Phân tích ABC là gì? Các bước thực hiện ABC trong quản lý tồn kho 

Phân tích ABC là phương pháp cơ bản nhưng đem đến nhiều hiệu quả trong công tác quản lý tồn kho. Để doanh nghiệp tối ưu hóa kho hàng phương pháp này cần được triển đúng cách và đúng thời điểm. Trong bài viết này, chúng tôi mang đến cho bạn những kiến thức thực tiễn về phương pháp ABC và đi kèm với những ví dụ giúp bạn dễ dàng hình dung.

Phân tích ABC trong quản lý kho

Phân tích ABC là gì?

Phân tích ABC (ABC Analysis) là một kỹ thuật phân loại phổ biến được sử dụng để tối ưu hóa hàng tồn kho bằng cách xác định giá trị và mức độ quan trọng của các mặt hàng tồn kho đối với doanh nghiệp. ABC sắp xếp các mặt hàng theo nhu cầu, dữ liệu về chi phí và rủi ro, và người quản lý hàng tồn kho sẽ phân loại các mặt hàng thành các loại dựa trên các tiêu chí đó. Phương pháp này chia hàng tồn kho thành ba loại:

  • Loại A: Gồm những mặt hàng tồn kho đắt nhất và quan trọng nhất, cần được quản lý chặt chẽ, cẩn thận và chú ý hơn.
  • Loại B: Bao gồm các mặt hàng có giá trị trung bình, việc quản lý loại B cũng quan trọng nhưng không cần chặt chẽ như loại A.
  • Loại C: Thường là những mặt hàng có giá trị thấp, ít đóng góp vào lợi nhuận ròng của doanh nghiệp. Việc quản lý loại này cũng đơn giản, có thể áp dụng các biện pháp kiểm soát ít chặt chẽ.

Phân tích ABC theo từng nhóm

Phân tích ABC liên quan đến quy tắc Pareto như thế nào?

Kỹ thuật này dựa trên nguyên lý Pareto (hay quy tắc 80/20). Bằng cách áp dụng nguyên tắc này vào hàng tồn kho, chúng ta thấy rằng một số lượng nhỏ (20%) các mặt hàng tồn kho chiếm phần lớn (80%) tổng giá trị hàng tồn kho, có thể là giá trị tiêu dùng, khối lượng bán, tần suất tiêu dùng hoặc bất kỳ tiêu chí nào khác.

phuong phap abc la gi
Mối liên hệ giữa phương pháp ABC với nguyên tắc 20/80

Để có cái nhìn dễ hơn về mối quan hệ ABC với Pareto, hãy cùng xem chi tiết dữ liệu bảng dưới đây:

Loại hàngMức độ quan trọng ($ Đô la)Tỷ lệ hàng tồn kho (%)Giá trị tiêu thụ hằng năm (%)Khâu kiểm soát
Loại AGiá trị cao10 – 20%70 – 80%Chặt chẽ
Loại BGiá trị trung bình30%15 – 20%Trung bình
Loại CGiá trị thấp50%5 – 10%Cơ bản

Nguyên tắc Pareto không phải lúc nào cũng hoàn toàn chính xác. Tuy nhiên, phân tích cho thấy những thứ có giá trị có xu hướng hướng tới phân phối 80/20. Phân tích ABC xác định “điểm mấu chốt” mà phần lớn doanh thu của doanh nghiệp đến từ đó với nỗ lực tương đối ít.

Lợi ích và hạn chế của ABC Analysis

Như đã thấy ứng dụng của phân tích ABC trong quản lý hàng tồn kho, việc triển khai kỹ thuật này mang lại nhiều lợi ích như:

