lý kho sẽ giúp việc quản lý hàng hóa đơn giản, dễ dàng và chính xác hơn.

6. Kỹ năng bảo quản sản phẩm, an toàn kho

Ngoài những kỹ năng trên, nhân viên quản lý kho hàng cần đảm bảo các yếu tố:

• Giữ gìn vệ sinh sạch sẽ, tránh tình trạng ẩm mốc ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
• Lắp đặt hệ thống điều thoáng khí.
• Kiểm tra thường xuyên hệ thống điện, phòng cháy chữa cháy đề phòng sự cố.
• Nên có palet hoặc kê trên cao để bảo quản hàng hóa.
• Lắp camera giám sát.

Hướng dẫn cơ bản để quản lý kho hàng hiệu quả nhất

1. An toàn là trên hết

Hãy đảm bảo các thứ các sắp xếp hợp lý, lối đi thông thoáng và được đánh dấu rõ ràng. Ánh sáng cũng là yếu tố quan trọng giúp cho nhân viên tập trung. Vì vậy, hãy đảm bảo kho hàng của bạn đủ ánh sáng thích hợp.

Mọi nhân viên đều được đào tạo, huấn luyện các quy tắc an toàn. Các quy định cần được đảm bảo thực hiện bằng phương pháp nhắc nhở và kỷ luật. Bên cạnh đó, việc kiểm tra kho hàng phải được thực hiện thường xuyên để đảm bảo an toàn.

2. Tổ chức hợp lý các hoạt động kho bãi

Việc sắp xếp kho hàng hợp lý để tối ưu hóa công việc quản lý kho và giúp bạn định vị dễ dàng các nhóm sản phẩm. Sửa dụng các phần mềm hỗ trợ để quản lý kho hiệu quả và thuận tiện hơn. Ngoài ra, bạn nên xem xét thay đổi định kỳ cách thức tổ chức kho để phù hợp với Doanh nghiệp theo từng thời kỳ.

>>> Kỹ năng giám sát và quản lý sản xuất

3. Xem xét các hoạt động điều phối

Để hoạt động quản lý kho hàng diễn ra thuận tiện và liên tục, bạn nên chú ý đến việc điều phối xe ra vào kho, sắp xếp đủ nhân viên tải và giữ hàng cũng như kiểm kê. Điều phối tốt sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí, đảm bảo chất lượng hàng hóa và công việc quản lý.

4. Để mắt tới nhân viên

Trong việc quản lý kho hàng, việc giao tiếp với nhân viên rất cần thiết. Điều này giúp bạn nhìn nhận ra vấn đề hiện tại của nhân viên trước khi xảy ra những việc nghiêm trọng. Ngoài ra, việc tuyển dụng và sa thải nên được tiến hành minh bạch và chặt chẽ, đảm bảo tuyển đúng người, đúng việc.