  • Cải thiện dự báo hàng tồn kho: Theo dõi và thu thập dữ liệu về các sản phẩm có nhu cầu cao của khách hàng có thể tăng độ chính xác của dự báo bán hàng. Người quản lý có thể sử dụng thông tin này để thiết lập mức tồn kho và giá cả nhằm tăng doanh thu chung cho công ty. Việc nhắm mục tiêu này giúp các công ty đảm bảo rằng các mặt hàng có giá trị cao luôn sẵn có, điều chỉnh mức tồn kho theo nhu cầu của thị trường.
  • Ưu tiên các mặt hàng quan trọng: Phân tích xác định các sản phẩm đang có nhu cầu. Sau đó, doanh nghiệp có thể sử dụng triệt để không gian kho của mình để dự trữ đầy đủ các hàng hóa đó và duy trì mức tồn kho thấp hơn cho các mặt hàng loại B hoặc C.
  • Giảm nguy cơ hết hàng và tồn kho dư thừa: Áp dụng các biện pháp quản lý chuỗi cung ứng chặt chẽ hơn cho các mặt hàng A của bạn giúp tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa có giá trị nhất đối với doanh nghiệp. Mặt khác, hàng tồn kho ABC cho phép bạn giảm mức tồn kho của các mặt hàng loại C.
  • Giảm chi phí tồn kho: Quản lý tồn kho ABC giúp các công ty xác định các mặt hàng C thường có giá trị thấp nhưng số lượng lớn. Giảm trực tiếp loại tồn kho này giúp giảm chi phí lưu kho, giải phóng vốn đóng băng, cải thiện dòng tiền và củng cố lợi nhuận ròng.
  • Phân bổ nguồn lực phù hợp: Phân tích ABC là một cách để liên tục đánh giá phân bổ nguồn lực để đảm bảo rằng các mặt hàng loại A phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Khi nhu cầu giảm, hãy phân loại lại mặt hàng để sử dụng nhân sự tốt hơn, thời gian và không gian cho các sản phẩm loại A mới.
  • Đàm phán với nhà cung cấp với mức giá tốt hơn : Vì các doanh nghiệp biết được 70 – 80% doanh thu từ các mặt hàng loại A, nên việc đàm phán các điều khoản tốt hơn với nhà cung cấp cho các mặt hàng. Nếu nhà cung cấp không đồng ý giảm chi phí, hãy thử đàm phán các dịch vụ sau mua hàng, giảm tiền đặt cọc, miễn phí vận chuyển hoặc các khoản tiết kiệm chi phí khác.
  • Dịch vụ khách hàng tốt hơn: Mức độ dịch vụ phụ thuộc vào nhiều yếu tố, như số lượng bán ra, chi phí mặt hàng và biên lợi nhuận. Khi bạn xác định được mặt hàng có lợi nhuận cao nhất, hãy cung cấp mức độ dịch vụ cao hơn cho những mặt hàng đó.
  • Quản lý vòng đời sản phẩm tốt hơn: Thông tin chi tiết về giai đoạn nào của sản phẩm trong vòng đời (ra mắt, tăng trưởng, trưởng thành hay suy thoái) rất quan trọng để dự báo nhu cầu và duy trì mức tồn kho phù hợp.
  • Tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho hợp lý: Duy trì tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho ở mức thích hợp thông qua kiểm soát hàng tồn kho có phương pháp và dữ liệu được thu thập.
  • Quản lý chuỗi cung ứng đơn giản: Sử dụng phân tích ABC về dữ liệu hàng tồn kho để xác định xem đã đến lúc hợp nhất các nhà cung cấp hay chuyển sang một nguồn duy nhất để giảm chi phí lưu kho và đơn giản hóa hoạt động.

Phân tích ABC đúng cách có thể có tác động lớn đến hiệu quả hàng tồn kho tổng thể của bạn. Bằng cách tập trung vào việc tối ưu hóa mức tồn kho và chiến lược bổ sung cho các mặt hàng ưu tiên cao, doanh nghiệp có thể cải thiện tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho, đảm bảo sử dụng và quản lý hàng tồn kho hiệu quả.

Hướng giải quyết khó khăn khi triển phương pháp ABC

Tuy nhiên, đây không phải là phương pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp trong mọi trường hợp. Nó cũng có một số mặt hạn chế mà bạn cần biết, bao gồm:

  • Rủi ro mất mát: Do các mặt hàng loại B và C không có giá trị cao như các mặt hàng loại A không có nghĩa là chúng không có giá trị. Một trong những hạn chế của phân tích ABC là hàng tồn kho dư thừa luôn có nguy cơ lỗi thời hoặc hư hỏng. Do đó, hàng tồn kho thường xuyên không được đếm hoặc không được giám sát có thể bị trộm cắp.
  • Hạn chế kinh doanh: Phân tích ABC không hữu ích đối với các công ty có giá trị tiêu thụ hàng năm bằng nhau của các mặt hàng tồn kho theo loại. Ví dụ, một công ty bán cùng một loại mặt hàng kẹo ngọt nhưng chưa chắc chúng được phân loại hàng tồn kho dựa trên nguyên tắc Pareto.
  • Các vấn đề về cung thiếu hoặc thừa: Một nhược điểm của phân tích ABC là nó xem xét các giá trị tính theo đô la, thay vì khối lượng luân chuyển qua hàng tồn kho, do đó có nguy cơ hết các mặt hàng loại B hoặc C. Bạn có thể có các mặt hàng loại thấp dư thừa tích tụ trong hàng tồn kho nếu bạn đặt hàng lại mà không xem xét thường xuyên.
  • Sự bất ổn của tham số: ABC Analysis thường dẫn đến việc các nhà quản lý gán tới 50% các mặt hàng vào một danh mục mới mỗi quý hoặc mỗi năm. Thông thường, các công ty không nhận thức được những thay đổi cho đến khi có vấn đề về nhu cầu khách hàng và phải đánh giá lại gây tốn thời gian và ảnh hưởng tới sự hài lòng của khách hàng.
  • Giá trị không chính xác: Phân tích ABC quy kết tầm quan trọng của sản phẩm dựa trên doanh thu hoặc tần suất sử dụng, nhưng một số mặt hàng có thể không tuân theo mô hình này. Ví dụ, một mặt hàng trưng bày bán lẻ khó bán được nhưng có thể thu hút nhiều khách hàng (những người sẽ mua các sản phẩm khác) dựa trên tính mới lạ của nó.
  • Phân loại tùy ý: Do không có ranh giới được thiết lập trước hoặc các tiêu chuẩn được thống nhất cho từng loại, việc phân loại hàng hóa phụ thuộc vào phán đoán chuyên môn của người quản lý. Vì vậy, đây có thể là một yếu tố tương đối chủ quan.

Phân tích ABC được tính toán như thế nào?

Tiến hành phân tích hàng tồn kho ABC bằng cách lấy doanh số bán hàng mỗi năm của một sản phẩm nhất định nhân với chi phí của sản phẩm đó. Kết quả cho bạn biết sản phẩm nào được ưu tiên cao và sản phẩm nào mang lại lợi nhuận thấp, do đó bạn biết nên tập trung nguồn nhân lực và vốn vào đâu.

Sử dụng công thức này để phân tích hàng tồn kho ABC:

Giá trị sử dụng hàng năm cho mỗi sản phẩm = Số lượng sản phẩm bán ra hàng năm x Chi phí cho mỗi sản phẩm

Bạn có thể sử dụng Microsoft Excel để thực hiện phân tích hàng tồn kho ABC. Bằng cách liệt kê từng sản phẩm theo thứ tự giảm dần theo giá trị sử dụng sản phẩm của chúng. Tính tổng của từng mặt hàng trong tổng số tiền. Xác định giá trị cho các loại A, B và C, sau đó chỉ định tên nhóm cho từng mặt hàng. Mặt hàng có giá trị cao nhất sau đó sẽ được người quản lý chú ý nhất.

Lấy ví dụ về việc sử dụng phân tích ABC vào trong quản lý tồn kho với mặt hàng linh kiện điện tử với tổng giá trị là 996,000,000 VNĐ/năm:

Linh kiệnGiá thành/đơn vị (VNĐ)Lượng tiêu thụ/nămGiá trị sử dụng/năm (VNĐ)Tỷ lệ %Nhóm
IC vi xử lý200.0001200240.000.00024,1 %A
Bo mạch chủ1.000.000160160.000.00016,06 %A
RAM50.0002400120.000.00012,05 %A
Case máy tính300.000360108.000.00010,84 %A
Màn hình LCD800.00012096.000.0009,64 %A
Ổ cứng SSD150.00060090.000.0009,04 %A
Card đồ họa300.00024072.000.0007,23 %B
Quạt tản nhiệt100.00060060.000.0006,02 %B
Nguồn máy tính500.00010050.000.0005,02 %C

Các bước thực hiện phân tích ABC trong quản lý tồn kho

Phân tích ABC bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu bạn đang cố gắng đạt được. Khi đã có mục tiêu, hãy thu thập thông tin cần thiết để phân loại các mục. Khi các lớp đã được thiết lập, hãy theo dõi chặt chẽ và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thu được. Dưới đây là các bước thực hiện phân tích ABC:

Bước 1: Xác định mục tiêu thực hiện ABC

Việc ứng dụng phương pháp ABC sẽ giúp bạn đạt được một trong hai mục tiêu sau: Giảm chi phí mua sắm hoặc tăng dòng tiền bằng cách tối ưu hóa mức độ tồn kho của các sản phẩm phù hợp dựa trên doanh số bán hàng hoặc sản lượng tiêu thụ của khách hàng.

Bước 2: Thu thập dữ liệu

Dữ liệu dễ thu thập để phân tích ABC là tổng chi tiêu một năm cho mỗi mặt hàng. Dữ liệu này có thể được lấy từ hệ thống quản lý kho, hệ thống bán hàng hoặc các báo cáo tài chính.

Bước 3: Tính toán giá trị tiêu thụ

Với mỗi mặt hàng tồn kho, hãy tính giá trị tiêu thụ của mặt hàng đó có tác động lên doanh số theo tỷ lệ phần trăm bằng cách nhân số lượng mặt hàng bán ra với giá bán. Sau đây là công thức:

Giá trị tiêu thụ = Số lượng hàng bán ra * Giá bán

Bước 4: Sắp xếp dữ liệu

Khi đã tính toán ra giá trị tiêu thụ của mỗi mặt hàng, hãy sắp xếp các mặt hàng theo thứ tự giảm dần theo giá trị tiêu thụ. Điều này giúp bạn dễ dàng xác định các mặt hàng nào có giá trị cao nhất và thấp nhất.

Bước 5: Tính toán khả năng bán hàng của mỗi mặt hàng

Với mỗi mặt hàng lưu kho, hãy tính toán khả năng tiêu thụ của chúng với doanh thu theo tỷ lệ phần trăm (%) bằng cách lấy giá trị tiêu thụ của mỗi mặt hàng chia cho tổng giá trị của tất cả các mặt hàng. Được tính theo công thức sau:

% Tác động = (Giá trị tiêu thụ của mặt hàng / Tổng giá trị tiêu thụ của tất cả các mặt hàng) x 100

Bước 6: Phân loại mặt hàng tồn kho

Dựa trên dữ liệu được tính toán ở trên, bạn cần phân loại các mặt hàng này theo phân tích A,B và C theo các ngưỡng được xác định trước đó, ví dụ nhóm A là 20% mặt hàng có giá trị cao; nhóm B là 30% loại hàng hóa có giá trị trung bình nằm ở giữa nhóm A và B; 50% còn lại được phân loại là nhóm C với những mặt hàng có giá trị thấp (bạn có thể xem lại nội dung đề cập ở trên).

Bước 7: Đánh giá và điều chỉnh

Bước cuối cùng là đánh giá và điều chỉnh các ngưỡng của mỗi mặt hàng nếu cần thiết, để đảm bảo mọi thứ đều phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế của doanh nghiệp. Chẳng hạn như bạn thấy nhóm A chiếm quá ít sản phẩm, bạn có thể điều chỉnh bằng cách thêm vào các mặt hàng có tầm quan trọng gần kề.

Một số ứng dụng của phân tích ABC trong các ngành Công nghiệp

Hầu như mọi loại hình doanh nghiệp đều có thể hưởng lợi từ phân tích ABC. Các công ty trên toàn thế giới sử dụng phương pháp này để cải thiện quy trình và tăng lợi nhuận. Vậy các doanh nghiệp trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau có thể áp dụng tỷ lệ 80/20 và phân tích ABC như thế nào?

  • Bán lẻ: Các nhà bán lẻ sử dụng phân tích ABC để xác định các sản phẩm có lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp. Sau đó, họ có thể sử dụng dữ liệu để quảng bá các sản phẩm đó trên khắp các địa điểm bán lẻ và đảm bảo có đủ hàng tồn kho.
  • Ô tô: Phương pháp ABC cho phép các nhà sản xuất ô tô phân tích hiệu quả của công nhân sản xuất, thu thập thông tin chi tiết về việc sử dụng tài nguyên và xác định thiết bị nào có hiệu suất cao nhất. Kiểm soát hàng tồn kho cũng cung cấp thông tin chi tiết về nguyên liệu thô cần thiết và thông tin có giá trị để đàm phán hợp đồng mới hoặc tốt hơn với nhà cung cấp.
  • Kho bãi: Trong kho bãi, phân tích ABC và phân khúc cho phép người kiểm soát hàng tồn kho tập trung vào các cách quản lý tốt hơn hàng tồn kho có giá trị cao hơn, bao gồm lượng hàng tồn kho an toàn chính xác để tránh hết hàng. Dữ liệu cũng có thể thúc đẩy việc xem xét lại các sản phẩm đã bán và hàng hóa đã ngừng sản xuất.

Hiểu được tầm quan trọng của phương pháp phân tích ABC trong công tác quản lý kho. Học Viện PMS chúng tôi đã xây dựng và tích hợp nội dung này vào chương trình đào tạo Quản lý tồn kho và hoạch định nhu cầu vật tư. Với mong muốn đem đến cho người học từ những kiến thức cơ bản về kho hàng đến việc thực hành các công việc chi tiết trong quy trình phân tích ABC. Truy cập tại đây!

Đăng ký nhận bản tin

Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS

    Trả lời

    Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *